隨著高等學(xué)校事業(yè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理越來越不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，也在一定程度上影響了高校各項(xiàng)工作的開展。信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，催生了電子檔案管理的產(chǎn)生。在高校中推行電子檔案管理，將會(huì)大大促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展，同時(shí)也會(huì)給高校其他管理工作帶來極大的便利。
一、高校電子檔案
高校電子檔案是指高校在開展教學(xué)、科研、學(xué)生管理、后勤管理等各類工作中產(chǎn)生的形式多樣、具有一定保存價(jià)值和再利用價(jià)值的電子文件及相關(guān)的電子軟件，如電子公文、電子報(bào)刊、電子音像等等。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具備以下幾個(gè)特性：一是與載體的可分離性，電子檔案可在保持內(nèi)容不變的情況下被復(fù)制、修改或刪除。二是對(duì)設(shè)備的高度依從性，電子檔案依附于計(jì)算機(jī)等設(shè)備存在。三是保存條件的特殊性，電子文檔易受磁場(chǎng)、濕度、溫度等物理?xiàng)l件影響。
二、高校電子檔案管理的意義
電子檔案是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展而產(chǎn)生的新型檔案種類，高等學(xué)校啟動(dòng)并逐步推行電子檔案管理工作，勢(shì)在必行。1.有利于提高檔案管理效率。隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，各項(xiàng)事業(yè)不斷發(fā)展，學(xué)校各級(jí)各類檔案數(shù)量逐步增加，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作耗費(fèi)越來越多的勞動(dòng)量，檔案的歸檔和查詢利用等各環(huán)節(jié)都不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。電子檔案的出現(xiàn)，能夠有效破解檔案管理遇到的發(fā)展瓶頸，大大提高工作效率，更好為學(xué)校發(fā)展保駕護(hù)航。2.有利于實(shí)現(xiàn)檔案快捷利用。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案依附于紙質(zhì)載體，存儲(chǔ)需要實(shí)地空間，對(duì)其分類歸檔不能達(dá)到理想化狀態(tài)，查詢利用也過多依靠人工。電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案更加精密化的分類，查詢利用環(huán)節(jié)也更快更高效，使得檔案的利用更為方便快捷。3.有利于提高檔案管理的穩(wěn)定性。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案主要利用基于計(jì)算機(jī)的硬盤、u盤、內(nèi)存卡等設(shè)備儲(chǔ)存和傳遞信息，外界對(duì)其干擾性較小，使得電子檔案存儲(chǔ)的穩(wěn)定性大為增強(qiáng)。
三、高校電子檔案管理存在的問題
1.缺乏管理意識(shí)高校電子檔案作為新生事物，對(duì)管理模式、管理隊(duì)伍及技術(shù)條件都有一定程度的要求，很多高校特別是一些落后地區(qū)的高校在短時(shí)間內(nèi)還不能接受，對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)還欠缺，重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。2.服務(wù)對(duì)象受限很多高校雖開始推行電子檔案管理工作，但多局限于個(gè)別部門，如黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室等核心行政部門，而對(duì)業(yè)務(wù)量大的師生業(yè)務(wù)口卻難以啟動(dòng)。一是這部分電子檔案的歸檔工作龐雜，在短期內(nèi)難以上線，二是對(duì)師生的宣傳力度也不夠，沒有形成迫切需求。3.技術(shù)水平落后由于高校對(duì)電子檔案的重視程度不夠，絕大部分高校檔案管理人員對(duì)電子檔案管理缺乏清晰的認(rèn)識(shí)，也沒有接受過系統(tǒng)的相關(guān)技能培訓(xùn)。而有的高校還未引進(jìn)設(shè)備和軟件用以支撐電子檔案管理，或引進(jìn)的設(shè)備不夠先進(jìn)，不能滿足實(shí)際需求。4.歸檔工作不科學(xué)大部分高校雖已開始著手進(jìn)行電子檔案管理，但是歸檔工作頗為毛糙，缺乏科學(xué)性。往往把歸檔文件一鍋端式的存儲(chǔ)到既有設(shè)備中，期間不進(jìn)行有效整理與鑒別。如此操作，容易將沒有價(jià)值的檔案予以歸檔，造成資源浪費(fèi)，也會(huì)給查詢利用帶來諸多不便。5.安全性有待提高由于載體的特殊性，電子檔案存在被復(fù)制、篡改甚至盜竊的潛在隱患，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，其安全性有待提高。如電子檔案使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，信息被攔截、竊取的可能性會(huì)更高。可見，電子檔案的安全性急需引起高度重視，在管理環(huán)節(jié)應(yīng)采取必要措施予以防范。
四、加強(qiáng)高校電子檔案管理的舉措
1.提高管理意識(shí)工作推行，意識(shí)先行。高校的領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門應(yīng)大加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的重視程度，出臺(tái)電子檔案管理相關(guān)制度及配套實(shí)施辦法，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案管理的制度化、常態(tài)化。同時(shí)要配齊電子檔案管理相關(guān)設(shè)施設(shè)備，成立專門的管理隊(duì)伍進(jìn)行運(yùn)作，從人力、物力、財(cái)力諸方面有力保障電子檔案管理。2.提高服務(wù)效能服務(wù)效能是檢驗(yàn)服務(wù)工作的重要標(biāo)尺。提高電子檔案管理服務(wù)效能，一是從服務(wù)主體入手，檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)創(chuàng)新服務(wù)理念，提高服務(wù)意識(shí)，真正讓電子檔案管理工作入腦、上手。二是從服務(wù)內(nèi)容著手，管理人員要對(duì)服務(wù)對(duì)象的需求進(jìn)行全面的調(diào)查了解，并不斷創(chuàng)新服務(wù)類型，通過多樣化的服務(wù)滿足多樣化的需求，著力提升電子檔案管理服務(wù)的實(shí)效性。3.提高隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)是加強(qiáng)電子檔案管理的關(guān)鍵。管理人員不僅要對(duì)電子檔案管理的重要性有充分的認(rèn)識(shí)，同時(shí)還要具備良好的業(yè)務(wù)能力，包括計(jì)算機(jī)知識(shí)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)及創(chuàng)新能力。一是管理人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和技能，不斷拓展知識(shí)領(lǐng)域，提高綜合素質(zhì)。二是高校也應(yīng)對(duì)管理人員進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)或提供進(jìn)修機(jī)會(huì)。4.提高歸檔科學(xué)性歸檔工作是電子檔案管理工作的先鋒和關(guān)口，把好這一關(guān)，可以大大提高電子檔案管理的科學(xué)性和實(shí)用性。在歸檔過程中，應(yīng)避免“眉毛胡子一把抓”，要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行有效鑒定和甄別，真正提取有價(jià)值的檔案，再對(duì)備選文檔根據(jù)其使用價(jià)值進(jìn)行分類，以利于更好地查詢利用。5.提高管理安全性安全性是檔案工作的生命線。提高電子檔案管理安全性的首要任務(wù)就是保證存儲(chǔ)設(shè)備的安全，為此，一是存檔計(jì)算機(jī)要做到專機(jī)專用，切勿摻和其他工作，并定期更新系統(tǒng)，確保其始終處于安全狀態(tài)；二是要對(duì)檔案進(jìn)行備份，以備丟失后替代。三是要對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行高級(jí)加密，防止檔案在傳輸過程中丟失或被竊取。四是采取有效措施對(duì)電子檔案的管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)。電子檔案的出現(xiàn)是高校檔案管理工作中的一次大變革，也是高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。電子檔案管理，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。只有高校自上而下逐步推行，并從人力、物力、財(cái)力等方面予以充分保障，才能促使電子檔案管理工作更加高效的開展。
參考文獻(xiàn)：
[1]丁海斌.電子文件與電子檔案管理[M].遼寧大學(xué)出版社,2000.
[2]楊大偉.淺談高校電子檔案管理工作[J].黑龍江檔案,2014(4):97.[3]關(guān)芳.淺議信息時(shí)代高校電子檔案管理[J].經(jīng)濟(jì)視野,2013(15).
作者：武建明 單位：內(nèi)蒙古師范大學(xué)校長(zhǎng)辦公室
第二篇：高校體育檔案管理發(fā)展策略
摘要：在各高校的體育教學(xué)教研活動(dòng)和管理過程中，體育檔案是必不可少的反映學(xué)生真實(shí)情況的記錄，是學(xué)校檔案的重要組成部分。隨著教育體制的深化改革，運(yùn)用科學(xué)、有效的管理手段，充分發(fā)揮檔案的應(yīng)用價(jià)值和作用，成為我們工作中遇到的新問題。為此，就高校體育檔案管理的意義和發(fā)展策略進(jìn)行了初步探討，希望對(duì)今后的工作有指導(dǎo)作用。
關(guān)鍵詞：高校體育工作；體育檔案；發(fā)展策略
１高校體育檔案管理的意義
教育的重要意義在為社會(huì)、為國(guó)家培養(yǎng)德智體全面發(fā)展的社會(huì)主義接班人，因此，體育教育是全面落實(shí)素質(zhì)教育的重要組成部分。近年來，國(guó)家相繼出臺(tái)了一系列關(guān)于高校體育教學(xué)方面的法律法規(guī)。例如《大學(xué)生體育合格標(biāo)準(zhǔn)》、《體育法》等，都強(qiáng)調(diào)了高校體育的重要地位，在體育教學(xué)中落實(shí)“認(rèn)真落實(shí)健康第一的指導(dǎo)思想，增加學(xué)生體質(zhì)。”這些法律法規(guī)的提出，體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)高校體育的重視，在這種情況下，也對(duì)高校體育檔案管理提出更高要求。體育檔案可以反映高校體育教學(xué)的開展情況，為教育發(fā)展提供信息化參考和理論依據(jù)。
２高校體育檔案管理的發(fā)展策略
２．１端正思想，樹立正確意識(shí)，建立完善的體育檔案管理制度
體育檔案管理工作是高校基礎(chǔ)性管理工作的重要組成部分，對(duì)高校各項(xiàng)工作的發(fā)展都有重要意義。因此，相關(guān)工作人員端正思想，樹立正確意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和必要性，是做好檔案管理工作的首要任務(wù)。相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)承擔(dān)起監(jiān)督相關(guān)工作人員采集、整理、歸納總結(jié)檔案材料的責(zé)任，保證體育檔案管理工作的順利進(jìn)行。目前，高校體育檔案管理制度不完善，導(dǎo)致各項(xiàng)管理工作沒有正確的制度作為依托，因此，高校體育檔案并沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。建立完善的體育檔案管理制度，涉及工作的各個(gè)方面，從體育檔案的采集、歸納整理到歸檔、借閱、管理人員的獎(jiǎng)懲和考核等，內(nèi)容廣泛且重要。完善、健全的體育檔案管理制度將有效的指導(dǎo)各項(xiàng)體育檔案管理工作，使各項(xiàng)工作有據(jù)可依，有章可循。建立完善的體育檔案管理制度，還需要依托在科學(xué)的管理模式之上。高校的體育部門不能作為體育檔案的管理處，體育檔案應(yīng)該由學(xué)校檔案部門統(tǒng)計(jì)監(jiān)督管理，設(shè)立專門的體育檔案室，配備具有專業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)的管理人員，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)，學(xué)校專業(yè)的管理人員應(yīng)該對(duì)體育老師、體育部門的檔案收集行為進(jìn)行指導(dǎo)，要求他們按時(shí)、按量、保證質(zhì)量上交檔案到檔案室，保證高校體育檔案管理工作的順利、有序、科學(xué)的進(jìn)行。
