檔案管理信息化，就是在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化科技手段和管理軟件對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理、開(kāi)發(fā)和提供利用，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享，提高檔案利用率。隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，高校檔案管理信息化的時(shí)機(jī)也日趨成熟。
　　1、高校檔案管理工作信息化的必然性
　　1.1高校檔案信息化是高校管理現(xiàn)代化的必然要求。
　　檔案信息化是高校檔案管理工作發(fā)展的必由之路，是高校管理現(xiàn)代化的必然要求。為了提高工作效率，高校檔案部門(mén)普遍使用計(jì)算機(jī)管理檔案，這就形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為數(shù)字化信息，通過(guò)數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、組織、管理與應(yīng)用，大大提高了工作效率，成為高校管理信息化重要的一環(huán)。
　　1.2高校檔案信息化是提高檔案管理質(zhì)量和水平的需要。
　　建立高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，可以提高檔案管理工作的整體質(zhì)量和水平。以電子式文件為代表的新形式的檔案，其管理雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計(jì)算機(jī)為手段，按檔案管理規(guī)范的要求編制成計(jì)算機(jī)管理程序來(lái)實(shí)施管理，無(wú)論任何人進(jìn)行操作和管理，其差異都很小。信息化時(shí)代的到來(lái)，使高校檔案管理工作隨之進(jìn)入了信息化建設(shè)的行列，走好信息化道路，大力做好綜合開(kāi)發(fā)利用工作，為高校教學(xué)、科研、管理服務(wù)，是當(dāng)前高校檔案管理工作改革進(jìn)程中的一項(xiàng)重要任務(wù)。
　　2、高校檔案信息化管理的意義和作用
　　檔案信息化建設(shè)不僅是檔案管理工作適應(yīng)高校體制改革、機(jī)構(gòu)改革等一系列當(dāng)代高校新情況、新局面的客觀需要，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作持續(xù)、高效發(fā)展的客觀需要，高校檔案管理信息化建設(shè)成為高校檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，具有多種意義和作用。
　　2.1檔案管理信息化是提高檔案管理工作效率的需要。
　　隨著信息量的大大增加，傳統(tǒng)的高校檔案工作的操作方式和服務(wù)手段已跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，不能適應(yīng)檔案管理發(fā)展的需要。檢索效率低、檢索資源缺乏等高校檔案管理信息化建設(shè)較為滯后的表現(xiàn)，使得檔案信息不能滿(mǎn)足高校及社會(huì)對(duì)快速、精確、有效的信息的需求。通過(guò)檔案信息化，對(duì)檔案進(jìn)行收集、儲(chǔ)存、加工，可使檔案信息的處理、報(bào)送、傳遞的時(shí)間大大縮短，從而提高了信息管理的效率。因此，高校檔案管理的信息化是提高管理效率所必須的。
　　2.2檔案信息化是完善高校管理和服務(wù)功能的需要。
　　在傳統(tǒng)的高校檔案管理模式中，信息需求者檢索信息的方式是極為復(fù)雜和繁瑣的，傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足人們的需求。高校檔案信息化會(huì)極大的方便信息檢索者，使其檢索省時(shí)又省力。
　　2.3檔案管理信息化是高校快速發(fā)展的需要。
　　隨著科學(xué)技術(shù)日新月異的發(fā)展，高校管理和教學(xué)不斷創(chuàng)新與變革，高校的檔案管理工作已從一定程度上成為高校發(fā)展的制約因素。加快高校檔案工作的信息化進(jìn)程，使高校檔案工作的信息化建設(shè)順應(yīng)潮流，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新要求，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案事業(yè)持續(xù)、高效的發(fā)展。高校檔案信息化建設(shè)與檔案工作的關(guān)系是一個(gè)內(nèi)涵非常豐富的概念，它包括實(shí)現(xiàn)高校教育目標(biāo)體系信息化，實(shí)現(xiàn)教育決策管理信息化，實(shí)現(xiàn)學(xué)校教育教學(xué)環(huán)境信息化，實(shí)現(xiàn)教育教學(xué)資源信息化，實(shí)現(xiàn)學(xué)習(xí)與課程、教學(xué)模式信息化，實(shí)現(xiàn)學(xué)校教育教學(xué)評(píng)價(jià)、管理信息化，實(shí)現(xiàn)師資培養(yǎng)、培訓(xùn)信息化，實(shí)現(xiàn)教研科研信息化。信息化建設(shè)與檔案工作的關(guān)系非常密切。檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類(lèi)知識(shí)的結(jié)晶，是人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一種特殊的信息產(chǎn)品。信息化建設(shè)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代主線。信息內(nèi)容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會(huì)信息消費(fèi)需求主要來(lái)源于兩方面：一方面是生產(chǎn)需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設(shè)，現(xiàn)階段社會(huì)龐大的信息消費(fèi)需求以及將來(lái)信息化程度加大時(shí)的潛在信息消費(fèi)需求，這是檔案工作改革的直接動(dòng)力。信息化建設(shè)是檔案工作改革的動(dòng)力。信息社會(huì)的特點(diǎn)是信息生產(chǎn)量大，檔案工作改革是信息化建設(shè)的必然要求。
　　3、檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題
　　3.1管理觀念落后，開(kāi)放意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)不足。
　　目前，檔案部門(mén)仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”，安于現(xiàn)狀、不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等舊觀念，還存在著你查我調(diào)等做法。對(duì)于檔案工作者來(lái)說(shuō)，必須適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，改變過(guò)去那種“重藏輕用”的傳統(tǒng)理念，掌握現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，并能有效地利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高檔案利用率。
