檔案是歷史的真實記錄，所提供的各種歷史資料、數據，對揭開歷史、解決遺留問題起了很大的作用。國土資源檔案詳細記錄了國土資源行政管理的全過程，是地籍管理、建設用地、土地規劃、耕地保護、專業測繪、地質勘查、礦產管理、執法監察等國土資源工作的科學依據，與上自政府工作、下至百姓生活息息相關。因此，如何做好新時期國土資源檔案工作，對全區國土資源管理工作及經濟建設的發展有著特別重要的意義。
一、當前國土資源檔案管理現狀
近年來，面對當前的新形勢和新任務，國家和自治區相繼出臺了一系列針對檔案工作的新標準、新要求。為了適應新形勢，做好新時期的國土資源檔案管理工作，自治區國土資源信息院受國土資源廳委托，開展了對全區12個盟市和2個計劃單列市國土資源局，以及15個廳屬單位的檔案管理的實地調研工作。筆者從2001年起，擔任自治區國土資源信息院副院長，長期以來一直分管檔案管理工作，國土資源信息院下設地質資料館和土地檔案館，肩負著全區地質資料、土地檔案及國土資源廳機關的綜合檔案管理工作。此次調研結果顯示，自2000年國土資源系統成立以來，本系統所屬單位全面投入到國土資源政務、業務工作中，檔案工作的開展較其他中心工作相對滯后。一些單位到目前為止才開始著手建立綜合檔案室，接近半數單位的檔案還沒有實現集中統一管理。不過廳系統及所屬單位檔案工作也不乏亮點，一些單位的檔案工作甚至走在了全區前列。如烏蘭察布市和鄂爾多斯市國土資源局及廳信息院先后在2012年～2014年經自治區檔案局測評，晉升為機關檔案測評“自治區一級”單位。特別信息院成為廳屬單位中第一個也是唯一一個獲此稱號的單位。
1.檔案工作機構與人員設置
通過調研發現，全區各國土資源局對檔案工作的重視程度相對較高。各盟市局機關都設置了綜合檔案室，明確了一名機關領導分管檔案工作，基本建立了以局檔案室為中心的檔案工作管理網絡，各科室設有兼職檔案工作人員，檔案室對各科室歸檔工作也能夠進行有效的監督與指導。然而廳屬各單位檔案工作相對盟市國土資源局而言起步較晚，檔案工作整體水平相對薄弱。
2.檔案室的設施與設備
在檔案室設施、設備方面，部分單位能夠做到辦公、閱覽、庫房三室分開，還有一部分成礦單位由于辦公條件限制，難以設置閱覽室。檔案庫房的條件各單位差距較大，條件好的單位庫房堅固、安全，面積達標，密集架、圖紙柜、防磁柜、消毒柜等設施、設備齊全，排列合理有序，檔案裝具符合國家和自治區行業標準，也能夠適應本單位工作需要。條件較差的單位則庫房空間狹小局促，檔案設施、設備陳舊簡陋，檔案裝具也不符合相關標準。還有一些單位因辦公場所不足或檔案存量較大，采取借用或租用檔案庫房的方式保管檔案，在安全方面難以保障。
3.檔案工作規章制度的制定與執行
經調研，廳系統所屬單位基本建立了完善的檔案體制機制，形成了以綜合檔案室為中心的檔案工作管理網絡，做到了分工明確、各司其職，各部門能夠密切配合、形成合力，促進本單位檔案工作順利開展。但在檔案工作規章制度制定方面，大多數單位不夠完善，表現在文件材料歸檔范圍和保管期限表、檔案分類方案兩個方面。如有單位還沒有制定；有的單位雖然制定了，但尚未取得檔案行政管理部門的審核；還有的單位仍在使用原土地管理局印發的標準，與當前的實際工作情況不符。這兩項制度是開展檔案工作的根本依據和實施準則，只有完善了這兩項制度，才有可能較好地推動檔案工作的順利開展。如土地整治中心和國土資源儲備交易登記中心兩個單位的檔案工作全面開展和系統推進的時間并不長，但做到了“制度先行”。一方面重視建章立制，一方面狠抓落實，通過一系列既符合國家和自治區相關規范要求，又適應本單位實際需求的檔案管理制度，規范檔案基礎業務工作，起到了事半功倍的效果。
4.檔案基礎業務建設情況
