一、高校人事檔案管理信息化建設的必要性
高校人事檔案管理信息化建設具有現實必要性。集中體現在三個層面。其一滿足人事工作發展的基礎需求。作為人事工作的重點，人事檔案是信息的重要承載體，而當前背景下人事工作的著眼點是人才工作，而人事檔案可以幫助企業了解人才的詳細信息，基于不同的個人能力與特點進行合理配置，實現崗位安排。開展人事檔案信息化建設與“以人為本”的理念相契合，高校作為高層次高素質人才培養的主場所，人才資源的開發必須以人事檔案提供的信息為參考，高校人事檔案管理基于人才工作的現實需求而開展，實現了人事檔案信息資源的整合，建立了完整的信息資源庫，是合理配置人才資源，實現人才選撥的關鍵。在高校人事檔案的輔助下，人才培養與人才資源分配獲得參考，實現優秀人才的輸出，也帶動人事檔案信息管理價值的發揮。其二滿足人事檔案發展的必然需求。人事檔案伴隨人事管理而展開，甲骨、竹簡等是較為原始的檔案載體，而照片、光盤、錄像及數據是比較新的檔案載體，歷史的發展演變紙質檔案開始向信息檔案轉變，信息檔案更具有易保存，易復制的優勢，周期短、操作便利備受喜愛。從傳統模式到信息化管理模式的轉變其實是人事檔案自身發展的客觀要求。將信息集合按照需要進行開發與利用才能實現信息積累，實現信息資源的整合。可以說在高校人事檔案管理中不斷引入先進的信息技術，已經成為人事檔案管理手段變革的內在前提，具有必然性。其三滿足人事制度改革與發展的需求。大數據時代的到來，高校人事檔案管理也客觀上要求變革，以更好地應對教職工人數激增、人員流動頻繁、人員類別復雜多樣等帶來的管理挑戰，適應國家人事制度改革的信息化浪潮。正是因為時代背景下傳統人事檔案管理模式不能滿足新形勢的要求，所以必須創新管理模式，走信息化發展之路，更好地適應時代與高校改革發展的現實環境。
二、當前我國高校人事檔案管理現狀
（一）缺乏信息化管理意識，管理模式單一
大數據時代的趨勢越來越明顯，而高校人事檔案管理卻缺乏信息化處理的意識，使得管理模式呈現單一化的弊病。目前來說高校人事檔案管理沿襲傳統管理模式，信息化管理意識薄弱，重點體現在三個方面。其一其認為人事檔案工作并不重要，將其定義為輔助性工作，使得思想上關注不夠。其二將人事檔案簡單地定義為政治時代個人功過的記錄，認為其沒有太多的歷史價值與現實意義。其三思想上的輕視使得管理上淡化，忽視人事檔案的作用與地位，人事檔案管理流于形式，只是簡單的翻找資料及登記總結，沒有配備專人負責。受傳統檔案管理模式的影響，人們對高校人事檔案管理也存有偏見，主要是材料的保管及信息咨詢查閱服務，其潛在的價值未被發揮出來，管理上也沿襲手工檢索模式，信息化含量不高，費時費力，時效性不高。目前雖然有高校開始嘗試信息化檔案管理建設，但缺乏完善的基礎配套，沿襲傳統分類管理方案，執行傳統的保管程序，信息資源無法及時共享，人事檔案資料檢索困難，不利于高校人事檔案工作的有序開展。檔案利用依然以實體為主，雖然利用范圍廣，但缺乏適應性，工作量巨大。
（二）檔案配套性建設滯后，技術人員不足
高校人事檔案的信息化建設需要一定的資金與技術人員支持，而目前高校人事檔案管理卻面臨資金與技術支持不足的雙重挑戰。在資金不足的尷尬情況下，信息化建設緩慢。而管理隊伍上專業型復合型檔案管理人才缺乏，使得數字化、網絡化管理進展緩慢，信息技術的優勢難以在人事檔案管理中彰顯出來。也不利于高校人事檔案管理的規范化建設與科學化建設。此外在檔案管理設備方面，檔案室一般面積較小，設備更新緩慢，管理人員缺乏，管理專員專業化程度不高等，影響人事檔案數據庫系統的建設。目前各大高校都使用自行研制的人事檔案管理軟件，缺乏統一標準與技術指導，只用于人員基本信息記錄，檔案目錄編輯等幾個小環節，但是也不排除信息存儲容量小、功能操作小等弊病，正是基于上述種種因素，其難以滿足大數據信息化的管理需求。
（三）缺乏信息安全意識，導致信息泄露
人事檔案管理采用信息化技術能簡化管理手續，提升管理效率，帶來管理上的諸多便利，其優勢作用在高校人事調動及升遷，人事突發情況應對方面優勢明顯。但是我們也應該關注到信息的安全性，加上高校人事檔案具有很強的保密性與隱蔽性，如果忽視安全信息管理則帶來信息泄露，資料竊取等一系列安全問題，甚至引發嚴重的犯罪行為。目前我國一些高校領導信息安全意識淡薄，忽視人事檔案管理的信息安全，使得信息資源利用過程中引發數據丟失。大數據時代背景下，一旦信息丟失很容易被不法分子利用，不僅不利于高校的信息安全建設，而且危及檔案管理。因此安全責任意識必須牢記心中，為高校人事檔案管理建立安全屏障。
三、高校人事檔案管理信息化建設的有效舉措
（一）強化宣傳引導，提升人們的檔案信息化意識
基于人事檔案管理的涉密性與隱蔽性，人們認為人事檔案管理的主要內容就是報備材料和提供信息查閱，其潛在的價值與意義是什么人們并不關注，恰恰忽略了其在人才培養、人才選拔及人才開發中的作用。群眾人事檔案管理信息化意識普遍較低。大數據時代背景下必須通過一系列的宣傳教育激發人們的檔案信息意識，通過宣傳引導更新理念，引導群眾正確認識人事檔案管理，關注人事檔案信息化建設。信息化建設并不等同于單純的信息累積與技術操作，更應該是發揮信息技術優勢，實現信息資源共享，推動社會發展與經濟轉型的科技力量。必須在高校人事檔案管理活動中引入現代檔案信息化技術，增強其科技信息化含量，實現人事檔案信息資源的管理與充分利用，最大限度滿足人事工作的客觀需求。具體到高校來說，必須在師生中樹立人事檔案信息化意識，制定對應的規章制度，不斷擴大宣傳，實現高校人事資源優勢的最大限度開發，實現信息化建設步伐的加快，從而產生積極的助推作用，實現高校人事檔案管理的信息化邁進。
（二）以基礎材料為依托，重點做好數據庫建設
大數據背景下高校人事檔案信息化建設是不可逆轉的趨勢，而高校人事檔案信息化建設又是系統性的工程，決不能急于求成。只有遵循事物既有的發展規律，循序漸進才能實現人事檔案信息化建設的穩步推進。我們應該清晰地認識到原始數據對于信息化建設的重要性，檔案管理工作人員在收集整理數據時必須樹立責任意識，最大限度搜集原始數據資料，嚴格審核，積極鑒別材料的真偽，確保原始數據的真實與豐富，這也是高校人事檔案信息化建設的前提。在完成信息審核與確認后，以部門為單位組織數據庫建設，通過每個成員基礎信息的錄入，構建人事檔案數據庫的基本框架。檔案管理工作人員在錄入基礎信息后根據檔案欄目分類編目進行統一要求，做好材料名稱及形成時間的分條錄入，確保從目錄中清晰地了解某個人的檔案全貌，基于定位迅速查閱到對應內容。
（三）加強管理人員業務培訓，運用科學管理手段
基于當前各大高校專業型復合型檔案管理專員的缺乏，必須關注檔案管理人員隊伍建設，通過定向培訓提高高校人事檔案管理人員的業務水平，為科學管理奠定人員基礎。大量的實踐證明，高校人事檔案管理人員素質對業務水平有著顯著影響，而專業知識過硬，技術水平高才能讓人事檔案管理有條不紊地開展，走信息化建設之路。除了較強的業務能力外，檔案管理人員還必須具備良好的思想政治素養，這也是正確運用信息化技術實施人事檔案管理不可忽略的一方面。而實現高校人事檔案管理人員業務能力與思想政治素養提升最有效的途徑就是定向培訓。針對人事檔案管理信息化建設中的基本問題進行業務培訓，提高檔案管理人員的業務水平與自身素質，及時發現問題并及時解決問題。將人事檔案信息化建設分解為多個方面，逐個突破。此外在有條件的情況下引進一批具有網絡信息能力的檔案管理人才，發揮先進帶動作用，提升檔案管理信息化水平。