２．２構(gòu)建全面的體育檔案內(nèi)容體系
構(gòu)建全面的體育檔案內(nèi)容體系應(yīng)建立在各高校體育工作的實(shí)際情況中，體育檔案的內(nèi)容非常廣泛，包括國(guó)家下發(fā)的關(guān)于高校各項(xiàng)體育工作的相關(guān)法律法規(guī)和指導(dǎo)思想，高校體育工作的內(nèi)容規(guī)范和制度，體育老師的教師素質(zhì)情況、教學(xué)內(nèi)容、課時(shí)安排和計(jì)劃，高校的體育經(jīng)費(fèi)投入和體育科研成果，高校舉辦的各項(xiàng)體育競(jìng)賽和相關(guān)活動(dòng)情況。這些都是比較寬泛的內(nèi)容，在此內(nèi)容上，高校應(yīng)該細(xì)分出眾多目錄和子目錄。高校體育檔案的內(nèi)容的建立形式不應(yīng)有所局限，視頻資料、文字和圖片等都可以作為檔案內(nèi)容的形式，通過運(yùn)用多樣化的記錄形式，建立全面的體育檔案內(nèi)容，充分發(fā)揮體育檔案對(duì)體育工作的指導(dǎo)作用。
２．３提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理人員的素質(zhì)水平關(guān)系著檔案管理工作能否科學(xué)、有效的切實(shí)進(jìn)行，檔案管理工作的信息化和數(shù)字化要求從業(yè)人員具有更高的文化素質(zhì)和與時(shí)俱進(jìn)的思想水平。因此，提高高校體育檔案管理人員的文化素質(zhì)是非常重要的。我國(guó)各高校目前的體育檔案管理人員很少有相關(guān)專業(yè)出身，甚至有些學(xué)校的從業(yè)人員身兼數(shù)職，因此，培養(yǎng)專門人才，提高人員素質(zhì)迫在眉睫。一名合格的高校體育檔案管理人員，首先要具有良好的職業(yè)道德，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，有強(qiáng)烈的責(zé)任心。其次，具有不斷學(xué)習(xí)和不斷進(jìn)步的學(xué)習(xí)思想。隨著信息化的發(fā)展，檔案管理人員不應(yīng)墨守陳規(guī)，應(yīng)該根據(jù)時(shí)代發(fā)展，不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)和技術(shù)手段，不斷的開拓思想，提升自己的管理水平和專業(yè)知識(shí)。在實(shí)踐中不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，提高自己的業(yè)務(wù)能力、文化素質(zhì)。掌握各項(xiàng)現(xiàn)代化的管理技術(shù)，促進(jìn)高校體育檔案管理的信息化和數(shù)字化。在學(xué)校方面，應(yīng)該重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和培養(yǎng)，在更新硬件設(shè)備的同時(shí)，給以管理人員接觸和學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)的條件，全面增加檔案管理人員的素質(zhì)水平。檔案管理工作應(yīng)該從領(lǐng)導(dǎo)層開始重視，開始轉(zhuǎn)變思想，培養(yǎng)人才。
２．４加強(qiáng)與教學(xué)管理單位之間的聯(lián)系
收集檔案是一個(gè)耗費(fèi)大量人力、物力、財(cái)力的過程，整個(gè)過程相當(dāng)繁瑣，會(huì)遇到很多意想不到的問題。因此，此項(xiàng)工作又對(duì)檔案管理人員的協(xié)調(diào)能力提出很高要求。高校的體育檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)和各教學(xué)單位收集材料人員之間的聯(lián)系和指導(dǎo)，積極溝通、協(xié)調(diào)檔案收集中遇到的問題，保證檔案收集工作的順利進(jìn)行。
參考文獻(xiàn)
［１］曾劍斌．試論普通高校體育檔案的規(guī)范化管理［Ｊ］．漳州師范學(xué)院學(xué)報(bào)：自然科學(xué)版，２００７，（４）．
［２］江樹香．對(duì)高校體育檔案分級(jí)管理的思考［Ｊ］．成都教育學(xué)院學(xué)報(bào)，２００５，（０９）．
作者：陳琪 單位：山東大學(xué)體育學(xué)院
第三篇：高校音像檔案管理問題及建議
【摘要】社會(huì)經(jīng)濟(jì)在不斷的發(fā)展中，高校的不斷擴(kuò)張使師生數(shù)量持續(xù)增加當(dāng)中，校園活動(dòng)也相對(duì)增加起來，信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)著信息媒介不斷的更新?lián)Q代，導(dǎo)致音像檔案數(shù)量在一定的時(shí)間范疇內(nèi)不斷地增加，因此對(duì)音像檔案的加以保護(hù)應(yīng)不斷與社會(huì)的整體需求相適應(yīng)，本文針對(duì)各大高校音像檔案管理存在的問題進(jìn)行深入探究，進(jìn)而提出了相應(yīng)的解決建議。
【關(guān)鍵詞】高校；音像檔案；管理問題；解決建議
高校音像檔案按照媒介的不同可將之分為磁帶檔案、DV檔案、DVD碟片檔案以及硬盤檔案等，其內(nèi)容與高校的行政會(huì)議、教學(xué)記錄視頻、科學(xué)研究活動(dòng)以及學(xué)生學(xué)習(xí)活動(dòng)等有著緊密的聯(lián)系，高校音像檔案資料的準(zhǔn)確性、客觀性以及形象性能夠有效的反映出高校的文化記憶以及學(xué)校的發(fā)展史，是紙質(zhì)檔案不能與之相比較的。但是現(xiàn)階段，與音像檔案的整體發(fā)展速度相比較，音像檔案的管理措施相對(duì)較為落后，有待進(jìn)一步加強(qiáng)。
一、對(duì)于高校音像檔案管理存在的問題分析
（一）音像檔案整體數(shù)量增多隨著高校的發(fā)展速度逐漸加快，越來越多的高校開始逐漸設(shè)立兩個(gè)或者兩個(gè)以上的校區(qū)，甚至有的校區(qū)不在同一城市進(jìn)行設(shè)立，促使學(xué)校的教學(xué)部門、行政部門、管理部門以及附屬結(jié)構(gòu)部門等數(shù)量持續(xù)增加，即使這些都與高校的整體發(fā)展有著密切關(guān)系，但是各個(gè)校區(qū)之間相對(duì)獨(dú)立，相互干涉。高校的校區(qū)、院系、部門之間都在持續(xù)的產(chǎn)生音像檔案資料，例如教師的教學(xué)材料、教師研發(fā)的科研項(xiàng)目、教師的成果發(fā)布；學(xué)生的實(shí)訓(xùn)基地資料、教學(xué)實(shí)驗(yàn)成果、社會(huì)活動(dòng)教學(xué)檔案等相關(guān)音像資料；院系領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的記錄、院系決策記錄；學(xué)校關(guān)于節(jié)假日慶典記錄、相關(guān)人物來校訪問記錄；高校內(nèi)院校的人事記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表以及審計(jì)清單等相關(guān)的音像檔案都在持續(xù)增加。（二）新信息媒介平臺(tái)以及記錄方式相繼出現(xiàn)唱片技術(shù)以及錄音技術(shù)的推廣應(yīng)用，形成了現(xiàn)代化的聲音記錄檔案；攝影技術(shù)的不斷發(fā)展，又產(chǎn)生了照片檔案；錄像技術(shù)的應(yīng)用以及推廣使聲音以及圖像得到了有效的整合，進(jìn)而形成了人們常見的磁帶錄像檔案；計(jì)算機(jī)硬件的逐漸發(fā)展與進(jìn)步，使檔案存儲(chǔ)由A盤到光盤到U盤到移動(dòng)硬盤逐漸更新?lián)Q代，尤其是手機(jī)具備的照相功能逐漸普及應(yīng)用，使音像檔案的流動(dòng)性、便攜性以及巨大容量性得到了進(jìn)一步完善。（三）缺少存儲(chǔ)音像檔案的方法通常情況下，聲像檔案的載體主要是由感光材料、化學(xué)磁性材料等共同制作而成，這樣的磁性音像檔案及其容易受到環(huán)境因素、溫度濕度因素、空氣中含有的苯、汞、醛或者灰塵等影響，進(jìn)而導(dǎo)致音像檔案出現(xiàn)毀壞老化、磁帶長(zhǎng)霉、磁帶變形、磁帶扭曲以及磁帶脆裂的問題，并且容易受到電場(chǎng)以及磁場(chǎng)的破壞，因此，對(duì)音像檔案的存儲(chǔ)條件的要求相對(duì)較為嚴(yán)格。
二、優(yōu)化音像檔案管理的有效方法
（一）采用多元化收集途徑：運(yùn)用先進(jìn)的前端控制方式，主要包含教學(xué)科研部門、行政管理部門、校園網(wǎng)絡(luò)部門、音像制作部門以及檔案管理相關(guān)部門等，針對(duì)同一高校內(nèi)的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)應(yīng)采用統(tǒng)一式的管理系統(tǒng)。將音像檔案的整體制作形式以及規(guī)格進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)劃，將音像采用合理的方式將其分類、檢索、處置、管理以及存取權(quán)限進(jìn)行控制。（二）完善音像資料的管理技術(shù)以及管理程序針對(duì)音像檔案的錄制過程、編輯過程、索引過程以及技術(shù)處理過程等應(yīng)進(jìn)一步完善處理，將音像資源的格式進(jìn)行合理的轉(zhuǎn)化并且壓縮之后，將其完整的上傳并將之歸檔形成新的實(shí)體檔案。管理部門應(yīng)將一些相關(guān)的資料建立成一個(gè)文件夾，按照時(shí)間的先后順序?qū)⒃撌录l(fā)生的始末有效的體現(xiàn)，并且采用音像形成在音像文件夾的內(nèi)部備注出相應(yīng)的文字說明以及備注信息。檔案管理人員應(yīng)將其編制出相應(yīng)的目錄，并將音像檔案進(jìn)行合理的分類，按照順序進(jìn)行上架，或者將其放入專門的檔案管理專柜，方便工作人員進(jìn)行查閱。（三）建立音像管理專用檔案室，提供合適的保存條件針對(duì)事件發(fā)生的時(shí)間不同，其保存方式有著相應(yīng)的差別，存儲(chǔ)的媒介也各不相同，一些采用的是感光材料，一些采用的化學(xué)磁性材料，存儲(chǔ)介質(zhì)的不同，其相對(duì)應(yīng)的保存條件以及保存方法也各不相同。首先，應(yīng)將溫度保持恒溫，濕度保持在恒濕，通常情況下，應(yīng)將溫度控制在15攝氏度到25攝氏度的范圍內(nèi)，同一天內(nèi)的溫度差上下不能超出2攝氏度；檔案室內(nèi)的濕度應(yīng)保持在40%到65%左右，在同一天內(nèi)的變化上下濕度差不能超出5攝氏度。與此同時(shí)，應(yīng)進(jìn)一步做好檔案的防塵措施、防光措施、防壓措施以及防火措施等，包括一些容易不被關(guān)注的防消磁問題等。檔案管理部門應(yīng)進(jìn)一步落實(shí)聲像檔案保管工作，建立起專門的音像檔案管理存放室，避免出現(xiàn)檔案由于發(fā)霉問題、消磁問題、粘連問題以及變形問題等導(dǎo)致音像檔案資料被毀壞或者丟失等。除此之外，為了有效的預(yù)防音像檔案資料丟失或者出現(xiàn)消磁的問題，管理部門應(yīng)采用定期復(fù)制的形式對(duì)檔案加以保護(hù)以及儲(chǔ)存，進(jìn)而確保檔案能夠完整的保存并被合理的利用。
結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，聲像影響作為高校檔案較為關(guān)鍵的組成部分，能夠有效的記錄以及生動(dòng)形象的將高校的發(fā)展歷史進(jìn)行充分的反應(yīng)。現(xiàn)階段，我國(guó)的各大高校經(jīng)歷著持續(xù)發(fā)展的階段，檔案館內(nèi)應(yīng)建立起較高的責(zé)任感以及使命感，進(jìn)一步將聲像檔案管理中存在的諸多問題加以解決，進(jìn)而不斷地強(qiáng)化地方高校音像檔案管理制度。現(xiàn)代社會(huì)正在跨入“信息時(shí)代”，學(xué)院也會(huì)在長(zhǎng)期的發(fā)展中產(chǎn)生越來越多的音像檔案。為了適應(yīng)學(xué)院音像檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，學(xué)院首先要盡快完善和修訂本校音像檔案管理制度，其次要加大對(duì)檔案人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)力度，普及音像檔案知識(shí)，使其能夠跟上音像檔案當(dāng)今發(fā)展的步伐。
參考文獻(xiàn)
[1]嚴(yán)悅.高校音像檔案管理問題及解決建議[J].信息系統(tǒng)工程,2015(9):158,160.
