一、流動人員人事檔案管理的難點
（一）多頭管理，合力難形
目前，地方人事檔案管理大致這樣劃分職責(zé)：黨委組織部門管理在職干部的檔案；人事部門下屬的人才機(jī)構(gòu)（含省級行業(yè)主管部門人才機(jī)構(gòu)）管理流動人員的檔案；教育部門管理教職工的檔案；人社部門下屬的勞動就業(yè)機(jī)構(gòu)管理企業(yè)下崗職工的檔案；各機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理本系統(tǒng)的職工檔案；區(qū)縣級武裝部門管理復(fù)員軍人的檔案。這種管理機(jī)制的弊端：機(jī)構(gòu)重疊，經(jīng)費增多，效率低下，安全系數(shù)降低。人事檔案受多部門管理的同時，個別人才機(jī)構(gòu)不同程度上存在以贏利為目的的意識，日常懶于收集材料、整理編目，除了接檔收費外，就是裝袋子、鎖柜子和關(guān)門子。
（二）棄檔數(shù)量，日益攀升
“棄檔”是指流動人員將本人人事檔案存放在人才服務(wù)中心或人才市場并第一次繳納存檔費后，不再續(xù)繳存檔費，也不與存檔管理單位聯(lián)系時間達(dá)3年以上。隨著流動人員所從事的行業(yè)（崗位）與人事檔案之間的依附關(guān)系逐漸淡化，再加上機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和國企考錄編制內(nèi)工作人員數(shù)量有限，以及對流動人員檔案管理實行有償服務(wù)的模式，以致許多存檔人員對人事檔案的重要性認(rèn)識存在偏差，關(guān)心度逐漸弱化，認(rèn)為人事檔案可有可無。筆者對福州市部份區(qū)縣流動人員人事檔案狀況進(jìn)行調(diào)查，約40%的檔案處于“休眠”狀態(tài)，而且顯逐年遞增的趨勢。
（三）材料歸集，途徑欠暢
流動人員人事檔案具有“人檔分離”特殊性，一部份流動人員在國外自謀職業(yè)，路途遙遠(yuǎn)不便聯(lián)系；另一部份是分布在國內(nèi)的非公企業(yè)等單位就業(yè)，且該單位與存檔管理單位之間無隸屬關(guān)系，故對流動人員在工作中形成的材料收集不系統(tǒng)、不完整，無法形成有效的“經(jīng)歷鏈”。由于長期未補(bǔ)充或少補(bǔ)充材料，在一定程度上造成了人事檔案價值的貶值，檔案功能退化，影響了人事檔案的有機(jī)聯(lián)系和真實面貌。
（四）管理手段，亟需改進(jìn)
經(jīng)調(diào)查，有很多年青人不愿干枯燥的檔案管理工作，異動頻繁。另外，高校設(shè)置檔案專業(yè)相對偏少，以致在基層單位中，檔案管理專業(yè)人才比較匱乏。為了破解人才緊缺的制約，檔案管理行政機(jī)關(guān)也經(jīng)常舉辦檔案專業(yè)培訓(xùn)班，但大多偏重于書本上講解，理論知識灌輸有余，現(xiàn)場實務(wù)操作不足。因此，在檔案管理從業(yè)隊伍中，要么專業(yè)理論底子薄，要么專業(yè)不對口，許多存檔單位缺乏創(chuàng)新和開拓進(jìn)取的意識，還停留在傳統(tǒng)的管理模式上。
二、流動人員人事檔案管理的對策
（一）整合資源，理順管理體制
從人事檔案的機(jī)密、真實和安全的角度出發(fā)，要成立檔案管理服務(wù)中心，打破身份、行業(yè)的限制，集中統(tǒng)一管理本地區(qū)所有的人事檔案，建立社會公信力強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。這種管理模式好處是：1、精簡機(jī)構(gòu)，節(jié)省大量庫房和經(jīng)費；2、明確職責(zé)，提高工作效率，便于人們查檔；3、減少用人單位卡檔的現(xiàn)象，促使人才合理的流動；4、、提高檔案安全的級數(shù)，確保檔案的安全和完整；5、有利于集聚檔案管理專業(yè)高層次人才，優(yōu)化從業(yè)人員隊伍，提升人事檔案的管理水平。
（二）注重收集，提升檔案內(nèi)涵
人事檔案材料的收集是人事檔案工作的基礎(chǔ)，是為利用工作積累信息及維護(hù)人事檔案真實性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，為此，要建立收集的長效機(jī)制，抓緊抓實以下幾方面工作：
一是在宣傳力度上求深。對存檔人員應(yīng)側(cè)重于愛檔、惜檔的宣傳，促使其加深了解人事檔案的功能作用，并跟蹤和督促用人單位及時向存檔管理單位歸檔材料
二是在材料收集上求廣。首先，針對流動人員人事檔案動態(tài)性的特征，在收集材料時要做到口勤、手勤、腳勤，著力擴(kuò)大材料收集的范圍，切實在豐富和優(yōu)化人事檔案內(nèi)容上下功夫；其次，側(cè)重收集存檔人的創(chuàng)新成果、誠信評價、獎懲任免等具有個性化的材料。
