目前，在我院檔案中心的館藏中占主要地位的仍是以紙張為載體的檔案，為了適應信息化要求，提高檔案的利用效率，將紙質檔案數字化已是檔案中心迫在眉睫的一項工作。紙質檔案數字化不僅可以優化館藏結構，實現檔案資源的有效利用和共享，還可以節約存儲空間，保護檔案原件。
　　
　　一、紙質檔案數字化制作的必要性。
　　
　　高質量的檔案數據庫是檔案信息化應用的基礎，檔案數字化制作是檔案數據庫建設的必要手段。紙質檔案數字化制作的必要性表現在以下幾個方面：
　　（一）歷史檔案的搶救問題：我院檔案中心有很多透明底圖文件是十幾年或幾十年前的，這些檔案由于經歷時間較長、加上保管不當的原因，已經處于非常“危險”（字跡模糊、破碎）的狀況，如不及時加以“挽救”，很可能造成檔案徹底消失。
　　（二）檔案移交后利用難的問題：通常各部門檔案移交后，都保存在檔案中心內，當需要查詢用時，必須到檔案室現場進行查閱，查詢過程比較繁瑣。
　　（三）檔案管理利用難的問題：由于傳統檔案數量的龐大，傳統檔案查詢工作被動性的現狀，增加了檔案管理利用的難度，已影響到檔案信息服務的效率和檔案價值的挖掘。
　　（四）傳統檔案利用局限的問題：一般存檔的檔案資料只有一份，一旦某人借走這份檔案，其他人只有等待，這樣不僅使檔案工作效率降低，而且還會存在損壞原始檔案可能性。
　　（五）傳統檔案的安全問題：每份檔案都是有價值的資料，如果遇到自然或人為的災害將造成無法挽回的損失。
　　針對上述問題，我認為有必要對傳統紙質檔案實施數字化制作。
　　
　　二、紙質檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作。
　　
　　隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，通過局域網、政務網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。
　　
　　三、紙質檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性。
　　
　　（一）提高經濟效益
　　隨著我院每年工程項目的增加，館藏量越來越大。為了保證及時整編歸檔資料，唯有以增加辦公人員和辦公費用來解決這一難題，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，首先大大節省了占地空間；其次，將歷史紙質檔案數字化后，更是節省了人們的查閱時間。使用起來極為方便迅速，既方便了設計人員，又避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
　　（二）提高辦公效率
　　紙質檔案數字化，使得檔案管理更為高效。資料能及時歸檔，并盡快提供利用。目前，我院有電子版的文件才能在電腦上實現檢索、查詢。但是一些歷史檔案，由于年代久遠，檢索起來，非常不便，只能翻查帳本、卡片，甚至要到庫房逐件翻查；有時候為了找一份歷史資料，要花上半天的時間，浪費設計人員大量精力。如果將歷史紙質檔案數字化，相信這樣的局面不會出現。數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，所有的查詢工作，都可以在電腦上完成，大大縮短查詢時間，提高工作效率。真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
　　（三）增強檔案原件保護
　　將紙質檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護。以紙質透明底圖為例，底圖歸檔后，經常出現調曬的情況，而我院以卷放的形式保管底圖，在調圖的過程中，往往會人為地對底圖造成不同程度的損害（將圖紙從卷內抽出――曬圖――再將圖紙放入卷內，這一系列的過程，都是通過人工完成）。時間一長，這樣的反復操作，就會導致圖紙破損，不利于保護檔案原件。紙質檔案轉為數字化電子檔案后，這一系列的流程可以減免，在電腦上查找到電子圖，再打印出來便可使用。
　　為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，紙質檔案數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，紙質檔案數字化將大大提高管理水平、提高效率，增強檔案業務部門的服務水平，通過逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。