四、結語
大數據時代下，高校人事檔案管理面臨諸多挑戰，承受來自多個層面的管理壓力，并且與每一位教職工的利益息息相關，因此做好高校人事檔案管理信息化建設十分必要，也是當前高校人事改革的當務之急。只有通過多方面的努力切實提升高校人事檔案管理信息化水平，才能讓高校人事檔案管理的人才培養與人才開發優勢真正發揮出來。
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作者：任南竹 單位：中共江漢大學委員會組織部
第二篇：高校檔案鑒定銷毀工作困難及對策
摘要：由于檔案鑒定銷毀工作量大、過程繁雜，很多高校的檔案管理工作長期處于滯后狀態。本文從提高高校的檔案管理水平出發，闡述檔案銷毀工作的意義、目的、原則及標準，并通過分析目前高校檔案鑒定銷毀工作中存在的問題，探究改進高校檔案鑒定銷毀工作質量的對策。
關鍵詞：高校檔案；鑒定銷毀；困難；對策
高校檔案作為記錄高校管理活動、學生信息資料、科研機密等重要資料的載體，其工作的質量與高校日常工作的效率密切相關。尤其是在最近幾年，伴隨學校規模擴大、生源的擴招，檔案的銷毀工作量及難度都有所提升。一方面，源源不斷的新檔案占據大量檔案裝具和檔案室場所，并具有極大價值。另一方面，鑒定與銷毀的不及時與缺乏科學性，對檔案管理工作產生了一定阻礙。
1檔案鑒定銷毀工作的目的和意義
檔案的鑒定工作是指工作人員依據一定的鑒定標準和原則，通過對檔案的性質和數量進行綜合分析，并確定檔案的價值，進而實現分類、保管、處理等目的的一種檔案管理方式。檔案鑒定工作是檔案銷毀工作的前提，也就是說通過鑒定，判定了檔案的價值后，管理部門才能夠做出銷毀與否的決定，而檔案的銷毀工作則是一種優化檔案質量，提高管理效率的有效手段。檔案鑒定銷毀工作是企事業單位進行檔案管理的重要環節之一是它無論是從改善檔案的質量角度講，還是從提高檔案管理的效率講，都具有重要的實踐意義，具體來看：一、通過鑒定銷毀，可以實現對檔案的去粗取精，不是所有流入檔案室的資料都有保存價值，而利用鑒定銷毀，工作人員可以去除大量無用資料，并將有重大價值的資料進行長期保存，從而更好地發揮檔案的價值；二是通過鑒定銷毀，可以緩解工作壓力，隨著信息技術的發展，以及數字化檔案的普及，企事業單位的檔案管理部門不斷“縮水”，檔案管理人員的工作壓力也隨之增大，因此利用鑒定銷毀，可以將大量沒有價值的資料進行剔除，這不僅降低了保管的成本，也提高了工作人員的管理效率；三是通過鑒定銷毀，可以降低檔案室的庫存壓力，檔案室的庫存是有限的，因此，不斷地對檔案進行鑒定、銷毀，將庫存容量控制在一定的范圍內，從而緩解了庫存面積與檔案存儲數量之間的矛盾；四是通過鑒定，工作人員可以對資料進行集中的分類、歸檔，以保證各種資料的完整性和準確性，從而提高了檔案管理的整體水平；五是通過鑒定銷毀，可以減少數字化檔案輸入的工作量，從而有利于推動企事業單位的檔案管理進入到信息化階段。
2檔案鑒定銷毀工作的原則和標準
2.1原則檔案鑒定銷毀是一項專業性很強的工作，它對于檔案的存亡具有重大意義，因此我們在工作中應該堅持科學的原則，即用發展的眼光看待檔案的價值，并充分認識到其在未來工作中發揮的作用，然后結合檔案的實際內容以及企事業單位發展的實際需要，對檔案價值作出全面、合理的判斷。2.2標準檔案鑒定銷毀是由國家檔案管理相關部門制定的，其主要包括《檔案法》、《關于檔案保管期限的規定》、《文書檔案管理期限表》、《會計檔案管理辦法》等，而工作人員應該結合檔案的實際情況，嚴格按照相關標準開展鑒定銷毀工作。
3高校檔案鑒定銷毀工作中存在的困難
3.1保守的檔案管理觀念的制約雖然對于高校而言，每一階段都會有大量的檔案進入檔案室，而檔案管理工作對于學校的發展具有重要的作用，但是在管理中，由于管理層的重視度不夠，或者管理人員態度問題，導致了管理觀念的淡薄，管理模式和管理方法長期內無法實現突破，從而造成了檔案管理工作效率的低下。鑒定銷毀是高校檔案管理的重要環節，但是由于這一工作內容與信息的收集管理不同，工作人員通常會因為資料的收集不及時，或者資料確實而出現工作失誤，但是卻不會因為檔案沒有被銷毀而影響工作，而這就使得他們對于資料的鑒定與銷毀出現了認識誤區，即只要是進了檔案室的資料就不會輕易舍棄，進而影響了檔案管理工作的正常開展。3.2檔案資料鑒定的工作任務重檔案鑒定室檔案銷毀的前提，只有科學的鑒定才能夠保證銷毀工作的準確性，但是在實際工作中檔案的鑒定工作是一項非常浩大的工程，其主要體現在兩個方面：一是涉及部門廣，高校檔案根據其內容會被分成學生檔案、財會檔案、課程檔案等，而要想對這些檔案進行專業的鑒定，就應該聯系不同的部門，如對財會檔案的鑒定過程中，檔案室的工作人員就應該聯合高校的財務、審計、學生行政管理等部門，然后通過他們的協同合作，完成對檔案的準確鑒定；二是鑒定過程復雜，既高校檔案的鑒定要經過個人鑒定、集體鑒定、銷毀申請等多個環節，而每個環節都需要大量的時間和人力，進而影響了檔案銷毀工作的開展。3.3檔案鑒定銷毀工作人員的素質有待提高前文已經分析過，檔案的鑒定銷毀是一項專業性很強的工作，它要求工作人員必須具有良好的業務素質，但是目前高校檔案管理部門的許多人員并非專業人員，例如一些管理人員是從高校行政管理的其它部門調過來的，而這些人缺乏專業的管理理論和管理經驗，進而無法按照嚴格的程序完成檔案的鑒定和銷毀；除此之外，還有一些工作人員的缺乏良好的職業道德，在工作中馬虎大意、敷衍了事，缺乏對鑒定銷毀工作的責任感，而這樣的管理人員素質必然會影響鑒定銷毀工作的正常開展。3.4缺乏健全的檔案鑒定銷毀工作體系健全的管理體系是保證高校檔案管理質量的重要內容，但是目前的許多高校的檔案鑒定銷毀工作缺乏必要監督管理規范的約束，例如檔案的鑒定過程缺乏條理性，許多管理人員單純地將保管時間作為鑒定檔案的主要依據，而忽視了對檔案實際價值的考察，在鑒定中缺乏必要的監督，個人因素所占比重較大，這就增加了銷毀工作的風險，除此之外，還有一些高校在管理中缺乏對不同類別檔案的分類、整理的具體規定，從而為鑒定銷毀工作增加了困難。
4改善高校檔案鑒定銷毀工作的質量的對策
