當今，高校檔案工作所處的社會信息環境發生了巨大的變化，計算機技術、網絡技術正不斷滲透到檔案工作中，檔案工作必將與高度數字化和網絡化聯系在一起，龜子檔案、虛擬檔案已成為檔案管理工作的一種趨勢，鑒于此，高校檔案工作如何適應網絡環境，是當前檔案工作者探討的一個重點課題。
一、網絡環境中高校檔案管理工作現狀
高校在日常的教學、科研等管理活動中，會產生大量的教學、科研、黨政管理、基建、會計、出版、聲像、實物等類檔案。為了管理好這些檔案，各學校除了建立檔案館 ( 室 ) 以外，校內各單位一般還配備了兼職檔案員，負責本部門檔案的立卷歸檔。檔案館 ( 室 ) 所藏的檔案、資料基本上都經過規范化整理，編制了案卷目錄、卷內目錄、專題索引等檢索工具。為了盡快適應現代社會對檔案信息的需求，很多學校都不同程度地采用計算機管理檔案信息，管理已經形成的各類目錄信息。少數走在檔案信息化前沿的學校，除了管理檔案目錄以外，通過數字化的手段，還能對全文和多媒體檔案信息進行管理，并通過建立自己的門戶網站，把這些信息發布出去。但普遍看來，多數高校計算機檔案管理工作仍處在管理檔案目錄信息的階段，有些單位甚至仍在手工操作，文件的全文管理尚處在起步階段。隨著校園網的開通和 “數字化校園”建設的逐漸深入，各單位已普遍使用計算機編輯、打印和收發文件，每年都有大量電子文件產生，而高校檔案信息化建設已明顯滯后，對這些已經存儲在計算機磁盤上的電子文件，多數未能妥善保存；有的雖有保存，但缺乏統一科學合理的管理辦法，難以進行有效的管理，造成人力、財力和信息資源的浪費，導致已經產生的有保存價值的電子文件 ( 檔案 ) 有流失的危險。加強檔案信息化建設，迫在眉睫。
二、網絡環境中高校檔案工作管理策略
（一）加快檔案信息資源建設——檔案信息化建設的核心任務
檔案信息化是—個系統工程，而檔案信息的數字化和檔案信息資源建設是這個系統中的基礎部分，沒有檔案信息的數字化，檔案信息化建設就無從談起。要建設檔案信息資源，我們可以從以下幾個方面入手。
1、對傳統檔案進行數字化
利用現代信息技術，有選擇性的把一些傳統的紙質、照片、聲像檔案數字化，并存儲到計算機中存儲設備中。由于傳統的紙質檔案檢索查尋不方便，保管利用都受到一定的限制，把這些檔案數字化后，可以極大提高檔案的利用效率。
2、加強電子文件的管理
隨著電子計算機技術、網絡技術和現代通信技術的快速發展，收發電子文件的數量急劇增長。完整、真實、有效地管理這些電子文件，無疑將成為檔案信息資源建設的重要內容，有這些電子文件轉化而來的電子檔案將成為檔案信息資源的重要來源。
3、檔案信息數據庫的建設
通過網絡在線采集現有的各種信息資源和數據庫，如學籍管理數據庫、學生成績數據庫、畢業生就業數據庫和科研成果數據庫等。檔案部門可通過調研，充分掌握各部門所產生的數據庫，把這些數據庫納入歸檔范圍，以進一步豐富檔案信息資源。
（二）加強檔案管理應用系統的建設，實現信息共享，提高利用服務水平——檔案信息化建設的根本目的
上面談到了檔案信息資源建設，這只是信息化建設的基礎部分，重要的是要將那些數字化了的檔案信息有效地管理起來，這就需要借助專業的檔案管理軟件。具體地說，檔案信息的管理主要包括：信息著錄、檢索、利用、統計、數據保管等。而信息著錄和信息利用是檔案信息管理系統的核心功能。如果我們不能有效地把檔案信息資源管理和利用起來，而是把它“束之高閣”，檔案信息也就失去了意義，不能發揮它在現實社會中的巨大作用。
我們知道完整的檔案信息包括：目錄信息，全文、圖像、視頻、音頻信息，檔案信息管理利用就是針對這幾方面而言的。要有效地管理這些檔案信息，我們所選擇的檔案管理應用系統一般應有以下一些功能：檔案目錄信息管理，能夠按照國家有關的著錄標準對檔案信息進行準確著錄；能夠對各種類型的電子文件 ( 如文本類、圖像圖形類、錄音錄像等多媒體以及數據庫類 ) 進行管理；對各種檔案信息進行有效檢索、統計利用，最大限度地實現信息共享；能夠實現與數字化校園 (OA) 實現無縫對接。我們在選擇檔案管理應用系統時，從實際出發，或自行開發或購買一些較成熟的具有以上功能的軟件。
（三）檔案信息安全保密體系建設——檔案信息化建設的關鍵環節
檔案館 ( 室 ) 要加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫的安全；加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；檔案館 ( 室 ) 內部的存儲數據庫和電子文件的局域網要切實與一切外網實行物理隔離，加強身份認證和密鑰管理，確保檔案信息網絡傳輸的安全。
檔案館在開發利用檔案信息資源和網絡系統建設工作中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生。非公開的檔案信息—律不得上檔案館以外的網；在因特網上提供已公開檔案目錄查詢服務的，要認真采用身份證、防火墻、數據備份等安全防護措施，確保檔案信息和系統安全。
檔案信息化建設的最終目的就是要切實加強檔案信息資源的合理配置和科學管理，使檔案信息資源實現數字化、標準化、系統化、網絡化，以滿足社會各方面日益增長的利用檔案信息的迫切需要。而檔案信息化建設又是一項長期而艱巨的任務，既要堅持科學性、實用性、又要兼顧先進性和前瞻性。因而檔案信息化建設要有條不紊地逐步進行和完善，要量力而行，分步實施。總之，檔案信息化建設的發展將極大促進檔案信息資源的開發利用，促進檔案部門的服務管理方式的轉變，為檔案管理全面實現現代化打下堅實的基礎。
