淺談機關(guān)檔案管理存在的問題及對策

攀枝花市能源監(jiān)察支隊 何安娜

機關(guān)檔案，是檔案工作的重要組成部分,它詳實地記錄了黨和國家對各項業(yè)務(wù)工作的方針政策及本機關(guān)在具體實施中的各種情況，是機關(guān)工作的珍貴參考材料。收集管理機關(guān)檔案,為現(xiàn)實和將來提供有價值的歷史依據(jù)，是檔案工作人員義不容辭的職責(zé)和義務(wù)。在全面建設(shè)小康社會進程中，重視機關(guān)檔案工作、充分發(fā)揮機關(guān)檔案的功能，對于促進經(jīng)濟社會發(fā)展、維護實現(xiàn)人民群眾利益具有重要意義。但是，機關(guān)綜合檔案由于存在著管理分散、人員不穩(wěn)定、保管條件差、利用率低等多種問題，影響并阻礙了機關(guān)檔案管理工作的順利開展。

　　一、當(dāng)前機關(guān)檔案管理中存在的主要問題及原因分析

（一）領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識及重視不夠。一些機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性認識不夠，不認真執(zhí)行檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，導(dǎo)致機關(guān)檔案管理人浮于事，工作不力，檔案資料收集、整理、歸檔工作滯后，不能充分發(fā)揮檔案管理工作應(yīng)有的作用。

（二）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較差，保管條件落后。有的機關(guān)受辦公條件的限制，沒有檔案專用庫房，保管條件差，有的機關(guān)檔案室與辦公室為一體，有的機關(guān)的檔案室只能叫雜物保管室，檔案室里檔案沒有多少，雜物、舊物卻堆滿房間；檔案裝具陳舊，仍有沿用木制箱柜的；防盜設(shè)施也不具備，這些情況，都不利于檔案的長期安全保管。

　　（三）機構(gòu)重復(fù)設(shè)置，造成人力、財力資源的浪費。一些機關(guān)的下屬機構(gòu)都設(shè)立了檔案室，設(shè)立了專兼職檔案管理人員，這種情況不僅造成了人力、物力資源的浪費，造成檔案分散局面，而且由于人員素質(zhì)差異，使檔案管理水平參差不齊，不利于檔案的規(guī)范化、標(biāo)準化和長期管理。

　 （四）檔案管理制度不健全。有的機關(guān)檔案管理制度不健全，管理混亂；有的機關(guān)檔案管理有制度，但沒有相關(guān)的配套實施辦法和檢查考核措施或檢查督促考核未認真落實。

（五）檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊。檔案專業(yè)人員隊伍在學(xué)歷層次、理論水平、專業(yè)素質(zhì)等方面參差不齊，與時代發(fā)展要求懸殊是目前我國檔案專業(yè)人員隊伍的普遍現(xiàn)象，很多檔案部門是隨便可以往里塞人的地方，是安排老弱病殘的地方。在機關(guān)中還有表現(xiàn)為專職少、兼職多，專項管理經(jīng)驗不足，管理觀念不強；在人才培養(yǎng)中，對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納入培訓(xùn)計劃和要求，一些檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

　 （六）文件材料收集不及時，不能按時完成立卷歸檔任務(wù)。一些機關(guān)沒有專職的檔案管理人員，絕大多數(shù)檔案室不設(shè)專職檔案人員，兼職檔案管理人員一身多任，投入檔案工作的精力有限，無法對檔案進行科學(xué)有效的管理，造成文件材料收集不齊全，不能保證檔案的齊全完整。

（七）不利于檔案信息資源的開發(fā)利用。由于目前各機關(guān)的檔案各自為政，而且，各機關(guān)的永久、長期卷要在檔案室保管5-10年后才向檔案館移交，再加上各機關(guān)檔案管理人員素質(zhì)參差不齊等條件限制，不可能對檔案進行系統(tǒng)的編研、收集和開發(fā)利用，使檔案信息資源的開發(fā)利用局限性很大；機關(guān)絕大部分的檔案室可以說基本上沒有開展這項工作，只停留在你查我調(diào)的階段；等檔案進館以后，由檔案館再來開展這項業(yè)務(wù)，有些檔案信息又失去了現(xiàn)實性和適用性，在很大程度上影響了檔案館的發(fā)展。

