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檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及創(chuàng)新方法

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2018-12-07 10:50:30    瀏覽次數(shù):639    評(píng)論:0
導(dǎo)讀

檔案管理作為一項(xiàng)十分重要且復(fù)雜性較強(qiáng)的工作,管理水平直接體現(xiàn)了一個(gè)單位的管理能力。檔案管理水平的高低,與單位的綜合能力高低息息相關(guān)。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,信息化已是大勢(shì)所趨。因此,新時(shí)期下對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新與調(diào)整十分必要。本文就當(dāng)前檔案管理中面臨的挑戰(zhàn)進(jìn)行論述,繼而提出對(duì)應(yīng)的創(chuàng)新方案。

隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展,無論是企業(yè)單位還是事業(yè)單位,在運(yùn)作中需要的信息量會(huì)更大。傳統(tǒng)的檔案管理模式過于狹隘,使之無法與新的經(jīng)濟(jì)形式相匹配。因此,新時(shí)期的檔案管理人員,必須要積極的對(duì)形勢(shì)加以分析,在工作中發(fā)現(xiàn)存在的問題,并就這些問題成因加以分析,以尋找合適的解決方案。這些都需要從我國當(dāng)前檔案管理的實(shí)際狀況著手。

一、檔案管理的存在意義

傳統(tǒng)的檔案管理,實(shí)際上就是對(duì)某類信息的整合以及記錄,從而使其在后期的使用中,能夠準(zhǔn)確地被查閱與利用,以提供一定的依據(jù)。檔案是已經(jīng)被單位所運(yùn)用或者所知悉的內(nèi)容。然而,隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步,當(dāng)前的檔案管理已經(jīng)不再單純的是這個(gè)含義。而檔案管理,實(shí)際上是檔案館對(duì)檔案實(shí)體與檔案信息進(jìn)行管理并且提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱,也是國家檔案事業(yè)的基本組成部分。另外,在部分企業(yè)之中,也存在檔案管理,其檔案管理類似于信息管理,是對(duì)企業(yè)運(yùn)行中的某些信息進(jìn)行準(zhǔn)確的收集與儲(chǔ)存,并加以運(yùn)用。從性質(zhì)來說,其本身是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性的工作。而檔案管理系統(tǒng)更是國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的重要組成部分,是社會(huì)科學(xué)能力的主要支撐。

二、新時(shí)期檔案管理工作中面臨的挑戰(zhàn)

(一)檔案管理工作人員的管理意識(shí)較為薄弱

檔案管理工作是一項(xiàng)十分重要卻又相當(dāng)復(fù)雜的工作,但是,很多單位的檔案工作人員沒有正確認(rèn)識(shí)到其重要性。對(duì)檔案管理重視程度的缺乏,會(huì)導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)層以及相關(guān)人員忽視這項(xiàng)工作。檔案管理人員沒有認(rèn)識(shí)到其從事工作的重要性,在實(shí)際操作中,其工作責(zé)任感就低。或者說,還有一部分工作人員會(huì)片面地認(rèn)為檔案管理工作就是簡單的資料整理與核對(duì),從而忽視了對(duì)信息本身有效性的認(rèn)識(shí)。這些現(xiàn)象的存在,會(huì)使得檔案管理工作整體效率低下。

(二)檔案管理制度存在的缺陷

由于管理層對(duì)于檔案管理的認(rèn)知缺乏,從而導(dǎo)致在整個(gè)管理過程中,管理制度的制定存在較大的缺陷。就目前來說,多數(shù)檔案管理工作都沒有對(duì)應(yīng)的制度作為支撐,這就導(dǎo)致在檔案管理工作實(shí)踐中,存在管理內(nèi)容狹窄、管理質(zhì)量較低、檔案價(jià)值欠缺等現(xiàn)象。除此之外,在檔案管理過程中,其現(xiàn)行制度沒有對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行約束,從而使得在檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人沒有一一有效對(duì)應(yīng)。這就使得很多檔案在管理過程中,可能會(huì)遺漏,從而導(dǎo)致檔案無端缺失。

