隨著市場經濟和科學技術的不斷發展，事業單位傳統的檔案管理工作已經越來越不能適應當前社會的發展。為了有效促進事業單位檔案管理的利用效率，事業單位必須要轉變思路，將現代信息技術引入檔案管理中，積極開展檔案管理信息化建設，進而推動事業單位整體發展。本文會重點分析當前事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題，提出相關的解決措施，希望能夠促進事業單位工作效率的提升。

一、事業單位檔案管理信息化建設的意義

隨著信息技術的飛速發展，為檔案管理工作帶來了機遇也帶來了挑戰。檔案是事業單位的寶貴資源，它涵蓋了大量的信息，包括單位員工的身份背景、工作流程的詳細記錄，以及事業單位的發展歷程、單位建設等重要信息，由此可見檔案管理在事業單位的整個管理發展過程中都發揮著關鍵作用。因此要加強事業單位檔案管理信息化建設，為事業單位提供更加真實、可靠的數據。一方面加強檔案管理信息化建設不僅能夠促進事業單位的可持續發展，還能夠實現社會主義現代化建設，滿足事業單位基本的工作需求。加強事業單位檔案管理信息化建設能夠為各部門工作人員提供最為真實、有效的數據，使檔案資料得到最充分地發揮，提高檔案資源的利用效率。

二、事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）檔案管理人員的綜合能力有待加強。要實現檔案管理信息化建設必要有具備信息化建設的專業人才。但在實際的檔案管理工作中，從事檔案管理工作的人員很多是從一線崗位退下來的老干部，他們雖然具有很高的職業素養和思想道德文化意識，但是由于對檔案管理專業理論和實踐知識不是很了解，導致在工作過程中經常出現手忙腳亂的現象。另外，由于他們對現代信息技術掌握不夠熟練，所以在運用計算機的過程中總是出現這樣或那樣的問題，不能夠利用現代化的信息技術進行檔案管理工作，對于檔案資料的收集和整理過程還只是采用最原始的方法，既浪費了大量的時間，也浪費了檔案工作人員大量的精力。

（二）檔案管理信息化制度不夠完善。由于事業單位的檔案管理工作一直采用的是原始的管理方法，因此，在進行檔案管理信息化建設后，很多的制度沒有建立和完善，影響了檔案管理工作的進行。檔案管理工作者在進行信息化管理時沒有任何的參照物，只是按照原來的制度進行管理，當然會出現很多的問題，導致很多的檔案資源沒有得到充分地利用，檔案資料的價值也沒有得到充分地發揮，影響了事業單位檔案管理工作的進行。

三、加強事業單位檔案管理信息化建設的途徑

（一）提升檔案管理人員的綜合素質。要提升檔案管理人員的綜合素質可以從以下幾個方面做起：首先要具備檔案管理的專業理論和實踐知識，這樣才能在檔案管理工作中做到游刃有余。其次要強化檔案管理人員的信息化意識，加強計算機專業技能培訓，讓他們掌握最基本的計算機操作能力，保證檔案管理信息化建設的順利實現。最后，檔案管理人員還要具備較高的思想道德意識和職業道德觀念，這樣他們才能夠全身心地投入到檔案管理信息化建設的大潮中，促進事業單位的良性發展。

（二）建立健全的檔案管理機制。信息時代的檔案管理工作不同于傳統的檔案管理，需要一套更加科學完善的制度作為保障。首先，要建立完善的檔案管理制度，包括對原有紙質檔案資源的保管以及對硬盤、磁盤等檔案信息載體的保管，做好防潮、防火、防磁工作。其次，定期對檔案進行備份，防止由于介質損壞或計算機故障造成的檔案損壞或丟失。另外，要完善檔案管理信息化使用制度，在查閱和使用檔案時要嚴格按照相關制度來進行，必須做好相關的審批登記工作，保障檔案的完整性和安全性。

（三）加強檔案管理數字化建設。為了實現事業單位檔案管理信息化建設，必須要利用現代信息技術加強檔案數字化建設，將大量的紙質文檔轉換成為數字形式，這樣不僅方便了檔案人員的管理，同時還使檔案資料更易于保存，提升了事業單位檔案資源的利用率。

（四）建立檔案管理信息化網站。為了提高事業單位檔案資源的利用效率，檔案管理人員可以通過網站的建設，給檔案使用人員提供方便。這是當前一種非常有效的檔案管理方法，這種方法能夠實現檔案資源的快速流轉和高效傳遞。事業單位檔案管理網站的建立，適應了當前信息化發展的潮流，提高了資源的使用效率，促進了事業單位檔案管理工作的發展。

四、結語

綜上所述，隨著信息技術的發展，事業單位傳統的檔案管理方式已經不能適應社會的發展，為了適應社會發展的新形勢，事業單位必須要加強檔案管理信息化建設，提高事業單位檔案資源的利用效率，為實現事業單位的可持續發展奠定堅實的基礎。

【參考文獻】

[1]吳麗麗.芻議事業單位檔案管理信息化建設[J].考試周刊,2015（94）:194.

