房地產權屬檔案是城市房地產行政管理部門在房地產權屬登記、調查、測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是城市房地產權屬登記管理工作的真實記錄和重要依據，是城市建設檔案的組成部分。其管理基本上采用人工整理、紙質檔案上架保存、人工查找、人工更新的工作方式，產權檔案的人工管理已不能適應目前我市房地產管理要求，隨著科學技術的發展，以計算機技術為核心的現代信息處理技術正在深入到房地產檔案管理之中，檔案管理以手工管理為主的傳統手段正在發生變化，逐漸向采用現代先進技術手段過渡。通過網絡為支撐的計算機技術，極大地促進了房地產檔案管理模式的重大改變，實現了房地產檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現代化。檔案數字化，其手段就是對檔案實現全文存儲，它在檔案信息管理系統中采用目錄進行管理，把全文信息、圖像信息及其瀏覽功能集成于目錄數據中進行管理，以目錄數據為檢索入口，從而實現檔案圖文信息的全文檢索，具有查詢速度快、保存期限長、內容全面完整，檔案利用不受時間、地點限制的優點。
　　一、房地產權屬檔案的數字化管理的優點
　　1、房地產權屬檔案的數字化的現實意義
　　我們的時代已經進入了信息時代，計算機、因特網已進入社會生活的方方面面，檔案工作不可能游離于社會發展之外，實現房地產權屬檔案的數字化不僅是檔案部門在工作方式上的創新，更是參與建設國家信息高速公路的具體體現，是在信息時代我國參與國際競爭的堅實文化保障系統的一個組成部分，也是建設我國技術創新體系中信息流通渠道的一個組成部分。
　　2、檔案整理的現代化
　　電子檔案數據庫的建立會給檔案收集、整理、裝訂、上架工作帶來本質的改變。由于檔案利用方式改為電腦查閱，不用再調閱檔案原件，檔案可以只入庫，不出庫，僅作為備查參考作用，因此整理工作可以大大縮減；上架時可按流水號次序直接排列，節省了以往由產權證號決定檔號再投檔的大量手工勞動，甚至可參照大型超市的物流條碼管理系統，在檔案袋上打上條形碼，標注檔案所在物理位置，而與之相對應的電子檔案的邏輯排列次序、相互間的聯系則在電腦中自動完成，充分發揮數字化管理的優越性。
　　3、檔案利用檢索的先進性
　　高科技的運用將檔案管理人員從紛繁復雜的手工勞動中解放出來，從而檔案工作的重心應該由日常整理轉向提供利用。在信息社會里，作為龐大的信息源，房地產權屬檔案以其時效性、憑證性及時為房地產權屬登記、房地產交易、稅務機關納稅、房地產糾紛仲裁、物業管理、房屋拆遷、住房制度改革、城市規劃、城市建設等各項工作提供服務。房地產權屬檔案的數字化帶來了利用方式上的根本變化，不需要利用檔案實物，不受時間、空間、地點限制，可以多人同時查閱一份檔案等。這樣大大拓寬了檔案利用的渠道，利用途徑也更加多樣。最大限度的發揮了檔案的價值，提高了檔案的利用率。
　　4、檔案保存的長期性
　　由于硬盤技術的飛速發展，容量、可靠性均大幅提高，不管從容量或是讀寫速度上來看,都遠遠超越了過去以光盤為介質的電子檔案庫,保證了存儲檔案保存的長期性，實現了檔案保存的長期性、完整性。
　　二、 房地產權屬檔案數字化的內容
　　房地產權屬檔案數字化是指將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲介質的各種原始檔案資料，通過掃描（數碼攝像）、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運用分級存儲管理技術將圖片、聲音、錄像等文件和索引字段存儲于磁盤、光盤、磁帶等大容量的存儲介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以發布到局域網、互聯網，最終實現“數字化檔案館”。數字化房地產權屬檔案管理應包括以下內容：
　　1、目錄管理
　　目錄管理是指房地產權屬檔案管理機構對歸檔的房地產權屬文件材料進行分類編目，劃分密級，編制檢索工具的工作。
