為了加強房地產公司檔案的管理，房地產檔案管理工作應運而生。這一工作的產生要求工作人員要對相關檔案資料進行分年度立卷，按照不同的類別、價值、部門等，對各個系統工作過程中產生的檔案進行分門別類的立卷和歸檔，這項工作對房地產管理有著重大的現實意義。

一、房地產檔案管理的特征

（一）法律憑據性

政府職能部門在依照法律的相關規定，代表國家對房地產所有權和相關的權利進行登記、確認和規范的管理活動時，就產生了房地產檔案。它是房地產行政管理法定職責的具體體現，是能合法地證明權利人和房屋土地之間權利關系的原始憑證，為實施產權上的管理和產權上的保障提供了必要的法律依據。

（二）動態性

房地產檔案不同于其他門類的檔案，動態性是房地產檔案的鮮明特點。形成這一特性的原因主要有兩個方面：一是房地產本身發生了變化，例如舊城改造、房屋拆遷、城市規劃等行為的出現；二是房屋外部條件的變化，引起了房地產的變化，例如房地產的買賣、贈予、交換、轉讓、劃撥、集成、合并、裁決和分割等原因，都導致了權屬轉移或者變更。房地產檔案的動態性使對房地產檔案進行動態管理成為了必不可少的一項，動態管理可以保證房地產權利現狀的一致性和現實性[1]。

（三）區域性

屬地管理是房地產檔案管理的基本原則。每一宗房地產權屬狀況的記錄和管理都是唯一的，在每個地區中的房地產檔案中都處于壟斷地位和獨占地位。能直接影響到某地區房地產市場的管理秩序和發展進程的重要因素是房地產檔案管理是否進行得科學、合理。

二、房地產檔案管理中存在的問題

（一）管理手段落后、效率低

進行房地產檔案管理的第一步是對來源分散的地產資料進行收集、整理，按照公司現有的檔案管理制度和具體的資料歸檔原則與分類方案進行初步的處理。但在實際情況中，基于各個公司的檔案管理沒有形成制度化，定期化機制也暫時沒有形成，參加檔案收集、取材的工作人員的專業素質也不夠，所以導致落實在各相關業務部門的資料收集工作很難全面有效進行，繼而導致工作效率不高。與此同時，在具體進行房地產檔案整理工作時，因為當前房地產管理的手段相對落后，且房地產檔案的種類繁多，進行文字上的資料篩選工作繁瑣，導致很多檔案整理被簡單化，缺乏了一定的科學管理性[2]。

（二）信息化管理程度偏低

隨著房地產檔案資料的不斷增加，傳統的檔案管理方式在這個信息化的時代下，越來越難以滿足對檔案管理的需求。作為能夠及時呈現某項房地產活動相關的時間、位置、面積、結構、價格等信息資料的房地產檔案，它是能服務廣大社會群眾的信息傳達的工具。這就要求房地產檔案管理的信息化程度應該有所提高。當前不少房地產企業的業務部門不能將相關的信息資料按時歸檔，或者在實際的操作中，檔案權利意識薄弱，對房地產檔案管理的過程不規范，這些都導致許多和房屋相關聯的統計報表、影像資料、平面分布圖等都與房屋的實際情況不一致，使房地產檔案本身的參考價值大大降低。除此之外，由于實施人員業務水平的限制，檔案管理只能勉強地滿足一些查詢檔案和相關咨詢的需求[3]。

（三）房地產檔案管理人員素質不高

隨著社會的發展進步，信息化辦公越來越成為企業辦公的一種趨勢。在房地產檔案管理中，數字化的步伐也越來越快，以后檔案管理人員的工作內容主要就向提供高質量的房地產信息服務轉變了。這一轉變就要求檔案管理人員不僅需要擁有豐富的房地產檔案管理的知識，還應該具有敏銳的信息洞察能力，能根據不同用戶的不同需求，為用戶提供相關的有價值的房地產檔案信息。這進一步要求房地產檔案管理人員應該相應提高自身素質、業務能力和水平。

