檔案是機關(guān)單位、組織以及個人在日常生活形成的具有保存價值的圖文、音象或者依附其他載體存在形式的歷史記錄，在社會發(fā)展中發(fā)揮著極其重要的作用。就當今我國檔案管理現(xiàn)狀而言，存在著諸多問題，譬如，檔案管理數(shù)量大、繁瑣、查找效率低、成本高、檔案管理人員安全意識差等問題。
1 事業(yè)單位實行檔案化管理的必要性
隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，數(shù)字化管理的優(yōu)勢日益凸顯出來，使用計算機對檔案進行數(shù)字化管理，具有傳統(tǒng)檔案管理無法達到的優(yōu)點，例如：檢索快速、查找方便、節(jié)約成本、利用率高、存儲量大、可以實現(xiàn)資源共享等，事業(yè)單位應(yīng)該跟隨信息發(fā)展的腳步將數(shù)字化管理這一信息產(chǎn)物應(yīng)用于檔案管理中，提高檔案管理的效率。
1.1 數(shù)字化檔案管理有助于提高事業(yè)單位經(jīng)濟效益
我國社會主義經(jīng)濟的高速發(fā)展，信息量突飛猛進的增長，傳統(tǒng)的檔案管理粗放型模式的缺陷暴露出來，為了解決這種模式帶來的問題，就需要增加辦公人員和辦公經(jīng)費，從而造成檔案管理成本的提高，然而將數(shù)字化管理應(yīng)用于檔案管理中，大大的解決了傳統(tǒng)模式檔案管理造成的人員和成本的浪費，不僅大幅度節(jié)約了單位檔案管理的成本費用，還存在著諸多優(yōu)點，大大的提高了工作效率，從而提高了單位的經(jīng)濟效益。
1.2 數(shù)字化檔案管理有助于提高辦公人員的辦公效率
數(shù)字化檔案管理相比于傳統(tǒng)模式的檔案管理具有能夠準確快速的歸檔，并且利用時能夠迅速高效提供的優(yōu)點。在當今人員流動性極大的企事業(yè)單位中，要想快速準確的統(tǒng)計員工的入職、退休以及人員的調(diào)動等動態(tài)信息，根據(jù)以往傳統(tǒng)模式的檔案管理，會耗時耗力，還可能出現(xiàn)信息不全面這一弊端，通過數(shù)字化管理的檔案信息，能夠準確快速的查找到所要的信息，還可以查找到相關(guān)信息，做到傳統(tǒng)檔案管理模式做不到的全面性、快速性、準確性，由于檔案信息超時空流動的優(yōu)點，將數(shù)字化管理模式應(yīng)用于檔案管理中，大幅度的提高了辦公人員的工作效率。
1.3 數(shù)字化檔案管理有助于提高檔案的利用率
在以紙質(zhì)為載體的傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案需要保存在固定的檔案室，這種保存模式造成了很大的不便，檔案日積月累，數(shù)量繁多，當你在找需要的檔案時會造成很多時間和人員的浪費，實施數(shù)字化檔案管理這一模式，可以快速、準確的找出需要的檔案，數(shù)字化管理檔案還可以實現(xiàn)共享這一功能，不僅大大的節(jié)省檔案保存空間，使檔案管理受時間和空間約束的這一弊端得到完美的解決，大幅度提升了檔案的利用效率。
2 事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀
2.1 硬件的發(fā)展
中國現(xiàn)在很多單位已經(jīng)普及計算機的使用，能夠基本實現(xiàn)無紙化辦公，并且擁自己的局域網(wǎng)，計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)飛速發(fā)展，為數(shù)字化管理應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理提供了強有力的技術(shù)支持。
2.2 軟件的發(fā)展
我國目前已經(jīng)開發(fā)并應(yīng)用于數(shù)字化檔案管理的大量軟件，用于收集、信息檢索、整理、編目、利用等功能的軟件，為事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理提供了技術(shù)保障。
2.3 具備發(fā)展所需的人才支持
將數(shù)字化管理應(yīng)用于檔案管理工作中，不僅需要硬件、軟件的支持，更需要檔案人員進行收集、整理、編目、檢索、統(tǒng)計等工作的后續(xù)工作支持，在檔案管理工作中，對檔案管理人員的自身素質(zhì)也有比較高的要求，不僅需要具有較強的專業(yè)知識的儲備，還需要計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)和操作技術(shù)以及良好的預(yù)防能力，相對而言，事業(yè)單位人員的總體素質(zhì)比較高，具有較強的學習能力和計算機基本操作技術(shù)，能夠?qū)⒂嬎銠C技術(shù)與工作有機結(jié)合，同時，還應(yīng)該加強對其基本技能的培訓，提高知識儲備的同時，加強業(yè)務(wù)能力，能夠使其在今后的工作開展中順利進行，提高發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的能力，達到數(shù)字化檔案管理的工作要求。
