一、確保項目檔案的完整、準確、系統、有效
檔案的“完整”指齊全配套，反映項目建設全過程“；準確”是其真實可靠“；系統”是指應保持文件材料之間的有機聯系；“有效”是指歸檔文件應具備合法效力。有了完整、準確、系統、有效的項目檔案，才能為項目建設和維護提供可靠的依據，才能最大限度的發揮項目檔案的作用。確保項目檔案的完整、準確、系統、有效是對檔案實體本身提出的基本要求，也是對項目檔案管理工作最基本、最重要的要求。
二、航天企業固定資產投資項目檔案管理工作的主要特點
1．項目工作“重立項、輕管理”。這一特點集中表現為整個項目團隊將絕大部分精力投入項目批準立項中，缺少對后續管理控制工作，特別是檔案管理工作的重視。沒有根據國家有關法規、行業相關標準等及時制定、修訂自身的管理辦法與規章制度；在管理辦法、管理人員配置、管理設施配備、技術手段引入等方面，缺乏完備的管理體系支撐；在項目檔案的形成積累、整理歸檔和開發利用等發面，缺乏行之有效的操作指南。這都將成為后續檔案工作開展的重大災難。
2．項目工作“重保密、輕流程”。所謂“重保密、輕流程”是指重視保密工作，輕視流程梳理與優化。作為隸屬國防工業的航天工業，保密工作貫穿航天企業的方方面面，是不可觸碰的高壓線，因此為確保固定資產投資項目工作符合保密工作要求，在原有基礎流程中會加入不少加強涉密信息控制的流程。這些流程的引入在確保保密的同時，無疑增加了處理工序、延長了工作時間，特別是相關文檔資料的運轉時間，有時甚至造成流程迂回、冗長、運轉不暢等方面的問題，增加檔案部門與相關部門的協調難度，容易形成溝通上的困擾，影響項目進程。
3．檔案工作“重環節、輕實體”。航天企業的固定資產投資項目具備項目大、周期長、關系復雜等特點，檔案部門理清相應的工作環節已屬不易，再加上大部門文件檔案都在相關承包單位手中整理和保存，可能直至驗收前期才得見“真容”，因此檔案部門職能對關鍵環節進行重點監察和把握，而對于數量巨大的文件實體只能“心有余而力不足”了。
三、對開展航天企業固定資產投資項目檔案管理工作的幾點建議
1．健全的管理體制，是項目檔案通過驗收的有力保障。（1）建立統一的領導和管理機構。根據“三納入”的要求，在項目立項之初，建設單位就要建立項目檔案工作管理機構，明確有關領導分管項目檔案工作，并要成立項目檔案領導小組，建立健全的項目檔案崗位責任制。項目各門類檔案要實行集中統一管理，檔案人員要與固定資產投資項目管理人員一起，建立項目檔案管理網絡，定期對項目進行登記。（2）堅決履行檔案管理職能。根據“四參加”要求，在項目立項初期，相關職能部門在進行項目申報時，檔案人員就要積極介入，了解項目建議書、可行性研究報告、初步設計及批復，經常與相關職能部門進行溝通，做到在項目立項之初及時掌握項目整體情況；項目進行招標評審時，檔案人員從檔案管理角度對招標方案提出建議，從質量、種類和數量等各方面確保招投標文件符合歸檔要求；在項目合同審查過程中，檔案人員須進行審查會簽，根據最終檔案驗收的要求提出相應條款，使文件歸檔要求在合同條款中得以體現，具有法律效力，為后續文件資料的收集工作打下良好基礎；項目的設備儀器開箱驗收時，檔案人員應與對方單位及相關職能部門進行有效溝通，記錄裝箱文件的種類和數量，及時提出缺失項，開箱驗收單有檔案人員簽字方能生效；單項驗收評審時，檔案人員清查上述幾個階段所提出的文件資料是否補齊，文件資料達到項目檔案驗收標準后才能出具單項驗收評審結論；單項尾款支付時，檔案人員必須出具歸檔資料完整的簽字后，財務部門才能支付尾款。（3）加強檔案人員的項目知識培訓。項目檔案工作既是基礎性的工作，同時又是一項專業性很強的管理工作，檔案人員不僅要熟練檔案管理業務，也要對各個項目做到心中有數，這就需要檔案人員具備扎實的專業知識和豐富的管理經驗，加強項目檔案專兼職管理人員的系統培訓非常重要。
2．完善的規章制度，使項目檔案工作有章可循。（1）制定檔案工作專項計劃。在項目建設（實施）計劃中，要明確提出文件材料的收集和歸檔任務，要制定項目檔案的專項工作計劃，提出文件材料的歸檔要求。（2）建立文件管理制度。在項目建設初期，就要提出項目文件的收集和積累要求，建立項目文件預立卷和歸檔制度，建立項目檔案監督和檢查制度，建立項目檔案的實體管理制度，并要將檔案工作納入項目相關管理制度之中。
3．有效的實體管理，是項目檔案管理的重中之重。（1）確保歸檔文件的完整性、準確性、系統性、有效性。要強化項目文件在完整性、準確性、系統性和有效性方面的要求，提高歸檔項目文件的質量，確保其符合相關法律法規的標準語要求，具備有效的法律證據效力。“完整”指齊全配套，反映項目建設全過程。項目建設單位要根據各類項目的歸檔范圍將項目自前期立項直至項目竣工驗收全過程中形成的與建設項目有關的各種文件資料、圖紙、聲像材料等進行歸檔，以確保各種文件材料的完整；“準確”指真實可靠。項目檔案中也就是圖物相符、數據可靠、手續完備。準確性是檔案的生命，不準確的檔案是無效的，對現實的工作也缺乏參考價值和指導意義“；系統”指應保持文件材料之間的有機聯系。項目檔案記載了項目活動的全過程和成果，項目中的各個專業領域之間既有不同，又相聯系，構成了一個固定資產投資項目檔案的有聯系的完整整體“；有效”指歸檔文件應具備合法效力。歸檔文件要做到字跡清楚、圖樣清晰，不能存在沒有加蓋公章的復印件或簽署不完整等情況。（2）加強歸檔文件的案卷質量。案卷質量要達到國家有關要求，分類編號符合QJ2595A《航天檔案類目劃分于檔號編制規則》，案卷字跡清楚，圖樣清晰，簽字手續完備。復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設備標定質量的要求。（3）重視歸檔文件的開發利用。建立項目檔案檢索數據庫，在全面實現項目檔案目錄數據庫的基礎上，提供項目檔案信息快速檢索和利用，最大限度地發揮項目檔案的作用，為項目建設、管理、使用提供有效的服務。圍繞項目建設需求和發展，組織開展針對性強、時效性高、應用性廣的項目檔案編研課題研究工作，更好地服務項目建設。只有規范和高效的管理航天固定資產投資項目，才能有力地保障航天企業科研生產任務的完成。對航天企業固定資產投資項目檔案工作進行有效管理，既對項目管理工作進行了有效監督，又保證了項目檔案基本要求的有效實現，為項目檔案驗收工作的順利、高效進行打下了良好基礎。
作者：原月 熊瑤 單位：中國運載火箭技術研究院
