隨著我國經濟社會的發展以及政府工作日益公開透明，我國招標工作越來越受到人們的重視。近年來，招標業務量逐年增長，與之對應的招標檔案也呈幾何級數增長。

一、招標檔案的作用

招標是一種依法開展的公開、公平競爭的交易方式，涉及到多方利益以及政府的威信。招標檔案是招標工作全過程的最真實、最完整的記錄，是檢驗一次招標活動是否合法、合規、公平、公正的最好依據。良好的招標檔案不僅對規范招標活動有極大的促進作用，對風險防范也有著重要意義。招標檔案涵蓋了招標采購中各項決策的進程，可以為處理招標爭議和政府審計等工作提供依據。

二、招標檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不完善

招標單位大多建立了檔案管理制度，但在實際工作中，有相當多的招標單位是為了應對上級和當地檔案主管部門的檢查才制訂制度，有的是完全照搬其他部門的制度，不符合招標工作的實際，制度難以發揮應有的作用。有些招標方建立了檔案管理制度之后，在執行層面也存在著落實不力的問題，給檔案收集、保管、利用各個方面都帶來了消極的影響，造成招標檔案管理混亂的局面。

（二）檔案管理人員素質不高

招標工作本身是一項系統性、綜合性、復雜性的工作，因而，招標檔案管理工作也會涉及很多方面。這就對從事招標檔案管理的人員提出了很高的要求。招標檔案管理員不但要是一個檔案管理的行家，具備扎實的檔案管理知識，同時也要對招標工作的全流程非常熟悉。但在現實工作中，招標單位對檔案管理不重視，檔案管理人員多為兼職，人員變動頻繁，很多檔案管理人員責任心差，業務不熟，檔案管理的隨意性較大。

三、改進招標檔案管理的對策

（一）制訂符合現實需要的檔案管理制度

招標單位要保證招標檔案管理的科學、規范、有效，一方面要深入學習相關的檔案法律法規，與檔案主管部門充分溝通，另一方面要從單位全局層面考量，充分聽取各具體業務部門的意見，制訂符合本地區、本單位實際情況的檔案管理制度。招標單位要對檔案管理各個環節作出明確具體的規定，定期檢查實施情況，發現問題及時處理。對不同部門檔案管理人員的職責加以明確，實現招標檔案管理工作的制度化和規范化，確保招標采購檔案的完整性和連續性。

（二）提升檔案管理人員業務素養

檔案員的業務素質直接決定著本單位檔案管理水平的高低。招標檔案管理人員要具備較高的業務能力和責任意識。招標單位的檔案管理人員絕大多數都不是檔案專業出身，也沒有從事檔案管理工作的經歷。因此，檔案管理人員上崗之前，必須接受檔案知識和業務培訓，走上崗位之后，要定期參加當地檔案部門舉辦的業務培訓班，提高業務素質。檔案工作是一項延續性很強的工作，檔案管理人員頻繁變動不利于檔案工作的有序開展，招標單位有必要設立專職檔案管理人員，提高其待遇，提升檔案崗位的穩定性。

參考文獻：

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作者：徐景超