3 數(shù)字化檔案管理的發(fā)展措施
3.1 文書處理過程和歸檔實現(xiàn)數(shù)字化管理
在檔案管理工作中，作為檔案工作基礎(chǔ)的文書工作發(fā)揮著重要的作用，直接影響著檔案的內(nèi)在品質(zhì)，為了順應(yīng)這一時代信息產(chǎn)物的需求，檔案管理人員需要把文件通過計算機進行歸檔處理，在事業(yè)單位的局域網(wǎng)內(nèi)進行傳閱，同時也要設(shè)置好催辦時間和傳閱時間。如果中間任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可以得到及時的反饋，確保檔案工作能夠有效及時的進行下去，從而避免了檔案堆積這一歷史問題的出現(xiàn)；而且，將數(shù)字化管理應(yīng)用于檔案管理這一模式中可以大幅度節(jié)省傳統(tǒng)模式檔案反饋和傳遞過程中浪費的時間，在減輕工作人員工作強度的同時，極大的提高了檔案管理的效率。
3.2 建立工程?w系
檔案數(shù)字化是一個復雜的工程體系，從思路設(shè)計到設(shè)備的選型以及軟件研發(fā)再到掃描系統(tǒng)、錄入系統(tǒng)、備份系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)、安全措施等都是一個龐大的工作，可以將檔案管理從操作、環(huán)境、保密機制、目錄管理等分為幾個方面，這幾個機制相互配合相互聯(lián)系，從而能夠提高事業(yè)單位的信息共享的能力。
3.3 數(shù)字化管理建立好與單位辦公系統(tǒng)的對接
結(jié)合數(shù)字化檔案的優(yōu)點，需要結(jié)合實際情況制定完善的管理制度，可以從文檔一體化、文檔網(wǎng)絡(luò)安全性、文檔保密、歸檔制度這幾個方面入手，其中，尤為重要的是數(shù)字化信息的安全性，檔案作為一種特殊的文獻資料，有的檔案是公開化的有的則是需要完全保密的，檔案信息數(shù)字化之后，其安全性應(yīng)該高度重視，應(yīng)該從硬件和軟件這兩方面的安全措施抓起，第一，硬件方面，應(yīng)該提高存儲載體本身的質(zhì)量，還應(yīng)該提高載體保存時間，為文件的數(shù)字化存儲做好長期準備。同時，存儲電子信息的磁盤或者其他載體介質(zhì)應(yīng)該有專人看管，能夠保證電子信息檔案不會因為人為因素或者其自身不必要的原因而報廢，同時應(yīng)該做好電子信息的備份防止意外情況的發(fā)生。第二，軟件方面，需要通過設(shè)置權(quán)限以及密碼這種安全措施進行控制從而降低安全風險，能夠使電子信息能夠不被人為破壞、非法入侵，從而能夠有效的達到電子信息的安全性。
3.4 建立可靠的信息支持系統(tǒng)
做好檔案數(shù)字化管理工作，保證能夠高效、安全、持續(xù)穩(wěn)定的運行下去，硬件、軟件都起著不可替代的作用，同時，可靠的信息支持也起著極其重要的作用。第一，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當具有較好的升級能力，系統(tǒng)擁有較好的升級能力能夠極大的提高、完善系統(tǒng)功能，擁有較好的升級能力的前提即通過光纖來連接存儲系統(tǒng)，提高系統(tǒng)的存儲容量可以通過增加擴展模塊來實現(xiàn)，同時，存儲系統(tǒng)應(yīng)該具備較高的可擴展性，能夠進行在線擴容，從而能夠?qū)崿F(xiàn)較好的保護功能，從而達到較好的管理效果。第二，系統(tǒng)應(yīng)該具備較好的可靠性和良好的性能，數(shù)字化檔案系統(tǒng)的可靠性和性能在檔案管理中發(fā)揮著極其重要的作用，直接關(guān)系著檔案管理工作的成效，因此，要意識到數(shù)字化檔案管理可靠性和性能的重要性及其不可替代的地位，所以，采用的存儲系統(tǒng)在硬件和其結(jié)構(gòu)能夠保證整個系統(tǒng)安全有效的運行，同時硬件需要保證整個系統(tǒng)的連續(xù)性，系統(tǒng)數(shù)據(jù)可以根據(jù)不同用戶的需求進行設(shè)置數(shù)據(jù)的保密性或者共享從而提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。
4 總結(jié)
數(shù)字化檔案管理相較于傳統(tǒng)模式，可以通過網(wǎng)絡(luò)迅速傳播，有利于檔案信息資源的整合與開發(fā)，因此，事業(yè)單位應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展，借助數(shù)字化信息平臺，加強檔案數(shù)字化建設(shè)，減輕工作負荷，提高人員利用率、檔案利用價值，大大加強事業(yè)單位的數(shù)字化水平。