4.1轉變觀念，正確認識檔案鑒定銷毀工作的意義隨著信息時代的到來，檔案在高校管理中的地位越來越重要，而鑒定銷毀作為檔案管理工作的重要內容，其直接影響著檔案管理的效率與質量，因此，高校的管理層和檔案管理部門應該轉變思想，用科學的理念來指導實踐工作，一方面要明確鑒定銷毀工作的意義，并通過合理的鑒定過程，來確定檔案價值，以進行及時的銷毀，另一方面檔案管理部門應該樹立信息化管理理念，通過基礎設施的建立和完善，實現對檔案資料的數字化處理，進而提高工作的效率，而這有這樣才能夠使高校的檔案發揮學術交流，為決策提供依據等作用。4.2根據實際，適當調整檔案鑒定銷毀工作的考核比重考核體制是保證工作方向，提升工作效率的重要方法，在高校的檔案管理中，通過科學合理的考核機制可以推動檔案管理人員積極地改善工作效率，提升工作質量。上文已經提到，目前高校檔案鑒定銷毀工作任務繁重，而數量有限的工作人員為了保證工作效率，不得不承擔大部分工作內容，但是其考核機制卻與工作量之間無法形成正比，因此，為了打破這種矛盾的局面，高校應該通過適當增加鑒定考核工作的比重，調整鑒定工作的內容等手段，降低工作人員的壓力，激發其工作的熱情。4.3重視質量，提高檔案鑒定銷毀工作人員的專業素質首先，高校要嚴格檔案管理人員的招聘機制，即通過適當的考察和相應的激勵機制，吸引大量優秀的專業人員進入到檔案管理部門，以充實檔案管理人員隊伍，改善管理人員的結構素質；其次，加強對人才的培訓，即通過開展定期的培訓課程，讓相關人員提高對檔案鑒定銷毀工作認識的重要性，同時通過對檔案管理標準教育，保證工作人員嚴格按照標準開展工作，最后做好宣傳工作，提高工作人員的職業道德素質，利用責任落實制度，保證其在嚴格鑒定檔案價值的基礎上，提高工作的質量。4.4制度落實，建立完善的檔案鑒定銷毀監管體系完善的檔案鑒定銷毀監管體系是保障高校檔案管理工作高效率、高質量開展的基礎條件，前面已經提到，目前的高校檔案管理中，要么管理觀念落后，要么管理模式陳舊，而要想突破這一困境，我們必須要建立完善的檔案鑒定銷毀監管體系，同時提升監督與指導工作的力度，保證工作的有序開展。而在落實監管的過程中，我們不僅要嚴格按照鑒定銷毀的標準來安排工作目標和工作任務，而且還要落實責任制，從而保證每一個工作環節都有具體的執行計劃和執行人員，而只有這樣，才能夠保證整個鑒定與銷毀工作的流程在制度的規范下有序地開展。
5結束語
總之，檔案鑒定銷毀工作質量的好壞關系到高校能否實現生存及長遠發展。通過分析，我們發現目前的高校檔案鑒定銷毀工作中仍然存在著管理理念落后，亟待鑒定和銷毀的檔案資料數額龐大、鑒定銷毀人員素質不高以及缺乏必要的監管系統等問題。而要想解決這些問題，我們首先要重視檔案鑒定銷毀工作對高校的意義，然后轉變思想觀念，落實相關的改革措施，提高工作人員素質，從而保證檔案真正能夠發揮其為管理層提供決策依據的作用。
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作者：殷志偉 單位：天津中德應用技術大學
第三篇：高校教師業務檔案管理與效能發揮
高校教師業務檔案記錄了高校教師從入職到業務成長的整個發展軌跡，可以成為考核教師教學能力及業務水平的重要資源依據。教師業務檔案包括教師工作中研究類、教學類等一系列重要材料，學校可以通過教師業務檔案了解與評價教師的業務水平，同時能夠優化改革教師團隊，發揮識別人才的效能，促進高校師資隊伍建設水平提升，是學校和教師的重要財富。因此高校教師業務檔案建設管理必須得到重視和加強。目前，部分高校教師業務檔案存檔方式和手段相對落后，在管理上存在很多問題，因此必須完善管理方式，加強應用現代信息化技術手段，達到高效管理教師業務檔案的目的。高校教師業務檔案管理效能隨著高等院校師資隊伍建設越來越受到關注，高校對教師的培養與管理也不斷加強并逐漸趨向于規范化和制度化。教師業務檔案作為高校教師管理的一項重要內容，更應該規范化、制度化和科學化，同時還要實現管理手段的現代化、信息化。教師業務檔案主要是教師從入職開始在日常教學或科研中保存的最重要的文獻資料，不僅反映了教師的業務水平、科研成果和工作業績，同時反映了教師的專業素質、教學能力、獎懲情況以及學校管理和整體辦學水平。教師業務檔案能夠真實地記錄教師個體專業教學成長的歷程，保存教師的教學成果和科研成果。學校可以根據教師業務檔案評估教師的教學能力和水平，制定獎懲制度，促進教師水平的提高。建設教師業務檔案是實現學校體制改革和科學管理的重要手段，所以必須綜合分析高校教師業務檔案管理的實際效能，才能制定出切實有效的管理方案。
一、高校教師業務檔案的主要內容
1.自然類信息資料。自然類材料包括了教師的個人信息、工作履歷和學歷信息，以及教師參加在職培訓情況和職業成長過程中考核的相關任職資格證書、專業技術的申報和審批材料以及晉升的專業技術職稱。資料能夠體現出教師的學緣情況及教師發展中的工程背景和行業背景等專業背景信息。2.教學類信息資料。教學類的信息資料包含了教師在長期授課過程中的教學目錄、備課筆記、教研改革材料、教學成功業績、示范教案、學生評教信息、獎懲情況、考核信息等資料，記錄了教師教學工作的基本情況。3.科研類信息資料。科研類信息資料包含了教師的科研成果、學術論文與相關科研著作、發明專利成果和專業成就的相關信息，可以反映出教師的專業水平和科研能力。
二、高校教師業務檔案管理的效能發揮
高校教師業務檔案是高等院校記錄教師專業成長及教學發展信息的重要材料，通過檔案資料可以了解教師的基本情況、自我發展的主動意識、專業特長和綜合業務素質，從而對教師的專業水平和教學能力形成有效的客觀評價，同時也是學校培養教師人才、構建強大的師資隊伍與科研團隊的重要信息依據。教師業務檔案包含了教師的人文信息、教學信息與科研信息，其對于學校科學制定師資隊伍建設規劃和促進教師的成長起著至關重要的作用。1.信息反饋的作用。高校教師業務檔案中包含了教師的業務成長經歷，記錄了教師在教學中的具體情況，可以為學校相關管理服務部門提供關于教師日常工作的基本信息。通過教師業務檔案可以高效、快速地了解教師的專業信息和教學信息，同時可以根據教師的相關科研信息分析教師的發展方向，幫助教師設計未來的發展計劃，有效地促進教師的職業成長。對于學校來說，分析教師業務檔案，可以為研究制定師資隊伍建設規劃和學科專業發展規劃提供有效依據。2.自我激勵的作用。教師業務檔案反映了教師的一切業務情況，能夠直觀地表現教師的專業水平和科研教學的能力，在質量上面具有非常高的可靠性。在教師的考核、獎勵與選拔晉升中，可以提供準確的原材料數據，避免考核不準確和遺漏，能夠有效剔除關系戶，使考核機制更加規范化、科學化。教師在研究分析業務檔案時，可以發現自己專業發展上的短板，認識自己存在的不足，也能夠客觀地認識到自身的長處。對教師起到很好的激勵作用，有利于教師個人進行專業成長規劃。3.信息憑證的作用。高校教師業務檔案記錄了真實的歷史信息，是最具有說服力的信息憑證，反映了教師在學校、科研與教學中的真實經歷。近幾年以來，在考核教師的業績和職稱評定的過程中，很多高校通過業務檔案進行職能評定，取得了較好成效。教師在年底提供課程節數、教學項目、科研成果和學生評教等材料時，學校均通過教師業務檔案進行核實，保障教師所提供的材料具有真實性，教師業務檔案是其他檔案不能替代的。只有根據業務檔案評定的教師職稱才能得到教師的認可，所以說業務檔案在教師的職稱評定中起到良好的憑證作用，可以使考核評定工作更加公平、公正。4.服務決策作用。高等院校學科專業建設與發展、人才培養目標的修訂都直接與教師的專業結構及專業發展水平有密切關系。教師業務檔案是教師業務水平的真實寫照，可以為學校學科專業建設和結構調整提供有利參考，同時也是學校師資隊伍建設規劃的直接依據，從而促進學校人才培養目標的不斷完善。另外，高校在內部選拔教師管理人員與各部門重要成員，或者向其他用人單位輸送高質量人才時，除了對教師的工作表現和政治思想進行考察之外，還可以利用教師業務檔案了解教師的業務能力和其他社會服務能力，做到公正、公開地選拔人才，對選拔人才和推薦賢能的決策起到服務參考的作用。
