企業(yè)檔案管理2

企業(yè)檔案管理工作之我見

十九冶 王霞

企業(yè)檔案管理工作是整個企業(yè)管理的一部份，也是企業(yè)黨組織和行政工作的重要組成部份。同時，是國家檔案的重要組成部份，是記錄企業(yè)歷史、傳承企業(yè)文明、服務(wù)、造福企業(yè)和職工的重要工作。企業(yè)檔案管理工作的好壞，是衡量一個企業(yè)管理水平高低的重要標(biāo)志之一。檔案工作做好了，一方面為企業(yè)管理人員及時了解企業(yè)整個經(jīng)營狀況、適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，另一方面有利于社會各方面準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)成果、為企業(yè)與各方面進行有益合作奠定堅實基礎(chǔ)。同時，做好企業(yè)檔案管理工作，對于提高企業(yè)綜合競爭力、建立現(xiàn)代企業(yè)制度和企業(yè)發(fā)展壯大具有重要的作用和意義。為此，筆者針對企業(yè)檔案管理工作談?wù)勀w淺認(rèn)識與大家交流。

1、      企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

企業(yè)檔案管理工作，在國家和地方的大力重視下，整體而言，檔案檔理意識不斷增強，硬件設(shè)施也在逐步改善，軟件功能也在逐步引起重視。但是，還有相當(dāng)企業(yè)，檔案意識淡薄，檔案管理存在著這樣或那樣的問題或缺限，如硬件設(shè)施差，科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，信息化程度不高，一些檔案管理人員管理水平、業(yè)務(wù)素質(zhì)還較差等等，不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展壯大的需要。

2、      企業(yè)檔案管理的對策和措施

1、      提高檔案意識、增強法制觀念，形成工作合力

一是企業(yè)應(yīng)將檔案法制宣傳教育納入普法規(guī)劃，深入學(xué)習(xí)、宣傳《中華人民共和國檔案法》和《四川省〈中華人民共和國檔案法〉實施辦法》，不斷更新宣傳方式、拓展宣傳范圍、保證宣傳效果，切實增強企業(yè)檔案法制觀念，促進企業(yè)職工遵守檔案法律法規(guī)，促進檔案部門和檔案工作者依法履行職責(zé)；二是要引起各級領(lǐng)導(dǎo)重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要從人力、物力、財力各方面支持檔案工作，對檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，轉(zhuǎn)變檔案工作只是檔案部門的事的觀念；三是提高各項目部的檔案意識。工程項目資料的收集不但是檔案人員的職責(zé)，也是項目建設(shè)者義不容辭的責(zé)任，尤其是重大工程項目資料收集，項目部領(lǐng)導(dǎo)和各有關(guān)人員必須配合。只有上上下下檔案意識增強了，才能引起各方重視，檔案工作也就容易搞好。

2、      加大資金投入，完善硬件設(shè)施

檔案工作是企業(yè)的公益工作，是企業(yè)工作的重要組成部份，條件太差，不利于檔案的保存，同時也影響工作者的積極性，從而影響檔案工作質(zhì)量和安全。因此，企業(yè)在加大其它方面硬件設(shè)施投入的同時，要適當(dāng)考慮加大對檔案工作的資金投入，以完善檔案管理的硬件設(shè)施，如檔案室通風(fēng)條件不好的要增開窗子或安裝空調(diào)、除濕機，日常用品更不能少，應(yīng)配專職的就配專職的，小企業(yè)也要配個兼職的，絕不能沒人管。“工欲善其事，必先利其器”。只要資金投入到了位，條件就能得到改善。只有條件改善了，檔案工作就有了搞好的基礎(chǔ)。

3、      加強檔案管理工作的規(guī)范化

企業(yè)檔案管理首先應(yīng)遵循國家和地方的法律法規(guī)，遵循集中統(tǒng)一管理原則、以確保檔案的完整性、檔案信息利用的最優(yōu)化。對檔案收集、保管、利用、簽定、銷毀、移交等要健全制度，以制度管人管事；檔案的整理要遵循實用性原則，針對不同類型的檔案，分別區(qū)分類別，確保整理的規(guī)范有序；電子文件必須要遵循備份制原則，與紙質(zhì)文件建立相應(yīng)的有機聯(lián)系，確保動態(tài)數(shù)據(jù)齊全、準(zhǔn)確和安全；檔案借閱，堅持誰借誰負(fù)責(zé)保管和歸還的原則，借閱時必須要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字，才可借閱；要正確界定各類文件材料的歸檔范圍，全面收集各類文件材料，確保歸檔文件材料完整齊全、真實準(zhǔn)確、安全耐久，做好規(guī)范化整理與編目。我們應(yīng)始終堅持“對過去負(fù)責(zé)、為現(xiàn)在服務(wù)、替未來著想”的精神，同時注重適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時期的發(fā)展需要，科學(xué)分析和管理，規(guī)范管理，從而開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

4、積極推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源共享

檔案信息化是檔案現(xiàn)代化的必由之路。我們應(yīng)采取切實有效措施，推動檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，把檔案系統(tǒng)納入企業(yè)辦公自動化建設(shè)的規(guī)劃中，統(tǒng)籌安排，同步實施；二是要廣泛采用電子計算機、掃描儀等數(shù)碼技術(shù)對檔案進行電子化管理，完成檔案信息數(shù)字化，建成完備的信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案工作效率；三是借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建檔案信息數(shù)字化傳輸平臺，開發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源共享，最終達(dá)到更好地為企業(yè)服務(wù)的目的。

5、提高檔案管理人員素質(zhì)

企業(yè)檔案管理質(zhì)量的高低，是檔案管理人員素質(zhì)高低的反映，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)、思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是檔案管理工作的重要保證。為了提高檔案管理人員的三項素質(zhì)，必須加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度；一是要積極參加上級和地方管理部門舉辦的專業(yè)培訓(xùn)班，新人進入要選政治合格、思想先進的，并進行崗位培訓(xùn)；二是要派檔案管理員到檔案管理先進單位觀摩學(xué)習(xí)；三是檔案管理人員要利用書籍、電腦等自學(xué)，為自己不斷充電，使檔案管理工作越來越好。特別要加強電子檔案管理的培訓(xùn)，達(dá)到靈活運用，并掌握所應(yīng)用的系統(tǒng)軟件的功能。企業(yè)應(yīng)提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)作為搞好檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)來常抓不懈，同時應(yīng)增強檔案管理人員的責(zé)任心、政治敏感度，使檔案管理人員政治合格、思想先進、業(yè)務(wù)過硬，為搞好檔案管理工作打下堅實基礎(chǔ)。

總之，檔案工作是一項長期而又艱苦的工作，要做好企業(yè)檔案工作，就要始終堅持服務(wù)企業(yè)的發(fā)展方向，解放思想、轉(zhuǎn)變觀念，與時俱進，開拓創(chuàng)新，不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)新知識，不斷加強和改進檔案工作，與企業(yè)發(fā)展同步。經(jīng)過不懈的努力，就一定能實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化，使企業(yè)檔案工作再上新臺階。