一、當前企業會計檔案管理工作的現狀
1.會計檔案管理工作形式不斷豐富。隨著電算化環境下會計檔案管理工作的不斷深入，檔案管理工作的形式持續豐富，主要表現在以下幾個方面：第一，檔案管理人員結構發生變化。財務部門不僅僅是由專業財務、會計人員組成，還需要了解一定財務知識的程序開發員、系統操作員、系統維護員和系統管理員等共同完成企業會計檔案管理工作。第二，會計檔案管理的業務處理范圍變大。電算化會計檔案除了保存會計憑證、會計賬簿和會計報表等主要資料外，還需要設計計算機系統可以識別的各種代碼、程序文件和數據結構文件等，例如用戶使用手冊、操作規范、科目代碼、計算公式等內容。這些項目雖然不是傳統會計核算體系的一部分，但它們是電算化會計檔案管理必不可少的前提條件，是對電算化會計系統進行維護、排除故障、降低風險的基礎，是新環境下會計檔案管理的新范疇。2.會計檔案管理人員職能不斷變化。會計檔案管理人員之間的授權批準控制是內部控制的重要組成部分。在傳統會計檔案管理中，每一項經濟業務的發生和確認、計量、記錄、報告的各個環節都需要經過具有相應權限管理人員的審核和簽章，不得越權審批。在會計電算化的環境下，檔案管理人員的職能劃分出現了巨大變化。由于電算化功能的高度集中，導致在以會計電算化系統為主的業務處理中管理人員職能集中，尤其是一些會計人員的職能由會計核算向會計管理轉變，某些會計人員既負責數據資料的輸入，又負責數據資料的輸出和報送，一人兼任多職，架空了授權審批程序。因此，需要加強企業內部控制，控制檔案管理人員對數據資料的輸入輸出管理，強化管理人員職責分離和授權審批的流程，降低因電子檔案易于復制、修改和刪除等不安全因素對會計檔案的可靠性造成的威脅和舞弊風險。3.會計檔案管理的法規制度尚不完善?！稒n案法》是檔案工作的基本法律，對企業檔案管理工作制定了明確的法律規定。《會計法》也對會計檔案管理做出規定“：各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案并妥善保管。其中會計檔案的保管期限和銷毀辦法由國務院財政部門制定。”同時，由國家檔案局和財政部聯合發布的《會計檔案管理辦法》也指出：“會計檔案管理工作的指導、監督和檢查由各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責?！比欢?，這些規定被一些企業錯誤地理解為檔案管理工作由企業會計部門負責人分管而非檔案管理負責人分管，從而削弱了企業內部檔案部門的職責，難以真正起到指導、監督、檢查會計人員的工作，使得單位內部建立的會計檔案工作的規章制度流于形式，在實際工作中經常發生企業會計檔案不正當地被失竊、損毀，甚至在發生法律糾紛時，會計檔案被當事企業雙方搶奪、銷毀。因此，在以法治為特征的市場經濟條件下，會計檔案管理法律法規的不完善不健全難以保證企業和社會的健康有序發展。
二、《企業內部控制基本規范》對加強會計檔案管理工作的影響
1.推進企業會計電算化與檔案管理工作的融合?！镀髽I內部控制基本規范》第四十一條指出“：企業應當利用信息技術促進信息的集成與共享，充分發揮信息技術在信息與溝通中的作用。企業應當加強對信息系統開發與維護、訪問與變更、數據輸入與輸出、文件儲存與保管、網絡安全等方面的控制，保證信息系統安全穩定運行?！彪娝慊瘯嫏n案主要包括儲存在計算機硬盤中的會計資料，以光盤或其他磁性介質存儲的會計資料，這些會計資料一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等一系列數據。電算化會計檔案的管理工作是每個單位的一項重要工作，是形成企業會計信息系統的基礎。截至2011年，全國已有80%的單位實現電算化會計檔案的要求，加強電算化會計檔案的管理成為每個單位面臨的重要挑戰。