三、加強高校教師業務檔案管理的方案制定
1.明確業務檔案的管理責任和范圍。對業務檔案的管理責任和范圍進行細化分類。教務活動的相關材料由教師所屬教務部門、教師教學發展中心和教研部門合作管理，并且安排專人保管材料。材料的收集和歸檔工作是教務部門的主要工作，可以把其作為考核教務部門工作能力的內容，一定要做到規范、準確和完整地歸檔材料，提高管理部門的責任意識，加強對管理人員的宣傳教育，讓教師和管理部門認識到業務檔案的重要性，達成積極上交檔案材料，規范管理業務檔案的習慣。學校方面加強對業務檔案的管理投入，不僅要建立穩定的專職人員管理的隊伍，同時在硬件設施上進行完善和改革，確保業務檔案管理系統的規范化、科學化和信息化。2.制定周密的管理制度。業務檔案的管理工作包括檔案的收集、整理、分類和保存。首先要制定好檔案的收集任務，學校應該配備專門的檔案室和檔案管理人員，把教師業務檔案綜合保存到檔案室中，通過多種方式和渠道收集檔案資料。首先，可以集中收集教師的檔案，讓每個教師主動上交業務檔案，針對無法按時上交的業務檔案，一定要做好記錄和后期收集。其次，可以超前收集資料，超前把資料收集到檔案管理人員手中，讓他們分類管理。在檔案收集完成之后，制定周密的管理制度，明確檔案管理部門的各個機制職能，在收集歸檔之后，對檔案進行檢查、評審和鑒定審查，確保檔案的準確性和真實性，材料評審、上報和教師考核工作要同步進行。3.提升現代化檔案管理水平。按照教師業務檔案的管理制度實現一體化管理，及時、完整地搜查資料，學校、教師、檔案室三個方面分工合作，共同管理檔案。學校主要搜集和整理鑒定檔案資料，教師提供檔案資料和配合學校鑒定，檔案室對檔案資料進行歸檔保存、開發利用。在檔案管理上可以運用信息技術手段，實現電子網絡化管理，利用計算機統計分析、歸納整理，開發構建快捷、方便、高效、完整的教師業務檔案管理系統。
作者：王宏長 單位：吉林農業大學教師教學發展中心
第四篇：高校學生檔案管理與服務研究
摘要：以我國民辦高校為研究對象，通過民辦高校學生檔案管理與服務現狀的研究，指出民辦高校學生檔案管理與服務過程中存在的問題，并加以分析，積極探索提高民辦高校學生檔案管理與服務水平的途徑，解決民辦高校學生檔案“棄檔堆積如山的現象”，使民辦高校的檔案管理更加條理清晰，明朗。
關鍵詞：民辦高校；學生檔案；管理與服務
民辦高校學生檔案以學生個人高考的考生檔案為基礎，雖然各地區考生檔案間存在著各種差別，但大多基本體現了學生的自然情況，家庭狀況，高中學生在校期間的學習經歷、成績狀況。學生在高校修讀學業期間將繼續加入學生在校期間的學習經歷、成績、政治思想評價，實踐能力，獎懲情況等材料，是大學生大學期間學業的綜合評判的重要支撐數據，為學生升學、就業、出國提供強有力的支撐。但是民辦高校起步晚，無論是退學學生或者畢業生棄檔都比較多，畢業生檔案流轉過程中問題比較復雜，本文就此作出分析，探討解決問題的途徑。
一、民辦高校檔案管理與服務的內容
目前隨著我國社會經濟和科技水平的發展，檔案的管理與服務的難度逐漸提升。民辦高校新生入學后，首先收取學生的考生檔案，按規則編碼，按自然班進行分組管理；根據情況需要在不違反原則的情況下為學生、企事業單位、個人提供查詢服務；其次，逐年添加學生對應的各種獎懲材料，及時處理學籍異動學生檔案；學生畢業時，完善學生的學習經歷；成績狀況，在校思想政治表現，為大學生就業后的人事檔案提供最原始的材料。再次，民辦高校的檔案管理要為需要調檔的部門提供檔案查詢服務；最后，學生畢業后，按照檔案管理的有關規定，根據學生就業協議的單位地址，派遣對應的學生檔案，并提供檔案派遣結果的查詢服務。
二、民辦高校檔案管理與服務存在的問題
由于我國人事檔案管理制度建立較早，已經不符合目前經濟社會的發展。我國的民辦高校起步較晚，民辦高校的發展過程中，參照執行2008年9月1日實施的教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》的過程中出現的各種問題，給檔案管理與服務工作帶來了各種困擾。1、民辦高校學生自身的問題。民辦高校的學生檔案分在校生檔案和畢業生檔案兩種類型，無論是畢業生檔案還是在校生（休學、退學）檔案，棄檔都越來越多。經過總結長期以來的工作經驗，退學的學生最終持調檔介紹信回校取檔案的學生不足1%。在退學檔案投放過程中，因為高中檔案還不屬于人事檔案的范疇，學籍所在地的人力資源和社會保障局是拒絕接收的。民辦高校新生入學后，將考生檔案交由學校學生檔案管理部門統一保管，在后續的學習生活過程中，出于學生個人發展原因，學校原因或社會原因，每年通常會有1.5%左右的選擇休學或退學，學生本人一般都采委托他人代辦休學或退學手續，檔案仍留存在學校；在歷屆畢業生中，隨著人事制度的改革，并不是所有的用人單位都具有保管人事檔案的能力，學生對檔案的重視程度不夠，也不關心檔案具體派遣到何處。檔案管理工作人員，通常按照學生簽訂就業協議單位的地址派遣學生的畢業檔案，學生隨便找單位在就業協議上蓋章，實際上并沒有切實落實人事關系，當畢業生檔案發到對方單位后，因“查無此人”被退回，基于種種原因歷屆畢業生的檔案留存在學校的也越來越多。這種“棄檔族”不到急用檔案的時候，永遠也不會咨詢或提檔，給民辦高校的檔案管理與服務工作帶來了很多的困擾。2、檔案管理工作者的問題。民辦高校的檔案管理工作者，工作量過于飽和，壓力大，工作積極性不高，工作責任心不強。在檔案整理過程中，整理不夠及時，畢業生派遣過程中通常檔案袋的學生姓名和檔案袋里所裝的學生檔案張冠李戴，甚至連環錯，或者幾個人的黨團材料放在某一個學生檔案袋里的現象也屢見不鮮，當然在新生入學的考生檔案中，我們也發現過張冠李戴的現象。另外，隨著信息技術的發展，檔案管理和服務技術和水平也存在著落后現象，民辦高校學生檔案查詢網站的不健全，直接導致學生只能電話查詢或者到現場查詢，這兩種查詢的接待直接導致學生檔案管理工作人員工作量的增加。
三、存在問題的原因分析
