1高校基建檔案為高校的后期建設和日常維修提供參考依據
高校基建檔案不僅具有存檔價值，而且對高校后期基本建設和維修改造都有著決定性的指導意義。基建檔案具有通用性強、可重復利用的特點，因此，在高校的后期基本建設中可以借鑒已有基建檔案，參考同類工程設計資料，不僅可以提高設計質量,還可以加快工程進度、減少設計成本[2]。高校基建檔案為學校的日常維修工作和建筑物改造工作提供了詳細的圖文材料。例如，高校年初基建專項資金投資估算、暑期教學樓、學生公寓、學生食堂等校內建筑物的維修改造施工圖紙設計、維修工程招標所用到的工程量清單以及竣工結算、工程款支付所用到的施工合同、地下管網改造所用到的管網圖等均來自于高校基建工程檔案。工程竣工圖紙加入維修內容和要求的詳細說明,可以成為一套完整的維修施工圖紙;工程結算書中相關工程造價加以調整,可以成為一份極具參考價值的項目投資估算;工程竣工結算資料中的工程量計算書和審計工作底稿,對維修工程款的結算具有準確的指導意義。
2高校基建檔案傳統管理模式和數字化管理模式
2.1高校基建檔案的傳統管理模式基建檔案管理工作是一項專業性、嚴謹性、系統性、持久性的工作。這項工作要求檔案管理人員既要具備檔案管理方面的專業知識，又要精通基本建設方面的專業知識，還要秉著細心、耐心、專心的工作態度。只有同時具備以上要求，才能保證基建檔案的完整性和準確性。傳統的高校基建檔案管理主要采用的是整理、記錄、歸類、建檔等環節構成的紙質管理模式。在這種管理模式下，基建檔案既不能保證其完整性，又需要繁瑣的人為勞動，而且增加了后期調檔查閱的工作量。因此，針對以上問題，我們需要引入科學的、先進的檔案管理模式來改善現狀。2.2高校基建檔案的數字化管理模式所謂基建檔案的數字化管理是指借助計算機、掃描儀、多媒體技術以及數據庫技術等各種高科技手段，將基建檔案轉變為數字化形式的檔案信息，并采用數字化方式進行存儲，最后通過計算機實現基建檔案的科學化管理，建立起全面、準確的檔案信息系統。基建檔案的數字化管理模式不僅有利用建設資料的查閱，而且還能實現檔案信息的共享。以電子材料為數據支撐、數據庫為存儲空間、管理軟件為管理手段的數字化、一體化基建檔案管理模式必將成為基建檔案管理的一大趨勢。實現高校基建檔案的數字化管理能夠保證基建檔案的完整性、易查性以及檔案之間聯系性，對高校基建檔案的保管、管理以及使用起到決定性作用[3]。
3GIS概念、構成及功能
3.1GIS的概念地理信息系統（GeographicalInformationsystem，GIS）是指在計算機硬件和軟件系統支持下，對整個或部分地球表層（含大氣層）空間中關于地理分布的數據進行收集、存儲、處理、管理、輸出和應用的一種特定的空間信息系統。3.2GIS的基本構成一個完整的地理信息系統包括以下幾個部分：3.3GIS的基本功能功能較齊全的地理信息系統一般具備以下幾種基本功能：3.3.1空間數據采集GIS的核心是一個地理數據庫，因此建立GIS的首要任務就是將空間中的實體圖形數據和描述該實體的屬性數據存儲到數據庫中，即空間數據采集。3.3.2空間數據處理空間數據處理是將采集的空間數據，按照不同的方法進行編輯運算，清除數據冗余，彌補數據缺失，形成符合要求的數據文件格式。3.3.3空間數據管理[4]空間地理對象通過數據采集和數據處理以后，構成一個龐大的地理數據集。數據庫管理系統（DBMS）就是用來對這一地理數據集進行管理的核心軟件系統。它將地理對象的空間數據和屬性數據進行統一管理。空間數據庫管理系統的基本功能包括：1.數據定義；2.數據存取；3.數據庫運行管理；4.數據庫的建立和維護；5.數據傳輸。3.3.4空間數據分析空間數據分析是一種基于地理對象的位置和形態特征的空間數據分析技術，它利用特定的原理和算法，對空間數據進行操作、處理、分析、模擬，從而獲得和傳送空間信息，特別是隱含信息，用以輔助決策。空間數據分析的主要功能有：空間查詢、空間量算、疊加分析、緩沖區分析和網絡分析。
4GIS技術融入高校基建檔案管理工作的可行性及優勢
地理信息系統軟件技術是一類軍民兩用技術，不僅應用于軍事領域、資源調查、環境評估等方面，也應用于地域規劃，公共設施管理、交通、電信、城市建設、能源、電力、農業等國民經濟的重要部。GIS的應用領域覆蓋較廣，其中有城鄉規劃、災害監測、資源清查、土地調查、環境管理、城市管網、作戰指揮、宏觀決策、城市公共服務、交通、導航、電子政務。根據統計顯示，世界上有75％~80％的信息都與地理空間位置有關。比如，基于GIS的火災應急指揮系統，就可以利用GIS技術定位災區坐標，自動標注火災地點以及災區覆蓋面積，并按照距離遠近派出多個消防中隊進行及時撲救。高校基建檔案包括前期階段全部規劃審批材料、施工前期的所有建設施工材料、施工階段隱蔽的工程驗收記錄、竣工資料這幾大類。這些基建檔案可以以多種形式存儲于基建檔案信息系統中，如前期階段審批材料中的各類批文可以利用掃描儀轉化成圖片的形式存儲起來，項目規劃書、招標文件、施工合同等施工前期建設材料可以以文本的格式錄入系統，工程圖紙可以以CAD格式集成于系統中。基建檔案從屬于各個工程項目，而每一棟建筑物都具有各自特定的空間坐標及空間信息。將所有建筑物作為地理分布坐標點，通過數據采集、處理、存儲、分析、管理等GIS技術建立的一個高校基建檔案地理信息系統，可以實現基建檔案的歸檔、查詢、再利用等功能[5]。現代多媒體技術、通信技術以及系統開發軟件等高科技技術必將促使高校基建檔案管理工作從經驗化向數字化的一種轉變。地理信息系統是一種實用性的信息技術系統，引入GIS技術的高校基建檔案管理系統通過計算機硬、軟件系統的技術支持，能夠為基建檔案的數字化管理提供穩定的基礎運行環境，能夠使高校基建檔案管理工作進入嶄新的管理模式，實現了高校基建檔案管理由單純性的文件保管向開發利用的轉化，成就了基建檔案管理工作服務于高校建設發展的便捷化、數字化、高效化的重要意義。
作者：鄧哲 陳剛 單位：江蘇經貿職業技術學院 鄭州測繪學校
