一、規(guī)范設(shè)備管理流程、明確設(shè)備管理部門職責(zé)

從設(shè)備儀器的整個(gè)生命周期來(lái)看，大致需經(jīng)歷前期方案設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、論證、詢價(jià)洽談和招投標(biāo)、確定供貨方并簽署合同和技術(shù)協(xié)議、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、測(cè)試驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)等各個(gè)流程和環(huán)節(jié)。整個(gè)生命周期歷經(jīng)的時(shí)間較長(zhǎng)，需要辦理的程序很多，每個(gè)程序由哪個(gè)部門來(lái)承擔(dān)，怎樣辦理，會(huì)產(chǎn)生哪些需要?dú)w檔的文件，這些歸檔文件由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)歸檔等等，都必須要規(guī)范、明確，這樣項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在設(shè)備實(shí)施的過(guò)程中才能了解和明白該執(zhí)行哪些程序，才能大大提高工作效率，提升設(shè)備檔案的歸檔率和有效性。從實(shí)際工作各類歸檔方法的嘗試中總結(jié)發(fā)現(xiàn)，“項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制”的歸檔方式是最有效的。所謂“項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制”就是對(duì)于設(shè)備實(shí)施各個(gè)階段產(chǎn)生的全部資料，均由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來(lái)負(fù)責(zé)歸檔，這種歸檔方式從某種程度上來(lái)說(shuō)也符合“成套性”的原則。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人會(huì)參與整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施，每一份設(shè)備資料的產(chǎn)生，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都是知悉的，只有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)設(shè)備實(shí)施整個(gè)過(guò)程中產(chǎn)生的全部資料最熟悉，因此由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來(lái)負(fù)責(zé)全部文件的歸檔也是最合適的。

二、設(shè)備檔案文件材料節(jié)點(diǎn)收集

每臺(tái)設(shè)備實(shí)施過(guò)程均較為漫長(zhǎng)，且一般情況下建設(shè)單位同時(shí)實(shí)施的設(shè)備有很多臺(tái)套。作為設(shè)備檔案管理人員，要保證設(shè)備檔案文件材料收集的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，就必須有一套較為便捷、有效的設(shè)備檔案管理辦法。

1.抓主要節(jié)點(diǎn)設(shè)備實(shí)施過(guò)程中一般會(huì)經(jīng)歷設(shè)計(jì)評(píng)審、合同評(píng)審、合同驗(yàn)收會(huì)等幾個(gè)主要節(jié)點(diǎn)，設(shè)備檔案管理人員可以通過(guò)參與這幾個(gè)節(jié)點(diǎn)工作，一方面進(jìn)行節(jié)點(diǎn)資料的收集和質(zhì)量把關(guān)，另一方面也可以了解設(shè)備實(shí)施的進(jìn)展情況。

2.抓關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)無(wú)論是外購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備還是定制非標(biāo)設(shè)備，所有的設(shè)備均會(huì)產(chǎn)生合同或技術(shù)協(xié)議，設(shè)備檔案管理人員在參加合同審查時(shí)，應(yīng)該嚴(yán)把合同關(guān)，對(duì)每一份合同要求設(shè)立專門的“技術(shù)資料要求”條款，明確乙方需要提交的文件材料清單、份數(shù)及介質(zhì)等要求。這樣既避免了后期相互扯皮推諉現(xiàn)象的發(fā)生，又從一固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目定程度上保證了設(shè)備檔案的完整性。

3.嚴(yán)守合同驗(yàn)收關(guān)設(shè)備合同驗(yàn)收會(huì)是合同執(zhí)行的最后一個(gè)階段，所以一定要嚴(yán)格把守。退一步說(shuō)，單位內(nèi)部產(chǎn)生的文件有不合要求的地方，后期還是有整改到位的余地，但是對(duì)于乙方單位需提供的資料，如果不在合同驗(yàn)收會(huì)上把握住，合同款付出去了，就失去了主動(dòng)權(quán)。因此，設(shè)備檔案管理人員在參加合同驗(yàn)收會(huì)時(shí)，對(duì)提交的資料一定要嚴(yán)格審查，對(duì)于不合格、不齊全的資料，必須在補(bǔ)齊、整改完備直至符合歸檔要求后，方可在合同驗(yàn)收表上簽字。