1、民辦高校檔案管理隊伍問題。民辦高校由于資金投入問題，師資嚴重不足，基本上“幾個坑，就一個蘿卜”，檔案管理工作人員不足，降低了檔案派遣的時效性和準確度，嚴重影響了檔案管理與服務的水平和質量；民辦高校對學生檔案管理的重視程度不夠，這種現象造成的直接結果通常就是民辦高校的檔案管理工作人員不斷地更換，更加不利于民辦高校的檔案管理工作；民辦高校檔案管理工作人員自身的專業知識和水平也影響著民辦高校學生檔案的管理與服務水平。2、民辦高校學生對檔案重要性的認識問題。真正能證明本人學習經歷的就是檔案。學籍卡、成績單、各方面的評語、獲獎證明、還有黨團材料都是畢業生檔案的原始材料，不可復制。畢業生在個人辦理養老保險、繼續深造、考公務員等事關個人切身利益的問題時，都要用到檔案。如辦理社會保險、職稱評定、出具各種相關證明等也都需要人事檔案。學校保存的只是學生的“學籍檔案”，而真正發揮作用的恰是個人的人事檔案，如轉正定級、職稱評定等相關事宜都是由學籍檔案轉換成人事檔案后才能進行的。民辦高校的學生，正是由于缺乏對檔案重要性的認識，放任自己的檔案留存在學校。3、民辦高校學生檔案管理制度的缺失問題。民辦高校自成立以來大多延續普通高校的辦學理念和辦學思想，在這種延續的過程中，逐漸發現問題，解決問題。而在學生檔案管理方面，首先是對于在校生檔案的管理，普通公辦院校，由于學費、社會影響力方面，退學學生較少，由于退學等學籍異動的原因造成的“棄檔”現象可忽略不計；反觀民辦高校，以遼寧對外經貿學院為例，由于退學原因造成的“棄檔”比比皆是，每年累計150份，在過去的15年時間里，共造成近2000份的“棄檔”。這種現象在民辦高校比比皆是，嚴重影響的學生檔案管理與服務的效率和質量。
四、提升民辦高校檔案管理與服務水平的措施
考慮到學生的個人的未來發展，鑒于高校學生檔案的重要性，提升檔案管理和服務的水平，主要需要采取以下幾個方面的措施：1、加強民辦高校檔案管理隊伍建設。高校的學生檔案管理工作量大，枯燥而繁瑣，且所有材料不可復制，令人倍感壓力。民辦高校的檔案管理人員短缺，民辦高校應采取合適的激勵機制，讓檔案管理工作人員看到職業發展前景，發自內心的熱愛崗位工作，這樣才能有責任心，創造性解決問題，積極探索解決問題的模式，而不是把工作都推給學生，由學生處理；提高檔案管理人員的專業知識和現代化技術水平，利用現代化信息技術手段和設備，通過電子版掃描、歸類、整理并加以分析，及時查遺補漏，標注檔案最終流向，加強檔案管理，提供多種網絡查詢途徑，并實時更新，提升檔案管理和服務的效率。2、加強學生對檔案重要性的認識。無論是退學學生還是畢業生，檔案都作為是人事檔案的一部分，與學生未來的就業、讀研、出國深造、職稱評定，及將來的工齡計算和退休金的領取都息息相關，是關系到每一個人的民生大計，即使是現在，這個鼓勵創新創業的時代，并不是每個人都有機會成為比爾蓋茨那樣的成功者，將來總會有用到檔案的時候，與其到時候多方查找本人的檔案，不如畢業時先把自己的檔案流向落實好，做到心中有數。在學生簽訂就業協議過程中，不要單純的為簽訂就業協議而簽，必須保障就業協議的法律效力，確定對方是否具備保存檔案的能力，是否能真正的接收檔案，否則造成檔案丟失，則得不償失。3、民辦高校應加強與各地區學生檔案流向地的管理機構和檔案運輸機構的聯系。隨著現代化信息技術的發展，因工作發展需要，各個省、市的人才管理機構和高校聯合建立了工作的QQ群，發現問題及時溝通。在學生畢業季，檔案派遣前，高校之間互通有無；負責檔案管理的人才中心及時發布檔案接收的方式及要求，高校才能做到有的放矢，按要求在網站錄入，派發檔案，提高檔案派遣的準確率和效率，同時進一步確認檔案中是否存在問題，若有問題及時發現，及時反饋，及時解決。
作者：董玉華 單位：遼寧對外經貿學院
第五篇：高校音樂檔案管理模式與建議
摘要：隨著高校教育改革的不斷深化，高校音樂檔案工作的管理也亟待改革。教學質量和教學水平的提升與檔案資源的科學管理密不可分。從高校音樂檔案制度、檔案管理人員素質、.檔案規范管理等幾方面提出音樂檔案的管理現狀及解決對策。
關鍵詞：高校；音樂檔案；管理模式
隨著國家《高等院校音樂檔案管理工作辦法的出臺》，高等院校的音樂專業檔案管理也面臨著新一輪的改革與挑戰。目前，除了全國的專業音樂學院外，普通綜合類大學大多也設有音樂學院或學前教育學院音樂課程等，這些專業音樂學院、音樂系或學前教育學院，建立的時間早晚和發展歷史各有不同，音樂教學和音樂實踐活動的科研成果也日積深厚，音樂教學與科研檔案的數量也逐步增多。在這種情況下，如何科學管理音樂教學和科研檔案，如何對音樂檔案進行編研和利用，成為當前高校檔案管理工作的一項重要內容。音樂類檔案，是高校整體檔案的重要組成部分。在高校檔案建設和管理工作中，對各類檔案進行過不少相關探討，取得了一定的研究成果，但對音樂類教學和科研檔案的創新管理還存在著一些不足。對音樂檔案的管理，只是單一地把音樂教學活動和社會實踐的資料和錄象進行留存,長期處于分散不規則的狀態,缺乏較為系統的收集和整理。因此，筆者提出這一課題進行探討和研究。
一、高校音樂檔案管理的現狀及其原因分析
1.音樂檔案管理制度不規范。隨著教育改革的發展，高校的音樂檔案管理工作也越來越受到重視，雖然取得了一定的進步，但還存在著一些問題。有些院校由于招生規模的擴大，教學、科研等檔案資源沒有及時收藏。有些單位領導缺少對檔案工作的重視，認為檔案工作可有可無，沒有養成良好的檔案管理制度，對應當歸檔的資料不能及時進行編研。音樂院校關于音樂專業實用性的資料相對較少,基層教學檔案缺少管理機制，一些教師經常按照自己固有的經驗給學生們上課，對上課內容缺乏目的性、計劃性的設計，教案也很少寫，隨意性較大，對編寫教學大綱、教學計劃等文件也缺少重視，因此更談不上檔案管理。音樂教學實踐和學生社會實踐的音像資料也沒有按照演出的類別、順序進行整理，演出的曲目、內容介紹的也不夠細致，給教師的科研學習和理論研究帶來了很大的不便，削弱了音樂檔案為教育教學工作提供的服務功能，失去了音樂檔案教育意義上的應用實效性。2.音樂檔案編研專業人員素質薄弱。《檔案法》的出臺，對高校檔案編研工作人員的素質提出了新的要求。目前高校很多檔案管理人員大多沒有受過專業訓練，缺少專業管理意識。有的是從教學或教務工作的老師中抽調出來，做兼職工作。有的是從其他工作崗位調過來，專職工作人員幾乎沒有。這些老師對檔案專業管理知識了解甚少，給檔案管理工作帶來了很多不便[1]86。另外，從年齡結構、編研層次、編研經驗、學歷層次方面也參差不齊，存在很大差異。3.音樂檔案規范管理欠缺。高校檔案信息是記錄高校教育發展歷史的重要載體，深層次規范管理是新時期管理創新模式的要求。有些檔案管理員管理意識較淡漠，不能及時將檔案資料按照管理規章制度進行歸檔留存，而是相互推脫，造成界限不清。音樂檔案的表現形式不同于其他學科的表現形式，既有一般文獻檔案的共性，又有自身的特殊性。其他學科檔案表現形式主要通過文字、圖表來表現，音樂檔案卻有獨特的藝術表現形式，除了文字形式外，有相當一部分是通過音樂形象來完成的。因此，分類收集與留存是非常重要的。有些高校音樂檔案管理比較混亂，教學活動的錄音錄像不能及時上交，使時間排序性受到影響。音樂教師的教學計劃、教學大綱、教案交上以后缺少長時間留存，給教師查找資料帶來不便。
二、音樂檔案管理的對策與建議