（八）檔案管理水平不高。主要表現(xiàn)為現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差。隨著計算機及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛運用，管理手段在不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的手段，不利于檔案的收集、編研、修史編志、開發(fā)和利用，不利于發(fā)揮機關(guān)檔案更大的、應(yīng)有的技術(shù)支撐作用。

　　二、做好機關(guān)檔案管理工作的主要對策

（一）依法治檔是搞好機關(guān)檔案管理工作的根本。可采取多種形式，大力加強和廣泛開展《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《四川省檔案管理條例》和《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等法律法規(guī)的宣傳教育、學(xué)習(xí)貫徹活動，實施《機關(guān)檔案管理規(guī)范》，增強機關(guān)干部職工的檔案法制意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識，依法編制本單位的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，使機關(guān)檔案從形成、收集到整理、編目、歸檔、保管、借閱、保密、利用等各個環(huán)節(jié)都得到保障，做到依法治檔。

（二）領(lǐng)導(dǎo)高度重視是搞好機關(guān)檔案管理工作的關(guān)鍵。一個單位檔案工作的好壞，與單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有著直接的關(guān)系，尤其是新形勢下存在的難度增大問題，領(lǐng)導(dǎo)重視與否起著決定性作用。因此，改變檔案工作的從屬地位，需強化各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，本著“對歷史負責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替將來著想”的態(tài)度，提高對加強檔案資源建設(shè)重要性、必要性的認識，把檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、設(shè)備配置、檔案保護、人員培訓(xùn)等列入本單位發(fā)展規(guī)劃，并根據(jù)財政經(jīng)費經(jīng)常性增加情況適時予以遞增，任何情況下不占用綜合檔案室設(shè)施、設(shè)備，不改變檔案室及其庫房用途。此外，各級領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)明確：對檔案“實行集中統(tǒng)一保管”原則只是加強檔案工作的第一步，而確保檔案收集齊全完整、豐富室(館)藏，進而提高發(fā)展服務(wù)的效能，才是檔案管理工作的目的。

　　（三）加強制度建設(shè)是搞好機關(guān)檔案管理工作的保證。第一，建立健全相應(yīng)的檔案工作管理機制和各項規(guī)章制度。完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，明確崗位責(zé)任制，確保檔案業(yè)務(wù)規(guī)范執(zhí)行；完善檔案工作程序，理順機關(guān)科室和檔案室之間的關(guān)系，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統(tǒng)一綜合管理，使檔案工作的每一個環(huán)節(jié)和每一個方面都有規(guī)范化的要求，保證檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)不脫節(jié)。 第二，堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。第三，將檔案工作同業(yè)務(wù)工作放在同等重要的位置，同樣作為機關(guān)管理體系的組成部分，納入單位年度目標(biāo)管理責(zé)任制，與業(yè)務(wù)工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實，不但與各科室、各崗位人員的經(jīng)濟利益掛鉤，做到獎罰分明，還要在評優(yōu)、晉升、進修政策上給予一定傾斜，以促進檔案工作人員和專兼職文檔人員主動收集、整理、歸檔，從而確保機關(guān)檔案文書資料的完整性和系統(tǒng)性。

　　（四）提高檔案人員素質(zhì)是搞好機關(guān)檔案管理工作的基礎(chǔ)。針對機關(guān)檔案人員從事檔案工作時間和素質(zhì)參差不齊，且基礎(chǔ)管理薄弱、人員變動性大、檔案業(yè)務(wù)生疏等現(xiàn)狀，著重在提升檔案室的軟實力、檔案工作的生命力、檔案事業(yè)的保障力、檔案隊伍的戰(zhàn)斗力上下功夫，切實加強和提高檔案人員素質(zhì)。