[2]陳天宇.事業單位檔案管理信息化建設解析[J].信息與電腦(理論版),2016（03）:177-178.

作者：塔娜 單位：內蒙古自治區土地調查規劃院

第二篇：事業單位檔案管理信息化建設問題分析

摘要：信息化是事業單位在檔案管理工作上發展的必然趨勢，信息化管理目的是在保障原始檔案完整性的基礎之上，利用電子技術轉變檔案的存儲方式。如今的大數據時代，信息化管理有利于實現檔案資源利用的多元化。但是檔案管理信息化的過程并不順利，本文就其中產生的問題進行詳盡的分析，并提出針對性的解決措施。

關鍵詞：新時期；事業單位；檔案管理；信息化建設

如今，事業單位傳統的檔案管理方式已經不能滿足社會的需求。新時期的信息傳遞要求快速、完整、真實，要求信息整理不再通過紙張展示，而是通過網絡、電子等技術手段快速完成。事業單位檔案管理采用信息化的管理模式除了具備與傳統方式一樣的功能外，還能形成網絡數據庫，將物質的信息資源實現數據轉化，使事業單位能夠通過網絡、計算機等途徑與工具便利的使用，為事業單位的發展注入新的活力。檔案管理的傳統方式是經過長期工作經驗積累的結晶，對信息化建設具有很好的借鑒意義。因此，檔案管理的信息化建設不可脫離傳統管理方法，二者相結合，才能創造出更好的效果。

一、事業單位檔案管理實現信息化的重要性

事業單位是我國計劃經濟體制的產物，在我國改革事業單位體制后，事業單位更能夠發揮促進經濟進步、社會和諧的重要作用。事業單位已經成為我國有中國特色社會主義發展的重要支撐體系。由此一來，事業單位的檔案工作就是保障事業單位有效運行的重要環節，進行事業單位檔案的信息化建設，有利于中國特色社會主義的建設。事業單位檔案管理如同歷史王朝中的史官記錄王朝的發展歷程一樣，事業單位檔案則是記錄現代社會的發展進程，并且通過政府的力量帶動社會向好的方向進步。建立與現代經濟發展相媲美的檔案管理方法有利于我國現代化社會的發展。隨著社會經濟與科技的快速發展，事業單位檔案管理工作面臨的挑戰也越來越大，新時期經濟發展與人民生活方式的轉變對事業單位的檔案管理工作提出了更高的要求，檔案管理工作信息化勢在必行。事業單位檔案管理工作采用數字化、信息化的管理手段能夠有效保障原始檔案數據的完整性、準確性和真實性。利用電子科技管理檔案能夠使檔案的整理、分類工作更加簡單、便捷，有利于檔案的擴充和檔案資源利用的多樣化，有助于規范檔案管理工作。現代社會信息的傳遞和發展相當迅速，事業單位應緊跟時代步伐，引進互聯網、電子技術等促進檔案管理的信息化，從而帶動事業單位整體的信息化，使事業單位為社會主義建設發揮更大的價值。檔案信息管理的信息化能夠減輕檔案管理人員處理數據的負擔，使工作更加便捷，從而提升檔案的處理效率，增強檔案管理工作的效率，并且檔案管理工作的信息化有助于精簡檔案管理工作人員，節約檔案部門所占用的空間和辦公經費。總的來說，事業單位檔案管理工作應盡可能地利用信息技術改變傳統的工作方式，為社會主義建設事業增添光彩。

二、事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）檔案信息資源開發不合理。據統計，我國已經建立4000多個信息化的檔案數據庫，并且檔案數據庫的管理取得了良好的成效。但是檔案資源的內容較少，存在重復加工問題，檔案信息化資源質量水平較低。目前，我國綜合性檔案資料館開放的檔案共計為6897萬卷，僅為整個檔案資料總量的20%。所以我國檔案管理信息化還處于較低水平，檔案資源尚未得到有效開發、利用。

（二）檔案信息內容缺少安全措施。事業單位由于其性質的特殊性，其管理的檔案資料很多涉及國家機密，是不可以外泄與公之于眾的。事業單位檔案管理工作進行信息化建設時必須防范必要文件的外泄，以保障檔案資源的安全。目前檔案管理的信息化建設中，信息的安全問題在某些事業單位尚未得到重視，例如工作人員使用外網瀏覽網頁，對公開信息審核的程序不嚴格等，這些都會導致檔案信息的泄露。

