1檔案保管期限表的類型

目前，從我國(guó)現(xiàn)有的各種檔案保管期限表來(lái)看，大致可歸納為以下幾種類型。1.1標(biāo)準(zhǔn)檔案保管期限表它是由國(guó)家檔案行政管理部門編制，供全國(guó)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位鑒定檔案價(jià)值時(shí)使用。比如：國(guó)家檔案局頒發(fā)的《文書檔案保管期限表》就是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)檔案保管期限表，其特點(diǎn)是：一是它是確定全國(guó)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位檔案保管期限表的標(biāo)準(zhǔn)，具有通用性；二是它是制定其他各種類型檔案保管期限表的依據(jù)。各系統(tǒng)、各部門、各機(jī)關(guān)按照“標(biāo)準(zhǔn)表”的原則，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定其他各種類型的檔案保管期限表。在確定其他各種類型檔案保管期限時(shí)，應(yīng)以“標(biāo)準(zhǔn)表”的保管期限為依據(jù)，原則上只能從長(zhǎng)，不能縮短。1.2專門檔案保管期限表它是由國(guó)家檔案行政管理部門會(huì)同有關(guān)主管部門編制，是各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位鑒定專門檔案時(shí)通用的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。比如：財(cái)政部和國(guó)家檔案局共同頒發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》、中國(guó)地名委員會(huì)和國(guó)家檔案局共同頒發(fā)的《地名檔案保管期限表》就屬于些種類型。1.3同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表它是由主管機(jī)關(guān)編制，供同一系統(tǒng)內(nèi)各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位鑒定檔案時(shí)通用的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。此種表需報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門備案。1.4同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表它是由檔案行政管理部門編制、供同一類型各單位鑒定檔案時(shí)通用的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。1.5機(jī)關(guān)檔案保管期限表它是各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位根據(jù)本單位檔案的具體情況編制，專供本單位鑒定檔案時(shí)使用的。為了使用方便，機(jī)關(guān)檔案保管期限表可以與本單位立卷用的案卷類目結(jié)合起來(lái)。上述各種類型的檔案保管期限表之間具有相互制約的關(guān)系。第一種檔案保管期限表具有指導(dǎo)意義，它是制定其他幾種檔案保管期限表的依據(jù)；而機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案保管期限表，又必須以其他幾種檔案保管期限表為依據(jù)。它們之間的相互關(guān)系，具體體現(xiàn)了檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分組管理的原則精神，它有利于檔案保管期限表的制定和檔案保管期限的確定。

2檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)

檔案保管期限表，主要由說(shuō)明和條款兩部分組成。其中，條款部分是檔案保管期限表的主體。2.1說(shuō)明一般應(yīng)指出檔案保管期限表的適用范圍，編制保管期限表的依據(jù)，確定保管期限的原則，保管期限表的結(jié)構(gòu)，保管期限的計(jì)算方法，保管期限表的批準(zhǔn)時(shí)間和開始使用的日期，以及其他需要說(shuō)明的有關(guān)項(xiàng)目。2.2條款條款是主要項(xiàng)目，它具體地指明了各種檔案的保管期限，它是使用檔案保管期限表，劃分檔案保管期限的根據(jù)。條款部分一般由順序號(hào)、條款名稱、保管期限、附注等項(xiàng)目組成，(1)順序號(hào)。即條款的代號(hào)，也是各條款排列的序號(hào)。它是在確定了條款分類、排列次序以后編制的。其目的是為了便于使用條款。條款必須統(tǒng)一編流水號(hào)，不能重復(fù)。(2)條款名稱。即一組類型相同的檔案的名稱。擬制條款要求文字簡(jiǎn)明，概括反映出一組文字的來(lái)源內(nèi)容和形式。每一條款應(yīng)代表一組具有內(nèi)在聯(lián)系的價(jià)值相同的文件。條款一般不應(yīng)擬的過(guò)多和過(guò)細(xì)，但也不宜過(guò)于概括。條款擬出以后，應(yīng)根據(jù)條款之間的聯(lián)系，加經(jīng)系統(tǒng)排列。(3)保管期限。即每組文件的保存時(shí)間。它是保管期限表的核心部分。也是對(duì)檔案價(jià)值分析、研究和判定的結(jié)果和反映。保管期限有永久、長(zhǎng)期、短期3種。保管期限的計(jì)算，應(yīng)從文件辦完的次年1月1日算起。(4)附注。即在條款下面對(duì)條款及其保管期限所作的必要的注釋和說(shuō)明的欄目。比如：對(duì)不能最后確定其保管基礎(chǔ)的條款，可注明在什么情況下定什么保管基礎(chǔ)。再比如：對(duì)保管期限計(jì)算方法特殊的一些合同、協(xié)議書等，應(yīng)注明是有效期滿后的保管期限。

3檔案保管期限表的編制方法

編制檔案保管期限表，一般有以下幾個(gè)步驟：3.1做好準(zhǔn)備工作學(xué)習(xí)黨和國(guó)家關(guān)于檔案鑒定工作的原則和有關(guān)規(guī)定，詳細(xì)了解和研究機(jī)關(guān)的工作職能、范圍、任務(wù)、組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)分工、文件的數(shù)量、類型等情況，以便宜正確地編制檔案保管期限表。3.2草擬檔案保管期限條款在準(zhǔn)備工作的基礎(chǔ)上確定分類方案，草擬期限表的條款，初步確定保管期限。若是條款較多時(shí)，可采取分類，避免重復(fù)。3.3草案完成后，應(yīng)分送各單位、各部門征求意見(jiàn)，反復(fù)修改補(bǔ)充，使其更加切合實(shí)際3.4報(bào)送機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)經(jīng)討論修改定稿的保管期限表，送領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、頒發(fā)，并報(bào)檔案行政管理部門和上級(jí)主管機(jī)關(guān)備案。

作者：劉麗穎 單位：吉林省大安市檔案局