三是在材料鑒別上求精。人事檔案具有很強(qiáng)的考察性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性。面臨收集而來的五花八門的材料，要從手續(xù)是否完備規(guī)范、表述是否準(zhǔn)確精煉等方面進(jìn)行細(xì)致甄別，鑒定取舍，力求真實反映其自身成長歷史的記載。
四是在材料裝訂上求美。檔案工作者在裝訂過程中，要具備心細(xì)、手巧、眼捷的素質(zhì)，嚴(yán)格按照《中組部關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》的文件要求執(zhí)行。確保案卷既美觀又符合規(guī)范。
（三）加大投入，強(qiáng)化公共管理
流動人員人事檔案在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)，政府應(yīng)將其事業(yè)經(jīng)費納入財政預(yù)算，取消存檔的收費項目，改變以贏利為目的的有償服務(wù)機(jī)制，實現(xiàn)流動人員與在編人員人事檔案管理同等的政策待遇。這樣益處是：1、提高人事代理的普及性，最大限度激活流動人員人事檔案的“休眠狀態(tài)”，有助于“死檔”變?yōu)椤盎顧n”，發(fā)揮人事檔案的應(yīng)有效能。2、適應(yīng)流動人員人事檔案具有擴(kuò)展性及處于不斷發(fā)展變化的狀態(tài)中的特點，提升用人單位的配合度，有效推動材料收集工作的順進(jìn)開展；3、扭轉(zhuǎn)人才機(jī)構(gòu)之間因利益的驅(qū)動而出現(xiàn)無序搶管流動人員人事檔案的態(tài)勢，促使管理理念從“重收費、輕管理”向“免收費、重管理”的良性方向發(fā)展，從而提升檔案管理的質(zhì)量。
（四）創(chuàng)新服務(wù)，推進(jìn)信息化建設(shè)
人事檔案信息化管理是一場從原始靜態(tài)檔案管理到動態(tài)檔案信息化管理的革命，也是人事檔案管理與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的起點。針對基層在人事檔案信息化管理方面存在基礎(chǔ)薄弱的問題，要采取“因地制宜，從易到難，分步實施”的措施加以推進(jìn)。從外部而言，要建立一個全國通用的具有標(biāo)準(zhǔn)化、先進(jìn)性、適用性的流動人員人事檔案信息庫，為今后全面實現(xiàn)信息資源數(shù)字化、信息網(wǎng)絡(luò)化、信息載體多樣化和信息共享一體化奠下堅實的基礎(chǔ)。從內(nèi)部而言，要兩手抓：一手抓人事檔案實行計算機(jī)輔助管理，利用計算機(jī)及掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)，將檔案資料經(jīng)過系統(tǒng)整理后輸入計算機(jī)，通過相應(yīng)處理轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，使查閱利用通過屏幕就可獲取；另一手抓強(qiáng)化人事檔案管理創(chuàng)新，針對流動人員流動頻繁的特點，將人事檔案中能夠公開的內(nèi)容，制成類似于IC卡的電子檔案，交給流動人員持有保管，供用人單位在招聘、用人時的參考依據(jù)。
（五）強(qiáng)化措施，提高隊伍素質(zhì)
目前，在基層人事檔案管理實際工作中，一般不缺少檔案管理專業(yè)比較突出的人才，反而是那種集現(xiàn)代化信息處理技術(shù)與檔案管理于一體的實用型人才相對匱乏。面臨新形勢，作為人事檔案工作者，必須愛崗敬業(yè)，調(diào)整心態(tài)，淡泊名利，應(yīng)對挑戰(zhàn)，沖破原有的思路和模式，積極探索新的管理模式和檔案觀念，著力在提升自身的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)上下功夫，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要。人事、檔案行政管理部門應(yīng)緊貼時代的要求，用科學(xué)發(fā)展觀推進(jìn)檔案事業(yè)建設(shè)，既要重視對人事檔案管理人員的培訓(xùn)和“充電”，又要大力引進(jìn)既懂檔案專業(yè)又懂計算機(jī)管理的復(fù)合型人才，以適應(yīng)人事檔案信息化、數(shù)字化管理的需要，推動人事檔案工作特別是流動人員人事檔案工作的發(fā)展。
作者：薛炳華
