進入21世紀，人類迎來了以信息技術為主要標志的科學技術的飛速發展，知識經濟社會已初現端倪，企業的檔案工作也面臨知識經濟和網絡化數字化的雙重沖擊。隨著當今世界經濟的快速發展，國有企業面臨的競爭也日趨激烈，形勢要求我們在現代技術基礎上改進企業檔案工作，在更廣泛和豐富的資源條件下對企業的現代化進程，對企業的參與國際國內競爭進行信息服務，并重新審視知識經濟和現代信息環境對現代企業檔案工作的要求，全新定位企業檔案工作在企業的競爭、發展、開拓、創新中的知識服務功能。
　　一、現代企業檔案管理面臨的沖擊和機遇
　　知識經濟的興起，使得信息與知識成為企業經濟發展和社會發展中極為重要的因素。而網絡化、電子化的發展，使得信息的產業、傳播、共享得到了極大的提高。由于信息量劇增，不僅使服務對象查出完整的資料很難，而且這些信息很大程度上都是一些零散的、未經組織或者是僅經過粗加工的信息源，只有當這些廣泛的信息轉化為系統化的知識，并使之與企業的生產、經營、競爭、發展緊密結合，才能使之真正成為系統的、鮮活的、與企業密切相關的有用知識，它與企業發展的內在動力結合，才能真正改變企業乃至社會的結構與發展。因此，在這一過程中，如何提供一種激勵機制，使得大量而無序的信息在經過整理、加工、控制后，以適宜、恰當的形式傳遞給利用者，以提高企業決策者、經營者、管理者解決問題、處理問題的能力，并能在這一過程中逐步改變人的知識結構、改善人的智力結構，已成為信息社會，經濟全球化過程中越來越重要與突出的問題。
　　二、知識服務：企業檔案管理工作的動力源
　　（一）知識服務與傳統信息服務的區別
　　1. 知識服務首先是一種觀念，一種認識和組織服務的理念。即以信息知識的搜尋、組織、重組的知識和能力為基礎，根據企業決策者、經營者、管理者的問題和企業環境融入他們解決問題的過程中，提供能夠有效支持知識應用和知識創新的服務。從觀念上看，它與傳統的信息服務不同。
　　2. 知識服務是對企業的決策者、經營者、管理者的目標驅動的服務。它關注的焦點和最后的評價不在于是否提供了信息，而在于是否通過服務解決了企業的決策者、經營者、管理者的問題。而傳統的信息服務的基點、重點、終點都是信息資源的獲取和傳遞。
　　3. 知識服務是面向知識內容的服務。它非常重視的是對企業的決策者、經營者、管理者的需求的分析，根據問題確定他們的需求，通過對信息的分析和重組來形成恰好符合需要的知識產品，并能夠對知識產品的質量和它對企業生存、發展的實用性、可行性進行評價。而傳統的信息服務則只是基于簡單的、文獻物理式獲取的服務。          
　　4.知識服務是面向解決方案的服務。它關心并致力于幫助企業的決策者、經營者、管理者找到解決方案的辦法。信息和知識的作用最主要的體現是對解決方案的貢獻，解決方案的形成過程又是一個對信息和知識不斷查詢、分析、組織的過程。知識服務將圍繞著解決企業生存、發展、競爭的方案的形成和完善而發展，而傳統的信息服務則只是滿足于對具體信息、數據或文獻的提供。  
　　5.知識服務是貫穿于對企業決策者、經營者、管理者解決問題的整個過程的服務。這種知識服務應貫穿于企業的決策者、經營者、管理者進行知識捕獲、分析、重組、應用的整個過程的全程式服務，應根據他們的需求動態地、連續地組織服務，而不像傳統信息服務那樣以固有的模式、固有的過程或固有的內容的服務。
　　6. 知識服務是面向企業增值的服務。它關注和強調利用自己獨特的知識和能力，對現有資料進行加工形成新的具有獨特價值的信息產品，為企業的決策者、經營者、管理者解決其知識和能力所不能解決的問題。通過知識和專業能力來為企業的決策者、經營者、管理者創造價值，通過顯著提高他們的知識應用和知識創新效率來實現價值，通過直接介入利用知識的創新過程的最困難部分和關鍵部分來提高價值，而不僅僅是像傳統的信息服務那樣基于資源占有，機構的物理式的積累、規模生產等來體現價值。
　　（二）現代企業檔案管理中知識服務的方式
　　1. 知識服務是融入對企業的決策者、經營者、管理者之中和對他們決策過程的服務，而不是基于信息機構的服務，也不是游離于對企業利用者之外的服務。它將需求服務人員和企業的決策者、經營者、管理者之間的聯系更明確、更緊密，要求建立起一種針對企業的具體的利用者或利用過程的服務責任制。
　　2. 知識服務將是基于專業和個人化的服務。專業化要求按照具體專業或課題領域、經營目標來組織和實施服務，保證對企業服務的對象，企業環境的把握；保證知識服務的質量；個人化，要求針對個別的企業決策者、經營者、管理者的具體需要和過程提供知識服務，保障對服務對象的了解和聯系，保障對服務對象的決策過程的跟蹤和全面信息服務。