[2]董瑞芹.關(guān)于加強(qiáng)高校檔案管理的探討[J].教育界,2013(16):11-12.
[3]李曉霞.對(duì)高校檔案信息化管理工作的思考[J].黑龍江檔案,2012(3):70-70.
作者：張俊英 單位：包頭職業(yè)技術(shù)學(xué)院
第四篇：高校學(xué)籍檔案管理問題的思考
摘要:高校的學(xué)籍檔案是學(xué)生檔案的重要一部分，對(duì)大學(xué)生具有重要意義，其中，記錄了學(xué)生在高校生活經(jīng)歷。然而，當(dāng)前，我國(guó)的學(xué)籍檔案管理存在很多問題，應(yīng)當(dāng)采取有效的措施加以解決。主要對(duì)高校學(xué)籍檔案管理問題進(jìn)行思考，并且提出合理的措施加以改進(jìn)以及完善。
關(guān)鍵詞:高校;學(xué)籍檔案;管理問題;思考
引言
學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到離開學(xué)校的具有參考價(jià)值的重要資料，學(xué)籍檔案包括學(xué)生的健康記錄表、畢業(yè)登記表、體育合格表等，并且記載了學(xué)生在高校的學(xué)科方面表現(xiàn)以及實(shí)踐活動(dòng)表現(xiàn)等，是學(xué)校對(duì)學(xué)生實(shí)行管理的重要手段。不僅如此，學(xué)籍檔案也是畢業(yè)生向用人單位推薦自己的重要資料。因此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理，針對(duì)當(dāng)前學(xué)校學(xué)籍檔案管理中存在的問題，應(yīng)當(dāng)采取必要的措施加以解決。
1學(xué)籍檔案管理中存在的問題
目前，我國(guó)的大學(xué)的學(xué)籍檔案管理存在比較多的問題，首先，檔案管理缺乏規(guī)范性，以及系統(tǒng)性的管理。目前，我國(guó)高校的學(xué)籍檔案管理工作沒有切實(shí)可行的規(guī)章制度，從而導(dǎo)致相關(guān)人員在工作中不夠用心以及管理缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性。其次，檔案的內(nèi)容貧乏空洞。難以全面以及真實(shí)反映出學(xué)生的綜合素質(zhì)。學(xué)籍檔案是學(xué)生的重要資料，應(yīng)當(dāng)將學(xué)生的情況全面以及真實(shí)反映出來，然而，當(dāng)前學(xué)籍檔案基本上千篇一律，沒有真實(shí)反映出學(xué)生的特點(diǎn)。再次，檔案缺乏完整性，當(dāng)前的學(xué)籍檔案缺乏完整性，填寫學(xué)生檔案的時(shí)候，用圓珠筆或者鉛筆填寫，從而導(dǎo)致字跡模糊，難以辨識(shí)。不僅如此，在填寫過程中敷衍了事，很多重要事件沒有填寫。最后，缺乏后續(xù)管理工作，并且妥善保管以及開發(fā)。比如，由于保管力度不夠，導(dǎo)致學(xué)生的檔案丟失等問題。此外，檔案管理部門對(duì)學(xué)籍檔案缺乏深刻認(rèn)識(shí)，往往只是收集以及整理檔案，并沒有深入了解檔案管理的意義，沒有促使學(xué)籍檔案在教學(xué)管理以及學(xué)生就業(yè)上發(fā)揮重要作用。
2學(xué)籍檔案管理水平不高的原因
2．1領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)籍檔案管理具有重要意義，由于領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視，導(dǎo)致管理缺乏規(guī)范性。目前，我國(guó)的學(xué)校缺少專門學(xué)籍檔案管理的部門以及專項(xiàng)固定經(jīng)費(fèi)，此外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)籍檔案缺乏必要重視，從而導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作困難重重。檔案的作用本身具有隱性、潛在性以及滯后性的特點(diǎn)，這也是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)籍檔案管理缺乏高度重視的原因。換句話說，學(xué)籍檔案管理的效益是長(zhǎng)期以及潛在的，從而導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此缺乏重視，進(jìn)而導(dǎo)致當(dāng)前的學(xué)籍管理水平較低。2．2管理人員素質(zhì)低以及管理模式落后當(dāng)前，學(xué)籍檔案管理的人員素質(zhì)偏低。管理人員呈現(xiàn)老齡化的特點(diǎn)，其中，管理人員的專業(yè)水平低是當(dāng)前檔案管理水平不高的重要的原因。此外，學(xué)籍檔案管理信息量大、管理任務(wù)重，難以構(gòu)建全面完整的學(xué)籍檔案。此外，工作人員缺乏工作積極性，嚴(yán)重阻礙了當(dāng)前的學(xué)籍檔案管理向前發(fā)展。此外，管理模式以及觀念等比較落后，隨著當(dāng)前的學(xué)生認(rèn)識(shí)以及高校擴(kuò)張，傳統(tǒng)管理模式無法跟上時(shí)代發(fā)展步伐。
3學(xué)籍檔案管理的主要特點(diǎn)以及作用
3．1學(xué)籍檔案管理特點(diǎn)第一，學(xué)籍檔案管理具有區(qū)別性，由于學(xué)籍檔案管理屬于人事管理重要組成部分，學(xué)校對(duì)在校期間的學(xué)生進(jìn)行統(tǒng)一管理以及考核，并且將考核信息等制作成為具有參考價(jià)值以及保存意義的文件，這是和傳統(tǒng)人事檔案的區(qū)別之處。第二，周期性，學(xué)籍檔案需要在大學(xué)保存4年之久，并且對(duì)學(xué)生的在校表現(xiàn)等加以記錄，比如，每一年的體育成績(jī)、各科考試成績(jī)等。第三，廣泛性，學(xué)籍檔案不但包含學(xué)生的各科成績(jī)，而且反映出學(xué)生在校期間的重要表現(xiàn)以及學(xué)習(xí)態(tài)度，是對(duì)學(xué)生的全面介紹，因此，具有廣泛性的特點(diǎn)。第四，分散性，一方面是信息來源比較分散，學(xué)籍的檔案材料分散于學(xué)校不同的部門。比如畢業(yè)材料在教務(wù)處，黨組織材料在黨委組織部門，錄取名冊(cè)以及獎(jiǎng)懲材料在學(xué)生處等;另一方面是時(shí)間比較分散。學(xué)籍材料形成需要大量時(shí)間，從新生入學(xué)到學(xué)生畢業(yè)需要幾年時(shí)間進(jìn)行管理，材料也十分分散，如果不仔細(xì)管理很容易丟失。第五，保密性，由于學(xué)籍檔案的內(nèi)容包括學(xué)生姓名、生日、地址、社會(huì)關(guān)系、照片等，這些內(nèi)容都屬于學(xué)生們的個(gè)人隱私，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行妥善的保管，并且防止泄密，從而避免被不法分子所利用。相關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化保密意識(shí)以及改善保密方式，確保學(xué)籍檔案的安全性。3．2學(xué)籍檔案管理的作用學(xué)籍檔案管理的作用主要包括以下幾點(diǎn):首先，學(xué)籍檔案和學(xué)生有著十分密切的關(guān)系，通過學(xué)籍檔案，可以對(duì)學(xué)生進(jìn)行引導(dǎo)以及激勵(lì)，從而對(duì)學(xué)生實(shí)現(xiàn)思想政治教育。其次，學(xué)籍是學(xué)生進(jìn)入社會(huì)的重要文件，學(xué)生在校期間的表現(xiàn)都記錄在學(xué)籍檔案之中，通過學(xué)籍檔案，方面對(duì)學(xué)生進(jìn)行管理，從而保障學(xué)校的學(xué)習(xí)風(fēng)氣。第三，為學(xué)生就業(yè)服務(wù)，通常來講，用人單位衡量學(xué)生素質(zhì)以及能力的標(biāo)準(zhǔn)之一是學(xué)籍檔案，因此，優(yōu)質(zhì)以及完整的學(xué)籍檔案方便用人單位盡可能了解畢業(yè)生的個(gè)性以及特長(zhǎng)。此外，學(xué)籍檔案管理可以作為學(xué)校評(píng)價(jià)自身辦學(xué)水平的重要參考資料。通常來講，培養(yǎng)優(yōu)秀的高素質(zhì)人才并且促使學(xué)生快速畢業(yè)，是評(píng)價(jià)一個(gè)學(xué)校辦學(xué)水準(zhǔn)高低的重要指標(biāo)。學(xué)籍檔案，可以真實(shí)反映出學(xué)校的生源、專業(yè)冷熱程度、畢業(yè)方向以及畢業(yè)生特點(diǎn)等。通過學(xué)籍管理，可以反映學(xué)校教學(xué)水平以及教學(xué)質(zhì)量。對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行管控，可以優(yōu)化學(xué)校的課程以及專業(yè)設(shè)置，從而促使人才得到有效培養(yǎng)以及整合學(xué)校的教育資源。
4強(qiáng)化當(dāng)前高校學(xué)籍管理的措施
4．1領(lǐng)導(dǎo)高度重視學(xué)籍檔案工作是高校管理工作重要部分，并且直接反映高校的管理水平，因此，應(yīng)當(dāng)對(duì)學(xué)籍檔案管理引起高度重視。檔案管理工作具有保密性以及政策性的特點(diǎn)，因此，檔案管理人員需要學(xué)習(xí)相關(guān)政策以及認(rèn)識(shí)到檔案在教學(xué)中的作用，從而增強(qiáng)學(xué)籍檔案管理意識(shí)。首先，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)工作，促使其深入了解檔案管理的意識(shí)，從而在思想層面上認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化工作人員隊(duì)伍。其次，應(yīng)當(dāng)加大對(duì)資金的投入力度，學(xué)籍檔案不僅任務(wù)量大而且時(shí)間延續(xù)較長(zhǎng)，這就要求場(chǎng)地大以及設(shè)備完善，學(xué)校方面應(yīng)當(dāng)加大資金投入力度，從而保障檔案工作順利完成。最后，優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建檔案管理的相關(guān)不能，并且部門明確職責(zé)，保障學(xué)籍檔案工作順利開展。此外，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)改變工作方式，并且把學(xué)籍管理工作作為重點(diǎn)任務(wù)。在開學(xué)的時(shí)候，由校領(lǐng)導(dǎo)出面，宣傳學(xué)籍檔案的重要性。不僅如此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)開發(fā)檔案的信息資源價(jià)值，整理學(xué)籍檔案的潛在性信息，實(shí)施對(duì)人才的個(gè)性化培養(yǎng)。4．2規(guī)范檔案管理制度學(xué)籍檔案管理工作需要科學(xué)、完整以及規(guī)范的制度加以保障。其中，學(xué)籍管理應(yīng)當(dāng)制定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)以及程序標(biāo)準(zhǔn)等，從而保障相關(guān)管理人員在收集、歸檔整理。管理傳遞以及核對(duì)檢查過程中建立相應(yīng)的制度，并且明確各個(gè)員工的具體職責(zé)，促使學(xué)籍檔案的管理工作更為科學(xué)以及規(guī)范。各個(gè)部門之間明確自身責(zé)任以及義務(wù)，并且相互合作，改變檔案管理各自為政局面。此外，做好學(xué)籍保存工作，對(duì)于學(xué)生的學(xué)籍信息，不應(yīng)當(dāng)隨意進(jìn)行更改。4．3加強(qiáng)人員培訓(xùn)以及隊(duì)伍建設(shè)學(xué)籍管理工作由于具有比較強(qiáng)的服務(wù)性、政策性等，隨著管理工作的不斷完善，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)相關(guān)檔案管理人員培訓(xùn)。首先，在思想上，應(yīng)當(dāng)要求檔案管理人員的作風(fēng)正派，對(duì)于不正當(dāng)要求應(yīng)當(dāng)予以回避以及對(duì)違法亂紀(jì)現(xiàn)象應(yīng)當(dāng)進(jìn)行嚴(yán)肅的批評(píng)。其次，在業(yè)務(wù)上，由于學(xué)籍管理具有比較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性，因此，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)熟悉工作流程，完善自身的業(yè)務(wù)水平，促使管理工作走向成熟化、高效化以及規(guī)范化。最后，在服務(wù)上，應(yīng)當(dāng)提升學(xué)籍管理的服務(wù)性。做到不擺架子以及服務(wù)熱情，對(duì)學(xué)生的要求應(yīng)當(dāng)做到盡量滿足。此外，在法律上，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密學(xué)籍檔案信息，由于檔案關(guān)系到學(xué)生隱私，相關(guān)管理人員不能私自泄漏學(xué)籍檔案信息以及保障學(xué)籍檔案的真實(shí)性以及可靠性。4．4建立學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)隨著計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，建立規(guī)范以及完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對(duì)于提高學(xué)籍檔案管理效率以及質(zhì)量具有重要的意義，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍管理系統(tǒng)，主要包括基本信息模塊、成績(jī)模塊、信息管理模塊等內(nèi)容。此外，可以通過教育部以及招生部門的系統(tǒng)導(dǎo)入相關(guān)資料，簡(jiǎn)化工程流程以及節(jié)約人力成本，并且提升工作的效率。此外，學(xué)籍管理系統(tǒng)可以在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)共享，從而方便學(xué)校以及學(xué)生查詢相關(guān)學(xué)籍資料。
5結(jié)語(yǔ)
高校的學(xué)籍管理具有十分重要的作用，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)學(xué)籍管理引起高度重視并且進(jìn)行深入研究。針對(duì)當(dāng)前學(xué)籍檔案管理水平不高的問題，應(yīng)當(dāng)積極尋找問題出現(xiàn)的原因，比如，缺乏領(lǐng)導(dǎo)高度重視以及管理人員素質(zhì)不高等，應(yīng)當(dāng)采取有效的措施加以完善，高度重視學(xué)籍管理、規(guī)范檔案管理制度、加強(qiáng)人員培訓(xùn)以及隊(duì)伍建設(shè)、建立學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等。
參考文獻(xiàn):
［1］樂蘭珍．對(duì)高校學(xué)籍檔案管理問題的思考［J］．蘭臺(tái)世界，2007(10):47－48．
［2］錢泓霏．對(duì)高校學(xué)籍檔案管理問題的思考［J］．科教文匯(上旬刊)，2014(10):185－186．
［3］楊旭東，李瑩．關(guān)于高校學(xué)籍檔案信息化網(wǎng)絡(luò)管理的思考［J］．山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2008(2):100－101.
