一、社區矯正檔案管理規范化的重要價值
1.有利于社區矯正機構開展具體的矯正工作。首先，完整、準確的檔案是制訂個案矯正方案的基礎。個案矯正方案是社區矯正工作者根據矯正對象個性差異和個體需要擬定并予以實施的，旨在矯正其不良心理及行為惡習的，具有計劃性和協議性的服務方案。社區矯正工作者運用犯罪學、教育學、心理學和社會學等知識，通過訪談、測試等手段，分析社區矯正人員的犯罪原因、危險程度、矯正需求等個性特點，進而制訂科學的矯正方案。這就要求社區矯正工作者在接收和矯治時，注重收集、整理社區矯正人員個人層面、環境層面、個人與環境交互作用層面的資料，以求客觀、全面地了解他們的特點。其次，完善、準確的檔案是開展考核獎懲的基礎。考核獎懲是指社區矯正機構根據一定的標準和程序，對社區矯正人員的矯正態度、行為表現等進行綜合的考察與評定，并做出相應獎勵與懲罰的管理措施。客觀、公正的考核獎懲有利于調動社區矯正人員改造的積極性，促進他們分化和轉化。這就要求如實記錄社區矯正人員的思想、行為表現，避免主觀臆斷，為準確地考核獎懲提供素材。2.有利于社區矯正機構總結科學的矯治規律。社區矯正檔案是對社區矯正人員矯正活動的歷史記錄以及矯正效果的綜合反映。它客觀地反映了社區矯正工作的發展軌跡。完整、準確的檔案能夠直接為社區矯正工作者教育矯正提供原始資料，可以為社區矯正機構研究不同類型、不同階段社區矯正人員改造的特點和規律提供重要依據，還可以為國家有關部門制定社區矯正的法律、政策提供原始性素材。同時，社區矯正工作者在總結和提煉社區矯正的經驗和規律時，也能夠促進專業素質的提升。
二、社區矯正檔案管理規范化的內容體系
為了提高規范化程度，檔案管理應當堅持準確、齊全、科學、保密的原則，其內容體系應當包括以下幾方面。1.科學建立。科學建立是指社區矯正工作者在建立檔案時應當堅持規范、科學的原則。根據《社區矯正實施辦法》第六條、第十條規定，在社區矯正人員報到時，縣級司法行政機關應當及時為其登記接收手續，建立社區矯正執行檔案，司法所建立社區矯正工作檔案。結合《社區矯正實施辦法》以及各地區的實踐經驗，執行檔案包括：人民法院、監獄機關、公安機關送達的法律文書；社區矯正人員登記表；外出請假、遷居等監管審批表；警告、收監執行、解除矯正等的相關法律文書；社區矯正人員原判人民法院、原關押監所提供的其他應當歸檔的重要材料。工作檔案包括：社區矯正宣告書；監督幫教協議書；矯正方案；考核獎懲材料；外出請假、遷居等的審批備案手續；社區矯正活動記錄（包括學習教育記載、心理矯正記載、社區服務記錄、日常報到記錄、談話記錄等）；矯正小結；社區矯正期滿鑒定表；社區矯正期滿宣告書；解除管制通知書、假釋考驗期滿證明書；緩刑期滿證明書；其他應當歸檔的重要材料。社區矯正工作者建立檔案時應注意兩個方面：第一，認真審查。資料來源的多樣性導致一些資料是虛假的，特別是社區矯正人員自身陳述，這要求社區矯正工作者進行審查和核實，將虛假、無用的資料去除，以保證檔案資料的準確性和有效性。社區矯正工作者可以利用經驗和常識判斷資料的真偽，在掌握資料比較豐富的條件下，也可以通過對比分析進行審核。第二，及時整理。初次建立檔案時，由于部分材料零亂、不規范，要求社區矯正工作者進行分類、修補。首先，要做到一人一檔，目錄清晰，登記無誤，材料的內容、形成時間和頁數等要一致。其次，要進行加工處理，對破損嚴重、小于規格的材料進行裱糊，對破邊、破頁、破洞的進行粘補。檔案整理不僅使社區矯正工作者熟悉資料，而且能夠加深對社區矯正人員的認識。2.合理保管。合理保管是指對社區矯正檔案的放置、保存、查詢、使用等方面進行管理。社區矯正檔案應由司法所指定專人負責管理，并專柜存放，不得隨意放置。存放處應該符合國家檔案管理的一般要求，具備保密、防遺失、防潮、防蟲、防霉等條件。檔案實行微機化管理的應該遵守系統安全措施，不得與國際互聯網或其他網絡連接，有效地保證檔案的安全。檔案管理人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容，應定期對檔案進行檢查清點，對于損壞的要及時進行修補或復制。查閱社區矯正檔案，必須履行嚴格的登記手續。社區矯正機構內部人員查檔，必須經保管人同意。