隨著高等教育改革的實施，高職院校的管理工作越來越受到學校和教育部門的重視。而檔案的保管與利用是高職院校管理工作的一部分，衡量高職院校管理職能的重要參評項目就包括檔案管理工作。高職檔案管理工作既包括對學生、科研等信息的管理，還包括高職發展的歷史記錄，所以檔案管理工作在高職院校的發展中具有非常重要的作用。

一、當前高職檔案管理工作存在的問題

在高職院校的發展過程中，高職檔案管理工作存在的一些問題，已經對高職院校的發展形成了阻礙。具體地講，我國高職檔案管理工作的問題主要表現為以下幾個方面。

1.對高職檔案管理工作的重視不夠

在高職院校中，由于高職檔案與平時的教學生活聯系并不是很密切，只有到需要的時候才會被想起，高職院校的教務人員將更多的時間和精力都放在了教學工作上。在高職院校中，檔案管理工作沒有得到應有的重視，其他位沒有提升到應有的高度，創新與優化檔案管理工作也沒有納入議事日程。

2.從事檔案管理工作的教務人員沒有專業的工作經驗

因為高職檔案管理工作沒有得到重視，所以導致從事這項工作的人員也不專業。有的院校只是聘請校外兼職人員，有的院校分派專業不對口的教師。這些人員不具備專業素質，計算機操作水平不高，對檔案資料信息的獲取不夠全面及時。所以，在高職檔案管理工作更新升級的過程中，這種不專業、不正規的管理體系增添了檔案管理工作的困難，阻礙了檔案工作的開展，進而也阻礙了高職院校的發展。

3.檔案資料的利用率太低

現在，高職院校基本實現了信息化教學，檔案管理也配備了先進的設備，檔案整理的軟件也很全面。但實際上，檔案管理中數據引索的功能并沒有得到很好的開發，很多方面都還處于空白狀態，這樣就限制了檔案資料的利用率，不能促進高職院校的發展。

二、創新與優化高職檔案管理工作的意義

高職檔案的資料是由收集高職教學管理、科研管理等工作的信息組成的，對高職的未來發展具有推動作用。一方面，高職檔案中的信息具有可靠性和參考性，保存下來的檔案資料能夠保障高職院校的建設管理、教學工作以及校園宣傳等工作有據可依，有史可查，有資料可參考。另一方面，通過檔案保存管理工作的優化與創新，可以提高高職檔案的管理能力，促進檔案管理工作變得規范有序。由此可見，高職院校要重視檔案管理的工作，逐漸推進高職檔案管理工作的現代化進程，并將其納入到高職院校教育工作計劃之中，從管理方式、手段等多個方面不斷創新和優化高職檔案管理工作，促進高職院校的管理工作向前發展。

三、創新與優化高職檔案管理工作的策略

高職檔案管理工作的重要性決定了必須在高職院校的建設中創新優化工作方法，大力推進檔案管理工作的開展，具體應該從以下幾個方面入手。

1.優化檔案管理體系

要做好檔案管理工作，要看管理體系是不是科學全面。從工作人員的整體素質到檔案資料的收集、歸整、借閱的規章制度，再到檔案資料的使用，這一系列的工作都應當管理到位、嚴格監督，形成良性循環。第一，挑選專業的工作人員。為了讓檔案管理工作對高職院校的發展起到促進作用，相關工作和流程應當做到專業化，配備的工作人員也應當具備專業的素質。只有建立專業的工作團隊才能確保檔案管理工作有效開展。第二，確保檔案資料的準確和完整。檔案資料的準確和完整是管理工作開展的基礎，只有內容全面和準確無誤的檔案資料才可以為使用者所參考利用。所以，在高職檔案管理工作中，應當全面檢查往年的檔案資料，對缺少的內容采取措施補齊添齊，確保資料的完整。同時，注意當年檔案資料的收集、歸整程序的嚴密性，不給以后的工作增添麻煩。第三，制定借閱信息往來記錄。高職檔案資料的使用應當制定登記制度，對于資料的傳閱做到追蹤記錄，防止文件資料的缺失。對于保密性強的檔案資料應當設置借閱限制，只有專職人員才可以查閱，這樣能夠防止資料信息的泄露。第四，提高檔案資料的利用率。在檔案資料的利用方面工作人員可以整合資料，利用先進的信息技術和多媒體軟件，將公共借閱的資料信息進行編輯整理，專設一個公共電子信息查閱區，方便多名使用者能夠同時使用檔案信息，做到信息共享，提高檔案資料的利用率。第五，制定工作人員獎罰制度。要做好高職檔案管理工作，工作人員的工作態度起到關鍵性的作用。所以，要大力提高檔案管理工作人員的責任感，制定相關的責任制度和獎懲制度，對于工作認真負責的人員予以物質和精神的獎勵，而對于工作紀律散漫的人員予以懲罰，嚴重者應當開除。

2.形成對檔案管理的正確認識

高職院校應當普及教師對檔案管理工作的重要性的認識，因為檔案管理關系著每一個人的工作和學習。高職院校應當采取一些措施，加大對檔案管理工作的宣傳力度，讓全校上下形成正確的認識。比如，定期舉辦文藝晚會或是召開專題講座，介紹檔案管理的知識，讓師生學習國家關于檔案管理的法律法規，提高認知水平。還可以利用高職院校的宣傳簡報和官方公共平臺，向師生展示檔案管理工作對大家和社會的積極意義，培養師生的檔案管理意識和觀念。

3.提升工作人員的工作能力

檔案管理工作的好與壞取決于從事檔案工作的人員素質高低，除了要配備專業的人員，還不斷地提高這些人員的工作能力和素質。檔案管理工作人員的高素質能夠保證檔案資料的質量，促進檔案管理技術的突飛猛進，從而推動高職檔案管理工作的進步。所以，學校要重視檔案管理工作人員的繼續教育，不斷更新工作人員的檔案管理知識，讓他們掌握先進的管理技術，拓寬自身的學識見解，以應對高速發展的社會，迎接檔案管理工作的各項新挑戰。

4.用先進的技術推動檔案管理工作的信息化

隨著經濟和社會的快速發展，計算機技術已經被廣泛應用于各個行業，高職院校的檔案管理工作更是需要借助計算機技術，來推動檔案管理工作的創新。學校可以嘗試引進先進的芯片技術和網絡監控技術等，促使檔案信息的收集、保管、借閱的程序實現簡潔化和專業化，從而提高高職院校檔案信息的儲備能力和利用率。比如，對于需要儲存的高職院校的獎杯、獎牌等物品，為了保證其不會受到空氣氧化而褪色，就可以利用數碼相機拍照留檔。而像榮譽證書這些紙質物品，可以利用掃描儀掃描到電腦中留檔。

四、小結

綜上所述，創新與優化高職檔案管理工作是一項重要的工作，要不斷地提高從業人員的專業水平和綜合能力，加強人們對檔案管理重要性的認識和學習。盡快建立一個系統的檔案管理體系，使得檔案管理工作層次分明，抓重點促成效。從而促使高職檔案管理工作向信息化和專業化的方向發展，提高檔案管理工作的服務水平，推動高職院校檔案管理工作健康發展。

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作者：張艷