三、加強房地產檔案管理工作的具體措施

（一）促進房地產檔案管理的收集工作更加科學化、規范化

對檔案的歸檔原則、歸檔范圍、歸檔實踐、歸檔要求等都應該進行詳細地說明。例如，對商品房的銷售明碼標價書、商品房的認購書、處理合同糾紛的民事調解書、判決書、住房公積金專項政策性貸款的申請審批表、權屬人身份證復印件、房地產產權證的復印件等一系列需要歸檔的文件必須做到完整、系統、準確且字跡清晰工整的簽字，相應的手續也必須完備，這樣就便于長期的保存。房地產檔案的簽訂應該以《商品房買賣合同》上的時間為準，區分不同的所屬年度。房地產檔案整理的要求，大致上和企業檔案的管理要求一致[4]。房地產檔案的編號則應該嚴格按照《檔案分類編號方案》去執行，使房地產檔案的收集工作能有條不紊地進行，做到有章可循、有法可依，并逐步走上科學化、規范化的道路。

（二）加強房地產檔案的數字化管理

隨著科學技術的飛速發展，房地產檔案管理也由傳統的手工管理向現代化先進技術手段過渡。通過以網絡為支撐的計算機技術不斷促進房地產檔案管理模式的重大變革，真正意義上實現了房地產檔案信息收集、整理、查詢、利用方面的現代化，達到了提高檔案管理水平和利用質量的效果，更好地為房地產的經濟發展服務。房地產檔案的數字化建設應該按照先新后舊的順序進行安排。對于那些需要新建立的檔案，全部采取計算機錄入的方式，將其變成電子文檔。可集中錄入原有數據，做到有據可查。充分利用計算機的信息處理功能，進行各種檢索工具的編制，形成計算機檢索和手工互補的檔案信息檢索體系。這些都為提供更高效、更便捷的查詢服務提供了便利條件。計算機科學的應用，在滿足保護檔案原件的同時，還滿足了使用房地產檔案的使用者的需求[5]。

（三）加強檔案管理人員的業務水平和綜合素質

隨著檔案管理專業性程度的不斷提高，要求檔案管理人員的業務水平和自身素養也需要不斷提升。房地產檔案管理迫切需要實現專業化的管理。為了適應這一要求，檔案管理人員除了要擁有一定的檔案管理知識外，還應該熟悉并掌握房地產的相關知識。在建立數字化檔案和網絡數據庫的過程中，都離不開這些專業化的管理人才。公司在招聘房地產檔案管理人員時，應該更加注重對檔案、房地產兩方面都擅長的多元化人才。而對于公司原有的員工，則應定期進行業務培訓，使其能更好地適應現代化的檔案管理工作，不斷提升檔案管理的水平[6]。房地產檔案管理工作需要根據時代的發展不斷改革創新。為了更好地服務房地產檔案管理工作，應該加強對專業人才的培養，加強基礎設施的建設，規范管理機制，以提高房地產檔案管理工作的有效性。

參考文獻：

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[2]蔣瑛.房地產檔案管理工作的現實價值[J].城建檔案，2014（2）：50-52.

[3]高琰.關于房地產檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案，2014（3）：134.

[4]王娟.淺議房地產檔案管理[J].管理觀察，2013（24）：172-173.

[5]劉藝，梁翠華.對房地產檔案管理信息化趨勢的研究[J].高科技與產業化，2010（8）：104-105.

[6]黃曉屏.關于房地產檔案信息管理工作的特點及安全性思考[J].辦公室業務，2015（17）：53.

作者：陳永芬 單位：廣東省中山市土地房產產權檔案館

第二篇：房產檔案管理問題及對策

【摘要】本文論述了房產檔案管理的內容，以及目前房產檔案管理中面臨的問題，并針對問題提出了相應的解決對策，旨在加強房地產檔案管理的進行。

【關鍵詞】房產檔案；檔案管理；問題分析；解決對策

一、房產檔案概述

就證據學來說，房產檔案在房產檔案的行政訴訟中起著原始憑據的作用，能夠很好地還原房產糾紛的事實來源。行政訴訟的證據分為兩類，第一類是原始憑證，第二類是傳來證據。房產檔案顯然屬于原始憑證，是案件處理的第一手資料。房產檔案指的是在房屋購買過程中對產權加以證明的保存價值比較強的圖紙、文字以及圖表和聲像或者電子數據等，是產權證明的重要載體，對房屋產權問題的證明力比較強。對房產檔案的有效查閱能夠確保房產行政訴訟的順利進行，還原案件真相。