作者：季軒 單位：內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)大學(xué) 國(guó)際合作與交流處
第五篇：高校基建檔案管理活動(dòng)的難點(diǎn)
摘要：在高校基建檔案管理工作中，檔案收集是基礎(chǔ)，檔案收集工作的質(zhì)量直接關(guān)系到高校基建檔案的質(zhì)量和管理水平。由于諸多內(nèi)外因素的影響，當(dāng)前高校基建檔案管理活動(dòng)中收集工作存在一些問題急需解決。筆者針對(duì)當(dāng)前高校基建檔案收集工作存在的問題及難點(diǎn)進(jìn)行分析，并提出針對(duì)性的建議。
關(guān)鍵詞：高校基建檔案；檔案管理；檔案收集
一、高校基建檔案收集工作中存在的主要難點(diǎn)及問題
1.材料收集不齊全，缺失嚴(yán)重高校基建檔案通常有專門的檔案館人員收集，這個(gè)過程需要與工程施工單位、工程監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位等諸多部門恰接溝通，但在目前缺乏足夠有效、完善的基建檔案各部門溝通機(jī)制的情況下，往往會(huì)造成檔案材料收集不齊全的現(xiàn)象。此外，由于檔案收集部門及人員在理解認(rèn)識(shí)上存在偏差，導(dǎo)致他們認(rèn)為只要工程建設(shè)成功并合格驗(yàn)收，各種投招標(biāo)文件、合同及各種土地材料便失去了存檔價(jià)值，而同時(shí)基建辦則認(rèn)為這些材料放在自己的部門更容易保管利用，最終造成材料收集不齊全的現(xiàn)象。2.基建檔案分類管理錯(cuò)綜復(fù)雜，無從下手基建檔案具有其獨(dú)特性，與其他普通檔案相比較，基建檔案的周期更長(zhǎng)，而且基建工程項(xiàng)目的規(guī)模較大，從最初的設(shè)計(jì)到最終的竣工驗(yàn)收通常需要幾年甚至更長(zhǎng)。此外，高校基建工程項(xiàng)目在竣工后投入使用的生命周期也較長(zhǎng)，一般會(huì)達(dá)到幾十年甚至上百年，而在這個(gè)漫長(zhǎng)的使用過程中，基建檔案則一直具備一定的價(jià)值，需要伴隨建筑物而保存和使用。正是由于基建檔案的這些特征，使得其在分類管理方面錯(cuò)綜復(fù)雜，給基建檔案管理提出了難題和挑戰(zhàn)。3.收集資料的載體形式單一隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)被不斷運(yùn)用于檔案管理中。在高校基建工程項(xiàng)目中，檔案材料的載體已經(jīng)不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介，材料載體變得多樣化。但目前高校基建檔案收集工作，更注重紙質(zhì)檔案的收集，而不重視其他載體的文件，沒有嚴(yán)格歸檔要求，造成基建檔案載體形式單一化。
二、造成高校基建檔案收集工作難點(diǎn)的原因分析
1.重視程度不高，質(zhì)量與責(zé)任意識(shí)淡薄對(duì)高校基建檔案管理重視程度不足是問題與難點(diǎn)的根本所在。在高校基建工程項(xiàng)目實(shí)施中，高校領(lǐng)導(dǎo)更多關(guān)注工程的進(jìn)展?fàn)顩r、安全管理以及成本管理等，對(duì)基建檔案的收集工作并不重視，甚至忽視了基建檔案的作用和價(jià)值，使得在基建檔案收集中投入的人力、物力與精力十分有限。2.制度不健全，缺乏約束力從高校當(dāng)前基建檔案管理制度現(xiàn)狀來看，雖然已經(jīng)制定了相應(yīng)的基建檔案管理制度和崗位責(zé)任制，但具體的實(shí)施細(xì)則不詳細(xì)，尤其對(duì)于檔案資料收集工作的相關(guān)制度與責(zé)任缺乏針對(duì)性，尚未明確具體的措施，對(duì)檔案收集工作的計(jì)劃、考核、責(zé)任范圍等缺乏統(tǒng)一的管理。高校檔案部門與基建工程部門之間相對(duì)獨(dú)立，缺乏有效的監(jiān)督和制約，導(dǎo)致基建檔案收集工作中各自應(yīng)盡義務(wù)難以落實(shí)，相應(yīng)責(zé)任難以追究，進(jìn)而導(dǎo)致資料收集不齊全、不完整的現(xiàn)象屢見不鮮。3.基建檔案自身特殊性造成歸檔難高校基建檔案具有較高的專業(yè)性，在檔案收集中要求工作人員具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)以及基建工程專業(yè)知識(shí)，這給高校檔案管理人員提出了較高的要求。基建工程項(xiàng)目工作人員由于缺乏相應(yīng)的檔案管理知識(shí)，而且人員變動(dòng)較為頻繁，進(jìn)而造成檔案收集工作不到位。此外，由于基建工程項(xiàng)目規(guī)模較大，而且建設(shè)及使用周期較長(zhǎng)，這決定了基建檔案具備成套性特點(diǎn)，同時(shí)其涉及面較廣，各部門之間的關(guān)聯(lián)性較高，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)都會(huì)造成檔案資料收集不齊全。
三、改進(jìn)高校基建檔案收集工作的對(duì)策
1.建立健全管理體系，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)完善的制度是高校基建檔案收集工作的基礎(chǔ)保障，高校需將檔案部門、基建部門各自工作內(nèi)容、責(zé)任職責(zé)、在檔案管理中應(yīng)盡的義務(wù)等明確化、細(xì)致化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，使基建檔案收集工作“有法可依”。2.加強(qiáng)各部門之間的溝通交流高校基建檔案收集工作中，檔案法規(guī)、檔案管理制度與規(guī)范的順利推行實(shí)施是各部門之間建立良好溝通機(jī)制的先決條件，是保證基建檔案能夠順利從基建部門進(jìn)入檔案部門的關(guān)鍵。高校檔案部門在檔案資料收集中應(yīng)加強(qiáng)與設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、基建部門的良性溝通，建立有效溝通機(jī)制，相互理解和支持，鼓勵(lì)他們主動(dòng)將檔案交到檔案管理部門。3.運(yùn)用制約手段做好“三同步”法律與規(guī)章制度是確保高校基建檔案收集完整的有效手段，因此，需要在法律層面和高校層面制定相應(yīng)的規(guī)章制度，用制度約束紀(jì)檢部門與檔案部門，常用約束手段包括行政手段與法律手段兩種。此外，要確保基建檔案的完整性還需要做好“三個(gè)同步”，即：一是基建工程項(xiàng)目與基建檔案規(guī)劃同步進(jìn)行，二是工程建設(shè)實(shí)施過程與竣工材料積累、整編、審定工作同步進(jìn)行，三是工程交工驗(yàn)收與提交整套合格竣工圖的驗(yàn)收同步進(jìn)行。在基建工程實(shí)施與基建檔案建設(shè)的過程中，檔案工作人員需要跟蹤收集工程項(xiàng)目的各個(gè)細(xì)節(jié)、各個(gè)環(huán)節(jié)，核實(shí)各種資料，并及時(shí)查缺補(bǔ)漏，以確保基建檔案的完整性。
參考文獻(xiàn)：
[1]梁梅.高校基建檔案收集工作中的常見問題與改善策略[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(13).
[2]萬明高,李興泉.多元管理模式下高校基建檔案管理研究[J].成都大學(xué)學(xué)報(bào):社會(huì)科學(xué)版,2011(3).
