摘  要：隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的戰略資源，與此同時信息技術的發展與檔案信息化建設提上了歷史日程，給檔案工作帶來了新的契機和挑戰。檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然趨勢,但是檔案信息化是一個艱苦的、長期的過程，對檔案信息化建設應有理性的思考，不能片面追求檔案數字化，檔案信息化建設的核心是檔案的數字化建設。
關鍵詞：檔案信息化、電子文件、信息產業、數字化建設

 　　隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類社會活動和經濟活動的戰略資源，信息技術的高速發展和推廣應用，使信息產業成為國民經濟中最具有增長活力的部門和重要支柱產業之一，與此同時信息技術的發展與檔案信息化建設提上了日程，給檔案工作帶來了新契機和挑戰。檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然趨勢，是全面提升檔案工作為社會服務能力的不可缺少的手段。近年來檔案部門正在大力推進檔案信息化管理，力圖使檔案工作與社會發展同步，可以說信息化建設是我國檔案部門堅持“三個代表”思想的重要舉措之一。在這一過程中，應該認識到檔案信息化是一個艱苦的、長期的過程，絕非輕而易舉，檔案部門應以檔案信息化為契機，進一步加強基礎工作改革檔案工作管理體制與運行機制，切實把檔案信息化建設落到實處，本人認為對當前檔案信息化建設中普遍存在的幾個問題應引起重視。
　　一、加快信息化技術人才的培養
　　人才問題是關系到檔案信息化建設成敗的一個關鍵，檔案信息化建設的過程是與新知識、新技術密不可分的，所以各類相關人才的引進和培養必須引起高度重視。檔案信息化建設過程中必須考慮培養的技術人員主要是系統開發與維護、數字化加工與管理、標準化建設、數據庫運行管理等人員。目前我國的檔案專業教育，無論是高等教育，還是各種專業知識培訓，都顯得知識陳舊，內容更新慢，缺乏計算機技術與檔案工作關系的內容，其結果也就使得檔案界嚴重缺乏，既具有檔案專業知識又具有計算機相關知識的復合性人才，阻礙了計算機等現代技術在檔案事業上的應用，因此必須重視在職人員的培訓工作，重視引進專業人才，以適應檔案信息化建設的需求。
　　二、對檔案信息化建設應加強理性思考
　　檔案信息化可以理解為是現代競爭以信息技術廣泛應用為主導，檔案信息資源建設為核心，信息網絡為基礎，信息人才為依托，檔案信息法規、政策、標準為保障的綜合體系。信息化要經歷一個不斷完善的過程，而不是某一時刻的結果。隨著信息化的浪潮席卷全球，也影響到我國社會的各個方面，檔案事業也面臨著這一沖擊。從當前我國檔案界的情況看，在檔案信息化過程中總體態度是積極的，但在一定程度上存在著急于求成，片面追求結果，淡化過程，對困難估計不足的傾向，其表現大體有：
　　其一、是某些單位對檔案信息化建設認識不足，片面追求數字化。國家檔案局2002年發布的《全國檔案信息化建設實施綱要》提出：到“十五”末，各省、市、自治區、直轄市檔案部門要努力建設并投入使用一批內部局域網，基本實現檔案現代化和辦公自動化。并在十四個省級檔案館開展數字化工作試點，實現館藏重要全宗紙質檔案的照片、錄像檔案的數字化，在這一精神指導下，各地都在加快檔案信息化建設的進程。
　　我們要科學地進行檔案信息化建設，首先必須對檔案信息化有一個基本正確的認識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。檔案信息化在我國是一項新事物，目前并沒有形成一套比較完善的理論，原國家檔案局局長馮子直講到：“什么是檔案工作現代化、信息化？這是一個探討多年的問題。關鍵是檔案工作現代化、信息化有哪些項目以及定量的標準、指標。檔案工作現代化、信息化是什么樣子，達到什么標準、指標就算是實現檔案工作現代化、信息化了，我不知道我們現在有沒有一個檔案現代化、信息化的指標體系？”
　　可以說我國檔案界目前尚無這一指標體系。各地、各部門在實施過程中應結合自己各方面情況，經充分論證后進一步制定出具體的目標及實現的步驟和方法。有些單位在目前缺乏實施細則和標準指標體系的情況下，在基礎工作準備不足的情況下，出現了過熱地追求檔案工作的“現代化”、“信息化”，過于追求紙質檔案數字化的速度、完成量，這樣可能會存在一定的隱患，離信息化管理的要求尚有很大距離。
　　其二、是不講究檔案信息化的投入產出。檔案信息化是項高投入的事業，不僅要投入大量的人力，而且需要投入大量的資金。信息化的關鍵不僅僅在檔案信息數字化上，要使檔案信息能信息化地“用”和“管”，因此應十分注意投入效果。檔案部門用于信息化的資金有限，且來之不易，若造成浪費實在可惜。從目前情況看，在推進檔案信息化建設中，有不少單位一是對方案的可行性及預期效果論證不足的情況下倉促上馬，沒有一個一體化的完整的構想，其結果是達不到信息化要求的，有的即使眼前似乎比原先進了一大步，但沒有發展空間，過不了多久就呈現出滯后現象，這些實際上就是浪費。二是檔案數字化的數據建設過程中追求速度，注重實效不夠。有些檔案館并沒有認真地將自己的館藏作科學的、符合實際的分析，鑒定出需要數字化的“重要全宗”，提出“紙質檔案全部數字化”、“×年內完成××萬卷檔案的掃描”……，盡管紙質檔案數字化是檔案信息化的基礎工作之一，但從目前我國的經濟實力看，我們是否承擔得起并且是否有必要消耗大量的資金、人力、物力來實現館藏“全部數字化”?對于前些年一哄而上的全部館藏的縮微、著錄(尤其是文件級著錄)，現在有許多檔案館將當時的投入與現在的效果作比較，普遍感到浪費太大。希望在檔案信息化的過程中不要再出現類似現象。