二、目前房產檔案管理中的問題分析

房產檔案管理是關系到人民群眾生活的重要問題之一，具有重要的社會價值與法律價值，但是在目前的房產管理中依然存在很多問題，主要表現在房產檔案抵御風險的能力比較有限、房產檔案管理的信息化風險以及房產檔案管理工作具有一定的時代性。（一）房產檔案抵御風險的能力比較有限。房產檔案是一種意義非常重大的產權資料，但是由于受到傳統經濟思想觀念的影響，在目前的房產檔案管理中存在著抵御風險能力比較低的問題。由于各種房產經濟糾紛的發生，目前有關部門已經加強了針對房產檔案的管理工作，但是當遇到一些自然災害等不可地域的危害時，在風險抵御方面的能力依然比較有限。（二）房產檔案管理的信息化風險。在房產檔案管理工作加強信息化建設的同時，計算機與網絡應用技術在房產檔案管理中發揮著重要的基礎性作用，但是同時網絡與技術發展的程度也對房產檔案的管理帶來了不同程度的阻礙。黑客、病毒以及信息的竊取在房產檔案的信息化管理中帶了非常不安定的因素，房產檔案管理面臨著主觀泄露與客觀上對于房產信息進行竊取與侵害的風險。（三）房產檔案管理工作具有一定的時代性。房產檔案管理具有鮮明的時代性特征，是時代發展的重要印證，因此房產檔案管理工作也應當積極進行相應的更新與調整。但是在目前的房產檔案管理中存在著沒有緊跟時代發展的現象。由于房產檔案管理人員業務素質的影響，針對房產檔案的管理水平比較有限，對于房產管理中出現的問題不能夠做到及時發現與解決，影響了房產檔案管理工作的正常進行。在歷史發展階段，房產檔案是用紙質記錄，針對房產的描述主要體現在平面的結構圖，對于房產周圍的建筑情況等有關問題缺乏足夠的了解與把握。

三、完善房產檔案管理工作的途徑分析

基于房產檔案管理中存在的問題，有關部門與機構應做好房產檔案的收集記錄以及管理和整理的工作，當前我國法制建設逐漸推進，房產問題又一直是社會熱點，關乎著人民群眾的切身利益，與此同時，房產糾紛現象也比較多，在這種社會大背景下房產檔案的價值日益凸顯了出來，因此需要加強檔案的保存管理和查閱工作，具體可以加強房產檔案管理的風險意識、提高工作人員的檔案管理意識以及加強房產檔案管理流程的完備與信息化管理水平三個方面入手分析。（一）加強房產檔案管理的風險意識。風險意識是最近比較流行的一種經濟管理方式，在房產檔案管理中具有重要的應用價值空間。如果在房產檔案管理中只顧眼前工作的方便與利益，而沒有風險管理的意識，一旦發生突發性的風險就會給房產檔案管理工作帶來不同程度的威脅。在汶川地震中，房產檔案的破壞給房產評估工作的進行帶來了很多障礙，因此應當從上級領導部門出發加強對于各個部門與每一位檔案管理工作人員的風險管理意識，把風險管理工作寓于在日常的工作之中。（二）提高工作人員的檔案管理意識。有關部門要提高相關工作人員包括檔案存檔管理人員和房產交易人員的檔案意識。《物權法》《城市房地產權屬檔案管理辦法》以及《檔案法》等法律法規已經規定了房地產相關資料文件的存檔處理措施方式，對檔案管理部門中各部門的權利和職責進行了明確，在工作中應當結合具體的工作實際以及檔案管理的具體流程進行檔案工作的存檔和保存，促進各流程環節工作人員的檔案管理意識，充分發揮房產檔案在行政訴訟和房產交易中的價值。（三）加強房產檔案管理流程的完備與信息化管理水平。為了確保房產檔案的社會服務價值和法律價值的有效性和準確性，對房產產權檔案材料收集環節和記錄環節都要對相關的手續和證件進行檢查，確保完整齊全可靠，能夠對房產數據進行真實地記錄和反映。同時，在對房產產權檔案進行整理時，要加強對目錄的整理，做到保存有法并裝訂成冊，這項工作雖然繁瑣，但是在后續要查閱檔案時能夠保證方便快速地進行查找，前期的工作是為了在后期工作質量和工作效率的提高。隨著信息化技術的普及和推廣，在房產檔案工作中應當積極利用現代化的數據錄入和檢索系統，提高對檔案管理的質量，更好地加強社會服務。

四、結束語

針對房產檔案管理中出現的問題，房產檔案的管理人員應當加強對原始數據的收集和整理工作，保證檔案數據的完整真實和有效性，充分發揮房產檔案的社會價值以及法律價值。

【參考文獻】[1]江世林.淺談房地產檔案管理的問題及對策[J].科學與財富,2017(11).

[2]生華.淺析房產檔案數字化中的潛在問題與對策[J].市場觀察,2015(z2).

