一、人事檔案特征

人事檔案是企業的重要資料信息，一般記錄了工作人員個人履歷、考核評估、政治面貌、成長軌跡以及思想發展等重要的內容。由此可見，人事檔案必須真實有效，這樣一來人事部門方能根據檔案內容合理應用人才，解決工資報酬等問題。同時，人事檔案信息應全面完整，倘若部分信息殘缺，將無法發揮應有的功能價值。另一方面，人事檔案呈現出流動性特點，因此應同工作人員人事管理全面統一，一旦員工調離崗位，應在一周的時間里將人事檔案調轉到新部門之中。由于人事檔案信息內容涉及較多個人隱私，因此其體現了高度機密性，任何人不可隨意泄露或是私自保管檔案文件，更不可提供社會服務。

二、企業人事檔案管理重要性

從企業層面來講，管理決策層唯有利用人事檔案之中的內容，方能精準評判人才，了解其是否適合在企業工作，進而全面激發工作人員才能，對他們的綜合能力水平做出公正客觀的評價，完成員工的合理匹配。通過人事檔案信息，企業可在最快的時間里完成用人考核以及人才分配，確保企業贏得最大的經濟效益。信息時代，企業通過計算機系統建立人事檔案數據庫，可提升人事信息流動效率，進而促進企業在大量的人力資源信息中快速找尋到適合自身需要的優質人才。從員工個人層面來說，企業人事檔案反映了員工的個人成長軌跡，涵蓋了員工的以往經歷、現在狀況以及未來的發展信息，因此可以說是每位員工各個時間段工作經歷的真實反映。伴隨市場經濟的迅猛發展，各企業規模不斷擴充，人事檔案為新興企業選擇人才提供了重要的參考依據，同時也為員工快速找到符合自身需要的工作提供了更多機會。

三、企業人事檔案管理存在的問題

縱觀對當前企業人事檔案管理工作不難看出，當前有較多單位沒有認識到人事檔案管理工作的重要性，工作人員往往錯誤的認為，人事檔案僅僅是員工資料，對企業發展并無太多作用。因此，僅僅在選拔聘用人才時查閱，而后便隨意堆放，無法科學分類整理，影響了人事檔案應有價值。另外，一些企業并沒有培養設置專業管理人事檔案的人才，配備的設備系統無法達到人事檔案管理工作的標準，對該項工作的開展形成了不良阻礙影響。現代科技快速發展的背景之下，企業人事檔案管理應緊跟潮流，實時更新，方能為企業快速發展發揮保障作用。然而，由于企業沒能充分認識到這一點，使得工作模式與思想觀念相對滯后，無法應用現代科技與新型理念開展工作，較多單位仍舊應用紙質檔案進行記錄。伴隨時間以及環境的不斷變化，紙質資料較易損壞，這樣導致認識檔案資料的不完整。一些企業雖采用電子文檔形式管理人事檔案，卻沒有將重要數據信息進行網絡備份以及共享應用，對人事信息的合理流動形成了負面影響，導致人事檔案信息無法實現全面數字化與信息化發展。部分企業雖完成人事制度改革，突破員工身份限制，然而在管理人事檔案過程中仍舊按照身份劃分類別，過于看重干部檔案管理。日常工作中，由于沒能重視檔案信息的及時收集與更新，導致員工在取得新學歷、考取高職稱、獲得獎勵等信息沒有及時補充到檔案之中，造成信息缺失。員工方面，由于自身不重視檔案信息，導致填寫履歷過程中存在一定隨意性，內容不夠細致。

四、企業人事檔案管理科學對策

1.做好教育宣傳，全面重視人事檔案管理信息時代，企業全員均應重視人事檔案管理，方能優化人才配置，因此應從員工思想認識入手，做好教育宣傳，使他們全面意識到企業人事檔案管理對人才聘用、選拔與發展的現實重要性，進而提升主觀能動性，積極、認真的做好人事檔案管理。當然，該項工作屬于長期工程，因此各職能單位應積極配合，加強人事檔案信息的整理與收集，確保該項工作順暢有序的開展。2.更新工作模式，實現信息化管理新時期，企業檔案管理應樹立信息化發展目標，更新傳統工作模式，提升人事檔案工作先進性。企業應積極同現代科技發展同步，配備數字化檔案管理設備，如檔案掃描系統、電子數據庫系統、網絡共享系統等，為人事檔案信息化管理打造現代化工作環境，進而提升可控性，使人事檔案發揮應有的功能與價值。無論對于普通員工或是干部人員檔案，均應做到一視同仁，可依照部門、工種劃分人事檔案，便于查閱管理。基層員工，應提升檔案價值認識，在填寫檔案信息過程中應做到詳盡細致，這無疑對自身或是企業均是非常有利的。因此基層員工應提升自覺主動性，做好檔案信息收集與補充，專業檔案員工則應給予有效的指導，加強日常監督檢查，使人事檔案管理不僅僅是檔案員工的專項工作，而是變成企業全員的工作。3.強化檔案管理隊伍建設為提升企業人事檔案管理水平，應進一步強化隊伍建設，提升檔案管理員工素質水平。當前一些企業配備的檔案員工隊伍多為兼職人員，在管理檔案過程中欠缺專業性。為此，應加強教育培訓，配備專項工作人員，關心他們的日常生活、思想動向，提升企業凝聚力，使檔案管理員工安心工作，主動積極進取。同時，應定期支持檔案管理人員走出企業學習充電，使他們了解掌握前沿檔案管理技術，能夠熟練應用計算機系統、掃描存檔、檔案搜索系統提升工作效率，做到檔案信息及時有效補充，快速存檔管理，定期檢查檔案信息完整性，進而為企業發展、員工晉升提供優質的檔案信息服務。

五、結語

伴隨現代社會的快速發展，各行業競爭日趨激烈，誰贏得人才誰便把握住了競爭主動性。因此，人事檔案管理工作尤為重要，可輔助企業聘用、選擇更適合自身發展的人才，并促進檔案信息的合理流動。同時，企業人事檔案管理應樹立信息化發展目標，加強數據庫系統建設，更新傳統觀念，做好宣傳教育，調動企業全員參與到人事檔案管理工作中，方能達到事半功倍的效果，實現可持續的全面發展。

參考文獻

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作者：凌敏 單位：玉柴機器股份有限公司