2002年隨著新《照片檔案管理規范》的頒布，照片檔案的整理方式也發生了重大變化，在新規范和舊規范中對照片分類和編號方式有了不同的規定，這些規定的差異造成了在照片檔案管理過程中的不便。作為一名檔案業務指導人員，我認為應當及時分清這種差異，提出解決的方法以利各檔案室檔案員對照片檔案進行整理和編號。
　　一、《照片檔案管理規范》與舊規范的差異及存在問題
　　新《照片檔案管理規范》對照片分類規定為 “按保管期限—年度—問題進行分類”，而舊規范中則規定照片分類為“按年代—問題進行分類”，新舊照片檔案管理規范對照片檔案分類規定的差異實際已完全改變了照片檔案的分類方式。在整理照片檔案過程中由于區縣機關單位形成的照片數量少，因此照片檔案的整理是無法按“年度—問題”進行分類裝卷的，各檔案室形成的照片只是按照照片形成的先后順序裝卷排列，同一卷中可能存在幾年的照片。在新規范的分類方法出來后解決了照片數量不多的單位按年度分類裝卷會空卷的問題，于是大多數立檔單位都在照片檔案分類時只按照保管期限進行分類裝冊，這就造成了在實際工作中按照新、舊《照片檔案管理規范》進行的照片檔案分類根本不同，同時在舊規范的照片檔案整理中引用了文書檔案案卷格式，因此在舊的照片檔案整理中照片的編號沿用了文書檔案在目錄號下編案卷號，在案卷中按順序進行編號的編號方式，新規范中不再引用文書檔案整理格式，照片檔案的整理和管理形成了專門的形式，按照新規范對照片分類的規定，照片的編號分成了兩種與新的分類方式相對應的形式，一是按“全宗號—保管期限代碼—冊號—張號”的形式進行編號，二是按“全宗號—保管期限代碼—張號”的形式進行編號，這兩種編號方式都同時規定了按照新的《照片檔案管理規范》照片編號是在同一全宗內的同一保管期限下進行的，比起舊規范所規定的編號方式來“保管期限”這個分類項目的增加是新舊照片檔案整理規范中最大的區別，也正是這種區別使新舊照片檔案在管理的銜接上存在了一定問題。
　　首先，由于分類方式的不同，在2003年5月以后形成和整理的照片檔案必須在“保管期限”這一分類項目下進行分類，而以前的照片檔案不分保管期限，只按年度—問題分類的方法與這種分類方法有了大的改變。同時在舊的照片檔案管理規范的分類方法的實行過程中，由于區縣機關形成的照片數量較少，一些單位的照片如果按年度分類裝卷就可能出現幾頁一卷的情況，因此有的單位在整理照片檔案時甚至連年度不分就直接進入案卷排列編號。在新規范實施后，照片檔案冊不存在按年度分開編號的問題，單位照片數量再少都可以按保管期限分類裝冊而不存在浪費照片檔案冊的問題，因此，新規范實施后進行管理的照片檔案至少都按保管期限進行了分類。因此，造成了新舊規范管理下的照片檔案分類有根本的不同。
　　其次，由于照片檔案編號隨著分類方式改變而改變，新規范實施后照片檔案的編號方式有兩種：一按保管期限分冊編號，二按保管期限不分冊編號，而舊規范管理下的照片檔案只在同一全宗的同一案卷內編順序號，相對于新規范管理的照片檔案舊規范管理下的照片檔案只在案卷內體現照片號，照片檢索主要是分案卷進行，而新規范管理下的照片檔案的照片號是可以獨立檢索使用的，無論按兩種編號方式的哪種方式進行編號，照片冊的冊脊上都能直接檢索到照片號。
　　再次，實施舊的管理規范的照片檔案在進行計算機管理時會存在一定問題，以前我市應用的金沙文檔中未將照片檔案的保管期限設置為必錄項，按舊規范管理的照片檔案可以很順利的運用金沙文檔管理軟件進行管理，而我們現在使用的四川省文檔管理系統則將照片檔案的保管期限設置為必錄項，如果照片檔案在進行錄入時不錄入保管期限，那么錄入的照片檔案就無法保存也就是說沒有保管期限的照片檔案根本無法錄入四川省文檔管理系統進行管理，這樣我們在進行檔案現代化管理的過程中照片檔案的完全管理就難以做到。針對這些問題，如何做好不同規范照片檔案的管理工作，使照片檔案做到排列有序，編號科學，利用方便，是我們在檔案工作務實中應當解決的問題。
　　二、對策
　　在實際工作中應當怎樣解決這些問題呢？我認為，針對分類方式不同、照片編號有差異的情況，應當將按不同管理規范整理的照片檔案案卷（冊）分開排列，按舊規范整理的照片檔案編號截止于2005年4月底。從2005年5月開始按新規范管理的照片檔案重新排列編號，同時針對新規范管理下照片檔案按保管期限編號排列的情況應當做到永、長分排以便于管理和利用。
　　對于照片錄入計算機進行管理的情況解決起來要復雜一些，因為在目前使用的檔案軟件下，按舊規范整理的照片檔案是無法錄入計算機用軟件管理和提供利用的，由于在新規范中對照片檔案進行編號時可以按保管期限分冊編照片號，那么，我們是否可以考慮將按舊規范整理的照片檔案視作是按新規范的第一種編號形式整理編號的照片檔案，只要在進行錄入時對每一卷劃分一個相對合適的保管期限就可以了，在保管期限的劃分上最好就長不就短，（因為照片檔案反映的問題十分直觀，反映的問題的時代特征也非常明顯，即使有時候照片反映的主題的歷史意義不大但對時代特征的反映卻令它具有特殊的歷史價值）這樣劃分后就能完成舊規范整理的照片檔案的計算機管理，同時又避免了檔案員再次進行整理，節省了時間和精力。
　　當然這些看法只是個人對新舊照片檔案管理規范下照片整理的一點粗淺的認識，但希望以此拋磚引玉和大家一起交流按不同照片檔案管理規范整理的照片檔案應當如何管理，管理上如何銜接的問題，同時解決按舊規范整理的照片檔案應如何進入現行的檔案管理軟件進行管理并提供利用的問題。