[3]劉偉.淺析房地產檔案管理中的風險因素及具體對策[J].城市建設理論研究:電子版,2016(12).

作者：高磊 單位：山東省高密市房地產交易中心

第三篇：數字化技術在房地產檔案管理的運用

摘要：如今已經進入科技時代和信息時代，現代化的科學技術改變了人類的生產生活方式，對社會的方方面面均產生了一定影響。對房地產檔案而言，信息化管理可以有效提高檔案管理效率。筆者立足工作實踐，對數字化技術在房地產檔案管理中的運用進行分析，以期為促進房地產檔案管理工作提供幫助。

關鍵詞：科技時代；信息時代；房地產檔案；數字化技術

近年來，我國社會整體的現代化、科技化水平都在不斷上升，在實踐過程中，人們逐漸認識到數字化技術的內涵與實質，并充分認識到數字化技術應用對相關工作產生的積極影響。房地產檔案管理工作任務重、內容繁雜，傳統的檔案管理方法已經無法滿足現代房地產檔案工作的需求，而數字技術用于房地產的檔案管理中，可以有效解決目前房地產檔案管理工作中遇到的現實問題。基于此，本文圍繞主題展開論述。

一、數字化技術的運用優勢

（一）促使檢索更加快捷

傳統的檔案管理過程中，若用戶需要檢索信息，則檔案的管理人員需要根據具體事件、相關問題，從所有檔案目錄中找到目標檔案，然后根據目錄顯示的信息到對應的檔案室去查找對應檔案，找到后才可以實現對檔案的使用。目前，我國的房地產行業已經進入快速發展階段，對于規模較大的房地產企業而言，傳統以人力工作為主的房地產檔案管理工作已無法滿足企業對檔案的使用要求。而將數字化技術運用于檔案管理，對所有的檔案進行編號，然后將檔案以號碼的形式錄入計算機存儲系統中，在需要查找檔案時，則可以通過計算機快速地檢索。

（二）切實增加檢索途徑

數字化技術的運用，為房地產檔案使用人員提供了多種查閱方式。其中，無論是檢索途徑還是查詢手段，都得到切實的增加。具體表現為，在檢索和查閱檔案時，不僅可以進行模糊查詢，還可以進行多重查詢，提高查詢的精確性。計算機可以根據人們輸入的關鍵字、關鍵詞以及用戶的具體指令，為用戶選擇最優的查詢方式。與此同時，還能夠為檔案使用人員從繁多的檔案中，篩選出與所要查找檔案相關、相類似的檔案。

（三）便于設置權限

企業、機構內部的部分房地產檔案涉及到商業機密，需要對其進行保密。運用了數字化技術的檔案管理，在進行檔案查詢時，有且僅有“檔案查詢”一個端口，用戶也只能通過此端口進行檔案檢索。檔案的管理人員可以通過系統對檔案的使用權限進行限制，在用戶登錄賬號，進入檔案管理系統進行查詢時，系統會自動判別用戶的權限，僅允許用戶查詢對該用戶開放的房地產檔案，而無法檢索和查閱不對用戶開放的房地產檔案，有效地保證了房地產檔案的安全，減輕了檔案管理工作對具有保密性質檔案管理的工作強度和工作難度。

（四）有助于統計工作

檔案管理工作當中，為提高檔案數據分析的精準程度，管理人員需要對房地產企業所有的檔案進行全面統計。其中，將檔案類型作為區分檔案的界限。同時，需要為不同情況的檔案專門寫一份書面報告，統計工作繁重。在房地產檔案管理中，運用數字化技術以后，檔案管理人員則可以以電腦為依托，通過檔案管理系統，對所有的檔案實施全面的統計。一方面，可以有效減少檔案統計工作的時間，另一方面，能夠提高檔案統計工作的質量。

二、數字化技術的特點

（一）專業化特點

房地產檔案，是對房地產企業建設發展過程中所有重大歷史事件的真實記錄，也是房地產企業經營管理的具體體現。不同房地產企業中檔案內容相應的有所差別，但其側重點都是與房地產企業相關的內容。房地產檔案，是房地產企業發展的歷史史冊，真實記錄了發展過程中的重大歷史活動。因此，無論是記錄語言的使用上，還是記錄內容的選擇上，都具有一定的專業水準。

（二）項目化特點

房地產企業的經營和運轉，均是以房地產項目為依據進行的，此種情況導致房地產企業的項目開發，是以時間順序展開的。因此，想要從整體上全面地對房地產企業的項目開發、項目實施、項目結果三者進行記錄，則檔案管理工作要對房地產企業所有的發展活動展開一次科學系統的分類，并遵循項目原則，收集和整理所有的項目資料。貫徹和落實項目原則，在此基礎上形成的房地產檔案，才具有系統性和科學性，項目原則下的檔案，具有更高的參考價值[1]。