1.音樂檔案管理制度化、規范化。檔案管理工作是高校工作的重要組成部分，建立完善的管理制度是做好檔案管理工作的重要前提，也是促進學校發展建設的重要環節。制定檔案管理細則，使檔案工作有章可循，有法可依。學校派專人負責音樂檔案的收集、管理編研工作，使檔案工作真正與教學、科研相結合，做到檔案資源配置合理。例如：第一，文獻類音樂檔案。（1）音樂教材類管理。音樂表演、音樂理論、音樂學、音樂教育等學科都有自己的教材，分門別類、種類繁多。檔案專業人員可按照音樂專家界定或編寫的不同年代等進行匯編資料，這樣能反映出高校音樂發展的歷史性和階段性特點，豐富了音樂教學內容，提高音樂教學質量[2]114。第二，聲像類音樂檔案。音樂專業由于藝術的特殊性，它的表現形式也不同于其他學科，可以通過影像、錄音等豐富的形式來體現這一學科的多樣性。師生教學音樂會、畢業考試、學生社會實踐演出等都可以利用音像來留存和整理。另外，制訂適應學校檔案工作的規章制度和管理辦法，建立學校檔案工作的有效保障機制。根據需要，對檔案資源進行科學合理的深層次開發、歸納和整合，只有建立規范的編研與利用制度，才能形成客觀、準確的檔案資料，這樣才能為音樂教學服務，提升音樂教學水平。2.提高音樂檔案人員的專業文化素養。音樂檔案的編研是一項比較瑣碎且繁雜的工作，它可以為教師和學生的教學和理論研究提供相當范圍的參考依據。任何項目和課題的研究都離不開資料的查找和參考，尤其是發展的歷史和現狀的理論支撐。目前高校大多數檔案管理人員沒有受過專業訓練，對檔案管理知識只是一知半解，使得檔案的歸類與編研沒有形成系統化和規范化，給教師資料的查找帶來了很大的不便。因此，對檔案管理人員的專業培養和訓練是當務之急。如定期舉辦專業知識培訓班，專業知識講座，派檔案管理人員去外地專業院校進修學習等。檔案管理人員還應具備一專多能的能力[3]60。檔案管理涉及的類別比較繁多，管理人員即要掌握各種門類、各種載體檔案的管理方法，同時還要對檔案內容的保存價值進行鑒定，這樣才能對檔案的存儲與編研起到積極的推進作用。良好的服務意識也是提升檔案管理人員基本素質的重要環節。在服務態度上，應做到積極主動、熱情、耐心，建立良好的人際關系，鍛煉與人溝通的協調能力、適應環境的能力。管理人員只有經過長期的業務知識培訓，加強檔案管理知識的認識，才能充分發揮音樂檔案管理的特色，為高校的教師和學生進行音樂信息查詢提供良好的平臺。3.加強高校音樂檔案管理的規范化、程序化。檔案管理工作在高校的發展中占有重要地位。規范化、科學化在檔案管理工作中起著非常重要的作用。高校教育改革不斷發展，培養了大批從事音樂教育事業的人才,人才的培養與音樂檔案的規范管理緊密相關，音樂檔案為教師進行音樂教學與科研研究提供了豐富的的理論資源[4]50。隨著信息時代的到來，傳統的手工管理已不適應新時期教育的發展，計算機信息的發展為檔案管理創造了有利條件。利用計算機管理，可以通過網絡資源將音樂教學、科研與藝術實踐等信息按照高校教育改革與發展的需要，對檔案進行系統科學的編研，突出音樂檔案的特色，形成網絡化管理，使教師和學生查找信息資源直接便利，實現資源共享。提高檔案的規范化管理，改變以往傳統的管理模式，建立了良好的信息資源檔案的平臺。高校的音樂檔案工作是高校教育發展的重要組成部分，音樂資料的規范編研是全校師生進行教學和理論研究的理論基礎，提高教學質量，提升學生專業文化知識與檔案信息工作緊密相關。科學管理檔案工作，健全檔案管理制度，是高校內涵建設工作發展的重要保證。
作者：馬山雪 單位：沈陽師范大學學前與初等教育學院
第六篇：高校學籍檔案管理問題與對策探討
摘要：本文對高校學籍檔案管理中存在的問題進行簡單闡述，說明問題存在的原因并提出了相關的改進建議，希望能夠為高校學籍檔案管理工作的發展提供幫助。
關鍵詞：高校檔案；學籍檔案；管理問題；對策
育學籍檔案是記錄學生學習經歷的重要資料，是學生在進入社會之前，能夠展示自己的受教育過程的唯一的有效文件。但是在高校檔案管理中，學籍檔案管理工作是發展最慢、存在問題最多的，這直接影響了學籍檔案資料的應用，值得我們進行思考和探索。
一、高校學籍檔案管理存在的問題
（一）學籍檔案不受重視在高校檔案管理工作中，學籍檔案工作僅限于收集學生的學籍資料，歸檔保存，在學生離校時加入個人檔案轉移走。檔案工作內容非常簡單，有些學生的學籍檔案存在歸檔不及時，導致學籍檔案缺失，但是檔案管理并不將這部分檔案問題視為嚴重問題。（二）學籍檔案缺乏嚴謹的管理制度高校學生的學籍檔案管理基本上沒有統一的規章制度，學生來自于不同省市，不同學校，每個地區的學籍檔案記錄的內容以及詳細程度不一樣，高校在應用檔案過程中存在困難。但是，由于學籍檔案利用率低，管理制度不嚴謹造成的使用困難也并不突出。（三）學籍檔案管理方法陳舊高校學生的學籍檔案能夠作為高校生源變化研究的根本資料，也可以用來分析我國不同地區教育質量的變化，為高校教育以及高中、初中教育提供引導。但是，這些價值并沒有表現出來。學籍檔案管理仍處于“保管———轉移”的管理狀態，人工管理是主要的管理方法。管理方法陳舊，成為制約檔案應用的主要問題。
二、高校學籍檔案管理問題產生的原因
（一）管理觀念沒更新檔案管理工作常常出現“說起來重要，排起來次要，忙起來忘掉的現象”，認為檔案管理不能給高校帶來直接的社會影響、經濟效益，教學、科研工作是學校的主要工作和首要任務，把學生檔案管理工作與學生培養規劃分開來看，導致檔案管理工作缺乏應有的支持。（二）管理制度建制不完善學籍檔案管理需要相關的制度支持，這個制度包括檔案資料的基本內容統一、檔案收集時間統一、檔案流通的基本路徑以及檔案應用的基本狀況規定等。但是，目前高校沒有對這方面進行管理建制，學籍檔案管理制度不完善，成為管理效率低的主要因素。（三）缺乏管理人才現代檔案管理研究為檔案管理工作的發展提供了大量的管理指導，包括檔案應用的可能性以及檔案管理的先進方法等。但是，這些先進的管理策略需要相應的檔案管理工作者來實施，高校學籍檔案管理工作者多是年齡較大或者臨近退休的工作人員，這部分管理工作者創新能力不足，對新的檔案管理方法的接受程度和應用性都比較差，致使學習檔案的使用價值難以發揮。
三、高校學籍檔案管理問題的對策
（一）提高對學籍檔案管理的重視高校應該對學籍檔案管理予以重視，從高校管理層到學生培養、再到學生的檔案資料保管和應用，都應該樹立先進的檔案管理意識，認識到檔案資料的使用價值，并注意開發這些價值，使學籍檔案成為高校學生的身份證明和學業記錄資料，能夠通過檔案管理工作發現高校學生管理中的問題等。建議高校檔案管理部門牽頭在全校范圍內開展學生學習檔案管理工作的學習和創新管理實踐活動，以檔案資料應用的積極價值展現為途徑，使高校各部門加強對學籍檔案的重視，為學籍檔案管理工作的發展打下基礎。（二）建立完善的檔案管理制度科學、完善的學籍檔案管理制度是確保高校學籍檔案管理工作順利開展的重要保障，為了解決學籍檔案多渠道管理的問題，相關部門應及時向學生的學習檔案轉交給學校檔案管理部門進行統一管理；同時，學校管理部門應結合學校學生的基本特點以及學校當前發展的實際需要，建立一套健全的管理規章制度，明確規定學籍檔案收集、整理、審核、歸檔、保存工作標準；其次，應做好部門的協調、配合工作，確保高校學籍檔案管理工作的規范化、有序化、盡量提高學籍檔案管理的效率。（三）引進人才實現信息化管理學籍檔案管理的發展需要現代化檔案管理人才的參與，建議高校從檔案管理工作者的職業能力發展出發，對現有的檔案管理人員和進行職業技能培訓，從檔案管理專業畢業生中發掘人才，通過人才引進，引發管理方法的改革，使人工管理逐漸轉為信息化管理，使學籍檔案從死的資料轉為活的數據，提升學籍檔案的服務價值。
