1.新時(shí)期民政檔案管理中的常見問題

1.1時(shí)代和地方特征在民政檔案信息化管理在中尚未得到體現(xiàn)

在民政檔案管理體系中，在結(jié)構(gòu)上目前還存在著一些不盡合理的問題。主要體現(xiàn)在：一是本行政地區(qū)的一級(jí)機(jī)構(gòu)檔案是檔案信息的主要來源，但對(duì)屬于很多經(jīng)濟(jì)成分及人員檔案的二、三級(jí)機(jī)構(gòu)而言只有相對(duì)較少的檔案信息存儲(chǔ)量。這種結(jié)構(gòu)使我國(guó)社會(huì)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型及建立市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制以來的多元化經(jīng)濟(jì)形式難以客觀反應(yīng)出來，我國(guó)民政部門目前對(duì)此方面的檔案管理整體水平不高，時(shí)代特征的體現(xiàn)還存在一些問題有待于不斷改進(jìn)。二是我國(guó)民政檔案主要記錄國(guó)家及社會(huì)層面的一些事務(wù)，與群眾之間具有密切關(guān)系的檔案內(nèi)容相對(duì)較少，大部分的檔案資料只是對(duì)宏觀民政管理的描述，很多方面與地方民政檔案信息具有一定關(guān)系。三是在民政檔案管理類別中，文字檔案資料最多，而基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的多媒體資料相對(duì)比較少，文字檔案管理不僅使檔案管理水平降低，還在一定程度上對(duì)檔案管理利用具有阻礙作用。

1.2民政檔案信息資源為實(shí)現(xiàn)充分共享

主要體現(xiàn)在：一是采取垂直領(lǐng)導(dǎo)的部門在民政檔案管理中按照有關(guān)規(guī)定向當(dāng)?shù)鼐C合檔案館不再移交檔案。二是民政檔案資料中具有保密及專業(yè)性的向綜合民政檔案管理部門不再移交，公安及檢察院等一些部門檔案，因存在需保密的當(dāng)事人隱私資料，因此根據(jù)有關(guān)規(guī)定向?qū)I(yè)綜合民政檔案管理部門無需移交。三是綜合民政檔案管理機(jī)構(gòu)目前不具有較強(qiáng)的專業(yè)檔案接收和收集力度。

1.3民政檔案信息化建設(shè)難度相對(duì)較大

一是在思想意識(shí)上的重視程度還有待于進(jìn)一步提高，未明確檔案管理信息化發(fā)展方向，領(lǐng)導(dǎo)在民政部門檔案管理信息化推進(jìn)工作中比較松懈，有關(guān)執(zhí)行部門容易出現(xiàn)推脫，難以推行民政檔案管理的信息化。二是相關(guān)建設(shè)資金還有待于加大投入，檔案管理信息化不只需要軟件研發(fā)費(fèi)用，還需要硬件及維護(hù)實(shí)施費(fèi)用，整體上需要較大費(fèi)用，短時(shí)間內(nèi)其投入不能迅速得到回報(bào)，難以使領(lǐng)導(dǎo)提高資金的支持。三是高水平的檔案信息化管理人才相對(duì)不足。我國(guó)很多民政檔案管理人員還屬于傳統(tǒng)管理專業(yè)人才，但不熟悉信息化管理，而信息化與和手工管理模式存在較大的差別，容易造成缺乏檔案信息化管理專業(yè)人才的問題。

1.4民政檔案信息未得到完

全開發(fā)利用。民政檔案管理可為社會(huì)做出貢獻(xiàn)，提高領(lǐng)導(dǎo)加大信息化投入的信心。縱觀民政檔案管理的開發(fā)利用，還只是提供信息存儲(chǔ)管理，在現(xiàn)實(shí)生活中信息難以被充分利用。