三、設(shè)備檔案檔號(hào)編制規(guī)則不同

行業(yè)和單位對(duì)案卷的編號(hào)方法存在較大的差異，但其中的原理和規(guī)則是相通的。按照《國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》(科工辦[2007]161號(hào))的要求，經(jīng)過(guò)不斷的工作實(shí)踐和探討，為便于保管和提供利用，同時(shí)結(jié)合項(xiàng)目規(guī)劃部門的意見，我們制定了一套固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目設(shè)備檔案檔號(hào)編制規(guī)則。舉例說(shuō)明如下。一級(jí)類目用H表示設(shè)備儀器檔案；二、三級(jí)類目用17表示試驗(yàn)設(shè)備檔案；XXX表示某總項(xiàng)目代號(hào)；S01表示總項(xiàng)目下子項(xiàng)目設(shè)備代號(hào)；03表示子項(xiàng)目下第三單臺(tái)套設(shè)備；01表示第三臺(tái)套設(shè)備的第一卷；13是整個(gè)總項(xiàng)目的大流水號(hào)。對(duì)于總項(xiàng)目下子項(xiàng)目較多的項(xiàng)目，上述編號(hào)的優(yōu)勢(shì)非常明顯。首先，此種編號(hào)方式從形式上固定了設(shè)備檔案的編號(hào)，使得各項(xiàng)目設(shè)備檔案編號(hào)一致性得到了保證；其次，避免了以前多級(jí)使用數(shù)字和“•”的混亂狀態(tài)，最重要的是，此種編號(hào)方式是對(duì)應(yīng)初步設(shè)計(jì)批復(fù)的設(shè)備臺(tái)套來(lái)編制的，能夠快速定位到初步設(shè)計(jì)上的臺(tái)套設(shè)備，方便了規(guī)劃部門的查詢以及項(xiàng)目的財(cái)務(wù)審計(jì)工作，而且大流水號(hào)的設(shè)定為后期設(shè)備檔案的查閱提供了很大的方便，檔案人員只需要檢索出大流水號(hào)就能到庫(kù)房快速定位到此卷檔案，方便快捷，調(diào)卷、插卷效率大大提高。

四、設(shè)備檔案管理的幾點(diǎn)心得

筆者在日常工作實(shí)踐的摸索中總結(jié)出了對(duì)設(shè)備檔案管理的一些心得體會(huì)。

1.我們所面對(duì)的實(shí)際工作以及具體情況是千變?nèi)f化的，因此針對(duì)實(shí)際問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行各部門之間的溝通、協(xié)調(diào)就成為必不可少的重要補(bǔ)充和潤(rùn)滑劑。為了保證文件材料及時(shí)歸檔，及時(shí)解決文件材料歸檔過(guò)程中的各種具體問(wèn)題，設(shè)備檔案管理部門可采取開會(huì)集中協(xié)調(diào)、面對(duì)面交流、電話溝通等多種方式與各相關(guān)部門進(jìn)行及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，相互配合，確保文件材料歸檔的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)、有效。

2.在進(jìn)行設(shè)備檔案信息錄入時(shí)，將外文資料的中文名稱一并錄入，并且在外文資料的封面寫明中文譯文，便于查閱者能及時(shí)、便捷地查詢到所需的資料。

3.對(duì)于設(shè)備檔案的管理，一定要抓住設(shè)備的合同和技術(shù)協(xié)議，這樣就抓住了整個(gè)活動(dòng)過(guò)程控制的關(guān)鍵點(diǎn)，就可以起到舉重若輕、事半功倍的效果。

4.當(dāng)單位實(shí)施項(xiàng)目較多時(shí)，制定“催辦單”不失為一種有效的方法。在合同審查時(shí)，根據(jù)合同和技術(shù)協(xié)議把此合同相關(guān)的所有需要?dú)w檔的文件材料以催辦單的形式下發(fā)給主辦人；等合同驗(yàn)收時(shí)，以催辦單來(lái)進(jìn)行文件材料驗(yàn)收。這樣就避免了設(shè)備檔案管理人員重復(fù)審查(如合同審查、合同驗(yàn)收審查)的情況，節(jié)約了時(shí)間和精力，也保證了設(shè)備檔案的完整性。

5.在設(shè)備實(shí)施過(guò)程中各相關(guān)部門一定要重視文件材料的收集歸檔，只要給予足夠重視，就一定會(huì)做好歸檔工作。

6.隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子文件被廣泛使用，設(shè)備的使用說(shuō)明書等重要文件經(jīng)常是乙方只提供電子光盤，而電子光盤形式的說(shuō)明書在現(xiàn)場(chǎng)使用很不方便，打印出來(lái)量太大，更何況在保密要求越來(lái)越嚴(yán)格的大環(huán)境下，電子光盤的使用手續(xù)越來(lái)越繁瑣，因此項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在起草合同時(shí)，要從合同上約定乙方一定要提供紙質(zhì)版資料，并明確提供資料的介質(zhì)和份數(shù)。任何管理方法都不可能做到盡善盡美，我們必須從項(xiàng)目檔案管理的目的和實(shí)質(zhì)出發(fā)，結(jié)合本單位自身的工作實(shí)際，在兼顧合理性和便捷性的基礎(chǔ)上，不斷更新完善，選擇較為可行的設(shè)備檔案管理方法，以適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境要求。

作者：岳江君 殷欣 單位：中國(guó)船舶重工集團(tuán)公司第七○二研究所