當(dāng)前，我國城市化建設(shè)事業(yè)日益壯大，這對其相應(yīng)的檔案管理工作有了更高的要求。在城市化建設(shè)進(jìn)程日益推進(jìn)中，檔案管理方式并不是一成不變的，其本身的艱巨性與復(fù)雜性在適應(yīng)城建工作的轉(zhuǎn)變上更應(yīng)引起工作人員的思考。鑒于此，本文緊密結(jié)合筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)談?wù)劤墙n案改進(jìn)工作的想法。

一、城建檔案管理工作的特點(diǎn)及意義

在城市建設(shè)中，城建檔案管理是其重要的組成部分。通常情況下，人們會將城建檔案歸屬于科學(xué)技術(shù)性檔案的一部分，而其最重要的作用則表現(xiàn)在對城市今后的規(guī)劃與發(fā)展的利用上，正是這一特性決定了改進(jìn)城建檔案管理工作的意義[1]。眾所周知，城建檔案是指在城市規(guī)劃建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，所以，城建檔案的管理工作貫穿于整個建設(shè)過程及管理活動中，文件材料的產(chǎn)生、形成及編制是同步進(jìn)行的，城建檔案在城市建設(shè)中涉及到的地質(zhì)勘察、工程建設(shè)、物料供應(yīng)以及一系列的工程管理活動，集合了經(jīng)驗(yàn)與理論實(shí)踐于一體，對城市規(guī)劃后期對管理與施工有著較為明顯的指導(dǎo)性作用。此外，它也屬于歷史性資料的范疇，能夠?yàn)闄z查評估與文化儲備提供一定的參考[2]。當(dāng)前我國市場經(jīng)濟(jì)體制的推動與發(fā)展，城建速度大大提升，很多社會部門工作人員均加大了對城建檔案重要性的認(rèn)識，改進(jìn)城建檔案的管理，使其適應(yīng)城建工作的發(fā)展并確保與時俱進(jìn)，這也將成為大勢所趨。首先，城建檔案管理工作覆蓋面廣泛，綜合性較強(qiáng)，其實(shí)質(zhì)與城市建設(shè)所需面對的問題緊密相關(guān)。城市建設(shè)的過程中又涉及到人口、經(jīng)濟(jì)、文化等多個因素，撇開任何一方面的檔案及管理都是不完善的，無法充分展現(xiàn)資料的綜合性。而其廣泛的覆蓋面又決定了管理人員的多元化和復(fù)雜化、種類的多樣化問題。其次，檔案的形成也表現(xiàn)為一定的特質(zhì)。眾所周知，城建檔案形成本身就依賴于城市建設(shè)工程發(fā)展，然而很多城市建設(shè)工程的規(guī)模巨大，需要經(jīng)歷數(shù)年甚至十幾年的規(guī)劃建設(shè)，其長期性與復(fù)雜性的特征導(dǎo)致檔案管理人員在諸多程序與手續(xù)的辦理中存在僥幸心態(tài)，而忽略長期性的系統(tǒng)管理。再者，城建檔案建設(shè)還體現(xiàn)了不同地區(qū)的地域文化特點(diǎn)，城市本身地域性與文化習(xí)俗不同，其對應(yīng)的檔案收集管理工作著重點(diǎn)也不同，因此對不同地區(qū)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)與借鑒要區(qū)別對待，凸顯不同地域性檔案管理的高價(jià)值和特征[3]。最后是城建檔案管理傳播性的突出特征，在城市當(dāng)?shù)氐某墙n案有著非常重要的傳播價(jià)值，尤其是涉及歷史城建，更為歷史記錄編制做出突出貢獻(xiàn)，一旦城市因自然原因而出現(xiàn)破壞，那么城建檔案的作用則會增值。

二、當(dāng)前城建檔案管理工作存在的問題

信息化的發(fā)展無疑為當(dāng)前城建檔案管理工作帶來了便捷，但對于傳統(tǒng)的管理模式卻產(chǎn)生了極大的沖擊，與此同時，很多習(xí)慣采用傳統(tǒng)人工管理的人員也沒有意識到信息化所帶來的顛覆性影響，不具有較強(qiáng)的適應(yīng)力轉(zhuǎn)變管理模式。而辦公室網(wǎng)絡(luò)化也極大程度提高檔案管理的效率，但卻存在一定的片面性，表現(xiàn)為嚴(yán)重影響傳統(tǒng)辦公同事之間的交流效率。實(shí)際上，電子信息產(chǎn)品在社會的多個領(lǐng)域都得到了更為充分與深入地應(yīng)用，在顛覆工作人員傳統(tǒng)觀念影響的基礎(chǔ)上，檔案管理這一具有典型傳統(tǒng)人工性的工作還很難適應(yīng)電子化辦公環(huán)境。此外，當(dāng)前大多辦公媒介也基本以紙質(zhì)媒介為主，電子檔案辦公帶來的沖擊與覆蓋程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，這對轉(zhuǎn)變檔案管理人員工作模式有一定的阻礙作用[4]。