　　其三、是在檔案信息安全上過分的要求的傾向。維護檔案信息安全是必要的，但過于強調保密會貽誤信息化的進程和加大資金投入。有關專家指出，信息安全不是越安全越好，猶如一個房間需要幾把鎖和裝什么性能的鎖，取決于里面放了些什么東西。檔案信息化要考慮成本、安全、效果三者之間的關系。就檔案而言，信息化一般達到信息不被刪除、篡改就可以了。在檔案信息化管理上不能再重蹈過去紙質檔案保密過嚴的覆轍，造成投入成本不合理的增大而信息卻得不到充分的利用。
　　三、檔案信息化建設的重點應放在電子文件的管理上
　　在推進檔案信息化中，應突出重點，以點帶面地有序展開。檔案信息化的重點應切實放在電子文件管理上，紙質檔案數字化可以緩行。這樣做的好處，一是有利于檔案工作與電子政務、電子商務快速接軌，既能使檔案工作立竿見影地為機關、企業提供有效服務，又能抓住機遇利用電子政務平臺推進檔案信息化的進程，把數字檔案信息資源建設前移至文件形成部門，卓有成效地把檔案工作溶入社會信息化的潮流。二是有利于借鑒吸收電子政務，電子商務的信息管理標準，在現實接軌中先制定電子文件接收、管理標準，再反推檔案數字化標準；三是在缺乏相關技術標準的情況下對大量的紙質檔案進行數字處理后患較多，稍緩一步把有限的人力投放在前期基礎工作上，待條件成熟時再規模性展開，可以收到更好的效果。
　　對電子文件的管理要注意以下幾個方面：
　　一是電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同，電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收則登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用，這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可能避免檔案的流失和病毒的破壞。
　　二是電子文件的歸檔方式與傳統不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，有個別鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都便于電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難，因此電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名，信息認證和加密保護，以確保電子文件的原始件、真實性和準確性。
　　三是電子文件在保管方式和傳統檔案有差異，電子文件的載體易老化，影響了電子文件的長期可讀性，檔案部門可以在收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份。電子文件保管有一個突出的優點，就是所占空間小，這是傳統檔案所無法比擬的。
　　四是電子文件的分類、編目、查詢方式和傳統檔案不同。比如查詢，用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
　　四、檔案信息化建設的核心內容是檔案的數字化建設
　　1、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平
　　目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件系統混亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。本人認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它能使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。
　　2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平
檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的。鼓勵和支持單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得推廣的經驗，對整個系統是有利的。
　　3、重點抓好數據庫建設
　　開發和建設數據庫系統是檔案信息工程的核心和基礎，數據庫又是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的應用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要由低到高，循序漸進地進行。經過實踐本人認為建設數據庫中最主要的有：領導重視、統一認識、堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合，面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”，重點突出，由單一庫向系統庫發展等。
　　總之，檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位，在工作中力求分步實施，突出重點，講求實效，持續穩步發展。