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網(wǎng)絡(luò)時代 上級文件不歸檔之獨

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2018-11-15 11:32:47    來源:網(wǎng)絡(luò)    瀏覽次數(shù):882    評論:0
導讀

網(wǎng)絡(luò)條件下上級文件不歸檔之解析(攀枝花學院楊杰)內(nèi)容摘要:本文通過對上級文件的含義、性質(zhì)、產(chǎn)生緣由的理解,同時列舉了目前對上級文件處理的兩種做法及原因。作者最后提出了在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下上級文件不列入歸檔范圍的建議,并對其作出了獨特的原因分析。關(guān)鍵

網(wǎng)絡(luò)條件下上級文件不歸檔之解析

攀枝花學院楊杰

內(nèi)容摘要本文通過對上級文件的含義、性質(zhì)、產(chǎn)生緣由的理解,同時列舉了目前對上級文件處理的兩種做法及原因。作者最后提出了在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下上級文件不列入歸檔范圍的建議,并對其作出了獨特的原因分析。

關(guān)鍵詞檔案歸檔  檔案鑒定 上級文件

根據(jù)1987年制定的《機關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍的規(guī)定》中的規(guī)定,上級文件被列入了歸檔范圍,同時也列入不歸檔范圍,但是,檔案人員在實際工作中,由于鑒定的難度和多而全的檔案思想,把上級文件的歸檔范圍人為地擴大了。然而本人認為:在計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日趨成熟的今天,上級文件基本上可以不歸檔。這種問題理好了,既可以減輕檔案鑒定工作的難度,又會給檔案工作節(jié)約大量的人力物力、財力筆者從整個國家檔案事業(yè)的發(fā)展角度提出自己的不歸檔建議,供同行參考、借鑒。

1、      上級文件的含義

上級文件是根據(jù)文件來源對文件進行分類的結(jié)果,文件有廣義和狹義之分,上級文件也有廣義和狹義兩種,廣義的上級文件就是上級單位形成的所有文件,即下級單位對上級單位在履行職能職責過程中用以傳達意圖,聯(lián)系事務(wù),交流信息,記錄情況等直接形成和使用的各種式記錄材料的總稱。狹義的上級文件是指下級單位對上級單位在公務(wù)活動中用以傳達意圖,聯(lián)系事務(wù),交流信息,記錄情況等直接形成的,有特殊格式的,并且下發(fā)到相關(guān)下屬單位各種記錄材料的總稱。(本文所談主要指狹義的上級文件)即我們所指上級下發(fā)的各種紅頭文件

二、上級文件形成緣由

(一)轉(zhuǎn)發(fā)形成。當上級單位對收到的文件進行處理時,認為有轉(zhuǎn)發(fā)給下級單位貫徹執(zhí)行的必要,就會對收到的各類文件轉(zhuǎn)發(fā)至各下級單位

(二)普發(fā)形成。通過對上級文件的研讀或者對下屬各單位的調(diào)研,上級單位認為必須給自己所屬的下級單位下發(fā)一種讓所有下屬單位知曉或者讓其貫徹執(zhí)行的文件,這時,上級單位就會以普發(fā)性的文件下發(fā)到各下級單位,令其遵照執(zhí)行。

(三)有針對性的形成下級單位因為某一特殊事項需向上級主管單位進行匯報或者請示,請求上級單位給予答復,這時上級單位就會以一種特殊的文種下發(fā)到專門的下級單位,給予相應(yīng)的批示。

、上級文件的分類

(一)行文目的劃分:臨時知曉性的上級文件,比如會議通知;大范圍內(nèi)告知性文件的上級文件,如通知,通報、簡報、決定等;必需貫徹執(zhí)行的上級文件,如令辦法條例細則、規(guī)定等;專門事務(wù)通知性上級文件,如批復,函復等。其中前三種屬于普發(fā)性的文件(本文討論的主要指普發(fā)性的上級文件),最后一種屬于專指性的上級文件。

(二)發(fā)文單位級別劃分。國家級的上級文件,省(部)級的上級文件,市(廳)級上級文件,縣級上級文件。通常說的上三級文件主要指國家級,省(部)級與市(廳)級下發(fā)的文件

(三)產(chǎn)生緣由。可以分轉(zhuǎn)發(fā)性上級文件,普發(fā)性上級文件,專指性上級文件。

上級文件的特征

(1)      權(quán)威性。上級文件作為傳達上級單位領(lǐng)導意圖的一種工具,下級單位必須無條件地按照文件的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,否則會受到相應(yīng)的懲處。上級文件的權(quán)威性由產(chǎn)生該文件的上級單位的地位與工作性質(zhì)所決定。

(二)普發(fā)性通常情況下,上級單位它是一個國家,地區(qū),或者一個行業(yè)、系統(tǒng)的核心或者主要領(lǐng)導,當他要對其所屬的下級表達某種領(lǐng)導意圖時,只能通過普發(fā)文件來通達其領(lǐng)導意圖其主要體現(xiàn)在文件發(fā)行的數(shù)量與發(fā)行的范圍。

(三)依據(jù)性。上級文件體現(xiàn)的是領(lǐng)導意圖,下級單位必須按照上級文件的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。作為下級單位,上級文件就是從事某些相關(guān)事項的依據(jù),否則就是違規(guī),要受到相關(guān)法律與法規(guī)的制裁,同時會造成事倍功半的工作效率。