三、改進(jìn)城建檔案管理工作的措施探討

1.完善城建檔案管理制度。加強(qiáng)城建檔案管理的制度建設(shè)，應(yīng)該成為轉(zhuǎn)變城建檔案管理模式，提高城建檔案管理要求，并確保管理工作更科學(xué)合理化開展的基礎(chǔ)。當(dāng)前我國盡管已有不少單位部門在城建檔案管理工作中編制了相關(guān)制度，但其完善性還需要進(jìn)一步加強(qiáng)，且真正得以實(shí)施的程度也受到質(zhì)疑。此外，還要強(qiáng)化建立能夠促進(jìn)檔案管理與部門交流溝通的制度，確保在城建檔案管理工作上各部門之間人員交流合作的高效性，同時也能進(jìn)一步加快對網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的速度，使得城建檔案管理工作更科學(xué)有效。2.加強(qiáng)配套法律體系建設(shè)。上述所示，檔案管理制度的建立健全是規(guī)范從事檔案管理人員工作的有效規(guī)則，而針對這一規(guī)則進(jìn)行高效的實(shí)施與執(zhí)行，則還需要與之相配的法規(guī)加以約束。縱觀我國政府當(dāng)前在城建檔案管理工作領(lǐng)域的法律法規(guī)，已經(jīng)出臺的包括《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《檔案法》等等，在約束城建檔案管理人員合理合法行為上有一定的作用，但依舊還需要更多細(xì)節(jié)化的法律體系，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的合法性與效率。伴隨著時代的進(jìn)步與發(fā)展，各種科學(xué)技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用，在未來的城建檔案管理工作中必然還有更多新問題涌現(xiàn)，因此，配套的法律體系必須與新的形勢和問題同步建立與完善，以更快更好地解決城建檔案的管理問題。3.加強(qiáng)對管理工作的指導(dǎo)監(jiān)督。由于城建檔案涉及內(nèi)容的廣泛性與復(fù)雜性，決定了其城建檔案管理工作需要多個領(lǐng)域部門的參與，復(fù)雜的交流與配合也必然導(dǎo)致其中存在更多不合理的職責(zé)分配，這就需要相關(guān)部門對城建檔案管理工作的復(fù)雜性取得進(jìn)一步的認(rèn)識，對其涉及到各個專業(yè)領(lǐng)域進(jìn)行深入地研究，從而定期對城建檔案管理工作進(jìn)行應(yīng)用模式與管理效率的視察，及時發(fā)現(xiàn)如交流溝通、借鑒引用、執(zhí)行實(shí)施等多方面存在的問題，及時加以專業(yè)性指導(dǎo)，以提高問題解決的及時性，強(qiáng)化監(jiān)督效果。4.全面提高管理人員素質(zhì)。不可否認(rèn)，當(dāng)前對于城建檔案管理人員的招聘與選拔還存在不少問題，其培訓(xùn)方式也有待進(jìn)一步科學(xué)化與合理化的改善，其主要表現(xiàn)在并沒有將建設(shè)工程的建設(shè)過程中的即時性信息整合更新，缺乏高度的敏銳性，同時也沒有將城建檔案管理人員的選用和新時期城建工作的諸多特征相結(jié)合進(jìn)行考慮，還存在較多的直接通過上級命令接任管理且頻繁調(diào)動崗位的情況，造成檔案資料管理的銜接性受阻、交接工作不完善而產(chǎn)生的城建檔案管理工作效率低的后果。從城建檔案管理工作本身的情況來看，管理具有一定技術(shù)性，且伴隨城建資料的增多以及城建工程的推進(jìn)具有更深遠(yuǎn)的復(fù)雜性，因此接手的工作人員必須具備專業(yè)的業(yè)務(wù)能力和信息化管理操作技術(shù)，才能進(jìn)入城建檔案管理的團(tuán)隊(duì)中交接工作，同時相關(guān)的單位企業(yè)也要不定期對員工進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。5.引進(jìn)高新技術(shù)提高管理效率。長期的城建檔案管理工作實(shí)踐證實(shí)，信息化技術(shù)在各行業(yè)領(lǐng)域中的覆蓋，極大程度地提高了檔案管理的有效性與科學(xué)性，因此，必須轉(zhuǎn)變當(dāng)前城建檔案管理工作人員與時俱進(jìn)的工作意識，積極學(xué)習(xí)并應(yīng)用新的管理技術(shù)，全面提高信息化在檔案管理工作中的覆蓋范圍與深入程度，大力構(gòu)建信息化操作平臺，充分融合信息化技術(shù)手段的優(yōu)勢提高管理效率。

四、結(jié)語

伴隨著時代的變遷，針對當(dāng)前逐漸顯露的傳統(tǒng)城建檔案管理問題，工作人員應(yīng)該以前瞻性的眼光看待，通過解決管理問題，提高管理效率來促進(jìn)城建檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，并在此基礎(chǔ)上積極規(guī)劃城建工作，推動社會建設(shè)發(fā)展，都應(yīng)該成為每一個城建工作者都要思考的問題。總之，現(xiàn)代城建檔案管理是一個系統(tǒng)性的工程，參與其中的部門人員都應(yīng)加強(qiáng)交流與溝通，通過擬定科學(xué)制度，不斷學(xué)習(xí)優(yōu)化自身專業(yè)能力，思考解決存在的問題，才能促進(jìn)檔案管理的健康有效發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃鈺華.關(guān)于城建檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2015,11(06):64.

[2]崔育萍.關(guān)于完善城建檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2012,12(03):17-18.

[3]許陽.淺析加強(qiáng)城建檔案管理的對策與思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,12(05):249.

[4]屈紅軍.新形勢下提高城建檔案管理工作的思考[J].城建檔案,2012,11(12):12-14.

作者：夏家園 單位：昆明市城市基本建設(shè)檔案館