管好、用好社保檔案，不僅是建立覆蓋城鄉居民的社會保險體系的重要任務，更是建設服務型政府、推動經濟發展、促進人才合理流動的重要任務，管理的標準化、應用的數字化成為對社保檔案的迫切要求。
一、標準化管理的需求
( 一) 社會發展的需求。在我國市場經濟發展的今天，人力資源的社會化趨勢日益明顯，社會保險部門不但要履行社會保險的責任，同時還要承擔起對離退休人員社會化服務與管理的職能。面對這項系統龐大的社會工程，沒有標準化的管理體制做支撐，特別是標準化的社保檔案管理，社會保險工作的“社會功能”就難以實現，它不僅影響到社會保險改革的進程，甚至影響到社會的和諧穩定。
( 二) 業務發展的需求。作為最原始的資料，參保對象從參加社會保險到法定年齡退休，中間的變更記錄，要經過諸多手續。如首先要填寫參保卡及登記個人基本信息表，存入個人檔案，其后要不斷續保繳費、計算個人帳戶、利息，調整繳費比例、繳費基數及養老待遇標準。還有社保關系的轉移接續和基金的轉入轉出，都需要在社保檔案中詳細記載，同時也是厘定社會保險待遇的依據。社保檔案管理標準化，關系到社會保險部門工作的績效，也直接關系到參保對象的自身利益。
( 三) 服務質量和工作效率的需求。加強社保檔案資料收集、整理的標準化，就是建立業務工作的科學歸類和條理化管理。對已完成業務工作進行審視、歸納，從中找出規律、規避失誤，為參保對象提供便捷高效的服務。
二、數字化應用的需求
( 一) 改變應用現狀的需求。由于社保檔案數量巨大，工作環節繁瑣，缺少軟硬件投入，人員、經費不足，存在歸檔不及時、隨意放置甚至遺失現象，致使社保檔案的應用大打折扣，直接影響社保檔案的利用價值。
( 二) 理順應用渠道的需求。社保檔案涉及面比較廣泛，在我國不同類別社保檔案分別歸屬不同的部門管理，且各部門之間資訊溝通困難，一個人的社保資料分別保存在不同的機構，甚至綜合檔案室只保管文書檔案，其余業務材料都存放在業務科室，沒有一個完整的檔案資訊中心能夠查詢到一個人的全部社保檔案資訊，不能有效地綜合開發社保檔案的信息資源。
( 三) 提速應用效率的需求。近兩年隨著社會保險業務量的逐步加大，有的社會保險機構實施了檔案的微機化管理，但由于缺乏相應的軟硬件及專業人才，因而未能發揮出應有的效能。大部分社會保險機構仍然延用過去手工操作的陳舊管理模式，直接影響工作的進展。
( 四) 提高應用水平的需求。社保經辦機構對檔案人員的業務培訓較少，開展經驗交流的機會也不多; 雖然一些社保機構有較多高學歷的兼職檔案工作者，但檔案專業人才很少，影響了檔案管理工作。
三、實現社保檔案管理標準化的途徑
( 一) 提高認識，增強責任。加大對社保檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委、政府的重視與支持，加大投入，切實解決社保檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等問題，為建設和完善社保檔案工作創造良好氛圍和有利條件。積極組織社保工作人員學習檔案知識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責任感。
( 二) 整合機構，規范流程。實行集約型、效能型管理體制，調整社會保險經辦機構職能配置，建立全新的“五險合一”工作機制，組建征繳部門、管理部門、支付部門、退休人員社會化管理服務部門，形成“征繳統一，管理統一，支付分頭化、服務社會化”的業務經辦模式，分段對各項社會保險業務實行集中統一管理。同時，對社會保險業務進行梳理和整合，制訂新的經辦流程，確定每個環節的經辦機構和經辦人員，使社會保險業務流程化、標準化，做到分工明確、流程清晰，有利于互相監督，有利于參保單位和參保職工辦理各類社會保險業務。
( 三) 健全制度，集中管理。全面落實《社會保險業務檔案管理規定 》，對每一類檔案制定出相應的管理制度，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。明確檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。立卷歸檔常規化，遵循統一管理的原則，避免個部門間交叉重復，實現集中管理。
( 四) 解放思想，創新模式，嚴肅紀律，依法管理。圍繞中心服務大局，以社保檔案發揮最大應用功能為目標，努力開創社保檔案管理的新模式。可實行資格證及年檢制度，制定軟硬件的具體標準，并加強執法檢查; 針對借口涂改、偽造檔案材料，私自、指使或者允許他人抽取、撤換或銷毀檔案材料按照《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國檔案法》與知識產權等一系列法律條文及相關的章則制度以及中共中央組織部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》( 中組發〔2009〕12 號給予法律、黨紀、政紀處分。
四、實現社保檔案管理數字化的途徑
( 一) 數字化的硬件支持。利用計算機網絡不僅能夠實現所有社保繳費的網絡征收、支付，查詢，還能夠通過網絡，商業銀行的信用檔案系統、公安的戶籍檔案系統等進行信息交互，實現更大范圍的信息資源共享。再者及時運用最新科技成果、科技手段，把檔案信息的作用充分開發、利用，才能最大限度地發揮社保檔案自身的價值。因此，應首先為檔案室購置先進的微機，在機型上盡力做到統一，以便為下一步計算機聯網及共享社保檔案數據奠定基礎。
( 二) 數字化的軟件開發。通過著力開發檔案管理的軟件，使檔案借閱自動化管理，對借用者的情況、借用時間、借閱方向、重點人群等進行全面掌握，使數字檔案軟件能夠支持和實現系統的市級、省級乃至全國的網上互聯。
( 三) 數字化的實現路徑。簡單講就是對社保檔案進行數字化、集約化、動態化管理，形成社保檔案信息數據庫。通過電子設備將原來在紙質媒介上的社保檔案，通過掃描和電子化加工存儲在微機、光盤、磁盤、U 盤等數字媒介中，用微機對檔案資料進行采集、遴選和不同類別的加工，轉化成為數字形式的電子信息，以微機、數據庫和網絡為依托形成數字化全息化檔案管理系統。
( 四) 數字化的開發利用。社保檔案的數字化，可為檔案信息的開發和利用創造更加便利的條件。如: 根據以往收支情況運算基金結余，為基金保值增值確定定存或購置國債提供決策根據; 對信息庫內參保對象的繳費構成、距退休年齡繳費時間和斷保續保情況做出分析，做出基金征收政策調整的科學預測，預設警戒線; 對領取養老待遇人員的年齡結構、繳費階段、待遇高低等基本數據以及基金收支結余加以分析，做出養老金標準調整政策的前瞻性結論等。
( 五) 數字化的安全問題。第一，數字檔案存儲在磁、光介質上，應避光、防塵、防變形，遠離強磁場和有害氣體等，保證載體物理上的安全。第二，數字檔案必須對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數等加以保存，或采用其它方法和技術加以轉換，保證邏輯上的準確。第三，保存數字檔案的同時，將與數字檔案相關的軟件及整個應用系統一并保存，使之能夠還原，還要保存原始檔案的電子圖像，以及保存數字檔案的打印件或縮微件，保證原始性。第四，檢測與維護經常化，定期檢測和拷貝。