　　3.2檔案管理技術(shù)手段落后。
　　當(dāng)前，還有相當(dāng)數(shù)量院校的檔案管理仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段，只是簡(jiǎn)單地將過(guò)去的“卷”，改為現(xiàn)在的“件”，并沒(méi)有減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，相反其他的程序一成不變，檢索復(fù)雜，準(zhǔn)確率低。有些院校只是簡(jiǎn)單地存儲(chǔ)了一些檢索使用的目錄、學(xué)生的一些名冊(cè)和校內(nèi)的一些發(fā)文。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)，至于實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享還是一個(gè)夢(mèng)想。
　　3.3檔案管理缺乏計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才。
　　隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理人員要不斷地吸收新信息，利用新技術(shù)，如身份認(rèn)定、智能檢索、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，這就需要不斷更新和開(kāi)發(fā)軟件。同時(shí)，還有電腦病毒橫行、黑客的攻擊以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不成熟導(dǎo)致的電子檔案被他人竊取、偽造等，這些也無(wú)疑也是檔案管理面臨的新問(wèn)題。一旦軟件出現(xiàn)問(wèn)題，只能求助于開(kāi)發(fā)商，這就在很大程度上嚴(yán)重地制約了檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。
　　3.4新時(shí)期檔案管理面臨著嚴(yán)重的經(jīng)費(fèi)問(wèn)題。
　　檔案信息走向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，管理服務(wù)的現(xiàn)代化，要求不斷更新設(shè)備和技術(shù)。如專(zhuān)人專(zhuān)用的計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)及各種存儲(chǔ)設(shè)備、干擾器、各類(lèi)應(yīng)用軟件和殺毒軟件等，隨著各類(lèi)產(chǎn)品的升級(jí)換代，已有的設(shè)備也必須不斷地更新。在政府撥款極其有限的情況下，經(jīng)費(fèi)問(wèn)題成為制約檔案管理發(fā)展的又一因素。
　　4、改進(jìn)高校檔案管理信息化的建議
　　4.1解放思想，更新觀念，制定切實(shí)可行的管理制度。
　　廣泛運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使檔案管理向檔案信息管理轉(zhuǎn)變，從而最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，最廣泛、最快捷地提供檔案信息，滿(mǎn)足社會(huì)各界要求，這給高校檔案工作者提出了更新、更高的要求，高校檔案工作者必須解放思想。高校檔案管理工作必須樹(shù)立為整個(gè)社會(huì)服務(wù)的意識(shí)和分工協(xié)作、資源共享的新觀念，提供和鼓勵(lì)檔案系統(tǒng)內(nèi)外部分的相互信息交流與合作，逐步做到信息資源服務(wù)整體化，才能解決檔案信息資源的分散性和利用者對(duì)檔案信息需求的綜合性矛盾以及滿(mǎn)足各個(gè)行業(yè)、各種層次的利用需求。
　　4.2強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，依法治檔。
　　高校檔案管理工作是一項(xiàng)保管和提供檔案為社會(huì)服務(wù)的工作，高校要能夠緊緊圍繞著為學(xué)校發(fā)展和學(xué)生成長(zhǎng)服務(wù)這一主題來(lái)開(kāi)展工作，傳統(tǒng)的檔案法規(guī)已不適應(yīng)信息化下的檔案工作，必須根據(jù)工作的需要和電子檔案的特點(diǎn)，制定完善的、符合電子檔案法律法規(guī)制度，使檔案信息化建設(shè)依靠有關(guān)法律、政策，構(gòu)筑思想和技術(shù)的防護(hù)欄。要確保信息化檔案資料的安全與保密，徹底解決電子文件歸檔管理辦法、電子檔案科學(xué)保管方法、遠(yuǎn)程利用技術(shù)方法、電子檔案原始憑證作用等突出問(wèn)題，就必須依法治檔。
　　4.3建立多元的人才培養(yǎng)機(jī)制。
　　檔案管理者必須是具有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才，其素質(zhì)、知識(shí)、技能要多元化，既要掌握文書(shū)學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)學(xué)、中外檔案史、圖書(shū)館學(xué)、情報(bào)學(xué)等檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要了解相關(guān)法律和規(guī)定，具備一定的外語(yǔ)水平，一定的文字水平和協(xié)調(diào)能力。檔案信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向。同時(shí)，檔案信息化是促進(jìn)高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要保證。工作人員在原有的專(zhuān)業(yè)知識(shí)上努力學(xué)習(xí)科學(xué)知識(shí)，利用現(xiàn)有手段管理好檔案信息收集、存儲(chǔ)、檢索、傳遞、分析、顯示等環(huán)節(jié)，提高檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用程度。因此，檔案部門(mén)必須制定規(guī)范，加大人才培養(yǎng)力度，建立多元的人才培養(yǎng)機(jī)制，將檔案工作者培養(yǎng)成復(fù)合型人才。
　　結(jié)論
　　作為學(xué)校管理工作中的重要部分，檔案管理是一個(gè)學(xué)校發(fā)展歷史，人文精神、校園文化、科學(xué)素養(yǎng)養(yǎng)成的歷史記載。檔案信息化有效的整合了學(xué)校的歷史資源，使這種資源以科學(xué)、便捷的方式迅速對(duì)外傳輸，擴(kuò)大了學(xué)校的影響力，為提高學(xué)校的知名度起到傳播的作用，因此受到廣泛關(guān)注，檔案信息化水平是衡量高校檔案管理現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志。檔案部門(mén)充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使沉睡在檔案架上的檔案生命復(fù)蘇，為學(xué)校的教學(xué)科研服務(wù)。檔案館要建立起一個(gè)結(jié)構(gòu)合理，信息收集渠道暢通，運(yùn)轉(zhuǎn)靈活，管理科學(xué)，服務(wù)高效的檔案管理服務(wù)模式，為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。