一、健全檔案組織機構，提高職工檔案意識

隨著改革發展的不斷深化，檔案資料為事業的快速平穩發展提供著可靠的信息支持，檔案管理的重要性也就更加凸顯出來，正逐步向規范化、制度化、科學化階段發展。健全的檔案管理組織機構是做好檔案工作的基礎，是檔案工作不斷創新發展的保證。領導干部檔案意識的提高，良好的示范效應，更能帶動全員檔案意識的提高。及時調整補齊檔案管理人員配備，由主管領導任第一責任人，業務處室領導“一崗雙責”，積極協助配合，檔案室具體負責，形成一級一抓一級，層層抓落實的檔案管理機制，才能真正責任到人，落實到位。工作中做到把檔案工作與其它業務工作同部署、同組織、同考核。通過開展經常性的檔案知識、法律、法規的宣傳，不斷提高職工的檔案意識; 通過對身邊或影響大的鮮活的檔案個例進行宣傳介紹，來反映檔案利用的成績和效果，擴大檔案影響，充分體現檔案的價值和地位。既加深了職工對檔案和檔案工作的認識和理解，增強了職工對檔案利用的興趣，又能使職工遇到問題時能夠及時想到從檔案資料中尋求幫助、解決困難，從而促進檔案利用工作的開展。

二、加強檔案人才培養，提高檔案隊伍素質

做好檔案管理工作，成為一名合格的檔案管理人員并不容易，檔案工作已不再只是單純的收集、整理、保管，檔案管理人員不但要具備較高的政治素質和理論基礎，還要注重自身綜合素質和業務技能的全面提高需要不斷拓寬知識面，來適應新形勢、新任務對檔案工作提出的新要求。隨著改革開放和事業的發展，檔案信息資料涉及的范圍越來越廣，信息量越來越大，資料整理工作越來越重。檔案工作所處的位置也變得越來越重要，越來越被大多數人所認識、了解和認可。信息時代的到來和廣泛應用，對檔案管理人員提出了更高的要求，選配思想素質好、有創新精神、知識面廣、業務精通的檔案管理人員也顯得尤為重要。主管部門要重視加大對檔案管理人員的培訓力度，針對不同水平的檔案管理人員，制定不同的學習培訓形式。通過請進來講座研討、走出去學習參觀等多種培訓形式，幫助專兼職檔案管理人員開闊眼界、提高專業素質和工作能力，使每一名檔案管理人員都能成為一名復合型人才。通過培訓，不斷提高檔案管理人員對新情況、新問題的研究思考，逐漸具備科學的適應檔案管理工作的多向性、系統性和邏輯性的思維方式，做到多方向、多側面、綜合性地去探求問題，善于從左右聯系、上下貫通和縱橫對比中收集、整理、匯總檔案資料，確保檔案資料的完整，提高檔案的利用價值，促進檔案管理工作的規范化、科學化。

三、完善檔案基礎建設，提高檔案硬件設置

規范檔案管理工作，首先要完善檔案基礎建設。一個既專業又經濟安全的檔案保管環境，有利于提高檔案管理質量，促進檔案現代化管理。隨著信息化時代的推進，只有不斷加強檔案現代化管理，才能有效的發揮檔案的信息功能，更好地為事業發展做好服務保障和信息支持。在充分利用檔案室現有的硬件設備和技術力量的基礎上，逐步加大資金的投入，做好各項基礎工作。在設立獨立檔案室、配置專用檔案柜的基礎上，根據需要及時安裝檔案管理系統軟件，配備計算機等專用設備，對所有需歸檔的資料經過細致整理后，全部輸入計算機進行管理，不但可以極大地提高檔案資料的檢索速度，更為提高檔案的查全率、查準率奠定了基礎。認真做好檔案的整理歸檔基礎工作，在歸檔過程中，使用計算機打印所有資料歸檔目錄，便于檔案的快速檢索; 使用無酸檔案盒歸檔全部資料防止腐蝕、變質，利于檔案的保存。檔案管理在硬件上有了保障，適應了現代化檔案管理的需要，檔案管理的現代化水平得到提高，為檔案利用工作奠定了基礎。

四、豐富檔案室藏資料，奠定檔案利用基礎

檔案資料在事業發展進程中發揮著重要的作用，豐富、完整、齊全的檔案資料，不僅能為單位和個人維護正當權益、排憂解難，也充分體現了檔案資料信息支持的重要性。檔案資料收集、整理的完整、詳實，直接反映著檔案資料質量的高低，利用價值的大小。隨著現代信息技術在檔案工作中的廣泛利用，檔案資料已由單一紙質轉向紙質、聲像、電子、實物等形式存在，檔案室藏資料的內容更加龐雜，種類更加繁多，檔案管理人員扎實的專業知識、熟練的業務技能和綜合素質的全面提升，為豐富檔案室藏資料，提高檔案服務功能奠定了基礎。檔案管理人員通過主動出擊、提前介入等形式有意識地拓寬歸檔渠道，方便歸檔途徑，極大地豐富檔案室藏資料。關口前移、快速有效、切實可行的靈活收集方式，使信息資料收集門類更加齊全、內容更加豐富、結構更加合理，歸檔的案卷質量更加整齊規范。豐富的室藏資料不但擴大了檔案信息資源的開發利用，提高了服務功能，也使檔案管理人員為檔案利用者提供的信息資料支持更為充分、及時、準確。豐富齊全的檔案資料在供給需要方研究、學習、參考時提供著更多方便和保障，避免不必要的浪費，少走彎路，使檔案在管理和服務單位發展中發揮應有的作用。

五、重視檔案服務工作，提高檔案利用價值

服務是檔案工作的立足點、出發點和最終目標，檔案工作要適應發展的需要，為使用者提供有效的服務，就要在服務機制上不斷創新、求變，擴大服務范圍，增加服務內容，才能更好地發揮檔案的服務功能，提高檔案的利用價值。檔案工作包括檔案建設、檔案管理、檔案編研、檔案利用四個方面，相互關聯、相互促進、相得益彰、相輔相成，共同構成了檔案工作的整體。在實際工作中，檔案建設是基礎，檔案管理是手段，檔案編研是重點，而檔案利用才是目的。提高檔案的利用價值，就要不斷創新檔案服務機制，與時俱進，不斷探索新方法、新途徑、新舉措，使檔案服務于事業發展的進程中。傳統的檔案服務通常是坐等檔案查閱者上門，檔案管理人員的主動性服務意識不夠強，在信息需求不斷擴大的情況下，應該做到面向需求，上門服務，主動與有需要的部門聯系，根據部門提出的不同需求，提供相應的檔案服務。不斷強化服務理念，創新服務機制，加大服務力度，提高服務水平。主動走出科室，幫助指導基層專兼職檔案管理人員按照標準和要求進行檔案資料的整理、歸檔，為提高檔案的利用價值打好基礎。重視檔案利用信息的反饋工作，及時對檔案利用效果進行分析研究，善于收集檔案利用意見，發現檔案利用規律和特點，不斷提高檔案利用率。