(三)管理工作流程不規(guī)范

當(dāng)前,很多企業(yè)對(duì)于檔案管理的認(rèn)知都相對(duì)缺乏,這就使得在其招聘工作人員時(shí),都是以人力成本最低為考量因素。因此,往往招聘來的工作人員大多沒有對(duì)應(yīng)的專業(yè)管理知識(shí),且管理技能也相對(duì)較弱。所以,在工作過程中,無法準(zhǔn)確掌握檔案管理的工作要求,從而使得整個(gè)管理工作欠缺規(guī)范,工作效率也異常低下。

三、新時(shí)期檔案管理創(chuàng)新方案

(一)提升檔案管理意識(shí)

無論是個(gè)人還是單位,檔案管理意識(shí)的缺乏,直接使得檔案管理工作得不到重視。面對(duì)此種狀況,筆者認(rèn)為,必須要采取一定的措施,讓其了解檔案管理的基本內(nèi)容,繼而認(rèn)識(shí)到檔案管理的實(shí)際意義。檔案管理意識(shí)的提升,會(huì)讓單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于單位長期發(fā)展的作用,其必然會(huì)對(duì)檔案管理重新認(rèn)識(shí)與規(guī)劃,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理方案的創(chuàng)新,有效提高管理效率。

(二)加強(qiáng)檔案信息的有效利用

檔案信息的有效利用,是檔案管理工作中的主要環(huán)節(jié)與最終目標(biāo)。檔案管理的基礎(chǔ)意義就是對(duì)于信息的儲(chǔ)存與使用,從而達(dá)到對(duì)應(yīng)的使用效益。在檔案管理的過程中,管理工作人員可以通過有效的運(yùn)用或者合理的分類,使得有效信息充分顯現(xiàn)出來,為對(duì)應(yīng)的使用者提供一定的引導(dǎo)。另外,在檔案管理的過程中,管理人員必須要樹立自身的服務(wù)意識(shí),認(rèn)識(shí)到檔案管理工作本身應(yīng)具備的服務(wù)性。這是檔案信息實(shí)現(xiàn)有效利用的關(guān)鍵。

(三)新檔案管理制度的建立

管理制度對(duì)于管理工作的開展具有較強(qiáng)的引導(dǎo)作用。因此,在整個(gè)管理環(huán)節(jié)中,必須要求單位制定合理的管理制度。就管理制度的創(chuàng)建,筆者認(rèn)為需要注意以下幾點(diǎn):第一,管理制度需要與單位性質(zhì)一致。比如企業(yè)單位進(jìn)行檔案管理,其以營利性為主,在信息處理上會(huì)更加側(cè)重于其經(jīng)濟(jì)效益的獲取。而在事業(yè)單位中,信息則以全面、真實(shí)為主,側(cè)重于服務(wù)能力的提高。第二,管理制度中需要對(duì)管理流程進(jìn)行合理的規(guī)劃。流程的規(guī)劃不合理,會(huì)導(dǎo)致整個(gè)管理過程中人力物力的浪費(fèi)。

(四)提升工作人員的整體素質(zhì)

在檔案管理工作人員的聘用上,不應(yīng)該盲目地追求低廉的人力資源成本,而應(yīng)該從成本與效益兩個(gè)方面出發(fā)。尤其是當(dāng)前教育體系中已經(jīng)有對(duì)應(yīng)的檔案管理專業(yè)教育,這就給檔案管理工作提供了大量的專業(yè)人才。因此,在人員的聘用上,要多引進(jìn)專業(yè)人才,從而保證其員工的整體素質(zhì)。再者,在日常檔案管理工作的開展中,也要不定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),從而不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)。在社會(huì)不斷發(fā)展的背景下,檔案管理工作的要求也在不斷改變。傳統(tǒng)的檔案管理已無法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求,因此,必須要采取一定的措施對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新。

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作者:朱志能 單位:廣東省深圳市春暉信檔案技術(shù)服務(wù)有限公司

 
(文/小編)
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