作者：閆麗芳 單位：太原理工大學(xué)
第六篇：高校財(cái)務(wù)檔案管理問題及對(duì)策
【文章摘要】財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理是學(xué)校檔案管理的組成內(nèi)容之一。高校的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)該保證真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，但當(dāng)前我國(guó)高校的財(cái)務(wù)檔案管理工作還存在著許多的問題，一定程度上影響了財(cái)務(wù)管理工作的開展。
【關(guān)鍵詞】高校；會(huì)計(jì)檔案；檔案管理
高校財(cái)務(wù)檔案能夠記錄和反映學(xué)校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，對(duì)于學(xué)校的財(cái)務(wù)管理工作十分重要。現(xiàn)階段，我國(guó)大部分高校的財(cái)務(wù)管理工作還存在財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)淡薄、檔案的鑒定銷毀工作不及時(shí)等問題，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)工作的正常開展，本文主要就高校財(cái)務(wù)檔案管理的內(nèi)容、存在的問題進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析討論，并提出幾點(diǎn)解決措施。
1財(cái)務(wù)檔案的主要內(nèi)容
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案主要包括四個(gè)組成部分，即會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄、會(huì)計(jì)報(bào)表及其它會(huì)計(jì)核算資料。其中，會(huì)計(jì)憑證主要包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等等；會(huì)計(jì)賬簿主要包括明細(xì)賬、日記賬、總賬等等；會(huì)計(jì)報(bào)表包括季度報(bào)表、年度報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表、資產(chǎn)負(fù)債表等等；其它會(huì)計(jì)核算資料包括銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、財(cái)務(wù)備份光盤等等。不同類型檔案的管理期限、管理方法存在著較大的區(qū)別，下文主要就高校財(cái)務(wù)檔案管理的工作流程進(jìn)行簡(jiǎn)單的介紹。
2高校財(cái)務(wù)檔案管理工作流程
高校財(cái)務(wù)檔案管理主要包括檔案接收、立卷、管理、查閱、銷毀幾部分內(nèi)容。檔案接收工作主要是在每年的第一季度開始，接收的檔案主要是上年的各種會(huì)計(jì)資料，檔案接收之前必須由交接雙方分別清點(diǎn)檔案內(nèi)容，必須保證檔案的完整性。檔案交接完成后需要填寫相應(yīng)的檔案移交清單，以便于后期的查詢管理。檔案立卷時(shí)必須參照移交清單根據(jù)時(shí)間、內(nèi)容價(jià)值、數(shù)量、保管期限等等內(nèi)容將交接的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、組卷，并在檔案管理系統(tǒng)中將檔案的基本信息進(jìn)行記錄、審核、保存。檔案庫(kù)的管理工作對(duì)于保證檔案的完整、無損十分重要，檔案管理員必須保證檔案庫(kù)的清潔、干燥，市場(chǎng)部要對(duì)檔案進(jìn)行檢查，防止檔案受潮或被蟲蛀，對(duì)于破損的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)復(fù)制，此外檔案管理還應(yīng)做好防火防盜工作，避免檔案損毀失竊。檔案查閱時(shí)必須進(jìn)行登記，檔案復(fù)印應(yīng)該經(jīng)過相關(guān)責(zé)任人審批、復(fù)印人員必須保證證件有效，會(huì)計(jì)檔案中如會(huì)計(jì)憑證等相關(guān)檔案疑慮不得出借，特殊需要必須經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門批轉(zhuǎn)，并在查閱復(fù)印過程中由檔案管理人員陪同。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案大多擁有一定的管理期限，比如，會(huì)計(jì)的原始憑證保存期限為15年，現(xiàn)金及銀行存款日記賬保存期限為25年，保存期滿的檔案應(yīng)該根據(jù)相關(guān)程序進(jìn)行銷毀，檔案銷毀時(shí)必須注意，如果某項(xiàng)原始憑證已經(jīng)達(dá)到保管權(quán)限，但沒有結(jié)清債權(quán)債務(wù)或者涉及到其它未了事項(xiàng)，不得銷毀。針對(duì)這一類的檔案，應(yīng)該進(jìn)行單獨(dú)立卷，直到相關(guān)事件完結(jié)才能銷檔。
3當(dāng)前我國(guó)高校財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題
3.1財(cái)務(wù)檔案管理人員編制不足、人員缺失要想保證財(cái)務(wù)檔案管理工作順利進(jìn)行，完善的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制是必不可少的，但現(xiàn)階段我國(guó)大多數(shù)高校的財(cái)務(wù)檔案管理工作人員編制嚴(yán)重不足，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案的管理工作無法順利開展，大量的財(cái)管檔案沒有按時(shí)歸檔。此外，財(cái)務(wù)檔案的管理涉及到學(xué)校的多個(gè)部門，許多部門并不重視檔案的收集整理，在一定程度上也加劇了財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作量。另外，保管期滿的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案可以按照相關(guān)規(guī)定申請(qǐng)鑒定后進(jìn)行銷毀，但在實(shí)際的檔案管理工作中，由于人員缺失等，導(dǎo)致許多檔案都沒有按規(guī)定銷毀，大量的檔案超齡存放，也會(huì)加大管理人員的工作量。3.2檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊大多數(shù)高校的檔案管理工作者都是由檔案室的非會(huì)計(jì)人員兼職管理，他們?nèi)狈I(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)知識(shí)，許多管理人員對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的分類方法、管理期限、銷毀制度等等內(nèi)容都不夠清晰明了，導(dǎo)致財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案分類混亂、資料真實(shí)性、完整性難以保證，銷毀工作沒有按時(shí)進(jìn)行等等不良現(xiàn)象出現(xiàn)，嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量。
4高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理措施
4.1建立健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制為了保證財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的完整性、真實(shí)性、有效性，必須建立健全財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制。結(jié)合學(xué)校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理工作的實(shí)際情況，根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校現(xiàn)有的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)水平，并積極招收專業(yè)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人才，完善學(xué)校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制。4.2制定完善的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度為了保證財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的有序開展，學(xué)校必須根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理法律法規(guī)，制定完善的財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，安全保密制度、會(huì)計(jì)檔案期滿銷毀制度等相關(guān)規(guī)章制度，保證檔案管理人員在日常的管理工作中有法可依、有章可循，解決當(dāng)前階段我國(guó)高校財(cái)務(wù)檔案管理混亂、會(huì)計(jì)檔案銷毀工作滯后、檔案的真實(shí)性、完整性不足等等問題，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作順利開展。4.3檔案室硬件設(shè)備配備齊全檔案室的環(huán)境對(duì)于檔案有著十分重要的影響，因此，檔案室硬件設(shè)施的配備必須齊全。為了保證檔案室檔案的安全，學(xué)校應(yīng)該在檔案室配備一定的防火、防盜、防潮等硬件設(shè)備，比如防盜門、空調(diào)、煙霧警報(bào)器、溫度計(jì)、濕度計(jì)、滅火器、去濕機(jī)等等。此外，根據(jù)現(xiàn)階段檔案管理的實(shí)際需求，檔案室還需要配備計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備，為檔案管理人員及查閱人員工作提供便捷。學(xué)校還可以積極的引入現(xiàn)代信息技術(shù)，使財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理傳輸實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、電子化，使學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容更加豐富，以促進(jìn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。
5結(jié)束語(yǔ)
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作有利于促進(jìn)高校財(cái)務(wù)資源分配的合理性，對(duì)于高校的發(fā)展十分重要，當(dāng)前我國(guó)高校的財(cái)務(wù)檔案管理存在著較大的問題，學(xué)校必須重視財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作，結(jié)合自身的實(shí)際情況，針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題制定相應(yīng)的管理方法，以保證財(cái)務(wù)檔案管理工作順利開展，從而充分發(fā)揮出財(cái)務(wù)檔案管理的作用。
【參考文獻(xiàn)】
[1]梁淑艷.高校財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].財(cái)稅會(huì)計(jì).2011（12）
[2]李萍.高校會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀滯后原因分析與對(duì)策[J].機(jī)電兵船檔案.2006（05）
作者：張立君 單位：江蘇工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院
第七篇：高校檔案管理工作的策略
高校檔案管理工作是高校建設(shè)過程中的重要環(huán)節(jié)，對(duì)高校文化體系的構(gòu)建以及高校可持續(xù)發(fā)展具有重要作用。當(dāng)前高校的檔案管理工作還存在諸多問題，嚴(yán)重阻礙檔案管理工作的有效開展，不利于高校的發(fā)展。因此需要加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，采取有效措施加強(qiáng)檔案管理。
一、高校檔案管理工作
高校檔案涉及到學(xué)生檔案管理、高校建設(shè)與管理信息以及高校自身的發(fā)展，管理的容量和類型繁多復(fù)雜。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，對(duì)高校檔案管理工作的要求也隨之提高，需要檔案管理工作能適應(yīng)社會(huì)的需要，做到為高校發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。通常高校檔案管理工作具有科學(xué)化、專業(yè)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化等特點(diǎn)。1.科學(xué)化。如果檔案管理的指揮系統(tǒng)缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)一性，工作制度及紀(jì)律不夠嚴(yán)明，則無法保證管理的科學(xué)性。高校檔案多源于不同文書處理部門，涉及多樣化的內(nèi)容和數(shù)量龐大的案卷，如果不能對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的分類管理，則會(huì)降低檔案的利用效率，無法實(shí)現(xiàn)管理工作的目標(biāo)。2.專業(yè)化。高校檔案管理工作具有明顯的專業(yè)特點(diǎn)，這一特點(diǎn)也是由高校自身所決定的。高校的主要任務(wù)是培養(yǎng)全面發(fā)展的人才，而檔案管理在人才培養(yǎng)計(jì)劃中發(fā)揮著重要的作用，這就需要突出教學(xué)管理工作，對(duì)高校的學(xué)科建設(shè)、教學(xué)質(zhì)量和專業(yè)設(shè)置等特點(diǎn)加以準(zhǔn)確把握，提高檔案管理工作的針對(duì)性。3.規(guī)范化。檔案管理工作需要以相關(guān)的規(guī)章制度作為保障，以便于日常工作的正常實(shí)施。因此，高校應(yīng)建立和完善檔案管理制度體系，制定科學(xué)的管理規(guī)定，由專門人員負(fù)責(zé)制度執(zhí)行情況，確保檔案管理工作的有序發(fā)展。4.現(xiàn)代化。隨著信息化社會(huì)的到來，現(xiàn)代化管理手段被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，這為檔案管理工作的發(fā)展提供了機(jī)遇。在實(shí)際管理工作中，高校需要與時(shí)俱進(jìn)，準(zhǔn)確把握檔案管理工作的特點(diǎn)，深入了解服務(wù)性質(zhì)與工作任務(wù)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高管理水平，推動(dòng)高校檔案管理工作的良性發(fā)展。高校檔案工作需要改變以往的管理模式，減少人為手工操作與重復(fù)勞動(dòng)，建立數(shù)字化檔案，完善檔案管理信息系統(tǒng)，提高管理效率。