1 事業(yè)單位實行檔案化管理的必要性
隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，數(shù)字化管理的優(yōu)勢日益凸顯出來，使用計算機對檔案進行數(shù)字化管理，具有傳統(tǒng)檔案管理無法達到的優(yōu)點，例如：檢索快速、查找方便、節(jié)約成本、利用率高、存儲量大、可以實現(xiàn)資源共享等，事業(yè)單位應(yīng)該跟隨信息發(fā)展的腳步將數(shù)字化管理這一信息產(chǎn)物應(yīng)用于檔案管理中，提高檔案管理的效率。
1.1 數(shù)字化檔案管理有助于提高事業(yè)單位經(jīng)濟效益
我國社會主義經(jīng)濟的高速發(fā)展，信息量突飛猛進的增長，傳統(tǒng)的檔案管理粗放型模式的缺陷暴露出來，為了解決這種模式帶來的問題，就需要增加辦公人員和辦公經(jīng)費，從而造成檔案管理成本的提高，然而將數(shù)字化管理應(yīng)用于檔案管理中，大大的解決了傳統(tǒng)模式檔案管理造成的人員和成本的浪費，不僅大幅度節(jié)約了單位檔案管理的成本費用，還存在著諸多優(yōu)點，大大的提高了工作效率，從而提高了單位的經(jīng)濟效益。
1.2 數(shù)字化檔案管理有助于提高辦公人員的辦公效率
數(shù)字化檔案管理相比于傳統(tǒng)模式的檔案管理具有能夠準確快速的歸檔，并且利用時能夠迅速高效提供的優(yōu)點。在當今人員流動性極大的企事業(yè)單位中，要想快速準確的統(tǒng)計員工的入職、退休以及人員的調(diào)動等動態(tài)信息，根據(jù)以往傳統(tǒng)模式的檔案管理，會耗時耗力，還可能出現(xiàn)信息不全面這一弊端，通過數(shù)字化管理的檔案信息，能夠準確快速的查找到所要的信息，還可以查找到相關(guān)信息，做到傳統(tǒng)檔案管理模式做不到的全面性、快速性、準確性，由于檔案信息超時空流動的優(yōu)點，將數(shù)字化管理模式應(yīng)用于檔案管理中，大幅度的提高了辦公人員的工作效率。
1.3 數(shù)字化檔案管理有助于提高檔案的利用率
在以紙質(zhì)為載體的傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案需要保存在固定的檔案室，這種保存模式造成了很大的不便，檔案日積月累，數(shù)量繁多，當你在找需要的檔案時會造成很多時間和人員的浪費，實施數(shù)字化檔案管理這一模式，可以快速、準確的找出需要的檔案，數(shù)字化管理檔案還可以實現(xiàn)共享這一功能，不僅大大的節(jié)省檔案保存空間，使檔案管理受時間和空間約束的這一弊端得到完美的解決，大幅度提升了檔案的利用效率。
2 事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀
2.1 硬件的發(fā)展
中國現(xiàn)在很多單位已經(jīng)普及計算機的使用，能夠基本實現(xiàn)無紙化辦公，并且擁自己的局域網(wǎng)，計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)飛速發(fā)展，為數(shù)字化管理應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理提供了強有力的技術(shù)支持。
2.2 軟件的發(fā)展
我國目前已經(jīng)開發(fā)并應(yīng)用于數(shù)字化檔案管理的大量軟件，用于收集、信息檢索、整理、編目、利用等功能的軟件，為事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理提供了技術(shù)保障。
2.3 具備發(fā)展所需的人才支持
將數(shù)字化管理應(yīng)用于檔案管理工作中，不僅需要硬件、軟件的支持，更需要檔案人員進行收集、整理、編目、檢索、統(tǒng)計等工作的后續(xù)工作支持，在檔案管理工作中，對檔案管理人員的自身素質(zhì)也有比較高的要求，不僅需要具有較強的專業(yè)知識的儲備，還需要計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)和操作技術(shù)以及良好的預(yù)防能力，相對而言，事業(yè)單位人員的總體素質(zhì)比較高，具有較強的學習能力和計算機基本操作技術(shù)，能夠?qū)⒂嬎銠C技術(shù)與工作有機結(jié)合，同時，還應(yīng)該加強對其基本技能的培訓，提高知識儲備的同時，加強業(yè)務(wù)能力，能夠使其在今后的工作開展中順利進行，提高發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的能力，達到數(shù)字化檔案管理的工作要求。
