一、資產(chǎn)化

資產(chǎn)是指對過去的交易或事項形成的、由企業(yè)擁有或控制的、預(yù)期會給企業(yè)帶來經(jīng)濟利益的資源。檔案的信息、知識屬性決定了其經(jīng)濟價值，尤其是在知識經(jīng)濟時代，檔案作為企業(yè)無形資產(chǎn)的地位更加凸現(xiàn)。國際標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻—文件管理》(ISO15489)指出：“文件是有價值的信息資源和重要的企業(yè)資產(chǎn)。”國際標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻—文件管理系統(tǒng)—基礎(chǔ)和術(shù)語》(ISO30300)進一步明確：“文件作為一種信息資源，是組織智力資本的一部分，因此也屬于組織的資產(chǎn)。”我國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T42)也強調(diào)：“企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。”在實踐中，1992年上海海洋地質(zhì)調(diào)查局在參與組建上海石油天然氣公司時，以其東湖油氣田勘探階段所獲得的檔案估價1.2億元作為注冊資本認(rèn)繳。[2]2000年,歐盟估計，歐盟各國政府以電子文件為主體的信息資源蘊涵了4700億歐元的價值。[3]2000年英國發(fā)布了《信息資產(chǎn)登記》和《評估信息資產(chǎn)：政府組織機構(gòu)電子文件的鑒定》，用于英國聯(lián)邦政府機構(gòu)對包括檔案在內(nèi)的信息進行資產(chǎn)登記和評估。2008年全國人大代表、富潤控股集團有限公司董事局主席趙林中提出：要像“離任財務(wù)審計”一樣，對黨政機關(guān)、企事業(yè)單位法定代表人進行“離任檔案審計”，并納入《檔案法》。[4]將檔案視為資產(chǎn)，進行登記、評估和審計，將成為企業(yè)檔案管理的重要趨勢之一。

二、企業(yè)文化

一流企業(yè)做文化，二流企業(yè)做技術(shù)，三流企業(yè)做產(chǎn)品。我國企業(yè)要做大做強，做成百年基業(yè)的卓越公司，必須努力培育良好的企業(yè)文化。而企業(yè)文化的培育離不開良好的檔案管理。檔案是企業(yè)歷史的沉淀物，是公司文化的固化物。世界許多知名企業(yè)，如美國電話電報公司、福特汽車、IBM、西門子、巴斯夫、拜耳等，都十分重視檔案管理，重視對企業(yè)歷史的研究。這些公司的檔案館還收藏了大量具有文物價值的產(chǎn)品、紀(jì)念品等，兼具公司博物館和工業(yè)文化遺產(chǎn)陳列館的功能。[5]我國許多企業(yè)檔案部門也越來越重視挖掘企業(yè)歷史與文化，弘揚公司的優(yōu)秀傳統(tǒng)、增加公司的歷史積淀、提高公司的文化氣質(zhì)，促進公司競爭力提升和可持續(xù)發(fā)展。

