1、電子文件的內(nèi)涵及特點(diǎn)

1.1電子文件的直讀性缺乏，閱讀與利用電子文件需要借助計(jì)算機(jī)設(shè)備才可以進(jìn)行，計(jì)算機(jī)等設(shè)備缺少的情況下，電子文件就無(wú)法發(fā)揮它的真正價(jià)值，變成摸不著看不見(jiàn)的文件了。1.2電子文件具有可轉(zhuǎn)換性，它隨時(shí)可以向紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換。1.3可以相互轉(zhuǎn)換電子文件信息的載體，在內(nèi)容信息不改變的條件下能夠轉(zhuǎn)換信息載體；在計(jì)算機(jī)信息化條件下可以實(shí)現(xiàn)共享和傳輸網(wǎng)絡(luò)，區(qū)別于紙質(zhì)文件，在距離和時(shí)間上會(huì)受到較大的影響。1.4電子文件具有較強(qiáng)的對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性。形成和處理電子文件都必須在計(jì)算機(jī)等設(shè)備的條件下才能夠進(jìn)行。因其對(duì)設(shè)備具有較強(qiáng)的依賴(lài)性和其具有破壞和丟失信息等特點(diǎn)，電子文件容易出現(xiàn)不可讀的情況，電子文件難以保證能夠在可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)長(zhǎng)期保持，不同于直觀(guān)的傳統(tǒng)紙質(zhì)文件。1.5電子文件的不安全性。保存紙質(zhì)檔案的保護(hù)局限于靜態(tài)條件下進(jìn)行，與保存場(chǎng)地的溫度濕度、空氣質(zhì)量相關(guān)。而電子文件在資源共享的條件下帶來(lái)快捷方便的同時(shí)，也帶來(lái)了信息的危險(xiǎn)性。電子文件保存條件比較嚴(yán)格，不但要具備保存紙質(zhì)文件的條件，在保存的過(guò)程中還要注意防變形、防磨損、防磁、防強(qiáng)震等問(wèn)題。

2、管理和利用好電子檔案的途徑

因電子檔案具有多種多樣的技術(shù)依賴(lài)性以及提供利用方式，使得利用工作比較復(fù)雜。所以，對(duì)于電子檔案來(lái)講，加強(qiáng)其利用管理非常重要，要求必須從多個(gè)角度出發(fā)，通過(guò)多方面的密切配合開(kāi)展工作。2.1為了使重要信息的完整性得以保證，建立“雙套制”模式“雙套制”模式就是指一起提交保存歸檔電子檔案和紙質(zhì)檔案。對(duì)檔案工作者來(lái)講“雙套制”管理模式是一項(xiàng)新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員必須與時(shí)俱進(jìn)，與時(shí)代步伐同步，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)要熟練運(yùn)用，不然就難以開(kāi)展文檔形成和保管工作。另外，在實(shí)施“雙套制”的過(guò)程中還有一個(gè)問(wèn)題需要面對(duì)，這就是“雙套制”檔案的實(shí)行應(yīng)該具備哪些條件，什么情況下不需要實(shí)行“雙套制”檔案。電子檔案的管理手段應(yīng)依據(jù)各個(gè)檔案的內(nèi)容及特點(diǎn)開(kāi)展，對(duì)“雙套制”管理有選擇性地實(shí)行，從而在人力、財(cái)力、物力上才不會(huì)造成浪費(fèi)，使重要信息的完整性得以保證。2.2安全保障機(jī)制要建立健全。依托于電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的檔案信息化建設(shè)，最重要的一點(diǎn)就是對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范。安全保障機(jī)制建設(shè)必須加強(qiáng)，引起檔案人員的充分重視，提到其警惕性，從源頭解決黑客對(duì)信息系統(tǒng)的威脅，安全防護(hù)手段可以通過(guò)數(shù)據(jù)備份、身份認(rèn)證、防火墻等手段實(shí)施。2.3電子檔案歸檔制度建設(shè)應(yīng)不斷加強(qiáng)。各檔案管理單位在電子檔案管理規(guī)范的要求下，必須結(jié)合于本單位的實(shí)際情況，相應(yīng)的建立一套有效的電子檔案管理制度，對(duì)產(chǎn)生、收集、歸檔以及檢查鑒定電子文件的過(guò)程加以規(guī)范，具有行之有效的作用,從而在工作中能夠有章可循。2.4加強(qiáng)檔案管理人員的保護(hù)意識(shí)，提高工作人員素質(zhì)電子檔案因其具有多種多樣的提供利用方式及多重的技術(shù)依賴(lài)性，使得利用工作開(kāi)展比較復(fù)雜。所以，檔案管理工作人員的素質(zhì)必須提高，加強(qiáng)對(duì)其管理，從思想上對(duì)檔案管理工作的重要性要有充分的認(rèn)識(shí)，從技術(shù)上對(duì)檔案管理工作的安全性加以保證，實(shí)現(xiàn)最大限度的對(duì)電子檔案信息進(jìn)行利用，并能夠可靠、安全、有效的保護(hù)這些信息資源。總之，需要具有強(qiáng)烈責(zé)任心的人員實(shí)施電子文件的制作和管理，必須提高工作人員的素質(zhì)，培養(yǎng)他們忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的理念，從而加強(qiáng)電子文件真實(shí)性、有效性、原始性的有效措施。

3、結(jié)束語(yǔ)

電子檔案是信息條件下時(shí)代的產(chǎn)物，廣泛利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)會(huì)出現(xiàn)越來(lái)越多的電子檔案，這是現(xiàn)代檔案管理必須面對(duì)的。所以，電子檔案的管理和利用必須安全、高效，必須與檔案事業(yè)發(fā)展需要相適應(yīng)，與本單位的客觀(guān)實(shí)際要求相符合，從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，從較高的角度著眼，實(shí)行科學(xué)化管理，在安全可靠的條件下更全面的、更廣泛的發(fā)揮電子檔案的作用。

作者：洪詩(shī)鋒 單位：二龍山水庫(kù)管理局