企業在建設信息化電子檔案過程中，要加強對信息數據資料的整理、篩選和編輯能力，從而高效地利用會計信息。同時，在實現紙質檔案及時、規范、完整歸檔的基礎上，進一步建立健全電子檔案的邏輯歸檔和物理歸檔的制度和措施，確保企業不同版本電算化系統的兼容，從而確保檔案信息的可識、可讀、可用，實現紙質檔案和電子檔案的完整和一致，最終實現企業會計電算化、辦公自動化和檔案信息化的不斷融合，實現信息技術在企業管理中應用廣度與深度不斷推進。2.健全企業電子會計檔案管理的內部控制流程?！镀髽I內部控制基本規范》第七條指出“：企業應當運用信息技術加強內部控制，建立與經營管理相適應的信息系統，促進內部控制流程與信息系統的有機結合，實現對業務和事項的自動控制，減少或消除人為操縱因素。”會計憑證、會計賬簿和會計報表，可以了解企業經濟活動的來龍去脈，反映企業對財經法規的遵守情況。第一，制定規范的歸檔流程。計算機系統開發程序、數據結構程序、相關代碼等資料都應視為電算化會計檔案的一部分予以保存；計算機中的會計資料在未打印成紙質文檔前應妥善保管，不得隨意損毀。第二，制度規范的保管流程。按照《會計檔案管理辦法》的規定，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，根據不同需求，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。電子檔案保存方式為只讀，并作備份分別存儲。對光盤、磁盤等載體進行編號，由專人保管，存儲于防塵、防熱、防磁、防潮、防火環境中，進行定期檢查，確保檔案可用性。使用光盤、磁帶、磁盤、膠片等介質保存會計檔案的還需報財政部、國家檔案局備案。第三，制定規范的備份流程。在電子信息化環境下，檔案管理人員應定期將數據資料備份到多種介質上，并對備份時間、人員和載體進行詳細記錄和定期檢查，防止信息丟失。3.加強會計檔案管理工作中的授權審批制度?！镀髽I內部控制基本規范》第三十條指出“：授權審批控制要求企業根據常規授權和特別授權的規定，明確各崗位辦理業務和事項的權限范圍、審批程序和相應責任。企業應當編制常規授權的權限指引，規范特別授權的范圍、權限、程序和責任，嚴格控制特別授權。常規授權是指企業在日常經營管理活動中按照既定的職責和程序進行的授權。特別授權是指企業在特殊情況、特定條件下進行的授權。企業各級管理人員應當在授權范圍內行使職權和承擔責任。”企業會計檔案管理的各項內容要規定不同的權限，普通數據資料可實現大范圍共享，涉及企業機密的數據資料需要一定權限才可查閱。針對電子會計檔案易于被修改、破壞且不會留下痕跡的特點，應從計算機程序角度出發，加強數據的輸入、輸出控制，設置密碼口令和恢復機制，加強操作記錄的控制功能；同時，實行不相容職位相分離，不同崗位賦予不同權限，防止越權操作，例如設置主管、系統程序員、系統維護員等崗位，完善不同崗位間的授權審批制度。4.完善會計檔案管理的法律法規建設?！镀髽I內部控制基本規范》第三十一條指出“：會計系統控制要求企業嚴格執行國家統一的會計準則制度，加強會計基礎工作，明確會計憑證、會計賬簿和財務會計報告的處理程序，保證會計資料真實完整?！逼髽I檔案管理人員要與財務負責人溝通交流，認真完成會計檔案指導、監督和檢查工作，對非法隱匿、損毀的會計檔案和檔案信息失真、虛假披露現象開展檢查，對會計檔案信息加強管理并進行會計工作評估。一方面，需要進一步強調《檔案法》的權威性，明確不同門類檔案管理工作的法律責任，另一方面，在《會計法》等具體法規中涉及會計檔案管理工作的具體規章制度要與《檔案法》實現統一。因此，需要根據我國的國情，根據不斷發展變化的社會經濟，對相關規章制度進行修訂和完善，使會計檔案管理法律法規真正成為具有可操作性、指導性和約束力的條文，真正做到有法可依、有法必依。
作者：宋俊霞 許志平 單位：邯鄲職業技術學院