3 數(shù)字化檔案管理的發(fā)展措施
3.1 文書處理過程和歸檔實現(xiàn)數(shù)字化管理
在檔案管理工作中，作為檔案工作基礎(chǔ)的文書工作發(fā)揮著重要的作用，直接影響著檔案的內(nèi)在品質(zhì)，為了順應(yīng)這一時代信息產(chǎn)物的需求，檔案管理人員需要把文件通過計算機進行歸檔處理，在事業(yè)單位的局域網(wǎng)內(nèi)進行傳閱，同時也要設(shè)置好催辦時間和傳閱時間。如果中間任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可以得到及時的反饋，確保檔案工作能夠有效及時的進行下去，從而避免了檔案堆積這一歷史問題的出現(xiàn)；而且，將數(shù)字化管理應(yīng)用于檔案管理這一模式中可以大幅度節(jié)省傳統(tǒng)模式檔案反饋和傳遞過程中浪費的時間，在減輕工作人員工作強度的同時，極大的提高了檔案管理的效率。
3.2 建立工程?w系
檔案數(shù)字化是一個復雜的工程體系，從思路設(shè)計到設(shè)備的選型以及軟件研發(fā)再到掃描系統(tǒng)、錄入系統(tǒng)、備份系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)、安全措施等都是一個龐大的工作，可以將檔案管理從操作、環(huán)境、保密機制、目錄管理等分為幾個方面，這幾個機制相互配合相互聯(lián)系，從而能夠提高事業(yè)單位的信息共享的能力。
3.3 數(shù)字化管理建立好與單位辦公系統(tǒng)的對接
結(jié)合數(shù)字化檔案的優(yōu)點，需要結(jié)合實際情況制定完善的管理制度，可以從文檔一體化、文檔網(wǎng)絡(luò)安全性、文檔保密、歸檔制度這幾個方面入手，其中，尤為重要的是數(shù)字化信息的安全性，檔案作為一種特殊的文獻資料，有的檔案是公開化的有的則是需要完全保密的，檔案信息數(shù)字化之后，其安全性應(yīng)該高度重視，應(yīng)該從硬件和軟件這兩方面的安全措施抓起，第一，硬件方面，應(yīng)該提高存儲載體本身的質(zhì)量，還應(yīng)該提高載體保存時間，為文件的數(shù)字化存儲做好長期準備。同時，存儲電子信息的磁盤或者其他載體介質(zhì)應(yīng)該有專人看管，能夠保證電子信息檔案不會因為人為因素或者其自身不必要的原因而報廢，同時應(yīng)該做好電子信息的備份防止意外情況的發(fā)生。第二，軟件方面，需要通過設(shè)置權(quán)限以及密碼這種安全措施進行控制從而降低安全風險，能夠使電子信息能夠不被人為破壞、非法入侵，從而能夠有效的達到電子信息的安全性。
3.4 建立可靠的信息支持系統(tǒng)
做好檔案數(shù)字化管理工作，保證能夠高效、安全、持續(xù)穩(wěn)定的運行下去，硬件、軟件都起著不可替代的作用，同時，可靠的信息支持也起著極其重要的作用。第一，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當具有較好的升級能力，系統(tǒng)擁有較好的升級能力能夠極大的提高、完善系統(tǒng)功能，擁有較好的升級能力的前提即通過光纖來連接存儲系統(tǒng)，提高系統(tǒng)的存儲容量可以通過增加擴展模塊來實現(xiàn)，同時，存儲系統(tǒng)應(yīng)該具備較高的可擴展性，能夠進行在線擴容，從而能夠?qū)崿F(xiàn)較好的保護功能，從而達到較好的管理效果。第二，系統(tǒng)應(yīng)該具備較好的可靠性和良好的性能，數(shù)字化檔案系統(tǒng)的可靠性和性能在檔案管理中發(fā)揮著極其重要的作用，直接關(guān)系著檔案管理工作的成效，因此，要意識到數(shù)字化檔案管理可靠性和性能的重要性及其不可替代的地位，所以，采用的存儲系統(tǒng)在硬件和其結(jié)構(gòu)能夠保證整個系統(tǒng)安全有效的運行，同時硬件需要保證整個系統(tǒng)的連續(xù)性，系統(tǒng)數(shù)據(jù)可以根據(jù)不同用戶的需求進行設(shè)置數(shù)據(jù)的保密性或者共享從而提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。
4 總結(jié)
數(shù)字化檔案管理相較于傳統(tǒng)模式，可以通過網(wǎng)絡(luò)迅速傳播，有利于檔案信息資源的整合與開發(fā)，因此，事業(yè)單位應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展，借助數(shù)字化信息平臺，加強檔案數(shù)字化建設(shè)，減輕工作負荷，提高人員利用率、檔案利用價值，大大加強事業(yè)單位的數(shù)字化水平。
