摘 要:目前,計算機技術的推廣應用,給企業檔案數字化建設創造了有利條件。本文結合企業檔案管理工作實際,論述了企業檔案數字化建設的內涵和重要意義,提出了加快企業檔案數字化建設的思路,對于提高企業檔案信息的開發、利用效率,具有一定的指導作用。
關鍵字:檔案 數字化建設 思考
國有企業是我國國民經濟的支柱。企業檔案是企業黨建、文化建設、生產經營、科技創新、工程管理等活動的真實記錄,在實現企業的可持續發展中起著重要的作用。隨著計算機技術的普及和網絡技術的飛速發展,知識信息的傳播速度越來越快,數字概念和技術對企業檔案管理工作提出了新的要求。因此,如何利用計算機、數碼相機、網絡等先進技術,加快企業檔案數字化建設步伐,更好地發揮檔案在企業管理中的作用,是我們企業檔案工作者要思考的重要課題。
一、正確認識企業檔案數字化建設的內涵
當前,數字技術革命給我國企業檔案工作既帶來了嚴峻的挑戰,又帶來了難得的機遇。檔案信息數字化是電子政務、電子商務蓬勃發展的需要,有利于檔案信息資源的高效開發和利用。筆者認為,檔案數字化建設是一項系統工程,涉及面很廣,為了保證數字化建設的健康有序進行,必須正確認識企業檔案數字化建設的內涵。
檔案數字化,是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段,將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案,系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。可見,檔案信息數字化是一項技術性很強的工作,涉及計算機技術、信息存貯技術、多媒體技術、數據庫技術、網絡通訊技術、安全技術等許多高新技術。因此,筆者認為,企業由于時間、資金、技術等方面的制約,短時間內不可能完全實現館藏檔案信息數字化,檔案數字化建設首先要堅持可行性原則,這是檔案數字化建設的首要原則,是進行數字化的前提。企業檔案部門在進行數字化之前,應該對檔案部門的實際情況有一個全面了解與把握:
第一,管理制度方面,有沒有進行數字化建設的組織保證。有沒有建立起有關數字化建設的科學管理體制、規章制度、整體規劃 , 有沒有明確數字化的范圍,領導及其各工作人員的職責是否明確分工等;
第二,硬件方面,有沒有進行數字化建設的物質保證。有沒有進行數字化工作的硬件條件,檔案部門的硬件設施怎么樣,包括計算機以及掃描儀、打印機等附屬設備的配置,網絡設施的建設,現代化檔案庫房的建設等;
第三,技術方面,有沒有進行數字化建設的技術保證。由于數字化工作是一項技術性很強的工作,需要數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術、數據存儲技術、智能檢索技術、光學字符識別技術等許多高新技術支持,因此各檔案機構要根據自己的實際情況,根據自己的技術條件量力而行,不能不顧實際條件一哄而上,在進行數字化建設之前,客觀地分析自己的檔案計算機管理水平、檔案自動化水平,有沒有數字化的技術能力;
第四,人才方面,有沒有進行數字化建設的人才保證。當今是知識經濟時代,科技人才是信息化建設的決定因素,對于數字化建設也同樣如此。數字化技術工程不僅是高科技、高投入項目,也是跨部門跨專業的大文化工程,因此在進行檔案數字化建設時,不僅需要善管理,具有創造力的管理人才,并且也需要專業技術人才,法律人才等。
對這個過程的各個環節進行深入的分析研究是十分必要的,只有在有了清楚認識的基礎上,才能規劃和解決好檔案數字化之路。
二、計算機技術的普及,為企業檔案數字化建設奠定了良好的基礎
隨著計算機、數碼照相、掃描儀、視音存儲等技術的廣泛應用,加快了企業檔案數字化建設的步伐。我認為,企業檔案管理的數字化應做到以下幾個方面:
(一)檔案管理的數字化。檔案管理自動化是對檔案自身管理行為現代化的確定,而這種現代化是建立在計算機數字化管理基礎上的。這個特征是基礎性的,有普遍意義的,是開展其他數字化工作的前提條件。現在一些企業檔案管理人員在探討數字檔案建設時,較多是對數字檔案美好前景的預測與憧憬,很少涉及傳統檔案的現代化管理問題,忽視檔案管理具體業務環節的計算機數字化管理問題,如檔案自動編目和自動檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業務工作輔助管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引、文檔一體化管理、檔案館辦公自動化、檔案庫房保護技術現代化、檔案數據庫設計與建立等。而這些不僅是檔案管理基本的業務環節,也是檔案管理自動化的具體體現,更是檔案管理數字化全面實現的基礎。
