中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4117（2011）05-0072-01
學校檔案管理工作是衡量學校教育教學質量和管理水平的重要標準，是學校各項評估工作的重要內容，加強學校檔案管理,對于推進依法治校,規范學校的教育教學管理,校園管理、基建管理、后勤管理和及推進教育教學改革和現代化建設方面有著重要意義。筆者根據《檔案法》的要求，結合自身的學習和工作體會，就如何做好中職學校的檔案管理工作探討如下：
一、職業高中檔案管理工作存在的問題
（一）檔案意識淡薄
應該說，社會上大部分人的檔案意識薄弱。學校的領導和教職員工也不例外，根本認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性。
（二）硬件設施落后
大部分學校沒有具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防蛀、防火條件要求的檔案室。久而久之，致使檔案材料發黃、發霉、墨水滲出等等，嚴重影響了檔案的查閱和歷史意義。有的被蟲蛀，頁面破損，文字流失，面目全非，藏寶報廢。有的檔案保管設備不齊全，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。很多學校檔案保管箱是20世紀七八十年代購置的，個別學校仍用木頭箱，很不規范，有的保管箱質量不好，不好使用。這些都嚴重影響了管理員的管理工作和檔案材料的使用效果。
（三）無專業檔案管理人員
由于領導不夠重視，沒有多少職業學校把檔案館的人力資源開發和管理工作作為一項重要工作來抓，所以也就沒有相關制度、規劃，沒有具體措施。專業的檔案管理人員缺乏，現有的檔案管理人員業務水平低下是中等專業學校普遍存在的問題。大部分職業學校的檔案管理人員只有一個還是兼職的，各部門各處室更是無人管理。
（四）資料難以完整收集
由于沒有檔案意識，教職員工,包括學校各級領導,對檔案工作的重要性缺乏足夠的認識,對檔案收集工作不夠重視。各部門由于沒有專人管理，平時所形成的材料，都是亂丟亂棄。上級發放的文件也是傳閱完就丟棄。由于學校各科室工作跟檔案室工作嚴重脫節，檔案工作人員也無法深入各科室收集資料。學校活動等形成的材料也因組織者不會收集，檔案室的管理人員沒有參與，而無法收集。而一些私人的材料就更不愿上交了。
二、解決職業高中檔案管理工作中存在的問題的對策
（一）領導重視，加強宣傳，提高意識
檔案意識是做好檔案工作的基礎，因此，首先要得到學校領導的高度重視，加大宣傳力度。組織好《檔案法》學習與宣傳活動。通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。
（二）建立網絡，完善制度
要把學校檔案工作做好，要有健全的管理機構和管理網絡。學校應該成立檔案工作小組，組長應該由校級領導擔任，各科室的領導和綜合檔案室的管理員應該是組員，同時各科室還要設立一名兼職檔案管理員。這樣就從組織上保證檔案工作的順利開展。
有了管理網絡，還要有健全的檔案管理工作制度，這樣才能保證檔案工作逐步實現規范化管理。建立,文件材料整理歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制度等并監督實施,組織和協調學校各科室兼職檔案員做好檔案管理工作。并且要有檔案管理考核制度，監督管理各部門。
（三）做好管理人員繼續教育工作提高管理人員素質
檔案工作人員不僅要有“高度政治思想素質，職業道德修養”，“具備檔案業務知識”，還要具備“相應的科學文化知識以及現代化管理技能”。因此，要經常對檔案人員進行培訓，可以請專業人員來校培訓，在業務工作過程中請他們上門指導。同時也要安排檔案工作人員參加上級檔案局組織的檔案人員崗位培訓，繼續教育學習。
（四）做好檔案的收集和整理工作
檔案工作是一項積累性工作，這首先需要檔案工作者在日常工作中注重學校各類材料的收集和整理。綜合檔案室的檔案工作者要加強宣傳，密切保持與學校各科室、部門的聯系，全方位收集學校本身產生的檔案，同時，努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源。各科室的管理員特別要注重日常工作中及各項活動中各類材料的收集和整理，確保檔案材料的完整性。文件材料收集齊全后，要根據不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。做好檔案的編目、檢索、編研工作，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統、完整地提供檔案。
科學規范的檔案能為學校的正確評估，為對教師和學生的全面考核提高依據，為教學改革提供信息。為學校領導決策提供依據。有利于學校進行科學管理，有利于提高教育教學質量。