二、服務(wù)意識(shí)下高校檔案管理工作的策略
1.增強(qiáng)人員的服務(wù)意識(shí)。要想保證高校檔案管理工作的順利開展，需要強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，尤其是工作意識(shí)與責(zé)任意識(shí)。這樣管理人員才能明確檔案管理工作的重要性，了解自身的職責(zé)，提高主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。強(qiáng)化管理人員服務(wù)意識(shí)，可以使其采用多樣化的手段來縮短檔案信息的查閱時(shí)間，提高管理工作的質(zhì)量與效率，提供全面優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而推動(dòng)高校檔案管理工作的發(fā)展。2.優(yōu)化服務(wù)管理方式。高校檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善和發(fā)展服務(wù)管理，創(chuàng)新服務(wù)思路，采用不同的服務(wù)方式來進(jìn)行檔案管理工作，如利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來創(chuàng)新服務(wù)，強(qiáng)化工作人員的服務(wù)思路，提高檔案管理人員對(duì)服務(wù)的認(rèn)知，選用先進(jìn)的服務(wù)方式等。高校可以積極借鑒國(guó)外的管理方式，創(chuàng)建良好的檔案管理氛圍，完善檔案管理工作中的服務(wù)管理制度，推動(dòng)檔案管理工作的良好發(fā)展。3.建立健全檔案管理機(jī)制。由于高校檔案管理是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，其工作具有長(zhǎng)期性和復(fù)雜性，需要建立健全檔案管理機(jī)制，以此確保其規(guī)范化與科學(xué)化發(fā)展，有效保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。此外，傳統(tǒng)的檔案管理往往無法統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，致使檔案管理工作難以順利實(shí)施。因此高校需要建立科學(xué)而完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，制定相關(guān)制度，保證檔案管理和利用流程更加明確，促進(jìn)檔案管理水平的提高，為高校的檔案管理和利用提供便利條件。4.加大資金投入，提高硬件水平。為了提升高校檔案管理工作的質(zhì)量與效率，還需要從實(shí)際出發(fā)，完善相關(guān)的服務(wù)設(shè)施。高校在開展檔案管理工作時(shí)，需要結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展情況，加大資金投入，提高硬件水平，如檔案資料的保存與消毒、檔案庫(kù)房的建設(shè)等。總之，只有滿足相關(guān)的硬件條件后，才能合理運(yùn)用理論化的服務(wù)思路，提高服務(wù)質(zhì)量，保證檔案管理工作的順利開展。服務(wù)意識(shí)作為高校檔案管理工作中的重要部分，是推動(dòng)檔案管理工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的重要因素。在服務(wù)意識(shí)的影響下，高校檔案管理工作面臨著一系列挑戰(zhàn)，需要高校強(qiáng)化工作人員的服務(wù)意識(shí)，優(yōu)化服務(wù)管理方式，建立健全檔案管理機(jī)制，加大資金投入，提高硬件水平。這樣才能提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量與管理水平，保證檔案管理的科學(xué)化、專業(yè)化、規(guī)范化與現(xiàn)代化，便于各項(xiàng)管理工作的順利實(shí)施，促進(jìn)高校檔案管理事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
作者：周玉華
第八篇：高校檔案管理失范及對(duì)策
摘要：現(xiàn)階段，隨社社會(huì)的進(jìn)步與科技的創(chuàng)新，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，使得現(xiàn)代信息技術(shù)逐漸的滲透到了各行各業(yè)中，并對(duì)社會(huì)的各個(gè)方面產(chǎn)生了較大的影響。與此同時(shí)，在新的社會(huì)背景下，隨著高校檔案管理內(nèi)容的增多，其管理的難度也越來越大，因此需要通過運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化技術(shù)，來促進(jìn)檔案管理效率與質(zhì)量的提升。下面，本文就針對(duì)高校檔案管理失范及對(duì)策進(jìn)行簡(jiǎn)單分析，以供參考。
關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；失范；對(duì)策
就針對(duì)于高校的檔案而言，其往往牽涉到教學(xué)、管理以及科研等多項(xiàng)內(nèi)容，也正因如此，檔案管理的質(zhì)量，對(duì)于高校的管理質(zhì)量起著決定性的影響作用。從本質(zhì)上來講，高校的檔案是其發(fā)展歷程的一個(gè)重要見證，也是人才信息的重要載體，還是學(xué)生日后走向社會(huì)的一個(gè)重要憑證。不過，就針對(duì)于目前的實(shí)際情況來看，在各大高校的檔案管理工作當(dāng)中，還存在著失范的問題，并因此而對(duì)高校教育的發(fā)展產(chǎn)生了較大的影響與阻礙。
一、高校檔案管理的重要性
第一，就針對(duì)于高校的教學(xué)與管理來說，檔案管理發(fā)揮著重要的歷史借鑒與參考作用。在高校的檔案中，充分的記錄著學(xué)校的實(shí)際發(fā)展軌跡，因此，其是學(xué)校的重要信息資源，對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，能夠更好的幫助相關(guān)人員對(duì)高校的發(fā)展規(guī)律有一個(gè)深刻的理解。第二，從某種意義上來講，高校的檔案，能夠直接當(dāng)做相關(guān)教育工作的直接依據(jù)。作為學(xué)校教育工作中的一手資料，學(xué)校的檔案充分說明了學(xué)校的全部活動(dòng)與基本樣貌，因此，其也是學(xué)校本身形象與精神的重要體現(xiàn)。第三，高校的檔案，是其自身文化的一個(gè)重要組成部分。在高校的檔案當(dāng)中，對(duì)于高校的教育經(jīng)驗(yàn)與科研成果等進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，其能夠真實(shí)的反映出高校的實(shí)際管理水平。最后，就針對(duì)于學(xué)校的教育管理來說，高校的檔案發(fā)揮著重要的激勵(lì)與凝聚作用[1]。所以說，檔案管理不僅和學(xué)校的文化建設(shè)密切相關(guān)，同時(shí)也決定著學(xué)校的日后發(fā)展情況，需要引起相關(guān)人員高度的重視。
二、高校檔案管理失范問題分析
(一)失重問題
簡(jiǎn)單來說，我們所說的高校檔案管理失重問題，指的就是對(duì)檔案管理的投入少，使得管理人員的地位比較低。事實(shí)上，在大多數(shù)的高校管理中，其對(duì)于檔案管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置都不夠到位，并且對(duì)于人財(cái)物等缺乏必要的保障、就針對(duì)于目前的實(shí)際情況來看，大部分高校并沒有建立起獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，而是使用綜合檔案室，來進(jìn)行檔案的管理工作，再加上管理隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)較低，管理體制不夠健全等問題，導(dǎo)致檔案管理工作原本的重要性得不到充分的發(fā)揮，也因此影響了其自身的價(jià)值與效益。
(二)失衡問題
事實(shí)上，在實(shí)際的檔案管理過程中，其所運(yùn)行的管理法規(guī)與管理工作本身的要求還存在不相符的問題。其中，“木桶理論”就非常形象的解釋了這個(gè)問題，如果用木桶盛水，其最終的盛水水平，是由最短的木板控制的，而在高校的教育管理當(dāng)中，檔案管理工作其是就是這個(gè)短板所在。不過，在許多高校中，其往往會(huì)過分重視“中心工作”，即專業(yè)課的教育，而對(duì)于檔案管理不夠重視，從而嚴(yán)重影響了高校的整體管理水平[2]。
(三)失控問題
通常情況下，在高校的檔案管理工作中，其一直都處于一種被動(dòng)的地位，并且，學(xué)校的校級(jí)層面通常很少參與到檔案工作中。在這樣的情況下，不僅會(huì)影響到檔案的質(zhì)量與水平，同時(shí)也會(huì)嚴(yán)重影響到檔案管理部門的工作熱情。此外，再加上管理人員自身專業(yè)能力的缺失，使得其往往不能夠及時(shí)而又主動(dòng)的去修訂管理制度，導(dǎo)致制度一直難以完善，使得檔案管理部門與其他部門之間的協(xié)調(diào)與溝通難以順利開展。
三、高校檔案管理失范問題的解決對(duì)策
(一)提高檔案管理人員素質(zhì)
從某種意義上來講，高校檔案管理的質(zhì)量，往往直接取決于檔案管理人員的素質(zhì)水平。因此，如果我們想要從根本上來規(guī)范高校的檔案管理工作，確保高校的檔案能夠發(fā)揮出其所具有的重要作用，就必須要嚴(yán)格重視對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)。我們只有確保了他們的素質(zhì)水平，才能夠真正從根本上來提升檔案管理的質(zhì)量與水平。所以說，在日后的管理工作中，要求高校應(yīng)當(dāng)設(shè)定一個(gè)嚴(yán)格的考核制度，來加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的錄用考核，確保其所聘用的檔案管理人員都是專業(yè)的知識(shí)人才。除此之外，要求高校應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)在崗人員的管理與培訓(xùn)，并通過對(duì)其操作技能的強(qiáng)化，來確保檔案管理工作的質(zhì)量可以得到更好的提升。
(二)運(yùn)用現(xiàn)代化檔案管理方法
隨著社會(huì)的進(jìn)步與科技的創(chuàng)新，在新的時(shí)代背景下，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，也對(duì)高校的檔案管理工作提出了全新的要求。為了能夠更好的滿足其在新形勢(shì)下的發(fā)展需要，并且報(bào)高校的檔案能夠?yàn)楦咝８母锾峁┛煽康男畔ⅲ鸵笃鋺?yīng)該及時(shí)改變發(fā)展模式，來通過運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的全面提升。例如，高校可以借助多媒體與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等方式，來進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理。因?yàn)闄n案管理本身是需要院校的各個(gè)部門與院系之間密切合作完成的，所以說，高校應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步強(qiáng)化自身的隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化工作人員的責(zé)任感與使命感，以此來推動(dòng)全校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。
(三)健全完善的檔案管理體制
如果想要更好的應(yīng)對(duì)檔案管理的示范問題，就必須要建立一個(gè)健全的檔案管理體制，并在體制中，明確各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與管理人員的責(zé)任，與此同時(shí)，要求高校建立起一個(gè)專門的工作委員會(huì)，來實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校檔案的管理工作，在這當(dāng)中，要求該機(jī)構(gòu)必須要能夠符合學(xué)校的整體發(fā)展需求，并且必須是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)構(gòu)。此外，要求其建立起相關(guān)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并確保該網(wǎng)絡(luò)可以覆蓋整個(gè)學(xué)校，通過運(yùn)用定崗定責(zé)以及分級(jí)分層等相關(guān)機(jī)制，來明確各個(gè)崗位所應(yīng)當(dāng)承當(dāng)?shù)呢?zé)任。最后，要求學(xué)校的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與各個(gè)部門和學(xué)院之間的溝通，通過制定適當(dāng)?shù)墓芾磙k法，來促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升。
四、結(jié)語(yǔ)
總而言之，無論是對(duì)于高校的教育發(fā)展還是管理提升來說，檔案管理工作都起著非常重要的影響作用。不過，就目前的實(shí)際情況來看，在高校的檔案管理工作中，還存在著嚴(yán)重的失范問題，因此，為了能夠更好的促進(jìn)高校的教育管理，就要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須要強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的重視，提高檔案管理人員的素質(zhì)，推動(dòng)檔案管理得現(xiàn)代化建設(shè)，通過健全檔案管理體制等形式，來促進(jìn)檔案管理價(jià)值的充分發(fā)揮。
參考文獻(xiàn)：
[1]賈文麗,田靜萍,王琪.檔案管理失范對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作的影響及對(duì)策研究[J].云南檔案,2013,12:38-40.
[2]王麗華.高校檔案管理“失范”分析及解決途徑[J].管理觀察,2015,02:127-128.