(四)宏觀性與原則性。由于上級文件產(chǎn)生的上級單位處于領(lǐng)導地位,決定了上級單位所從事的某些事項只能是宏觀事項,假設(shè)具體到某一具體事項,也只能進行宏觀的指導與指示,不能進行周密,細致的微觀描述與指示。這就決定了產(chǎn)生這些事項的相應(yīng)記錄材料的宏觀性與原則性,下級單位只能在其宏觀領(lǐng)導與指導下,進行相應(yīng)微觀的貫徹與執(zhí)行。

五、目前對上級文件的歸檔工作所持的觀點及原因

(一)不歸檔。

.檔案收集范圍。上級文件多數(shù)不是本單位履行職能與職責過程中形成的文件,其形成主體不是本單位。

.檔案的唯一性。檔案一般說來具有唯一性,然而上級文件一般是普發(fā)性的文件,對某個下級單位來說,它具有唯一性,但針對某一層面的下級單位來講,這類文件不具有唯一性。對整個下級單位層面來說也就失去了歸檔的必要性。

(二)需歸檔。

.日后查找利用方便。上級文件作為下級單位從事行政事務(wù)的依據(jù),也是日后查考行政事務(wù)原由的依據(jù),為了利用的方便,所以把上級文件列入了歸檔范圍。

.成套性需要。檔案收集工作要求之一就是要求歸檔檔案材料的齊全、完整與系統(tǒng)。上級文件作為下級單位從事某一事項的依據(jù),并由此產(chǎn)生了大量的文件材料,從系統(tǒng)性與完整性來考慮,它可以并且應(yīng)該歸檔。

.時空限制。由于上級單位與下級單位通常不會在一個城市,一個地方,甚至不在一個國家。當需要上級文件來作為依據(jù)時,不得不到發(fā)文的上級機關(guān)查找,這樣給下級單位的行政管理事務(wù)增加了很大的管理成本。下級單位為了減少或者降低管理成本,只好把上級文件劃入歸檔范圍。

筆者認為在計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日趨成熟的今天,上級文件不應(yīng)該歸檔。原因如下:

第一根據(jù)《中華人民共和國檔案法》對檔案的定義:過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu),社會組織以及個人在從事政治,軍事,經(jīng)濟、科學、文件、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄可以看出,檔案的形成主體是國家機關(guān),社會組織或者特殊的個人。有用的對象是國家和社會,然而上級文件的形成主體是上級機關(guān),下級單位不是形成主體,同時,上級文件下發(fā)到下級單位以后,它的有用對象僅是下級一個單位而已,所以上級文件對下級單位而言,它可以成為一種文件參考資料,但可以不被認為是檔案,當然也就不能歸檔。

二,上級文件是一種普發(fā)性文件,上級單位級別越高,其普發(fā)文件的范圍越廣,數(shù)量越多只要是下屬相關(guān)單位都會收到相同的文件。如果同時歸檔的話,它破壞了檔案的唯一性,同時會造成大量的資源浪費。

第三上級文件利用的短期性。一般說來,下屬單位對上級文件的利用是在一定的時期內(nèi),超過這個時期后,其利用相對較少,甚至沒有。

第四,如果各下級單位都把上級文件作為歸檔范圍并且歸檔,當其向地方所在檔案館移交歸檔時,同級檔案館就會收到很多重份檔案,為了避免重份檔案進館,地方檔案館不得不責成相關(guān)歸檔單位重新鑒定和整理,為了減少重復勞動,提高工作效率,把上級文件直接鑒定為不歸檔文件是最好也是最有效的方法之一。

五,計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,時空距離壓縮。雖然上級文件是下級單位從事行政事務(wù)管理的依據(jù),同時由于上級單位與各層下級單位之間的空間距離不等,為了降低行政事務(wù)成本,不得不把上級文件納入歸檔范圍并歸檔保存,這在計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不發(fā)達的古代或許可以,但在計算機技術(shù),網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相當發(fā)達的今天,利用工作的時空限制已經(jīng)完全不存在了下級單位也就完全沒有必要為了利用方便而進行重夏歸檔。

,隨著計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,上級文件的下發(fā)往往都是通過網(wǎng)絡(luò)的方式下發(fā)到各相關(guān)下屬單位,各下屬單位通過打印下載的方式對其進行辦理。由于打印設(shè)備的種種限制,打印下載的文件形式基本上是復印件的形式,按照復印件一般不歸檔的歸檔材料范圍的要求,該種形式的上級文件不應(yīng)該列入歸檔范圍。

總之以前由于計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不成熟,我們?yōu)榱斯?jié)約行政工作成本,為了查考利用的方便,我們不得不進行大量的、重復式、浪費式歸檔,但隨著計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日趨成熟,我們再把上級文件作為歸檔的話,我們反而又成為一種落后與浪費。現(xiàn)在,我們提倡建設(shè)資源節(jié)約型社會,我們檔案人應(yīng)該以身作則,從本職工作做起,把上級文件作為一種不歸檔文件進行處理,我想這就是我們檔案工作踐行和諧、節(jié)約型社會建設(shè)的本職體現(xiàn)之一

參考文獻:

1,《檔案管理學基礎(chǔ)》第三版,陳兆祦,和寶榮,王英瑋主編,中國人民大學出版社,2005,3

 
(文/小編)
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