作者單位：浙江省縉云工藝美術學校
學校檔案管理工作是衡量學校教育教學質量和管理水平的重要標準，是學校各項評估工作的重要內容，加強學校檔案管理,對于推進依法治校,規范學校的教育教學管理,校園管理、基建管理、后勤管理和及推進教育教學改革和現代化建設方面有著重要意義。筆者根據《檔案法》的要求，結合自身的學習和工作體會，就如何做好中職學校的檔案管理工作探討如下：
一、職業高中檔案管理工作存在的問題
（一）檔案意識淡薄
應該說，社會上大部分人的檔案意識薄弱。學校的領導和教職員工也不例外，根本認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性。
（二）硬件設施落后
大部分學校沒有具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防蛀、防火條件要求的檔案室。久而久之，致使檔案材料發黃、發霉、墨水滲出等等，嚴重影響了檔案的查閱和歷史意義。有的被蟲蛀，頁面破損，文字流失，面目全非，藏寶報廢。有的檔案保管設備不齊全，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。很多學校檔案保管箱是20世紀七八十年代購置的，個別學校仍用木頭箱，很不規范，有的保管箱質量不好，不好使用。這些都嚴重影響了管理員的管理工作和檔案材料的使用效果。
（三）無專業檔案管理人員
由于領導不夠重視，沒有多少職業學校把檔案館的人力資源開發和管理工作作為一項重要工作來抓，所以也就沒有相關制度、規劃，沒有具體措施。專業的檔案管理人員缺乏，現有的檔案管理人員業務水平低下是中等專業學校普遍存在的問題。大部分職業學校的檔案管理人員只有一個還是兼職的，各部門各處室更是無人管理。
（四）資料難以完整收集
由于沒有檔案意識，教職員工,包括學校各級領導,對檔案工作的重要性缺乏足夠的認識,對檔案收集工作不夠重視。各部門由于沒有專人管理，平時所形成的材料，都是亂丟亂棄。上級發放的文件也是傳閱完就丟棄。由于學校各科室工作跟檔案室工作嚴重脫節，檔案工作人員也無法深入各科室收集資料。學校活動等形成的材料也因組織者不會收集，檔案室的管理人員沒有參與，而無法收集。而一些私人的材料就更不愿上交了。
二、解決職業高中檔案管理工作中存在的問題的對策
（一）領導重視，加強宣傳，提高意識
檔案意識是做好檔案工作的基礎，因此，首先要得到學校領導的高度重視，加大宣傳力度。組織好《檔案法》學習與宣傳活動。通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。
（二）建立網絡，完善制度
要把學校檔案工作做好，要有健全的管理機構和管理網絡。學校應該成立檔案工作小組，組長應該由校級領導擔任，各科室的領導和綜合檔案室的管理員應該是組員，同時各科室還要設立一名兼職檔案管理員。這樣就從組織上保證檔案工作的順利開展。
有了管理網絡，還要有健全的檔案管理工作制度，這樣才能保證檔案工作逐步實現規范化管理。建立,文件材料整理歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制度等并監督實施,組織和協調學校各科室兼職檔案員做好檔案管理工作。并且要有檔案管理考核制度，監督管理各部門。
（三）做好管理人員繼續教育工作提高管理人員素質
檔案工作人員不僅要有“高度政治思想素質，職業道德修養”，“具備檔案業務知識”，還要具備“相應的科學文化知識以及現代化管理技能”。因此，要經常對檔案人員進行培訓，可以請專業人員來校培訓，在業務工作過程中請他們上門指導。同時也要安排檔案工作人員參加上級檔案局組織的檔案人員崗位培訓，繼續教育學習。
（四）做好檔案的收集和整理工作
檔案工作是一項積累性工作，這首先需要檔案工作者在日常工作中注重學校各類材料的收集和整理。綜合檔案室的檔案工作者要加強宣傳，密切保持與學校各科室、部門的聯系，全方位收集學校本身產生的檔案，同時，努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源。各科室的管理員特別要注重日常工作中及各項活動中各類材料的收集和整理，確保檔案材料的完整性。文件材料收集齊全后，要根據不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。做好檔案的編目、檢索、編研工作，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統、完整地提供檔案。
科學規范的檔案能為學校的正確評估，為對教師和學生的全面考核提高依據，為教學改革提供信息。為學校領導決策提供依據。有利于學校進行科學管理，有利于提高教育教學質量。
作者單位：浙江省縉云工藝美術學校