檔案基礎業務工作是檔案管理的根基。其根本任務是通過整合本單位檔案資源，實現各類檔案由綜合檔案室集中統一管理的檔案資源管理架構，通過積極收集、整理、搶救和保護具有重要價值或涉及民生的檔案資料，豐富本單位綜合檔案室檔案內容，推動檔案資源科學配置和高效利用。調研發現內蒙古地礦局、巴彥淖爾市國土資源局、地質環境監測院等單位檔案資源存量豐富，基礎業務建設工作也做的比較扎實。如地礦局綜合檔案室規模較大，總面積約400平方米，室藏文書檔案21000余卷（件），地質資料3800余檔，其他門類檔案3500余卷。檔案整理工作能夠確保案卷組織的合理性和檔案分類的科學性，能夠準確把握檔案的保管期限，有利于檔案的保管和利用。然而有些單位檔案基礎業務建設中存在問題，集中表現在檔案分散管理和檔案門類不全等方面。另一些單位沒有采取集中統一管理的模式，而是由檔案形成部門各自管理。
5.檔案資源開發利用情況
國土資源檔案具有重大的戰略意義，具有重要的經濟價值，能產生深遠的民生影響。每一份國土資源檔案背后都可能存在龐大的資金投入，是極其珍貴的資源。然而，利用是我們管理檔案的目的。各單位近年來將較多精力投入到“收”和“管”上，而對“用”的投入和重視程度不夠，不能有效地發揮檔案的價值。如何利用檔案？這個問題的解應當落在“信息化”上。用先進的科技手段拓寬檔案利用服務渠道，為國土資源政務服務，為廣大人民群眾服務，是我們國土資源檔案工作者的奮斗目標。如何開發利用這種資源，也是擺在我們國土資源部門面前的一個歷史課題。如地質調查院作為承擔基礎性、公益性地質調查和戰略性礦產資源勘查工作，為政府提供決策依據，為礦政管理提供技術支撐的單位，形成了大量的地質資料。該院對這些重要生產科研成果進行系統整理并提供綜合利用，近五年向省內外地勘單位提供檔案利用服務1971次，對自治區經濟發展起到了積極的促進作用。
6.檔案信息化建設情況
在新時期、新形勢下，“信息化”一詞已經不是什么新鮮術語，而是老生常談。國家檔案局、自治區檔案局也就檔案信息化以及數字檔案室建設出臺了大量標準和要求。但在實際操作中，各單位檔案信息化程度可謂參差不齊，能夠達到機關檔案測評信息化建設基本指標的單位不多，與數字檔案室的建設標準更是相去甚遠。本次調研中發現包頭市、呼和浩特市國土資源局、土地調查規劃院、有色地質勘查局信息化程度比較高。尤其包頭市國土資源局從2013年開始建設與“一張圖”及電子政務信息化工程緊密結合的檔案管理信息系統，并對全部室藏檔案進行數字化和信息提取，建立目錄、全文和圖形數據庫，將成果廣泛應用于各項業務工作，實現不同業務間的關聯查詢、分析和帶圖審批。同時，應用金土工程網絡體系，實現了檔案實時在線調閱和圖檔互查。業務科室查詢本部門檔案實現了24小時“一鍵式”查詢，調閱接口和土地登記、預審、報批等業務無縫集成，在辦理業務時可實時關聯檔案。增量檔案由大廳接件人員數字化，歸檔時自動分類編排，形成電子檔案，進入“一張圖”核心數據庫。該局在檔案信息化建設上投入較大，起點較高，是最接近數字檔案室建設標準的單位之一。
二、做好新時期國土資源檔案管理工作建議
1.強化檔案工作的領導與保障力度
按照國家和自治區檔案局的要求，各盟市國土資源局和廳屬各單位應指定專人分管檔案工作，切實把檔案工作列入本單位年度工作計劃與中長期發展規劃中，作為重要的基礎性工作開展。廳機關應認真履行對系統內所屬單位檔案工作的監督與指導職責，定期聽取檔案工作匯報與督促檢查，及時研究并協調解決檔案工作中存在的困難和問題；將檔案工作列入各單位年度考核檢查的內容，為檔案工作順利開展提供人力、財力、物力等方面的保障，推動國土資源檔案事業發展同國土資源中心工作的開展相協調。同時各單位要按年度通報歸檔情況，確保文件材料及時歸檔；在設立重大活動組織協調機構時，應根據需要安排檔案部門參與，做到工作開展與檔案建立同步，確保檔案齊全完整。