（三）檔案管理人員素質普遍較低。我國社會主義市場經濟的建立，自由、民主成為人民的基本權利，計劃經濟時代的統一管理和調配制度已經取消，人們更傾向于高薪酬、富有挑戰性的工作。事業單位的檔案管理工作往往枯燥、乏味，并且需要從業經驗豐富且長期穩定的員工，如果員工經常更換會使檔案管理工作出現斷層。此外，沒有高學歷、高水平員工也會阻礙管理工作的發展。

（四）信息技術利用率低。在檔案信息化建設中，計算機檢索技術是基本要件。計算機檢索技術能夠提升檢索效率和準確性。雖然很多事業單位的檔案管理工作已經建立信息化的管理方式，但是職員傳統的手工檢索方式依舊存在，對新技術的使用率低，從而阻礙了信息化的推廣。

三、事業單位檔案管理信息化建設的有效途徑

（一）制定規范的檔案管理制度。事業單位是我國社會主義建設中的重要組織，法律對事業單位傳統的管理具有明確規定，檔案管理的日常工作受法律的約束。新時期事業單位信息化建設改變了原有的事業單位檔案管理模式，在法律上尚未出現對事業單位信息化管理的法律規定。事業單位的特殊性要求其必須加強管理，建立有章可循、有法可依的規章制度，以保障信息的安全和杜絕違規事件的發生。不同的事業單位所從事的工作和重要性并不相同，因此建立自身的規章制度可以依據自身的實際情況，制定符合本單位的檔案資料管理制度。

（二）合理規劃事業單位的檔案管理信息化建設。現代市場經濟要求事業單位建立信息化處理機制，事業單位在發展信息化檔案管理的進程中要結合自身的發展目標，深入了解事業單位內部的發展機制，結合檔案管理的長期以及近期的發展目標，有秩序地推進檔案管理信息化建設。

（三）提高檔案管理工作人員的素質。事業單位檔案管理信息化建設需要具備信息技術的專業人才。事業單位工作人員需要提升自身文化素養以應對信息化建設的要求。檔案管理部門也應注意人才的培養和新人才的引入，以增加檔案管理事業的活力和生機。

（四）完善事業單位檔案信息化的監督管理機制。完善的監督管理機制能夠保障事業單位信息化建設的順利進行，監督員工工作的合法性，保障檔案信息的安全性。事業單位檔案信息化監督機制應充分利用事業單位的內部監督和外部監督，兩者相互補充，全面監督信息化建設的過程，減少信息化過程中的安全隱患，從而建立安全、有效的檔案信息化管理模式。

（五）逐漸實現檔案管理工作的數字化。檔案信息資源的數字化是檔案文件保存的重要方式，事業單位應充分利用先進的科學手段建立完善的檔案數據庫。網頁管理是檔案管理的主要模式，也是員工進行檔案管理工作的重要途徑，完善的檔案網站管理是十分重要的。網絡技術處于不斷更新的狀態，事業單位檔案管理信息的長遠發展離不開技術的更新和設備的維護。事業單位做好網絡技術的應用和設備的維護，是滿足檔案管理信息化的必要條件，也是充分利用信息資源的必要技術手段。綜上所述，隨著我國社會主義經濟與科技的發展，事業單位對檔案管理的需求也更加多樣化，檔案數量的增加對原有的管理方式產生很多困擾，傳統的檔案管理方法已經不適合當前事業單位檔案工作的發展需求，建立信息化檔案管理體系已是大勢所趨。事業單位檔案建設要充分抓住時代機遇，結合傳統的檔案管理模式，引用新技術，積極創新，實現事業單位檔案管理工作的可持續發展。

參考文獻：

[1]張爽.芻議加快事業單位檔案信息化建設具體措施[J].城市建設理論研究(電子版）,2013(23).

[2]楊宇.事業單位檔案信息化建設的現狀及對策[J]網友世界云教育,2014(19).

作者：韓鴻立 單位：吉林省白城市通榆縣醫療保險經辦中心

第三篇：事業單位檔案管理信息化建設困境與對策

【摘要】隨著社會的發展，檔案管理信息化建設正在逐漸融入人們的工作和生活中，特別是事業單位的檔案管理，隨著檔案信息、內容的日益豐富，僅靠紙質憑證存儲，不但容易損壞、變質，也增加了檔案管理成本，因此，完善事業單位檔案的信息化建設，已成為事業單位電子政務建設的重要內容。本文對當前我國事業單位檔案管理信息化建設中面臨的困境進行探討，并提出有效的應對策略，以供參考。

【關鍵詞】事業單位；檔案信息化；困境；對策

檔案的管理工作對每個單位都十分重要，特別是事業單位，其檔案信息具有重要的保存價值。接下來筆者就事業檔案信息化建設中面臨的困境以及解決對策進行探討，以期為事業單位檔案的信息化建設提供有效的建議。