四、結語
綜上所述，高校學籍檔案管理工作存在著管理觀念、管理制度和管理方法方面的問題，高校需要對這部分檔案管理工作進行全面的改革，提升對學籍檔案管理的重視程度、進行管理制度建制并引進管理人才，以提升學籍檔案管理的實用價值。
參考文獻：
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作者：謝衛平
第七篇：高校檔案管理人員素質的思考
摘要：隨著社會的迅猛發展，各自信息層出不窮，令人眼花繚亂，對信息進行分類、歸納整理就勢在必行。高校的檔案管理給學校的持續正常運行奠定了扎實的基礎，因此，高校檔案管理人員素質的提高就變得尤為重要，要想適應學校發展的要求，只有不斷提高高校檔案管理人員的素質，才能保障學校檔案管理工作開展的順利。
關鍵詞：提高；檔案管理人員；素質；思考
檔案有著不可忽視的地位，它是學生在學校的真實記錄。高校是學術科研中心，檔案的管理工作是學校工作的重中之重。現在，信息逐漸向綜合化、電子化、網絡化的方向發展，就需要檔案管理人員具有較強的專業性，尤其對于高職院校，檔案管理工作出了問題，極有可能會影響學生今后的工作與生活。檔案管理人員也應具有許多管理經驗。具備這兩點才能適應日常的工作。在入職前，檔案人員就應首先進行素質培養，這樣才能更有利于學校日常工作的正常開展。
一提高高校檔案工作人員素質的意義
學校從開辦至今，學校的發展歷史、學生以及教職工的信息都體現在檔案中，檔案管理方面的完善與提升，對學校的教學活動向更加規范的方向發展有著深遠的影響。在任何形式的工作中，人都是一個很重要的因素，因此，提高高校檔案工作人員素質就刻不容緩。檔案管理具有科學化、規范化及標準化的管理特點，需要工作人員有廣博精深的管理知識儲備，建立合理的知識結構，對檔案進行合理組合和合理分配。
二高校檔案工作人員存在的問題
首先，檔案工作人員的事業心和責任心都不強，檔案管理人員肩負著為高校留存歷史的重則，但因為學校無論從經費方面還是態度方面都對其重視不夠，導致檔案工作人員也并未將全部精力投入到管理工作中去。其次，檔案工作人員流動率高。在人們思想中，認為檔案管理這個職位較邊緣化，所以一般由學生或教授的家屬臨時擔任，人員流動率高，而且并未形成一個有效的團隊，也并沒有相關的考核與準則。對工作者而言，這個職位并沒有上升空間，外部市場也足夠吸引人，因此，檔案工作人員的離職率也普遍偏高。最后，檔案工作人員的素質也有待提高。現代科學技術的發展，致使各種信息都圍繞著網絡，此時，對信息進行處理就需要檔案工作人員進行管理工作時也圍繞著網絡。但實際上，工作人員思想落后，故步自封，并未與新時代接軌，還采用老式的管理方法，無法及時收集和儲存有價值的信息，阻礙了檔案管理工作的進步。
三提高高校檔案工作人員素質的方法
（一）強化高校檔案工作人員的職業道德素養檔案管理屬于一個綜合性的學科，同各種類型的學科相互滲透與交叉，就需要擁有扎實的專業知識，學習先進的工作經驗，重視實際工作能力，積極加強與外部人員的交流。檔案工作人員也需要端正態度，樹立服務他人的意識。檔案工作時常排目錄，歸納整理，極其枯燥乏味，需要工作人員可以緩解各種不良情緒，以積極熱情的態度工作，從心底里熱愛這份職業，并為此心甘情愿接納任何事情。同時，檔案管理是一項非常嚴謹的工作，需要對各種信息判斷其真假與價值，材料也必須來源于實際，不應偽造和臆斷。高校檔案工作人員應摒除老思想緊跟時代，運用先進的技術手段與檔案管理相結合的方法，推動高校檔案工作加速發展。社會在不斷進步，新問題，新情況也在不斷產生，無疑就需要你不斷的更新自己的知識，只有這樣，才能更好的履行崗位的職責，完成各項工作任務。檔案管理涉及很多敏感的信息，因此，檔案管理工作人員應該樹立保密意識，保持高度警惕，涉及保密信息的文件不要輕易外借，以防學校的信息走漏，造成難以挽回的損失。（二）積極引進人才人才永遠都是任何工作進步的推動力，要想吸引大批檔案管理人才，就必須要使領導與學生觀念轉變，關注檔案管理工作的重要性與意義，加大對檔案管理工作的經費。為了更好的吸引人才，就需要及早在各大高校開始進行宣傳，讓大學生明白檔案管理這個職位并非處于邊緣化地位，而是極其重要的，讓大學生從開始學習這個專業時就明白檔案管理的意義，可以有助于他們基礎更扎實，學習效率更高，同時也激發了他們對專業知識更深層次的追求。對高校而言，應針對性的創建一個有效的團隊，里面有老、中、青三代人，各代的思想相互碰撞以及相互配合，才能更好的管理檔案，也對隊伍的長期穩定性和檔案管理工作發展有著深遠的影響。要想吸引人才，還應該有大膽選拔人才的機制和舉薦人才的意識，不要讓人才埋沒在人群中，這樣才不會發生像馬說里面的悲劇，人才很多，但缺少伯樂。（三）內部形成競爭模式良好的競爭有利于職業更好的發展，可以通過制定相關的準則與規范，或者在了解工作人員的需求、對工作的待遇要求和提升方面的需求后建立恰當的獎懲制度，促進工作人員工作的積極性。對于準則考核成績一直較差的員工，進行二次培訓，如若還處于末尾，就有降級和辭退的危險。在競爭制度下，還應及時召開總結大會，了解彼此的優缺點，對弱項進行規避，對優勢更大程度的發揮，這樣可以更好的協同合作。高校檔案管理人員也應具有創新精神，世界上各行各業的每一次進步，都伴隨著變革，而每一次的變革都是因為有了創新的想法。創新是經濟時代的一個顯著特征，創新思維是社會發展的基礎，人們要想認識一個未知領域，就要不斷探索前人沒有用過的辦法，用獨特的思維去解決問題。樹立創新意識，并對各種事物有敏銳的洞察力和豐富的想象力，并且勇于為自己的想法大膽去實踐。如果創新思維成功，無疑會大大提高工作的效率，加速信息的處理、分類和整理，減少了檔案工作人員的工作量，這無疑是競爭的機制又一大優點。（四）培養業務素質提升專業能力高職院校的檔案管理工作是否能夠做到數字化、信息化與相關人員的業務素質有著很大關系，作為新時代下的檔案管理人員，將專業技能僅局限于對基礎理論知識的認知與理解上是遠遠不夠的，還必須要掌握一些符合時代發展的新技術，例如：網絡技術，操作技能等。在進行業務素質培養的過程中，要根據工作實況進行培訓內容規劃，針對不同管理人員的相關情況因材施教，尤其要注重對計算機知識的學習與強化，只有這樣才能更好的適應當前形勢下的檔案管理工作需求。通過一系列的業務教育培訓，可以使工作人員的知識結構，檔案管理技能得到明顯提升，對全面提高檔案管理人員的綜合素質有著重要意義。
四結語
檔案管理是各大高校不可缺少的部門，是領導進行決策時主要憑證，也是平常工作考察的依據。在開學季期間，影印的宣傳資料與拍攝的宣傳視頻都來源于檔案，檔案是學校發展的寶貴財富，因此其的管理工作也變得尤為重要。信息技術的發展給檔案管理工作帶來了壓力，同時也帶來了機遇，本文通過提出提高高校檔案管理人員素質的意義，存在的問題以及措施，使檔案管理工作與時俱進，同時也希望可以促進檔案管理工作的蓬勃發展。