三、標(biāo)準(zhǔn)化

標(biāo)準(zhǔn)化是人們在生產(chǎn)建設(shè)活動中，廣泛地將科學(xué)研究成果和生產(chǎn)實踐經(jīng)驗進行總結(jié)，形成共同準(zhǔn)則，并加以普遍推行的活動。標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)含著統(tǒng)一、簡化、協(xié)調(diào)和最優(yōu)化的基本原理。推行標(biāo)準(zhǔn)化是大規(guī)模社會化生產(chǎn)的基本要求。多年來，我國企業(yè)檔案界一直強調(diào)推行標(biāo)準(zhǔn)化，但實際工作中，主要遵循的是國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，而較少關(guān)注國際標(biāo)準(zhǔn)。隨著經(jīng)濟全球化、經(jīng)營跨國化，采用國際標(biāo)準(zhǔn)成為現(xiàn)代企業(yè)的基本趨勢和必然要求。而且，許多國際標(biāo)準(zhǔn)反映了某一領(lǐng)域內(nèi)的先進理念和最佳實踐，卓越企業(yè)應(yīng)該以權(quán)威的國際標(biāo)準(zhǔn)為指引。檔案管理領(lǐng)域的國際標(biāo)準(zhǔn)主要由ISO/TC46/SC11（國際標(biāo)準(zhǔn)化組織檔案/文件管理分技術(shù)委員會）負(fù)責(zé)制訂。目前，ISO/TC46/SC11制定的以下標(biāo)準(zhǔn)值得企業(yè)檔案部門關(guān)注：《信息與文獻—文件管理系統(tǒng)—基礎(chǔ)和術(shù)語》（ISO30300）、《信息與文獻—文件管理系統(tǒng)—需求》（ISO30301）、《信息與文獻—文件管理》（ISO15489）、《信息與文獻—文件管理過程—文件元數(shù)據(jù)管理》（ISO23081）、《信息與文獻—用于文件的工作過程分析》（ISO26122）、《信息與文獻—文件數(shù)字化實施指南》(ISO13028)、《信息與文獻—數(shù)字文件的轉(zhuǎn)換和遷移流程》(ISO13008)和《信息與文獻—電子環(huán)境下文件管理原則與功能需求》(ISO16175)等。

四、組織記憶

“記憶”原為生物學(xué)、心理學(xué)概念，是指個人在日常生活過程中有意識或無意識地對其經(jīng)驗、事物等的保存和再現(xiàn)。記憶是一個人生存和成長的基礎(chǔ)。社會學(xué)家提出了“集體記憶”“社會記憶”的概念。集體記憶是所屬群體共同的精神財富、文化紐帶。上世紀(jì)末，“記憶”被引入檔案學(xué)領(lǐng)域。1996年加拿大檔案學(xué)家特里·庫克在第十三屆國際檔案大會上指出，全世界檔案人員仍然在建造記憶宮殿。2000年第十四屆國際檔案大會上，西班牙國王胡安·卡洛斯指出：“檔案館是保存人類記憶的各種表現(xiàn)形式，保存社會記憶、個人記憶的最權(quán)威場所。”[6]2004年第十五屆國際檔案大會主題即為“檔案、記憶和知識”。ISO15489提出，文件給組織帶來的收益之一即是“維護組織記憶、個人記憶或社會記憶”；ISO30300也強調(diào)，實施文件管理系統(tǒng)的目標(biāo)之一是“維護企業(yè)或集體記憶并承擔(dān)社會責(zé)任”。管理學(xué)界也提出了“組織記憶”的概念。組織記憶是指將過去的知識應(yīng)用于現(xiàn)在的活動，并以此來提高組織的業(yè)務(wù)水平，其本質(zhì)上就是企業(yè)的經(jīng)驗性知識、歷史性知識。組織記憶與組織智能、學(xué)習(xí)型組織、人工智能、知識管理系統(tǒng)、組織和個人發(fā)展等概念密切相關(guān)，甚至等同于知識管理。王兆祥等指出：“企業(yè)記憶系統(tǒng)是指企業(yè)內(nèi)部通過識記、保持、回憶等方式，積累和保持知識的系統(tǒng)。它主要由以下要素組成的：企業(yè)內(nèi)全部成員的大腦，文件、合同、檔案資料、圖書、電腦存儲器等各種形式的信息存儲介質(zhì)等。”[7]可見，檔案是組織記憶的重要組成部分，傳承組織記憶應(yīng)該成為企業(yè)檔案管理的重要目標(biāo)。從組織記憶的角度審視檔案，為企業(yè)檔案管理提供了新的思路。