一、事業單位檔案信息化管理面臨的困境

（一）缺乏專業的管理人才。當前我國的事業單位缺乏專業的檔案管理人才，部分管理人員從未接受過檔案信息化的培訓，導致在檔案信息化建設的過程中，常常存在工作誤差，不能有效發揮檔案信息化管理的作用。而部分事業單位甚至沒有專門的檔案管理人員，而是由其他人員兼任，致使檔案信息化的工作中，不僅不能順利進行檔案信息化的建設，還造成許多檔案人員工作時敷衍了事，缺乏必要的責任心與耐心做好檔案信息化建設，不能及時發現檔案信息化建設過程中的問題。

（二）缺乏完善的離職交接制度。當今社會很少有人能在一個崗位上工作至退休，特別是事業單位，其人員換屆更是有制度性。因此，檔案管理人員的離職交接一直是檔案管理部門面臨的一大困境，尤其是突發性離職，如檔案管理人員離職、出國學習、生病等突發狀況，都會對檔案管理工作造成極大的影響。由于目前多數檔案管理部門缺乏完善的交接制度，導致檔案管理人員在離職工作交接時，不能有章可循，而造成許多檔案變成“棄檔”“死檔”，給事業單位造成嚴重損失。

（三）在檔案信息管理上缺乏有效的措施。保管好檔案信息是檔案管理的重要內容，雖然電子檔案已越來越普及，但是涉及機密、重要的檔案信息，還應同時采用紙質檔案的方式管理備案。然而當前事業單位在檔案信息化建設以后，針對重要、機密檔案的備案缺乏有效措施，造成紙質檔案與電子檔案的管理制度不銜接，以致造成許多檔案丟失、損壞。而在查找使用中不能充分發揮檔案信息的利用價值，極大阻礙了事業單位檔案信息化的進一步發展。

（四）缺少高科技管理和保護檔案的意識。隨著社會的進步，事業單位舊的檔案管理方式和設備已無法適應當前發展。然而當前大多數事業單位，還未認識到該問題的嚴重性，導致在日常管理中多數事業單位的檔案信息不能及時更新，或是更新速度很緩慢。同時，事業單位也未根據社會發展以及工作需求引進高科技設備對檔案進行管理和修復，其對檔案的信息的保護意識還很弱。

二、事業單位檔案信息化建設的對策

（一）強化對檔案管理人員的培訓與招聘。作為檔案信息化建設的執行者，檔案管理人員專業水平的高低直接影響了信息化建設的程度。因此，要進一步完善事業單位檔案信息化的建設，加強對其檔案管理人員的招聘與培訓非常關鍵。第一，應該定期安排檔案管理人員進行檔案信息化建設的培訓，加強其專業技能，使其認識到自己工作的重要性；第二，對外招聘優秀的檔案信息化管理人才，為單位引入新鮮血液，加快事業單位檔案信息化建設，以提高其檔案管理人員的專業技能和知識，使事業單位的檔案管理跟上時代的發展。

（二）做好檔案管理人員的離職交接工作。事業單位應對檔案管理人員的離職交接做出嚴格規定，以使交接工作做到有章可循。如事業單位的工作人員因特定原因需離開崗位時，要在臨走前做好檔案的交接并留下聯系方式，以方便原單位發現問題時能及時聯系。同時，還應做好交接工作的書面備注，以區分工作責任，方便日后查閱。

（三）做好檔案信息的更新管理。由于事業單位時刻都可能有新變動，因此，事業單位的檔案管理人員，需要及時收集新的檔案信息，不斷充實和完善檔案信息庫。同時根據事業單位的需求，及時更換落后的設備，引入先進設備來管理檔案，為完善檔案信息化建設奠定堅實基礎，從根本上加快事業單位收集信息的速度，更好地服務于單位。

（四）建立自身的檔案信息化管理規則。進一步完善檔案信息化的建設，制定一定的檔案管理規則就非常重要。因為任何管理工作，都離不開對應的規章制度。所以在事業單位檔案信息化的建設中，應根據實際情況，逐步形成和完善自身的管理規則，應采取科學有效的方式促進檔案信息化的建設，以最小的人力、財力、物力管理更多的檔案，唯有此才能真正加快檔案信息化建設，提高檔案管理的工作效率與質量。

三、結語

綜上所述，我們更清楚地認識到，檔案信息作為事業單位分析決策的重要依據，在事業單位工作中占有十分重要的地位。因此，如何完善事業單位的檔案信息化建設，將其真正落實到事業單位的日常章程中，是當前事業單位檔案管理的首要工作，具有十分重要的現實意義。

【參考文獻】

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[2]孫艷平.論事業單位檔案的信息化建設[J].科技咨詢導報,2007(21).

[3]張青玉.檔案信息化建設的問題與對策[J].蘭臺世界,2005(09).

作者：孟爽 單位：吉林省疾病預防控制中心