聲像檔案管理工作中存在的問題及對策
冶材公司
杜 萍
內 容 摘 要
隨著經濟社會的發展，企業在生產經營活動中形成的聲像檔案卻普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平，如何采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、 聲像檔案管理存在的問題
1、聲像設備的管理存在的問題
2、攝錄人員的專業水平問題
3、攝錄人員在思想認識上存在的誤區
4、聲像檔案管理混亂
二、 加強聲像檔案管理工作的對策及建議
1、加強宣傳、提高意識，爭取領導重視
2.加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
3.加強監督，分類指導，注重業務培訓
4.結合實際，創造條件，力求妥善保管
5.建議檔案主管部門參與各類重大活動
聲像檔案管理工作中存在的問題及對策
冶材公司
杜 萍
何謂聲像檔案？聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。
隨著經濟社會的發展，企業在生產經營活動中形成了大量的聲像檔案。然而聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、 聲像檔案管理存在的問題
（1） 聲像設備的管理存在的問題
隨著社會的發展及工作需要，各單位的聲像設備有了很大改善，配置都很齊全，但是聲像設備管理卻相對比較亂。有很多單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。直接影響了其作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員的專業水平問題
攝錄人員是各單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。在攝錄人員中存在著專職或兼職的現狀。大部分專職人員年齡適中、文化程度較高，而兼職人員表現在專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這一方面。
（三） 攝錄人員在思想認識上存在的誤區
部分攝錄人員存在著思想認識上的誤區。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內部保存，不移交檔案室或檔案館統一保存。特別是隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全不完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。
（四） 聲像檔案管理混亂
１、 管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理
據了解，有些單位制定了相應的聲像檔案管理制度，但有很多單位的聲像檔案處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。聲像檔案的管理主要存在著３種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交；二是各科室一年一次移交檔案室；三是由科室分散保管或個人保存。有很多單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
２、 檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。很多單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
３、 保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格，很多單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用。
4、聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊，但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸 檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、 加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一） 加強宣傳、提高意識，爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二） 加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。各單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。建立健全聲像檔案的統計、借閱、利用制度，嚴格借閱、利用審批手續，涉密聲像檔案一般不得提供借閱、利用，如有特殊需要，須報上級部門審批，要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（三） 加強監督，分類指導，注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀，檔案管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同情況，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（四） 結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，存放聲像檔案的庫房和裝具應做到防火、防盜、防光、防磁、防塵、防潮、防高溫、防有害氣體等。庫房溫度應控制在14—24度之間，相對濕度應控制在45—60%。保存母片的膠片庫溫度應控制在13—15度，相對濕度應控制在35—45%，涉密檔案的存放應符合安全、保密要求。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）建議檔案主管部門參與各類重大活動
針對重大活動檔案失控、聲像檔案流失嚴重的現狀及產生的諸多因素，應采取檔案管理部門直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案管理部門派專人攝影錄像并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保重大活動產生的聲像檔案得以及時、齊全、完整地歸檔，統一管理，方便各方面利用。