外來人員查閱，必須持單位介紹信和本人有效證件（身份證、工作證），經司法局（所）負責人批準，在指定地點查閱，并填寫“社區矯正人員檔案查閱登記表”備查。查檔人員不得改變檔案原樣，如需摘抄、復印材料的，須經司法局（所）負責人批準。無關人員一律不得查閱檔案，也不得用電話查詢檔案。3.及時移交。及時移交是指在矯正過程中，社區矯正工作者或社區矯正人員發生變動時及時將檔案進行移交的活動。它能夠保證矯正工作的正常進行。及時移交的具體情況主要有：保管人因工作調動或其他原因不再從事此項工作的，應提前做好檔案移交工作，辦理交接手續。社區矯正人員遷居、異地委托管理等導致地址變更時，保管人應及時將檔案移交變更地的司法所。社區矯正人員重新犯罪、收監執行的，檔案應移交偵查機關、監獄機關。移交雙方均應做好交接登記手續。社區矯正人員解除矯正后，司法所將執行檔案副檔以及工作檔案移交縣（市、區）司法局統一保管。
三、社區矯正檔案管理規范化的實踐路徑
鑒于我國社區矯正制度正處于探索和完善階段，有關管理制度不健全，以及部分社區矯正工作者檔案管理意識不到位，專業化素質不高等因素制約，目前檔案管理的規范化程度不高，主要表現在接收過程中相關法律文書不及時、不完整的現象，矯治過程中檔案管理不規范，例如：檔案編號不統一，沒有專門的檔案盒、檔案柜和檔案室，司法所違規將檔案交給社區管理，發生變更時移交不及時，等等。這些都直接影響了檔案在矯正工作中的功能。推進社區矯正檔案管理規范化的具體路徑有以下幾點。1.統一檔案管理制度。統一的檔案管理制度是促進規范化的前提。社區矯正工作開展以來，各地區司法行政機關十分重視檔案管理，浙江、青海、湖北等省市出臺了本省社區矯正人員檔案管理規定，對加強檔案管理起到了規范性作用。這些規定在內容上有所差異，具有地方特色。然而，國家層面的社區矯正檔案管理制度缺失。這導致各省市在檔案管理上不一致，影響了刑罰執行的統一性。我國是一個單一制國家，建立統一的法律和制度是其內在要求。因此，司法部應當在調查研究的基礎上，盡快出臺社區矯正檔案管理的規章制度，以保證檔案管理工作的統一性和標準化。2.提高管理人員能力。提高檔案管理人員的能力是促進規范化的關鍵。檔案管理的規范化在一定程度上取決于管理人員的能力和素質。檔案管理是一項基礎性工作，繁瑣且持續時間長，這就要求管理人員保持認真態度和耐心。在日常工作中，管理人員應當做到口勤、腳勤，主動與形成材料的有關部門加強聯系，保持信息暢通，使檔案內容及時得到補充、更新。但從目前人員配備來看，一些司法所力量薄弱，人數不足，甚至只有一人，加之任務繁重，精力不足，導致對檔案管理工作重視不夠。同時，社區矯正在我國處于探索階段，一些工作者沒有受過系統訓練，不具備社區矯正工作的專業知識和技能，造成檔案管理停留在材料的收集、整理和裝訂，缺乏從檔案中尋找矯治方法和規律的能力。因此，一方面，國家應增加司法所的編制，以保證社區矯正工作的有效執行；另一方面，社區矯正機構應當加大在職培訓力度，以提高管理技能。培訓方式可以聘請有關專家、學者對社區矯正工作者進行集中培訓，或者利用高等院校、科研機構、學會等單位的相關人才對他們進行幫教，也可以定期組織外出學習、考察。此外，在招聘、錄用時，司法行政機關可以對與社區矯正相關專業的或具有一定經驗的人員給予適當的政策傾斜。3.加大管理費用投入。充足的管理費用是促進規范化的保障。社區矯正本身蘊含刑罰經濟的理念，特別在降低國家行刑成本方面優勢明顯，但不容置疑，作為刑罰執行的重要組成部分，國家應當建立社區矯正工作經費保障制度。在財政預算中，與檔案管理有關的檔案柜、檔案室以及電腦等設備屬于基本設施，應當給予保障。同時，電子檔案和信息化管理是社區矯正發展的趨勢。這要求加大檔案管理的基礎設施建設。從社區矯正管理經費保障的情況來看，盡管各地進行了努力和探索，一些地方有了相對充足的經費保障，但是，正式的、多層次的經費保障體制尚未建立，一些地方的社區矯正工作仍缺乏必要的經費保障。因此，我國應盡快建立以政府劃撥資金為主，社會捐助資金為輔的經費保障體制，加大對檔案管理等基礎性工作的投入，以保證社區矯正工作的有效開展。
作者：朱曉杰 張凱 單位：河北科技學院 中央司法警官學院
