一、人事檔案管理方式現(xiàn)存問題

作為一項(xiàng)綜合的復(fù)雜的系統(tǒng)工程，人事檔案的管理工作必須采取合理的完善的管理方式，做到標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，現(xiàn)存的管理方式存在以下問題。第一，管理基礎(chǔ)薄弱。由于大多數(shù)人事檔案管理人員不是檔案管理專業(yè)出身，致使一方面缺乏專業(yè)的知識(shí)技能，另一方面檔案管理意識(shí)不夠強(qiáng)烈，所以管理水平低下，管理內(nèi)容也是局限在簡(jiǎn)單的收集、匯總、整理、建檔的業(yè)務(wù)，一旦出現(xiàn)新的情況，不能及時(shí)有效的更新補(bǔ)充檔案內(nèi)容，檔案常常是不完整的。第二，管理手段過時(shí)。隨著計(jì)算機(jī)以及信息技術(shù)的日益發(fā)展，傳統(tǒng)的文件檔案的管理手段日益凸顯其弊端，手工謄錄的記錄方式、紙質(zhì)文檔的檔案、人工翻閱查找的調(diào)閱手段、古老鐵柜的存儲(chǔ)空間等等手段在信息化時(shí)代都已面臨淘汰。過時(shí)的管理手段，不僅浪費(fèi)大量人力物力，而且檔案管理時(shí)間空間利用率低下，檔案管理信息化、智能化、快速化以及安全都不能很好的實(shí)現(xiàn)。第三，過渡管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。日常工作中，人員調(diào)動(dòng)在所難免，一旦跨單位調(diào)動(dòng)，其人事檔案就必須進(jìn)行相應(yīng)的交接，但是不同單位對(duì)認(rèn)識(shí)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)以及交接方式、期限不統(tǒng)一，致使部分手續(xù)不能按照規(guī)范的程序辦理，結(jié)果就是一些人事檔案在單位過渡的時(shí)候出現(xiàn)移交丟失，而且事后追究責(zé)任時(shí)候，也是無從查起。

二、人事檔案管理工作完善舉措

針對(duì)人事檔案管理工作中管理觀念陳舊、管理方式失當(dāng)?shù)默F(xiàn)狀，筆者根據(jù)自身從事人事檔案管理工作中體會(huì)和總結(jié)，淺談一下完善管理工作的舉措。1、充分重視人事檔案的重要性。人事檔案是個(gè)人社會(huì)履歷信息的載體，為國(guó)家以及單位準(zhǔn)確把握人力資源提供了重要參考基礎(chǔ)，必須充分加以重視。首先，通過多種形式、利用多種渠道有效宣傳，使人們意識(shí)到人事檔案對(duì)于其本人的重要意義。其次，管理部門對(duì)人事檔案的管理全過程實(shí)施規(guī)范化管理，充分重視。從采集資料形成文件到建檔存儲(chǔ)，都要準(zhǔn)確的全面進(jìn)行，使得檔案內(nèi)容在日后的調(diào)閱參考中具備利用價(jià)值。2、增強(qiáng)人事檔案管理的責(zé)任意識(shí)人事檔案的管理者必須時(shí)刻意識(shí)到，自身工作事關(guān)國(guó)家人力資源的戰(zhàn)略布局，完備的人事檔案將為我國(guó)發(fā)揮人力資源優(yōu)勢(shì)提供強(qiáng)有力的支持。首先，人事檔案的建檔過程中，相關(guān)管理人員必須嚴(yán)把資料形成中的質(zhì)量關(guān)，核實(shí)錄入檔案的信息的準(zhǔn)確性，堅(jiān)決杜絕虛假信息寫入人事檔案，切實(shí)保證人事檔案的可靠性、真實(shí)性以及完整性。其次，在檔案的日常保管中，對(duì)于外借檔案，必須及時(shí)催還，避免檔案資料的丟失。最后，檔案轉(zhuǎn)接過程中，必須準(zhǔn)確記錄交接對(duì)象、時(shí)間、經(jīng)辦人以及交接單位，形成完善的交接手續(xù)，同時(shí)交接手續(xù)要有本人親筆簽字加蓋單位公章。3、建立健全檔案管理體系完善有效的人事檔案的管理工作必須置于完善的管理制度體系框架。通過一系列與具體實(shí)際相適應(yīng)的管理制度原則，輔之下級(jí)單位制定的具體的管理措施，使得日常人事檔案的管理工作有章可循，做到標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。為建立健全這樣的管理體系，需做到以下兩點(diǎn)。第一，形成完備管理章程，實(shí)現(xiàn)有章可依。在《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等相關(guān)法律法規(guī)基礎(chǔ)上，進(jìn)一步在信息時(shí)代健全必要的檔案的工作制度，落實(shí)好責(zé)任制，使得檔案管理工作的流程標(biāo)準(zhǔn)化，充分做好人事檔案的完整性、安全性和保密性工作。第二，強(qiáng)化管理要求，做到有章必依。檔案管理部門應(yīng)該定期舉辦相關(guān)培訓(xùn)，通過再學(xué)習(xí)提高管理人員的管理水平、強(qiáng)化管理人員的職業(yè)責(zé)任意識(shí)以及完善操作規(guī)范。使得管理人員對(duì)檔案管理工作的制度標(biāo)準(zhǔn)有清晰準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，獎(jiǎng)賞業(yè)績(jī)優(yōu)秀者，懲罰工作疏忽者。4、加快升級(jí)硬件設(shè)施隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日益普及，傳統(tǒng)檔案資料借用各類應(yīng)用軟件，將以電子檔案的形式予以重新存檔，文件檔案的管理工作要適應(yīng)潮流，對(duì)保管工作升級(jí)換代，不僅包括計(jì)算機(jī)硬件與相關(guān)管理軟件的引進(jìn)，還應(yīng)包括一系列配套設(shè)施，如儲(chǔ)存室濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)和其他防護(hù)的設(shè)備，為此我們必須加大硬件的投資，確保文件管理的安全性。5、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息化，是加強(qiáng)檔案管理、提高服務(wù)水平必經(jīng)途徑。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，通過人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，使得檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化。檔案信息化建設(shè)的核心就是電子檔案的建立、管理與歸檔，借助電子檔案，形成公開透明的人事信息，發(fā)揮人力資源優(yōu)勢(shì)。

三、結(jié)語

作為人口大國(guó)，我國(guó)必須將人力資源優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化為人才資源優(yōu)勢(shì)，通過人事檔案信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)人才信息的有效把握，事關(guān)我國(guó)發(fā)展全局。在信息化時(shí)代的今天，我們必須更新檔案管理觀念，在保密性與安全性的原則下，建立健全檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范管理指標(biāo)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的跨越式發(fā)展。

作者：梁秀雪 鄒麗新 單位：吉林省白城市農(nóng)業(yè)科學(xué)院