一、正確認識檔案管理信息化的重要性

在檔案管理信息化過程中應用信息技術手段，可以將檔案的檢索和使用進一步改革。在實體檔案材料保管的過程中，能夠依據實體檔案向信息化形式使用為重點進行改革，為檔案的使用提供最為便捷的方式，更好的為檔案使用者提供優質、高效的服務。在實施信息化檔案管理中，檔案管理人員要解放思想、銳意改革。同時要不斷進行自身信息化技術的學習，掌握相關的計算機知識和網絡知識，為檔案管理的信息化改革做好精神和物質上的準備工作。檔案管理信息化是檔案管理人員在新時期遇到的一個大挑戰，也對新時期檔案管理工作提出了更高的要求。從檔案的搜集、歸檔、保管、檢索、應用等幾個環節開始實施信息化管理，力爭使檔案管理的觸角向更遠處伸展。作為檔案管理人員要具有檔案資料搜集的意識，拓展檔案搜集的途徑、提高檔案歸檔的效率，保證搜集到的檔案資料完整和準確。這樣進行改革后的檔案管理工作可以使檔案管理系統發揮更大的作用。實施信息化的檔案管理可以將傳統檔案管理的復雜程序精簡，可以使檔案管理更加規范化和系統化。對于文書檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、照片檔案和實物檔案的搜集整理、歸檔保管全部實施信息化，這樣會更方便檢索和使用。對于上級部門的檢查也是提供了極大的方便，輕輕一按鼠標，一切盡在眼前。并且信息化技術下的檔案資料具有長期可讀、形象直觀的特點，非常適合現代社會發展的需要。

二、構建一個長期有效的信息化檔案管理規劃

事業單位是我國社會主義體制的一個重要構成部分，對于事業單位的檔案管理工作要有一個長期發展的戰略規劃，并保證這種規劃服務于、適合于事業單位發展的長期戰略。規劃的建立應在大量充分的實踐調查基礎上進行構建。規劃要符合本單位的特點，切合新時期的新形勢。經過科學論證后才能制定長遠規劃、近期目標，并在人員的努力下不斷實現預定的目標。構建一個事業單位信息化檔案管理的整體框架，形成一個檔案管理全覆蓋的網絡體系，從而快速推動檔案管理的科學化、信息化發展的進程。同時，規劃建設和網絡體系的構建也要具備長期性，具備前瞻性和宏觀性，為未來事業單位檔案管理預留下相應的發展空

三、構建單位檔案資料數據庫和網站

利用信息技術手段將事業單位的檔案資料進行系統整理規劃，組建檔案資料的數據庫，然后在使用時輸入一定的條件因素便可以進行檢索和查閱。數據庫的建立要方便，內容要完整，特別是要方便檢索。建立檔案管理的網站，對一些檔案信息可以在網上查閱和檢索，更加方便使用者的查閱。通過點擊相關的鏈接就可以活得相應的閱讀頁面，對檔案的文字、影音資料等，都可以實現瞬間閱讀的效果。隨著社會的發展和信息技術的發展，信息化檔案內容會逐漸增多，電子文件的存在需要進行電子查閱。對于電子檔案資料要及時搜集和整理，這類資料瞬間就可消失，要利用先進的設備進行搜集和保管，以便保證長期可讀的效果。在此過程中要充分提高檔案管理是事業單位發展一個重要方面的認識，單位要給予一定的財力投入，購置和添置相應的設備，比如計算機、計算機軟件、檔案管理系統軟件等等。而且還要配備懂信息技術的檔案管理人員，可以操作設備及軟件。建立單位范圍內的檔案管理網站，將各部門之間的檔案搜集整理等工作實現局域網化，在資料的提供和整理上實現資源共享，鼠標一點，本部門和其他部門的檔案材料都可以進行閱讀和整理，更加方便檔案管理工作的開展，減少檔案管理人員搜集工作的消耗，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統效益。

檔案管理信息化建設不是一蹴而就的工作，需要管理者和使用者具備一定的網絡技術能力。同時更需要單位管理層面的大力支持。從思想意識、到人員配備再到設備軟件的配備都應該整體推進，這樣才能保證事業單位檔案管理信息化建設工作深入持久地開展，為使用者提供更大的方便。

作者：盧曉衛 單位：承德避暑山莊管理處