由于采用計算機進行登記發證，房地產權屬檔案的目錄管理已基本實現了從簿式目錄、卡片目錄向電子目錄的轉變，產權登記中房屋所有權人、房屋坐落，他項權登記中權利人等條目均可自動生成電子目錄，作為查詢檢索條件，只要定義好電子目錄與圖像庫的數據庫記錄的連接條件，即可根據要求檢索到要求的資料。數字化檔案對目錄管理有特殊的要求：
首先，要提供強大的系統編目功能，工作人員可以根據應用需要生成檔案目錄表，查詢某一宗產權登記的資料，或查詢某一種類型檔案資料，通過編目，可以簡單快速查閱。
　　其次，要便于系統權限的設置，在數字化檔案系統中，電子目錄是檢索查閱檔案資料的唯一入口，根據服務對象的類型，電子目錄應能判斷是否允許用戶進入。
　　另外，要便于檔案統計，檔案統計是對所有檔案的不同類別的詳細情況做出報表。所有這些都有利于檔案管理人員對檔案管理做出及時有效的決策。
　　2、檔案數字化
　　檔案數字化過程即指房地產權屬檔案的收集、整理和歸檔。根據《城市房地產權屬檔案管理辦法》，屬于建檔范圍內的文件材料主要有三類：
　　第一類是房地產權利人、房地產權屬登記確權、房地產權屬轉移及變更、設定他項權利等有關的證明和文件。
　　第二類是房屋及其所占用的土地使用權權屬界定位置圖、房地產分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖。
　　第三類是房地產產權登記工作中形成的各種文件材料，包括房產登記申請表、收件收據存根、房地產狀況登記表等。
　　這些文件材料頁面大小、紙張厚薄、紙質均不一致，掃描建檔中應有人工輔助過程，對于超大頁面，可以采用工程掃描儀掃描；分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖已實現計算機制圖的，可以直接轉換為位圖格式存儲。
　　檔案掃描過程與目錄管理實現無縫連接，提高建檔效率。提高建檔效率在檔案數量龐大的房地產權屬檔案管理部門具有特別重大的意義，即使每頁的掃描建檔時間只節約幾秒，最終對整個工作進度的影響可能是幾個月，甚至一年以上。采用數據庫方式存儲時，應注意選擇高性能、大容量的存儲系統。
　　3、檔案管理網絡化
　　網絡化（包括局域網和互聯網）應用是房地產權屬檔案的利用的主要形式，只有實現檔案管理網絡化，才能真正體現檔案數字化的各種優勢，及時為房地產權屬登記、房地產交易、房地產糾紛仲裁、物業管理、房屋拆遷、住房制度改革、城市規劃、城市建設等各項工作提供服務。實現檔案管理網絡化解決了以前利用檔案的種種不便，可以使檔案利用不受時間和空間的限制，多人同時查詢檔案，不發生沖突。這些功能的實現，讓使用單位提高工作效率，提高檔案信息的共享程度，優化社會資源的配置。
　　三、對建立數字化權屬檔案的建議
　　權屬檔案的數字化管理是房地產管理現代化的重要組成，針對實際情況提出幾點建議：
　　1、房地產權屬檔案的數字化應當建立統一標準。國家檔案局已就電子文件檔案制定了標準，為全國性電子文件管理提供了普通規范。房地產權屬檔案的特性決定了其管理的獨特性，當前全國沒有統一的規范和標準，因此，當務之急是建立一套適合于房地產管理的數字化檔案標準，規范和指導各地的權屬檔案現代化工作。
　　2、房地產權屬檔案數字化管理是一項系統工程，必須在總體規劃的指導下，分階段有步驟地實施。數字化過程必須充分考慮到房地產檔案管理部門歷史上形成的數量龐大的存量檔案，以及每年數量急增的新增檔案，分別規劃設計合理的建檔流程。對存量檔案，可以考慮將利用率高、當前有效的權屬登記資料先行建檔，以保證數字化檔案庫能在較短的時間內產生利用價值,新增檔案的數字化過程最關鍵的是不能影響日常正常的登記發證工作，建檔工作可安排在發證后，實物歸檔前進行。
　　3、注重專業人才的培養。數字化檔案管理是一項跨學科、實踐性較強的工作，這種復合性人才是當前檔案管理中迫切需要的，培養一批既懂房地產業務，又精通數字化檔案管理的人才應是當務之急。