（三）共存性特點

一般情況下，房地產企業在開發房地產時，其開發工作對象通常有兩種，一是特定區域，二是某個片區，而在房地產開發過程中，其開發模式，也以分棟建設模式為主。雖然，在實際的開發過程中，具體的工程以分散的形式進行，但是，無論是項目的審批還是項目的建設，或者是項目的管理，都是房地產企業以集中的方式展開的。所以，對于房地產企業檔案的管理而言，無論是項目的開發檔案，還是項目的建設檔案，抑或是項目的管理檔案，在檔案管理工作中，也要采用分散管理和集中管理結合的方式進行管理，其中，每一份單獨的檔案，都要有相應的開發環節與之相對，最大限度地減少檔案交叉情況的發生。

（四）共有性特點

房地產企業進行的一切開發工作，都將以商品的形式體現出來，商品是開發工作的最終成果，商品被購房者購買后，購房者可以自行對自己所購買的商品檔案進行查閱，加深對商品的了解。房地產企業的管理人員，需要利用檔案對企業開發出來的商品進行科學、有效、系統地管理，而對于商品的購買者而言，可以利用商品的相關檔案，在商品發生質量問題、手續問題時，有效地維護自己的合法權益，向房地產企業進行索賠[2]。所以，商品的檔案成為了可以同時被開發者和購買者利用的檔案，無論是購買者還是商品的開發者都可以檢閱檔案，都可以自行使用檔案。

三、應用數字化技術需要注意的事項

（一）改善檔案管理人員的知識結構

數字化技術的應用，有效提高了房地產企業檔案管理工作的質量和效率，同時也對檔案管理工作人員提出了更高的要求。因此，在引進數字化技術以后，要采取有效措施，加強檔案管理人員的專業能力和專業素質。具體而言，可以通過培訓提升檔案管理人員的綜合素質，促使現有的檔案管理人員能夠正確操作數字化管理設備以及完成設備的日常養護工作，并且在設備發生故障時，可以切實解決故障，保證設備的穩定工作。與此同時，要加大力度，增加檔案管理人員的現代化、信息化知識儲備，保證檔案管理人員具備操作計算機以及運用數據庫等軟件系統的能力。此外，還應該引進優秀、現代化的檔案管理人才，提升檔案管理人員的整個素質，以便更好地開展工作[3]。

（二）關注傳統與數字化的關系

數字化技術的應用，使房地產檔案的形式發生變化，由傳統的紙質檔案變為電子檔案，而電子檔案的自身產生與保存，都需要依托光盤、磁帶、U盤等載體，在讀取檔案的過程中，會對這些檔案載體造成一定程度的損壞，讀取使用的次數增多，檔案信息則會由于載體的損壞以及保存環境的變化遭到破壞，影響檔案的完整性，甚至導致整個檔案的丟失。而且，電子檔案的損壞不易被發現，難以及時補救。此外，電子檔案易被修改，因此，在利用電子檔案時要注意結合紙質檔案的優勢，進一步提高房地產檔案管理工作的質量。

（三）建立健全管理制度體系

任何高質量的工作，都離不開健全的管理制度，房地產檔案管理工作也是如此。需要對房地產檔案進行不同秘密等級的界定，加強對重要檔案的保密和存儲工作，并對其進行備份，盡量避免重要檔案發生被盜取、被惡意篡改，建立健全房地產檔案的管理制度。最為重要的是，要為檔案系統的運行環境，建立安全管理制度。同時，要做好檔案管理的監督工作，防止有人蓄意盜取和篡改電子檔案。綜上所述，當前數字化技術在房地產檔案管理工作中的運用還存在一些問題，數字化檔案管理系統的建立也不是可以在朝夕之間完成的。我們要認識到數字化技術對房地產檔案管理工作的重要意義，特別是要明確在房地產檔案管理中數字化技術所具有的優勢和特點，進而采取有效措施，將數字化信息技術更好地運用于檔案管理中。這需要檔案管理部門具有創新意識，需要工作人員不斷提升自我，更加需要房地產企業的大力支持。

參考文獻：

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[3]肖靜.云計算技術對數字化檔案管理的探索與應用[J].民營科技，2012（6）：83.

作者：于明明 單位：廣東省中山市土地房產產權檔案館