五、知識管理

在當(dāng)今知識經(jīng)濟時代，知識是唯一有價值的資源，知識管理是企業(yè)管理的基本范式。知識管理有兩種基本模式：一是編碼化模式（CodificationMode），強調(diào)借助信息技術(shù)構(gòu)建知識庫，通過“人—文檔—人”途徑，實現(xiàn)對顯性知識的管理與開發(fā)；二是人性化模式（PersonalizationMode），強調(diào)投資于人力資源，培養(yǎng)知識交流氛圍，通過“人—人”途徑，實現(xiàn)對隱性知識的共享與利用。檔案是企業(yè)顯性知識的“沉積容器”和隱性知識顯性化的“編碼工具”。編碼化知識管理本質(zhì)上是一種知識化的、高級的檔案管理。早在1994年，特里·庫克就提出，檔案工作者應(yīng)該從實體保管者向知識提供者過渡。2002年，張斌提出：“企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識資源，企業(yè)檔案管理是企業(yè)知識管理的重要內(nèi)容。”[8]2007年，徐擁軍進一步提出“檔案知識管理模式”（“以知識管理為導(dǎo)向的檔案管理”和“以檔案管理為基礎(chǔ)的知識管理”），認(rèn)為檔案管理應(yīng)該向知識管理方向創(chuàng)新、拓展，知識管理可以從檔案管理切入、起步。[9]早幾年，由于忽視檔案管理，知識無法固化，許多公司的知識管理失敗了。近年來，越來越多的知識管理經(jīng)理認(rèn)識到，知識管理要落地，離不開檔案管理。另一方面，許多企業(yè)檔案部門也更加積極地參與知識管理，有的甚至成為公司知識管理的主導(dǎo)者或牽頭單位。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理在完成從實體管理到信息管理的發(fā)展后，正經(jīng)歷著從信息管理到知識管理、從知識管理向知識服務(wù)的過渡。

六、集成管理

集成是指將一些孤立的事物或元素通過某種方式集中在一起，產(chǎn)生聯(lián)系，從而構(gòu)成一個有機整體的過程。集成管理是為實現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)而進行的縱向與橫向的整合與優(yōu)化。企業(yè)檔案管理領(lǐng)域的集成包括以下幾個層面：一是資源集成，包括文件與檔案的集成（一體化）、圖書情報和文檔的集成（一體化）、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的集成。未來企業(yè)將不再嚴(yán)格區(qū)別文件與檔案、圖書情報與檔案、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，而是將它們都視為信息資源（信息內(nèi)容）予以統(tǒng)一管理。二是系統(tǒng)集成，即檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成。先期主要構(gòu)建業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)自動歸檔于檔案管理系統(tǒng)；最終將實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫銜接。部分企業(yè)也可以不建設(shè)單獨的檔案管理系統(tǒng)，而是將檔案管理功能嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。三是流程集成，即將文件/檔案管理嵌入業(yè)務(wù)流程中，以文件/檔案信息流支撐業(yè)務(wù)流。四是標(biāo)準(zhǔn)集成，即將文件/檔案管理納入ISO9000質(zhì)量管理體系、ISO14000環(huán)境管理體系、OHSAS18000職業(yè)健康安全管理體系、ISO27000信息安全管理體系。

七、風(fēng)險管理

隨著科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展和全球化快速推進，人類社會已經(jīng)步入一個充滿不確定性的“風(fēng)險社會”。無論是自然災(zāi)害，如2008年汶川大地震、2011年日本地震海嘯，還是人為災(zāi)難，如2001年“9.11”事件、2003年伊拉克戰(zhàn)爭，都嚴(yán)重?fù)p毀了大量珍貴的檔案，帶來無法挽回的損失。“9.11”事件之后，世貿(mào)大樓許多公司因為業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)全部被毀，沒能再恢復(fù)運營，而摩根斯坦利公司因為在新澤西州建有備份系統(tǒng)，第三天就恢復(fù)了營業(yè)。[10]可見，加強檔案風(fēng)險管理十分必要。2001年，ISO15489就強調(diào)對文件風(fēng)險進行評估、分析與應(yīng)對。2004年，國際文件管理與行政工作者協(xié)會（ARMA）出版了《文件與信息的風(fēng)險管理》，為各國文件管理人員提供風(fēng)險管理方法論指導(dǎo)；歐洲數(shù)字保護中心（DCC）和歐洲數(shù)字保護（DPE）課題組研制了《基于風(fēng)險評估的數(shù)字倉儲審計方法》。2009年，我國DA/T42要求：“制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案。對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害，企業(yè)應(yīng)制訂檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉(zhuǎn)移地點等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制訂應(yīng)急預(yù)案。”構(gòu)建檔案風(fēng)險管理體系、制訂檔案管理應(yīng)急預(yù)案，已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的重要一環(huán)。