　　第一，以人為本，加強機關(guān)檔案人才隊伍建設(shè)。重視智力引進工作，可采取引進檔案專業(yè)人才或通過向社會公開招錄所學(xué)專業(yè)為檔案學(xué)、歷史學(xué)、漢語言文學(xué)或計算機專業(yè)人才的辦法，吸收一些基本素質(zhì)好、愿意從事檔案工作的大學(xué)本科畢業(yè)生充實到機關(guān)檔案工作隊伍中來，壯大機關(guān)檔案人才隊伍。二是拓寬人才培養(yǎng)渠道，有重點、有方向地培養(yǎng)造就機關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展急需的人才，如對單位內(nèi)部綜合素質(zhì)好、有發(fā)展?jié)摿Α⒅驹斧I身檔案事業(yè)的同志進行專業(yè)培養(yǎng)和深造，促使他們施展才華，促進人才脫穎而出。

　　第二，注重教育，努力提高檔案工作人員的政治思想水平。一是要改變舊傳統(tǒng)，樹立新觀念，用“三個代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀、構(gòu)建和諧社會的理念和改革開放、市場經(jīng)濟的思維方式指導(dǎo)檔案工作；二是要改變以往的封閉管理，由重視管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾暲茫蝗且淖儌鹘y(tǒng)的靜態(tài)管理，由坐等、送交轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮占?

　　第三，加強培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的專業(yè)知識水平、業(yè)務(wù)能力和管理水平。加強檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，是一項需要持之以恒的工作。一要組織檔案人員認真學(xué)習(xí)《檔案法》及其《實施辦法》和《管理條例》等法律法規(guī)；二要辦好崗位培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、相關(guān)標(biāo)準規(guī)范和機關(guān)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，加強經(jīng)濟、歷史、文化、法律等檔案傳統(tǒng)方面管理知識和系統(tǒng)工程原理和方法、縮微技術(shù)和數(shù)碼復(fù)印新技術(shù)應(yīng)用等現(xiàn)代管理、現(xiàn)代科技實踐技能和新技術(shù)的學(xué)習(xí)，吸取和總結(jié)新經(jīng)驗，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，以達到理論知識和實踐能力有機結(jié)合；三要與時俱進加強檔案上崗和崗位繼續(xù)教育，建設(shè)新檔案管理模式，使全檔案工作人員適應(yīng)檔案工作特別是新形勢下機關(guān)檔案工作發(fā)展需要；四要多走出去參加培訓(xùn)或開展學(xué)術(shù)講座，學(xué)習(xí)一些院校或發(fā)達地區(qū)先進的工作經(jīng)驗，拓寬工作思路，促進管理科學(xué)化，提升檔案管理水平。

（五）信息化建設(shè)是搞好機關(guān)檔案管理工作的途徑。現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為檔案開發(fā)利用提供了很多新的手段。檔案信息化是我國檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”總體規(guī)劃目標(biāo)的主要任務(wù)。為此，應(yīng)以信息化建設(shè)、政務(wù)信息公開為核心，加大投入。大力增強機關(guān)檔案管理工作的手段和能力。如創(chuàng)造條件購置必要的現(xiàn)代化設(shè)施、建立本單位的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、采辦適用的檔案計算機管理軟件及有關(guān)技術(shù)標(biāo)準和資料，使檔案管理能力不斷增強，實現(xiàn)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化和科學(xué)化。

（六）開發(fā)利用檔案信息資源服務(wù)是體現(xiàn)檔案價值的核心。檔案是一種回溯性信息，是對歷史的真實記錄逆向追溯其價值的過程，其核心價值在于信息記載和信息服務(wù)。因此，開展機關(guān)檔案信息服務(wù)是提升大眾檔案意識，發(fā)揮效益的關(guān)鍵。可通過做好查(借)閱登記、建立用戶聯(lián)系制度、設(shè)立檔案信息反饋表形式，或開展機關(guān)檔案資源專題報告，舉辦實物、圖片、影像資料展覽。以及進行編研等深層次開發(fā)，及時編發(fā)檔案利用實際社會效益，關(guān)注和服務(wù)民生等各種方式，拓寬機關(guān)檔案資源利用渠道，為機關(guān)業(yè)務(wù)、管理及監(jiān)管相對人服務(wù)，充分體現(xiàn)機關(guān)檔案的使用價值及其管理的重要性和依據(jù)性，共建和諧機關(guān)，共建和諧社會。

二〇〇九年九月一日