2.完善檔案機構運行機制，不斷提高人員素質
堅持廳機關領導，分級管理，檔案部門負責，各部門共同參與的工作體制，推動本系統及所屬單位建立綜合檔案室。各單位綜合檔案室至少設一名專職檔案人員，各部門設兼職檔案人員，形成各門類檔案集中統一由綜合檔案室管理的工作格局。督導各單位建立健全以綜合檔案室為中心的檔案工作管理網絡，落實各環節責任，確保分工明確、各司其職，促進國土資源檔案事業協調發展。定期開展本系統及所屬單位檔案工作人員業務橫向交流，促進檔案工作發展；定期或不定期對本系統和所屬單位專、兼職檔案工作人員進行業務培訓，不斷提高檔案人員業務素質和技術能力。引進和培養檔案專業人才，提高國土資源檔案工作隊伍整體水平。
3.建立健全檔案工作制度，規范檔案管理行為
各單位應按照廳機關已印發的《內蒙古自治區國土資源廳文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》文本，結合本單位實際情況，制定或修訂本單位各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表及適應本單位實際需求的檔案分類方案。依據《檔案法》、《自治區檔案條例》等相關法律、法規，制定出本單位檔案管理辦法，制定檔案歸檔、保管、利用、保密、鑒定銷毀等管理制度，制定各門類檔案整理規范，用制度規范約束檔案管理行為，推動檔案工作順利開展。廳機關對本系統及所屬單位上述各項制度規范執行情況進行監督檢查，各單位在具體執行過程中也應有相應的監督體系，對違反制度規范的現象和行為有預防措施和處罰機制。
4.加大檔案工作投入力度，不斷完善檔案設施
全區各級國土資源行政管理部門和廳屬各單位應進一步加大檔案工作經費投入，按照預算編制和管理有關規定，科學合理地核定檔案工作經費，將綜合檔案室在檔案收集整理、搶救保護、提供利用、編研、信息化、安全保密、陳列展覽及設備購置、維護等方面的經費列入財政預算。廳機關應進一步加強對檔案基礎設施建設、檔案信息化建設和檔案工作人員教育培訓工作的支持，統一規劃、統一實施。各單位綜合檔案室應實現辦公、閱覽、庫房三室分開，檔案庫房建設要符合檔案保管和保護的條件，面積達標，配備檔案專用的計算機、掃描儀、刻錄機、復印機、消毒柜、防磁柜和“八防”設施、設備，配備符合國家和自治區行業標準并適應工作需要的檔案裝具，保障檔案的實體安全。在檔案信息化建設工作中，各單位應采取妥善措施，建立檔案安全保密防護體系，有條件的單位，應對檔案數據進行異地、異質備份，保障檔案的信息安全。
5.開展檔案信息化建設，拓寬利用服務渠道
按照“存量數字化、增量電子化、利用信息化”的建設理念，各單位應加快傳統載體檔案數字化進程，加快辦公自動化進程，加快檔案信息共享進程。對永久保存的文書檔案和具有重要價值的業務檔案，應實現檔案存量數字化，建成目錄數據庫和全文數據庫。可借鑒包頭市國土資源局檔案信息化建設的成功經驗，把廳機關研發辦公自動化系統和檔案綜合管理系統取得的成果向本系統及所屬單位推廣，做到無紙化辦公、電子文件自動歸檔，實現檔案增量電子化。充分利用國土資源信息傳輸和網絡平臺推進檔案信息共享，在保證信息安全的前提下，開展遠程利用服務，實現檔案利用信息化。統籌規劃，打破部門和條塊分割，整合系統內不同單位，同一單位內不同部門的檔案信息資源，逐步形成共用一個平臺，數據互聯互通，信息資源共享的國土資源檔案信息化管理網絡體系，為各級政府決策提供參考和依據，為各級國土資源行政管理部門開展政務工作提供數據支撐，為社會各界人民群眾提供便捷、高效的檔案服務，全面實現國土資源檔案資源的科學配置和高效利用。
作者：裴蘭英 單位：內蒙古自治區國土資源信息院