八、境外檔案監(jiān)管

近年來，隨著經(jīng)濟全球化日益加速、對外開放程度不斷加深，我國國有企業(yè)紛紛“走出去”，在境外投資設(shè)廠、開展業(yè)務(wù)，從而產(chǎn)生了大量境外檔案。由于諸多原因，許多國有企業(yè)境外檔案監(jiān)督不力、管理混亂，導(dǎo)致大量國有資產(chǎn)流失，國家核心經(jīng)濟秘密頻繁外泄，企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險急劇增加。為此，2005年，國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于加強駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作的意見》，要求“母體公司要逐步建立和完善駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作管理體制”。2009年，國資委和國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于進一步加強中央企業(yè)檔案工作的意見》，其中強調(diào)要“加強境外企業(yè)和機構(gòu)的檔案管理”。由于國有企業(yè)境外檔案的特殊性、境外檔案工作所處環(huán)境的特殊性，尤其是境內(nèi)外檔案法律、制度、語言、文化、傳統(tǒng)等方面的差異性，給國有企業(yè)境外檔案監(jiān)管帶來了特殊挑戰(zhàn)，提出了特殊要求。為此，國有企業(yè)境外檔案監(jiān)管應(yīng)遵循兩項基本原則——“雙重遵從”（同時遵從中國和所在國家或地區(qū)的檔案法律法規(guī)）、“雙向包容”（相互包容中國和所在國家或地區(qū)的檔案文化傳統(tǒng)）；把握三個關(guān)鍵控制點——境外文件歸檔范圍與保管期限表的確定，覆蓋全球的檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，境外檔案向境內(nèi)移交方法的選擇。

九、云計算和大數(shù)據(jù)

云計算（CloudComputing）和大數(shù)據(jù)（BigData）是當(dāng)前信息化發(fā)展的兩大重要趨勢，對各行各業(yè)都將產(chǎn)生深遠影響。和企業(yè)其他活動一樣，檔案管理必須適應(yīng)云計算和大數(shù)據(jù)的特點與要求，進行思想理念、業(yè)務(wù)模式與管理方式的變革。一是檔案概念的泛化。即樹立“大檔案觀”，將一切具有保存價值的信息記錄視為檔案，而不論其所處過程、載體、類型、格式、保存期限如何。這意味著，凡記錄皆檔案，文件產(chǎn)生“一瞬間”即是檔案。二是檔案云平臺的建設(shè)。即基于“云架構(gòu)”，打造覆蓋企業(yè)各個部門、系統(tǒng)和業(yè)務(wù)的統(tǒng)一、高效檔案資源管理與服務(wù)平臺。三是檔案存儲與知識挖掘。大數(shù)據(jù)的核心應(yīng)用之一是預(yù)測，而預(yù)測依賴于歷史數(shù)據(jù)的積累和挖掘。這就對檔案的海量存儲和知識挖掘提出了更高的要求。企業(yè)檔案工作的重心將從“數(shù)字化”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皵?shù)據(jù)化”。四是檔案安全問題更加嚴(yán)峻與復(fù)雜。

作者：徐擁軍 牛力 單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院