　　3. 知識服務將是基于集成的服務而不是依靠大而全的系統服務。它應當通過系統集成、服務集成等多種方式聯合、協調，利用多種知識、資源、人員、系統、服務來組織和提供對企業的經營和發展的知識服務。
　　4. 知識服務將是基于自主和創新的服務，不再是標準化和事務性工作。它要求知識服務的人員根據實際情況動態地搜尋、選擇、分析、利用各種知識，動態地設計、組織、安排、協調有關服務工作和服務目標，要求具有自主的管理意識和權利，具有創新精神、研究能力和管理能力。
　　三、企業檔案管理中知識服務的類型
　　（一）專業化信息服務。這種模式按照專業領域來組織文獻資料服務和信息服務，從而提高對企業的決策者、經營者、管理者的各項需求和達成他們的目標的支持力度。
　　（二）個人化信息服務。強調針對個體的企業的決策者、經營者、管理者的某一階段、某一目標的需要提供連續的服務。這種服務一方面體現了參考咨詢，以解決服務對象的具體問題為基礎的靈活服務，另一方面也將融入系統和組織體制中。
　　（三）知識管理服務。從企業的目標和環境出發，進行知識的搜集和捕獲管理，它包括：對外部知識的跟蹤、搜索和獲取，對內部知識尤其是生產中的經驗、創新、個案的踴躍和捕獲，進行知識的收集、檢索、利用、共享和知識創新環境的管理。
　　（四）參與咨詢服務。這種服務以檔案參與咨詢服務為基礎，將咨詢服務置于檔案工作服務于企業的前沿和中樞來體現其中心地位。通過將咨詢人員按專業分工，保證他們對專業知識和專業資源的把握；通過按咨詢問題的類型分工，來促進核心咨詢服務的分析性和智力內涵；通過集成化的組織外部資源和技術系統來提高咨詢服務的效率；通過提供強有力的分析組織技術與工具來保障咨詢服務對內容的有效分析和對信息的重組；通過穩定的個人化的經常性接觸和跟蹤服務來建立服務對象對咨詢服務的信任。
　　（五）團隊化信息服務。由于知識服務對知識和能力的需求，知識服務往往是依靠多方面人員形成團隊來開展，它包括兩種方式：一是依靠團隊力量來組織和提供服務；另一種是加入到服務對象的團隊中，作為服務對象的團隊處理信息、應用知識、解決問題的內在成員來進行服務。
　　四、知識經濟時代檔案管理工作服務于企業發展的新定位
　　網絡化資源和信息環境為擴展傳統文獻服務提供了新的機遇和潛力，檔案工作應從知識與人的角度出發，使之適應新的企業發展的需求環境，適應市場競爭，應具有可持續發展的潛力。
　　（一）檔案管理在長期的發展中，不僅積累了大量的文獻資源，更為重要的是它提供了組織知識、管理知識的多種經驗和方法。從檔案所提供的信息內容看，側重于知識性、史料性。此外，它還提供了查找解決方案與知識的系統工具檔案不僅可以向服務對象提供一份材料、一張照片、一段錄音等，更可能提供主題知識。尤其是后者，不僅是企業的決策者、經營者、管理者最基本的需要，而且也是檔案自身的獨具優勢。
　　（二）過去的檔案管理工作由于電腦功能有限，只能作簡單的資料處理，根本無法達到完全自動化。隨著通訊網絡、計算機技術以及知識密集化程度的不斷提高，高新技術紛紛問世，出現了線上檢索、光盤檢索，為檔案工作利用新技術的服務方式，建立網絡化、電子化的新型服務提供了主要的條件。此外，由于信息資源開發的全面電子化與多樣化，更對信息服務機構提出了智能化獲取各種格式信息和知識資源的要求。因此對檔案工作如何發揮自身優勢進行業務擴展提供了絕佳的機遇。
　　（三）網絡技術的發展，使信息可直接面向企業的決策者、經營者、管理者。在新的環境下，由于網絡提供信息原文的能力增強，使得服務對象的需求發生了轉移，即轉向如何提供獲取能力，如何辨析資料的相關性、有用性、可靠性等。因此，企業檔案管理應從知識與用途的角度出發，把廣泛的信息轉達化為系統化的知識，才能為服務對象提供有價值的服務。
　　（四）從服務對象的教育作用看：由于科學技術的發展，競爭日益激烈和競爭的需求，承擔企業各項工作，各種領導職務的人都越來越需要進行終生教育，這就需要檔案工作以新的服務方式在其中發揮出越來越大、越來越重要的作用。
　　（五）知識服務的取向。在知識經濟時代通過競爭創新抓住知識服務的機遇，勇于開拓，占領知識服務市場；依靠機制創新、服務創新和結構重組開展知識服務，尋求知識服務的組織管理機制和技術管理機制，尋求基于時間和管理機制的知識服務的人力資源，在知識服務中培養和發展人才。