作者：苗麗芹 單位：山東廣播電視大學(xué)
第九篇：高校檔案管理優(yōu)化路徑
摘要：大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案數(shù)據(jù)具備規(guī)模巨大、多源異構(gòu)、價(jià)值密度低及處理迅速等基本特征。檔案大數(shù)據(jù)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理觀念、管理技術(shù)、數(shù)據(jù)安全和人才需求提出了新的挑戰(zhàn)。
關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校；檔案管理；路徑優(yōu)化
隨著云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，人類社會(huì)不可逆轉(zhuǎn)地邁入大數(shù)據(jù)時(shí)代。在大數(shù)據(jù)背景下，“一切歸檔”的檔案理念正在進(jìn)入人們的視野。檔案大數(shù)據(jù)給高校檔案管理帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，如何優(yōu)化高校檔案管理已成為一個(gè)迫切的話題。
一、高校檔案大數(shù)據(jù)的基本特征
檔案大數(shù)據(jù)，是指涉及檔案的規(guī)模巨大到無法在一定時(shí)間內(nèi)用傳統(tǒng)的常有軟件對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行抓取、管理和處理的數(shù)據(jù)集合。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案數(shù)據(jù)具備大數(shù)據(jù)的基本特征。1.檔案數(shù)據(jù)規(guī)模巨大大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校管理各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的一切具有保存價(jià)值的文件、數(shù)據(jù)、視頻、實(shí)物等都能構(gòu)成檔案信息。在傳統(tǒng)檔案收集范圍之外，新的基于信息系統(tǒng)形成的電子數(shù)據(jù)成爆炸性增長(zhǎng)。另外，隨著檔案信息化進(jìn)程的推進(jìn)，大量的館藏實(shí)體檔案被加工轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。檔案“存量”與“增量”的聚集，使高校檔案規(guī)模呈現(xiàn)海量增長(zhǎng)。2.檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)多源異構(gòu)高校檔案涉及黨群、行政、科研、基建、出版、財(cái)會(huì)、聲像等十多個(gè)門類，基于不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資源有結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。這些多源異構(gòu)數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)，共同構(gòu)成了高校檔案數(shù)據(jù)整體。3.檔案數(shù)據(jù)價(jià)值密度低檔案數(shù)據(jù)總量的擴(kuò)大，最大可能地保障了檔案收集的全面性，海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)能較好地保障數(shù)據(jù)的歷史價(jià)值。但從利用的角度來看，與傳統(tǒng)檔案相比，更多的檔案數(shù)據(jù)可能發(fā)揮不了使用價(jià)值。以視頻為例，連續(xù)不間斷監(jiān)控過程中，可能有用的數(shù)據(jù)僅有一兩秒。可見，檔案數(shù)據(jù)價(jià)值密度高低與檔案數(shù)據(jù)的總量成反比。4.檔案數(shù)據(jù)分析處理迅速大數(shù)據(jù)核心的價(jià)值，就在于對(duì)于海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為用戶提供更多快速、準(zhǔn)確的個(gè)性化服務(wù)。在大數(shù)據(jù)背景下，用戶對(duì)檔案利用有更高的要求，檔案數(shù)據(jù)的處理速度是關(guān)鍵的一步。大數(shù)據(jù)技術(shù)能充分保障數(shù)據(jù)的快速處理，為用戶挖掘更多真實(shí)可靠的需求信息。
二、高校檔案大數(shù)據(jù)管理面臨的挑戰(zhàn)
1.對(duì)檔案管理觀念的挑戰(zhàn)傳統(tǒng)檔案管理中，檔案的收集、整理、保存、利用均遵循一定的價(jià)值主線展開。在資料來源上尊重全宗原則，關(guān)注檔案形成的方式；檔案鑒定上注重對(duì)單個(gè)文件的價(jià)值判斷；保管對(duì)象上側(cè)重對(duì)檔案實(shí)體的關(guān)注；檔案服務(wù)上側(cè)重于用戶對(duì)檔案的查詢與利用。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理觀念、理論、方法、途徑均發(fā)生了很大的變化。“以用戶需求為中心”的檔案理念將取代傳統(tǒng)的“重保管輕利用”管理觀念，人們可以不再關(guān)注檔案的“為什么”，只需知道“是什么”；不必注重檔案數(shù)據(jù)如何形成，只要重視檔案數(shù)據(jù)怎樣利用，從海量數(shù)據(jù)中挖掘出有價(jià)值的信息，進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)或充分滿足用戶的需求。2.對(duì)檔案管理技術(shù)的挑戰(zhàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案來源的單一途徑已徹底改變，幾乎所有的組織、個(gè)人均能產(chǎn)生類型不同、結(jié)構(gòu)各異的檔案數(shù)據(jù)。檔案管理需要借助現(xiàn)代管理技術(shù)有效實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案大數(shù)據(jù)的收集、存儲(chǔ)、分析、利用，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理信息化水平的不斷提升。在檔案收集上，要采取更多的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)管理的前端控制；在檔案存儲(chǔ)管理上，要應(yīng)用更多的存儲(chǔ)處理技術(shù)，保障數(shù)據(jù)安全；在檔案利用中，要提升檔案智能化服務(wù)技術(shù)，以更高效地服務(wù)用戶。3.對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全的挑戰(zhàn)傳統(tǒng)檔案安全管理，從“人防、物防、技防”三個(gè)方面注重對(duì)檔案實(shí)體的絕對(duì)保護(hù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案安保“三防”原則仍未改變。與傳統(tǒng)檔案的安全保護(hù)相比，現(xiàn)代檔案數(shù)據(jù)的安全將面臨更大的挑戰(zhàn)。這些檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)設(shè)備更易受到損壞，數(shù)據(jù)保管及讀取技術(shù)更易遭到淘汰，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換可能導(dǎo)致檔案的原始憑證性改變，檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)安全更易遭到黑客攻擊，檔案電子數(shù)據(jù)面臨丟失、篡改、損毀、泄密的風(fēng)險(xiǎn)日益加大。4.對(duì)檔案人才的挑戰(zhàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)檔案人才有了更高更新的要求。檔案工作者除了要掌握檔案專業(yè)知識(shí)與技能外，還要熟悉大數(shù)據(jù)知識(shí)與技術(shù)，能較好進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)管理、大數(shù)據(jù)分析處理等。檔案管理部門要更多地培養(yǎng)和引進(jìn)數(shù)據(jù)工程師、數(shù)據(jù)分析師、高級(jí)管理師等專門技術(shù)人才。
三、優(yōu)化高校檔案管理的路徑選擇
1.樹立現(xiàn)代檔案管理理念只有首先實(shí)現(xiàn)思想觀念的現(xiàn)代化，才有檔案工作的現(xiàn)代化。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作者要解放思想，更新觀念，遵循人本原則，加強(qiáng)現(xiàn)代管理意識(shí)，樹立大檔案、大數(shù)據(jù)、大平臺(tái)、大服務(wù)理念。檔案工作者應(yīng)積極適應(yīng)檔案工作知識(shí)化、社會(huì)化、網(wǎng)絡(luò)化、人性化的需要，克服傳統(tǒng)檔案管理的惰性，實(shí)現(xiàn)檔案工作由“重保管輕利用”到“以用戶需求為中心”的管理觀念轉(zhuǎn)變，改變傳統(tǒng)的“出現(xiàn)問題—邏輯分析—因果關(guān)系—解決方案”逆向思維模式，運(yùn)用“收集數(shù)據(jù)—量化分析—相互關(guān)系—優(yōu)化方案”正向思維模式，從大量的檔案數(shù)據(jù)中挖掘出數(shù)據(jù)背后的隱性信息與知識(shí)，實(shí)現(xiàn)用戶更多的個(gè)性化需求。2.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)高校檔案信息化建設(shè)，是指通過運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷開拓包括電子檔案在內(nèi)的檔案資源，并不斷創(chuàng)造新的檔案信息資源利用。檔案信息化建設(shè)順應(yīng)了社會(huì)發(fā)展的需要，能有效實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化、信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理的規(guī)范化和檔案資源共享的最大化。（1）搞好檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。裝備先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案信息化設(shè)備，有效實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸、交換、檢索、利用。（2）搞好檔案信息化資源建設(shè)。堅(jiān)持大檔案原則，努力實(shí)現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化和新增電子文件的收集，全力建設(shè)館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)字檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫(kù)。（3）搞好檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。在電子文件的形成、接收、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、傳輸、利用和管理等方面構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化或制度化要求，為檔案信息化建設(shè)發(fā)展提供技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和制度保障，確保檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全。（4）搞好檔案信息化利用服務(wù)建設(shè)。用戶已不滿足于檔案數(shù)據(jù)與文件的利用，更希望能獲取數(shù)據(jù)背后隱藏的信息與知識(shí)。檔案利用服務(wù)產(chǎn)品也由傳統(tǒng)的提供數(shù)據(jù)、文件轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┲R(shí)。要改進(jìn)檔案知識(shí)服務(wù)技術(shù)引擎，努力建設(shè)資源與學(xué)術(shù)搜索引擎、資源服務(wù)推薦引擎、知識(shí)服務(wù)社區(qū)實(shí)體行為智能分析引擎、用戶知識(shí)需求預(yù)測(cè)引擎及多維度信息獲取、組織、分析、決策引擎等。3.促進(jìn)檔案管理法治化（1）堅(jiān)持檔案管理的合法性原則，做到有法可依。建立健全檔案管理的法律法規(guī)和技術(shù)規(guī)范，是高校檔案工作的根本保障。大數(shù)據(jù)背景下，更要加大數(shù)字檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與管理制度的創(chuàng)建工作。在宏觀政策層面，堅(jiān)持國(guó)家頂層設(shè)計(jì)，構(gòu)建起適應(yīng)國(guó)家信息化戰(zhàn)略的電子檔案管理目標(biāo)、原則、規(guī)劃和法律框架；在制度和資源管理層面，有關(guān)部門應(yīng)建立起科學(xué)合理、操作可行的管理制度和行動(dòng)措施，對(duì)管理制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)則、數(shù)據(jù)系統(tǒng)等進(jìn)行精細(xì)化規(guī)定。微觀層面，高校要制定有關(guān)檔案管理規(guī)章制度，全面規(guī)定學(xué)校檔案工作管理體制、檔案機(jī)構(gòu)基本任務(wù)與職責(zé)、專（兼）職檔案隊(duì)伍建設(shè)、檔案發(fā)展經(jīng)費(fèi)、檔案設(shè)施配備、文件材料歸檔、電子檔案接收、檔案管理、檔案利用與開放、檔案工作考核與獎(jiǎng)罰、檔案信息化建設(shè)等。（2）堅(jiān)持檔案管理的合理性原則，做到因地制宜。隨著社會(huì)的發(fā)展，可能出現(xiàn)法制滯后、法律真空的情況。在無法可依的情況下，高校應(yīng)緊密結(jié)合校情，在自己的權(quán)限范圍內(nèi)制定具體的檔案管理規(guī)則。高校因地制宜先行探索檔案立法，既合理合情，又發(fā)揮了“試驗(yàn)田”作用，一些成功經(jīng)驗(yàn)，甚至可能科學(xué)上升為國(guó)家立法依據(jù)。（3）堅(jiān)持檔案管理的發(fā)展性原則，做到與時(shí)俱進(jìn)。檔案管理法制化更要關(guān)注法制的公平、正義和合理性，貫徹立法的民主化原則，真正遵循檔案工作內(nèi)在規(guī)律，減少部門利益立法。針對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的各種新問題，及時(shí)推動(dòng)檔案法規(guī)的立、改、廢，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)立法。在檔案管理法制化進(jìn)程中，既要堅(jiān)持按法制辦事，保障法制的權(quán)威執(zhí)行，也要堅(jiān)持法制的正確實(shí)施，加大執(zhí)法監(jiān)督。4.構(gòu)建現(xiàn)代檔案安全保障體系（1）健全檔案安保制度。高校應(yīng)在檔案，尤其是數(shù)據(jù)檔案的收集、整理、保存和利用上制訂一整套嚴(yán)格的檔案安保制度。定期或不定期舉行檔案安全教育和培訓(xùn)，提升職工安全意識(shí)和安全技能。層層強(qiáng)化安全責(zé)任，確保檔案安保制度的精準(zhǔn)實(shí)施，確保檔案安全的萬無一失。（2）完善檔案安保設(shè)施。按“防火、防盜、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防霉、防高溫、防強(qiáng)光”等安全標(biāo)準(zhǔn)，全力建成現(xiàn)代化檔案庫(kù)房。