作者：魏紅 單位：湖南廣播電視大學
第八篇：信息技術在高校檔案管理的運用
摘要：隨著我國信息化時代的到來，全國各大高校的管理都在向著數字化、科技化、信息化的方向進軍，而檔案管理作為高校管理中重要的一個組成部分，在學校的評估及人員的調動等等方面都起著舉足輕重的作用，在高科技時代中，傳統的檔案管理已經明顯的落后于時代的發展，不能滿足社會經濟發展及高校改革與創新的需要，只有讓信息化的管理模式合理的融入到高校檔案管理工作中，才能使其發揮出最大的效力，推動高校檔案管理工作的發展和進步。本文從傳統的檔案管理中存在的弊端進行分析，對信息技術在高校檔案管理中的具體應用提出了建設性的意見。
關鍵詞：信息技術；高校；檔案管理；運用
信息技術以其獨特的形象性、直觀性、快捷性成為現代人們管理的工具，為了提高高校檔案管理的質量只有把現代信息網絡技術合理的應用在其中，改變傳統的管理模式，發揮其容量大、速度快、不受地域限制的優勢，用信息化的方法對資料、數據等等進行收集、整理、保存和評估，促進高校整體管理水平的提高。
一傳統檔案管理中存在的各項弊端
各個高校都有自己的檔案室，也有專門的檔案管理員，但在傳統的檔案管理中卻存在著很多的問題，使檔案管理工作不夠完整，起不到檔案儲存應用的作用。
（一）檔案搜集費時、費力
傳統的檔案整理都是以手工的方式進行的，所有的資料收集、匯總、整理、入檔等等一系列的工作都是由人工來完成的，這其中不僅需要大量的人力、物力，還需要大量的時間，尤其是那些建校時間較長的高校，其檔案資料的種類繁多，所涉及的方面特別的廣泛，不但需要專人去進行搜集，還要派專人進行分類和匯總，如果沒有專業性的管理人員進行檢查和監督，其錯誤率還會特別的高，檔案的查詢工作也十分的困難，如果需要提取檔案資料就要下大功夫進行查找。因此，這樣的工作讓檔案管理員累死累活也做不好，還會拖高校整體管理工作的后腿。
（二）難儲存，易損壞
傳統的檔案存儲都是以紙質的形式進行歸檔的，而這種紙質的材料是有其時間限制的，如果沒有良好的儲存環境，很容易導致其字跡不清，缺頁少角，檔案不全等等弊端，再加上如果高校管理部門對檔案儲存工作的不重視，隨便設立一間倉庫來當作檔案室，不注意通風向陽，也不配備最起碼的設備與設施，比如說檔案室的環境潮濕、陰暗，這種條件下就會導致檔案資料發霉，甚至還會有老鼠等等的啃咬，直接影響到檔案的儲存效果，給檔案管理工作帶來直接的影響。（三）檔案管理員素質低作為檔案管理員一定要具備專業的知識素質和思想道德水平，要能意識到檔案管理的重要性，從思想上去重視，要認真負責的做好各項瑣碎的小事，而就當下的現狀來看，檔案管理員只是按流程辦事，沒有自己的思維或想法，只需要把檔案往儲藏柜里一塞就算完事，這就給后期的查詢或提取工作帶來了很大的隱患，要么造成檔案丟失，要么就是找不到原始憑證或存根，直接影響管理工作的正常進行。
二信息技術具體的應用探析
信息技術在高校檔案管理工作中的具體應用，打破了傳統管理模式存在的弊端，其作為新鮮事物的代表，其優越性不言而喻。信息技術的廣泛運用使檔案管理工作變得更加嚴謹、快捷，相關信息的存儲及處理也逐步趨于完善，電子檔案以其儲量大、占用內存小，便捷等一系列優勢得到人們的廣泛認可。
（一）硬件技術的完善與應用
要想使信息技術能科學而合理的融入到高校檔案管理工作中，并發揮其最大的效用，就必須要改善陳舊的管理體系，引進先進的信息技術硬件設備設施，運用現代化的手段進行檔案的歸整。1.設備的配置。要完成檔案管理工作首先就要配備齊全的計算機設備以及與之相配套的打印機、掃描儀等等設備，只有這些硬件設備齊全了才能保證高校檔案管理工作的高效開展，因為傳統的檔案管理大多數都是靠人工操作的方式來完成所有的流程，其工作效率極其低下，而且錯誤率高，為檔案的查詢及整理工作帶來很大的麻煩，如果配備了信息化的技術設施，不僅可以提高工作效率，降低錯誤率，還可以節約大量的人力、物力，推動高校檔案管理工作更上一個臺階。2.人員的配備。配置了現代化的信息設備，就需要有專業的操作人員來進行操作完成，因為信息化的檔案管理不再需要人工手寫的紙質版資料，或者說這樣的資料會很少，只要通過計算機直接打印便可，既簡單、工整又快捷、方便，所以只有配備專業化的技術人才，才能把這項工作做好，也才能讓信息化的管理技術完全替代傳統的管理模式，實現信息化、網絡化的高校檔案管理。
（二）軟件技術的完善與應用
硬件設備的實施需要軟件技術的支持，沒有先進的軟件技術，像計算機、掃描儀一類的硬件設備就等同于擺設，所以軟件的開發項目更是高校檔案管理工作的重要部分，需要進行深入的研究和探討。1.數據庫系統的應用。運用數據庫系統進行電子文檔的整理與存儲可以節約大部分的人工操作，因為傳統的文件系統不僅數據信息繁瑣，而且信息檢索方面也很落后，因此沒有得到廣泛的應用和推廣，為了使高校檔案管理工作達到其高效性，必須要對數據庫管理系統進行改善與創新，引進現代化的軟件技術，建立統一的數據庫管理模式，只有這樣才能充分發揮出計算出速度快、信息范圍大、查詢方便的優勢，提高高校檔案管理的高效性和安全保密性。2.網絡技術的應用。互聯網已經成為當下的一種時尚風氣，也是其高端性的代名詞，更是實現計算機信息共享的必要前提，所以實現高校檔案管理的網絡化技術不僅可以使各種信息之間實現互動與交流，更能進行資料的傳輸與共享，使檔案管理工作變得更加的便捷和高效，同時也為高校節約大量的人力、財力和物力。
（三）強化檔案信息化管理理念
在高校檔案管理過程中，相關人員應及時更新管理理念，強化對檔案信息化管理的認識。強化管理理念可以從引入競爭機制和培養科研意識兩點入手。競爭機制在檔案管理工作中的有效融合，可以培養相關負責人員的競爭意識，通過把工作實況與工資收益進行聯系，可以提高工作人員的積極性及嚴謹性，對提高檔案管理效益深化檔案管理改革有著重要作用。培養科研意識應將其運用在工作實踐中是新形勢下管理技術現代化的具體體現，其在高校檔案管理中的應用，可以及時發現并有效規避其中出現的不足之處，對提高整體管理水平有著不可磨滅的作用。
（四）加快檔案管理的信息化轉型
作為現代化的高校一定不能在信息化檔案管理建設上進行資金的壓縮，要正確認識檔案管理工作的重要性，認清其發展方向，大力支持新型檔案室的建設，只有這樣才能讓高校檔案管理工作與現代化的信息技術良好的接軌，而且對于人員的配備一定要特別重視，因為現代化的儀器需要專業的技術人員才能發揮其效能的最大化，所以，要想讓檔案管理工作起到為高校管理服務的作用，就必須要加大對管理人員的學習和培訓。
三結語
總而言之，信息技術在高校檔案管理中的有效應用已經成為高校發展的必然趨勢，而要想達到其信息管理的高效性，除了要加強其軟、硬件設施外，更要注重人才的培養、機制的建立等等細節性、輔助性的工作，只有這樣才能使高校的檔案管理工作走上規范化、系統化、智能化的發展道路。
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作者：譚萍 單位：湖南廣播電視大學