2.新時(shí)期加強(qiáng)民政檔案管理的措施

2.1民政檔案資源結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化

在文化教育等方面不斷開發(fā)民眾的檔案信息資源，進(jìn)而對(duì)國(guó)家提升教育文化建設(shè)決策水平具有促進(jìn)作用。此外，國(guó)家民政檔案建設(shè)及管理應(yīng)以諸如市場(chǎng)監(jiān)督、經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、公共事務(wù)管理等宏觀調(diào)控為中心。民政檔案管理部門應(yīng)多元化采集檔案館藏檔案資料，有效優(yōu)化檔案資源的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。在民政檔案信息系統(tǒng)中納入普通民眾、個(gè)體經(jīng)營(yíng)戶及中小企業(yè)主等檔案資料，不只是簡(jiǎn)單的有關(guān)政府部門檔案數(shù)據(jù)，這樣才能使檔案管理水平不斷提高。

2.2高效整合民政

檔案資源。整合民政檔案資源不只是收集和征集多元化民政檔案資料，還要實(shí)現(xiàn)基于統(tǒng)一管理的分級(jí)管理模式，進(jìn)而高效配置和整合民政檔案資源，使其與現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展特征相適應(yīng)。整合民政檔案資源應(yīng)不局限于之前的資源來源，要將各種資源進(jìn)行綜合，進(jìn)而使部門范圍內(nèi)各種資源檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)高度綜合化和系統(tǒng)化。將檔案數(shù)據(jù)管理實(shí)現(xiàn)電子化，對(duì)電子信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)充分利用，使檔案資源實(shí)現(xiàn)共享，體現(xiàn)出整合檔案數(shù)據(jù)資源的效果。整合共享民政檔案數(shù)據(jù)目前逐漸成為民政檔案管理的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)，數(shù)據(jù)共享的實(shí)現(xiàn)不僅要支持信息化建設(shè)，還應(yīng)高效溝通涉及的民政管理部門，將存在于各民政分支機(jī)構(gòu)中的檔案數(shù)據(jù)信息孤島問題進(jìn)行妥善解決，采取構(gòu)建統(tǒng)一信息管理平臺(tái)方式，在不同權(quán)限下實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，進(jìn)而使民政檔案數(shù)據(jù)資料的利用率明顯提高，并使民政檔案管理中的信息低效問題得到有效解決。

2.3檔案數(shù)據(jù)信息化系統(tǒng)建設(shè)不斷完善

一是應(yīng)對(duì)民政檔案信息化加大投入力度。需民政部門領(lǐng)導(dǎo)在思想上對(duì)檔案數(shù)據(jù)資料的重要性提高認(rèn)識(shí)，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)制定決策及其發(fā)展都具有十分關(guān)鍵的作用，只有基于此思想認(rèn)識(shí)，而且在領(lǐng)導(dǎo)的積極推動(dòng)下，加大民政檔案信息化建設(shè)力度，使民政檔案信息化建設(shè)夠有效推進(jìn)。縱觀民政檔案管理實(shí)際情況，領(lǐng)導(dǎo)只有對(duì)此項(xiàng)工作提高重視程度，才能使檔案管理數(shù)據(jù)的信息化建設(shè)得到有效推動(dòng)。二是應(yīng)積極培養(yǎng)高水平的專業(yè)人才。這對(duì)于民政檔案管理信息化建設(shè)具有保障作用，也是一項(xiàng)關(guān)鍵工作。由于檔案管理在傳統(tǒng)手工模式下和以信息化系統(tǒng)建設(shè)為基礎(chǔ)的檔案管理具有完全不同的形式，對(duì)檔案管理工作人員的要求也更高。諸如檔案管理工作人員應(yīng)熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)和檔案管理信息化系統(tǒng)操作，并與有關(guān)數(shù)據(jù)相結(jié)合的數(shù)據(jù)分析挖掘能力，進(jìn)而為領(lǐng)導(dǎo)制定宏觀決策提供重要參考依據(jù)和數(shù)據(jù)支持。總之，在新時(shí)期民政檔案數(shù)據(jù)能夠積極推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，對(duì)數(shù)據(jù)的多元化來源整合以適應(yīng)新時(shí)期民政檔案管理的實(shí)際需求，依托檔案管理信息系統(tǒng)不斷提高數(shù)據(jù)管理水平，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的諸多方面必將發(fā)揮十分積極地作用。

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作者：薛廣洋