除了配備滅火器、驅(qū)蟲藥、溫濕度計(jì)、空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)等傳統(tǒng)安保設(shè)備外，還應(yīng)配備庫(kù)房密集架、數(shù)字高清視頻監(jiān)控系統(tǒng)、紅外防盜系統(tǒng)、自動(dòng)滅火系統(tǒng)、溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)和電子門禁系統(tǒng)等現(xiàn)代安保設(shè)施設(shè)備。建成獨(dú)立可控的局域網(wǎng)及信息機(jī)房，配置網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備、存儲(chǔ)備份設(shè)備及高校檔案管理平臺(tái)。（3）強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)信息安全。鑒于檔案數(shù)據(jù)的電子化特征，網(wǎng)絡(luò)信息安全建設(shè)應(yīng)得到特別重視。高校檔案館的信息網(wǎng)絡(luò)要設(shè)置獨(dú)立的服務(wù)器，加裝單獨(dú)的防火墻，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行物理過濾。檔案信息化建設(shè)時(shí)，采用絕對(duì)安全的檔案管理信息系統(tǒng)。檔案數(shù)字化工作盡量由高校檔案館自己完成。條件不具備的，一定要選擇經(jīng)政府部門認(rèn)可的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)作為合作對(duì)象進(jìn)行數(shù)字化加工。對(duì)檔案數(shù)字化內(nèi)容要謹(jǐn)慎選擇，對(duì)涉密程度很強(qiáng)的檔案可以掃描，但不能上傳到檔案利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，以便從源頭保證檔案內(nèi)容信息的安全。另外，對(duì)已形成的數(shù)字檔案應(yīng)進(jìn)行及時(shí)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離異地備份，進(jìn)一步增加安全保險(xiǎn)系數(shù)。5.加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)是開拓檔案事業(yè)的關(guān)鍵。大數(shù)據(jù)帶來的巨大變化，在思想意識(shí)、專業(yè)知識(shí)與技術(shù)水平方面給檔案工作者提出了全新的要求。檔案工作者應(yīng)實(shí)現(xiàn)從檔案專門人才到復(fù)合型人才的轉(zhuǎn)變，除了要精通檔案專業(yè)知識(shí)外，還要熟練掌握現(xiàn)代信息知識(shí)和技術(shù)。檔案管理人員更要具備現(xiàn)化檔案管理知識(shí)、大數(shù)據(jù)意識(shí)與專業(yè)技能。加強(qiáng)高校檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，主要通過兩種途徑：一是加大擁有現(xiàn)代檔案知識(shí)、技術(shù)人才的引進(jìn)。二是著眼于在職檔案人員隊(duì)伍整體素質(zhì)的提升。鑒于檔案工作在高校工作中的地位和影響，第二種途徑是主要的方式。高校可采用繼續(xù)教育、專題培訓(xùn)、專題講座、學(xué)術(shù)交流、科學(xué)研究等多種多樣的教育培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，加強(qiáng)職業(yè)道德教育，培育愛崗敬業(yè)精神；加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)教育，夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)；加強(qiáng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)意識(shí)教育，提升服務(wù)社會(huì)意識(shí)；加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)技能培訓(xùn)，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代要求。總之，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。唯有進(jìn)一步解放思想，加大人、財(cái)、物的投入，采用新的檔案數(shù)字與管理技術(shù)，推動(dòng)檔案信息化和法制化進(jìn)程，才能進(jìn)一步持續(xù)、規(guī)范、創(chuàng)新、優(yōu)化檔案管理。
作者：李彥
第十篇：高校人事檔案管理中的思考
【摘要】在現(xiàn)代高校人事活動(dòng)中，人事檔案管理工作是不可或缺的一部分，它能夠?yàn)槿耸禄顒?dòng)提供基礎(chǔ)材料，人事檔案的開發(fā)利用，有效促進(jìn)高校發(fā)現(xiàn)人才，激勵(lì)人才，做到對(duì)人的合理使用，在整體人事活動(dòng)中起著及其重要的作用。建設(shè)團(tuán)隊(duì)檔案管理，為高校專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)與梯隊(duì)的搭建提供一種平臺(tái)支持，在整個(gè)學(xué)校科學(xué)管理中，在高校人事制度改革、資源重新配置中對(duì)提高高校的凝聚力和核心竟?fàn)幜哂猩钸h(yuǎn)的意義。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；地位；轉(zhuǎn)變
在人類社會(huì)的發(fā)展過程中，檔案起著不可或缺的作用，其中人事檔案的作用很多學(xué)者給予了內(nèi)涵一致的描述。著名學(xué)者陳譚從公共管理的角度這樣描述：“人事檔案作為一種公共管理工具，充分體現(xiàn)了國(guó)家安全與管理的有效性，它的存在為龐雜的公共事務(wù)管理和復(fù)雜的人事任免更替找到了依據(jù)，對(duì)中國(guó)幾十年來經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和國(guó)家的安全穩(wěn)定起到了不可言喻的作用”。同樣在我國(guó)高校中，人事檔案對(duì)高校的自身發(fā)展和綜合竟?fàn)幜Φ奶嵘鹬豢晒懒康淖饔谩Ｎ覈?guó)一大批高素質(zhì)的優(yōu)秀人才集聚在高校，那么，如何管理好這些優(yōu)秀人才的人事檔案，讓檔案準(zhǔn)確有效的反應(yīng)這些優(yōu)秀人才的個(gè)人特點(diǎn)，把他們個(gè)人在教學(xué)、科研、管理活動(dòng)中出色的表現(xiàn)，反映在人事檔案材料中，為學(xué)校發(fā)展提供寶貴的材料，如何通過對(duì)人事檔案的有效管理來助推高校教學(xué)、科研、管理隊(duì)伍建設(shè)，做到對(duì)人的合理使用，充分激勵(lì)教師的學(xué)術(shù)潛能，產(chǎn)出更多更高水平的高科技成果，都是非常值得探究的問題，這對(duì)檔案管理人員以及檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)提出了新的要求。
1高校人事檔案管理的重要性
高校人事檔案是高校檔案的重要組成部分之一，人事檔案是對(duì)教師的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、家庭背景、業(yè)務(wù)能力、科研水平、思想品德、獎(jiǎng)勵(lì)處罰、工資水平以及健康狀況等方面的記載。記述和反映教職工個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，在高校的人事、組織等部門在選拔、培養(yǎng)、使用人才和引進(jìn)人才時(shí)，以備考察的基本材料。而高校人事檔案管理就是圍繞人事檔案材料的收集、鑒定、整理、保管和提供利用開展的工作，這個(gè)工作盡管不直接參與學(xué)者的教學(xué)科研實(shí)踐，但在整個(gè)學(xué)校科學(xué)管理中，對(duì)提高學(xué)校的凝聚力和竟?fàn)幜Γ_保高校健康、有序、良性運(yùn)轉(zhuǎn)具有重要意義。首先是在高校人事管理工作中，檔案材料能夠?yàn)榧ぐl(fā)教職員工的科研能力提供依據(jù)。隨著國(guó)家人事聘任制度的深化，高校學(xué)者作為學(xué)校重要的人力資源，其流動(dòng)性日益增強(qiáng)，學(xué)者與學(xué)校之間靈活配置的新機(jī)制日漸形成。只有將最優(yōu)秀的人才與最具挑戰(zhàn)性的職位搭配起來，高校學(xué)者的專業(yè)優(yōu)勢(shì)與潛能才可能得到充分地激勵(lì)與開發(fā)。其次是高校人事檔案工作能夠推進(jìn)人才的高效流轉(zhuǎn)。在一切學(xué)校管理要素中，人，尤其是高層次知識(shí)分子、高精尖學(xué)者，是最具膨脹力、能動(dòng)性與發(fā)展后勁的管理要素，是將所有物資資源、信息資源、人力資源整合起來，使之發(fā)揮最優(yōu)化現(xiàn)實(shí)效能的重要要素。人事檔案管理作為高校管理的基礎(chǔ)工作，是學(xué)校比較競(jìng)爭(zhēng)力迅速提升的根本依托，。再次是通過對(duì)人事檔案信息化管理工作的有效開展，科學(xué)完善人事檔案特別是教師檔案信息系統(tǒng)，讓人事檔案合理利用，為學(xué)校人事決策工作提供客觀、準(zhǔn)確的信息保障，推進(jìn)高校人才管理工作的高效能運(yùn)行。可以說，高校人事檔案管理工作是學(xué)校科學(xué)發(fā)展不可或缺的基礎(chǔ)信息系統(tǒng)。
2人事檔案在高校管理中的地位決定了對(duì)人事檔案管理的新要求
隨著國(guó)家人事制度改革的深化，高校人事制度改革和人才資源的合理配置也在不斷深化和完善，人事檔案管理工作要適應(yīng)當(dāng)前的工作形式，要想在人事制度的改革中發(fā)揮自身職能，就必須改變思路，從以下三個(gè)方面改變?nèi)耸聶n案工作重點(diǎn)：2.1人事檔案管理材料的內(nèi)容從“人事檔案”向“人才檔案”的轉(zhuǎn)變?cè)趥鹘y(tǒng)的人事檔案材料整理基礎(chǔ)上，由簡(jiǎn)單記錄高校教師的個(gè)人基本信息、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、年度考核、職稱、工資信息等，這種個(gè)人基本信息的匯集，增加高校教師的本科、碩士及博士學(xué)習(xí)研究?jī)?nèi)容、專業(yè)變更情況、在工作中的主要研究方向和教學(xué)專業(yè)方向、完成的科研教學(xué)工作及成就、發(fā)表論文和項(xiàng)目獲獎(jiǎng)等重要信息納入人事檔案之內(nèi)，增加對(duì)教師人才的特長(zhǎng)與優(yōu)勢(shì)方面的檔案信息，使之適合國(guó)家人才發(fā)展戰(zhàn)略的要求，充分發(fā)揮人事檔案對(duì)人才個(gè)人專業(yè)成長(zhǎng)的激勵(lì)功能的要求，使人才檔案成為輔助高校教師人才成長(zhǎng)規(guī)劃的重要輔助工具。2.2建設(shè)優(yōu)秀人才團(tuán)隊(duì)的檔案管理在高校中有形形色色的團(tuán)隊(duì)，如教學(xué)團(tuán)隊(duì)、學(xué)術(shù)團(tuán)隊(duì)、科研團(tuán)隊(duì)等，他們對(duì)知識(shí)生產(chǎn)與學(xué)術(shù)創(chuàng)新最具促進(jìn)效能，高校發(fā)展依靠的就是人才個(gè)體間的協(xié)作與協(xié)同功能的發(fā)揮，因此，高校人事檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)該由以“個(gè)人為主”向“團(tuán)隊(duì)為主”的方向轉(zhuǎn)變。在人事檔案建設(shè)中，建設(shè)校內(nèi)的學(xué)術(shù)組織或教學(xué)組織團(tuán)隊(duì)檔案，一方面能顯現(xiàn)各個(gè)團(tuán)隊(duì)的教學(xué)、科研能力，為各個(gè)團(tuán)隊(duì)的人才隊(duì)伍建設(shè)政策提供材料；另一方面通過整個(gè)團(tuán)隊(duì)的檔案材料，顯現(xiàn)這些團(tuán)隊(duì)的人才梯隊(duì)狀況，為各個(gè)學(xué)術(shù)組織、教學(xué)組織的人才建設(shè)提供參考信息，促進(jìn)各團(tuán)隊(duì)的健康發(fā)展。2.3將人事檔案管理參與到高校人才管理工作中長(zhǎng)期以來，人事檔案管理工作在高校中一直處于無人重視的地位，只能在教學(xué)、人事活動(dòng)發(fā)生后，做一些收集資料與信息記載等類似“秘書”性質(zhì)的工作，它為學(xué)校人才資源的匯聚與人才內(nèi)力的釋放提供的數(shù)據(jù)與信息支持，以及它本身具有的先導(dǎo)功能不能在學(xué)校人事管理及發(fā)展中發(fā)揮。不能讓它為學(xué)校教師人才的合理、有序、正向流動(dòng)提供保駕護(hù)航的本職功能得到發(fā)揮。學(xué)校人才選聘與發(fā)展規(guī)劃，應(yīng)以人事檔案管理工作為基礎(chǔ)，讓“人事檔案”參與學(xué)校人才政策的制定，真正以現(xiàn)有人才隊(duì)伍為基礎(chǔ)，開展學(xué)校人才引進(jìn)工作，也就是在以現(xiàn)有人才檔案為依據(jù)，編制與審核學(xué)校年度人才引進(jìn)計(jì)劃。這樣通過把現(xiàn)有人才檔案和團(tuán)隊(duì)人才檔案材料反饋給學(xué)校決策人員，使得學(xué)校人才建設(shè)工作基于校情之上，最大化地提升學(xué)校人才組合配置、人才選聘、引進(jìn)工作的效能。
3實(shí)現(xiàn)高校人事檔案科學(xué)管理的途徑
3.1領(lǐng)導(dǎo)重視在我國(guó)高校領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力和地位不可忽視，一個(gè)部門的地位和重要性除了自己的努力以外，更重要的是取絕于這個(gè)部門在學(xué)校整體工作布局中的位置，取絕于這個(gè)部門在學(xué)校整體工作中所處的次序。而學(xué)校工作整體上的布局是領(lǐng)導(dǎo)決定的。一個(gè)學(xué)校的人事活動(dòng)，人事檔案管理工作能否提供現(xiàn)有的人才資源情況，讓現(xiàn)有的人才檔案做為基礎(chǔ)，為學(xué)校引進(jìn)人才計(jì)劃的編制做參考和依據(jù)，這些不是人事檔案工作人員可以決定的，人事檔案工作人員只能提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)決定，因此，人事檔案管理的作用能否發(fā)揮，不僅取決于工作人員的工作態(tài)度和工作水平，更大程度取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重視度。3.2資金投入在高校中諸多工作都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化處理，人事檔案管理工作也急待于信息化建設(shè)，在高校整體工作的信息化平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)共同管理，讓人事檔案的利用更為便捷和科學(xué)，真正發(fā)揮人事檔案管理的作用，使得檔案不只是收集在檔案柜里，而是分級(jí)利用。這就需要將人事檔案管理在傳統(tǒng)的實(shí)物管理基礎(chǔ)上，進(jìn)行信息化處理，學(xué)校就要投入必要的設(shè)備，引進(jìn)《全國(guó)組織人事管理信息系統(tǒng)》，讓人事檔案工作人員有條件開展信息化處理工作。通過收集、整理人事檔案信息，科學(xué)建立人事檔案電子檔案，準(zhǔn)確提供班干部電子檔案利用，讓人事檔案的開發(fā)和利用工作落到實(shí)處，為學(xué)校引進(jìn)人才、利用人才提供依據(jù)，讓學(xué)校的人才工作基于校情之上，最大化的提升現(xiàn)有的人才資源配置，切實(shí)有效的促進(jìn)學(xué)校綜合競(jìng)爭(zhēng)力的提升。
作者：王劍 單位：西安財(cái)經(jīng)學(xué)院人事處