(二)檔案信息的數字化。根據《檔案法》的規定,企業檔案管理部門作為企業永久集中保存檔案的基地,通常都有數量龐大的檔案、資料,內容及形式也是豐富多樣的。就傳統的檔案載體而言,其記錄信息都是平面的,文字、圖像、聲音等不同載體的信息難以有機地結合起來。通過運用計算機技術與多媒體技術,所有的檔案信息都能以數字化的形式存儲,做到圖、文、聲并茂,檔案信息的記錄功能與顯示功能將會得到極大的強化;而且更有前景的是數字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉換到另一種媒介,給形式單一的檔案信息貼上吸引人的“標簽”。近年來,攀鋼集團礦業公司在檔案管理上進行了有益的探索,2000年,為公司檔案部門安裝了鋼研院的管理軟件。2004年,在全公司建立了局域網。2005年,公司投入10萬元購置了計算機、服務器,安裝了北京博陽信息研究所的檔案管理軟件,實現了所有檔案、資料信息計算機處理,為實現檔案信息數字化奠定了基礎。當然,檔案信息的數字化是檔案數字化建設的核心,其數字化建設的工程量巨大,企業檔案部門應根據自身特點采取不同的建設模式:
1、大型綜合型檔案管理中心,它們的基礎一般都較好,檔案信息的利用也較頻繁,在建設經費充足的情況下,可以采取技術優先的原則,劃出專項經費,成立檔案信息數字化部門,專門負責檔案信息數字化工作。這種模式見效快,但投入高,需要很強的經濟支持和技術支持。
2、中小型綜合檔案室,在建設經費不夠充足的情況下,可以采取資源優先的原則,購置少量的設備,對重要的檔案資源先期進行數字化處理,循序漸進逐步擴大數字化規模。這種模式見效慢,投入較少,對技術要求也不高。檔案信息經數字化后轉化為數字信息,以數據庫的形式存在。
三、企業檔案數字化建設需要注意的問題
(一)檔案信息安全問題。安全是企業檔案數字化建設不可忽視的一個重要方面。企業檔案信息對安全保密有嚴格的要求,有相當一部分檔案信息是需要控制使用的,所以檔案數字化建設中必須采取一系列措施保證企業檔案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分為制度管理和技術保證兩類,檔案在數字化建設中對此應該形成一套管理制度體系,此外還需要有相應的技術措施進行自動控制,才能做到更加嚴密。特別是在黑客猖獗和網絡安全保護手段不健全的情況下,當企業檔案數據庫接入因特網時,除盡最大可能保證網絡安全外,將那些有機密性的、不開放的檔案不存放在網絡服務器上。
(二)建設高質量的檔案信息數據庫。從目前企業的實際情況看,檔案數字化建設的核心依然是建設檔案信息數據庫,并通過網絡平臺進行信息傳遞和信息交流。檔案計算機數據庫類型以檢索性數據庫和文件性數據庫兩種較為常見,檢索性數據庫主要用于介紹開放檔案的范圍、目錄和提供網上檢索途徑;文件性數據庫,主要用于完整地載入檔案文件,使人們可以通過網絡獲得檔案信息。檔案信息數字化后以數據形式集合成數據庫,檔案信息組織形式就發生了本質上的變化,從原先紙張上順序的、線形的方式轉變為計算機的直接的、網狀的方式,索引文件、超文本技術可以使信息按本身的邏輯關系組織成相互聯系的網狀結構,依賴先進的智能化信息管理技術,以人工語言或自然語言進行搜索,為用戶提供方便、高效的服務。
(三)建立標準化的規范體系。《中華人民共和國標準化管理條例》指出:“標準化是組織現代化生產的重要手段,是科學管理的重要組成部分,在社會主義建設中推行標準化,是國家的一項重要技術經濟政策。”這充分闡明了標準化的地位和作用。現在企業檔案管理部門對數字化建設還都處在試驗和探索階段,采用的方式方法也不盡相同,因此在檔案館數字化建設中,標準化的規范體系的確立就顯得尤為重要,它是檔案館數字化建設高質量的堅實基礎。我認為,在建立標準化的規范體系方面應遵循以下原則:
1、以標準化管理為主,制度管理為輔。標準化適合于技術工作領域的規范化管理,可操作性強,而且與管理體制的關系較為超脫,因此在不與法律相沖突的情況下,標準化管理更有利于不同部門之間的協調。制度通常以法規形式出現,特別是約束力強,但管理范圍有限,所以在標準化管理的基礎上,配合制度可以形成檔案數字化工作所需的嚴密的規范化管理體系。
2、首先考慮采用國際標準,其次才是國家、行業及地方標準。由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴展和變化之中,因此即使在檔案數字化階段也應優先采用適用范圍盡可能廣泛的標準,盡量做到一次到位。檔案數字化建設中確定標準的原則是:面向計算機和網絡及信息平臺的處理,直接采用國際和國家標準;面向綜合性信息的處理優先采用國家標準;面向檔案信息的處理以借鑒為主進行補充,由此形成標準化的規范體系。
(四)加快技術、管理人才的培養和使用。人才問題是關系到檔案數字化建設成敗的另一關鍵。檔案數字化建設的過程是與新知識、新技術的普及密不可分的,所以各類相關人才的引進和培養必須引起高度的重視。企業檔案數字化建設過程中必須考慮培養的人員有以下幾類:系統開發與維護、數字化加工與管理、標準化建設、數據庫運行管理等。目前我國的檔案專業教育,無論是高等教育,還是各種專業知識培訓,都顯得知識陳舊,內容更新慢,缺乏計算機技術與檔案及檔案工作關系的內容,其結果也就使得企業檔案管理嚴重缺乏既具有檔案專業知識又具有計算機等相關知識的復合性人才,阻礙了計算機等現代化技術在企業檔案管理上的運用。同時企業檔案部門也必須重視對在職人員的培訓工作,重視引進相關的專業人才,以適應企業檔案數字化建設的需要。
參考文獻:
1、《中國檔案》,2001年第1期P35頁,《企業檔案工作自主發展的歷史演變及趨勢》,作者:白相謙 袁莉華。
2、《中國檔案》,2005年第3期P50頁,《企業檔案信息化的幾個階段》。
作者:吳麗珊。