網(wǎng)絡(luò)條件下上級文件不歸檔之解析
(攀枝花學院楊杰)
內(nèi)容摘要:本文通過對上級文件的含義、性質(zhì)、產(chǎn)生緣由的理解,同時列舉了目前對上級文件處理的兩種做法及原因。作者最后提出了在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下上級文件不列入歸檔范圍的建議,并對其作出了獨特的原因分析。
關(guān)鍵詞:檔案歸檔 檔案鑒定 上級文件
根據(jù)1987年制定的《機關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍的規(guī)定》中的規(guī)定,上級文件被列入了歸檔范圍,同時也列入不歸檔范圍,但是,檔案人員在實際工作中,由于鑒定的難度和多而全的檔案思想,把上級文件的歸檔范圍人為地擴大了。然而本人認為:在計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日趨成熟的今天,上級文件基本上可以不歸檔。這種問題處理好了,既可以減輕檔案鑒定工作的難度,又會給檔案工作節(jié)約大量的人力、物力、財力。筆者從整個國家檔案事業(yè)的發(fā)展角度提出自己的不歸檔建議,供同行參考、借鑒。
1、 “上級文件”的含義
上級文件是根據(jù)文件來源對文件進行分類的結(jié)果,文件有廣義和狹義之分,上級文件也有廣義和狹義兩種,廣義的上級文件就是上級單位形成的所有文件,即下級單位對上級單位在履行職能、職責過程中用以傳達意圖,聯(lián)系事務(wù),交流信息,記錄情況等直接形成和使用的各種形式記錄材料的總稱。狹義的上級文件是指下級單位對上級單位在公務(wù)活動中用以傳達意圖,聯(lián)系事務(wù),交流信息,記錄情況等直接形成的,有特殊格式的,并且下發(fā)到相關(guān)下屬單位的各種記錄材料的總稱。(本文所談主要指狹義的上級文件)即我們所指上級下發(fā)的各種“紅頭文件”。
二、上級文件形成緣由
(一)轉(zhuǎn)發(fā)形成。當上級單位對收到的文件進行處理時,認為有轉(zhuǎn)發(fā)給下級單位貫徹執(zhí)行的必要,就會對收到的各類文件轉(zhuǎn)發(fā)至各下級單位。
(二)普發(fā)形成。通過對上級文件的研讀或者對下屬各單位的調(diào)研,上級單位認為必須給自己所屬的下級單位下發(fā)一種讓所有下屬單位知曉或者讓其貫徹執(zhí)行的文件,這時,上級單位就會以普發(fā)性的文件下發(fā)到各下級單位,令其遵照執(zhí)行。
(三)有針對性的形成。下級單位因為某一特殊事項需向上級主管單位進行匯報或者請示,請求上級單位給予答復,這時上級單位就會以一種特殊的文種下發(fā)到專門的下級單位,給予相應(yīng)的批示。
三、上級文件的分類
(一)行文目的劃分:臨時知曉性的上級文件,比如會議通知;大范圍內(nèi)告知性文件的上級文件,如通知,通報、簡報、決定等;必需貫徹執(zhí)行的上級文件,如令、辦法、條例、細則、規(guī)定等;專門事務(wù)通知性的上級文件,如批復,函復等。其中前三種屬于普發(fā)性的文件(本文討論的主要指普發(fā)性的上級文件),最后一種屬于專指性的上級文件。
(二)發(fā)文單位級別劃分。國家級的上級文件,省(部)級的上級文件,市(廳)級上級文件,縣級上級文件。通常說的上三級文件主要指國家級,省(部)級與市(廳)級下發(fā)的文件。
(三)產(chǎn)生緣由。可以分轉(zhuǎn)發(fā)性上級文件,普發(fā)性上級文件,專指性上級文件。
四、上級文件的特征
(1) 權(quán)威性。上級文件作為傳達上級單位領(lǐng)導意圖的一種工具,下級單位必須無條件地按照文件的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,否則會受到相應(yīng)的懲處。上級文件的權(quán)威性由產(chǎn)生該文件的上級單位的地位與工作性質(zhì)所決定。
(二)普發(fā)性。通常情況下,上級單位它是一個國家,地區(qū),或者一個行業(yè)、系統(tǒng)的核心或者主要領(lǐng)導,當他要對其所屬的下級表達某種領(lǐng)導意圖時,只能通過普發(fā)文件來通達其領(lǐng)導意圖,其主要體現(xiàn)在文件發(fā)行的數(shù)量與發(fā)行的范圍。
(三)依據(jù)性。上級文件體現(xiàn)的是領(lǐng)導意圖,下級單位必須按照上級文件的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。作為下級單位,上級文件就是從事某些相關(guān)事項的依據(jù),否則就是違規(guī),要受到相關(guān)法律與法規(guī)的制裁,同時會造成事倍功半的工作效率。
(四)宏觀性與原則性。由于上級文件產(chǎn)生的上級單位處于領(lǐng)導地位,決定了上級單位所從事的某些事項只能是宏觀事項,假設(shè)具體到某一具體事項,也只能進行宏觀的指導與指示,不能進行周密,細致的微觀描述與指示。這就決定了產(chǎn)生這些事項的相應(yīng)記錄材料的宏觀性與原則性,下級單位只能在其宏觀領(lǐng)導與指導下,進行相應(yīng)微觀的貫徹與執(zhí)行。
五、目前對上級文件的歸檔工作所持的觀點及原因
(一)不歸檔。
1.檔案收集范圍。上級文件多數(shù)不是本單位履行職能與職責過程中形成的文件,其形成主體不是本單位。
2.檔案的唯一性。檔案一般說來具有唯一性,然而上級文件一般是普發(fā)性的文件,對某個下級單位來說,它具有唯一性,但針對某一層面的下級單位來講,這類文件不具有唯一性。對整個下級單位層面來說也就失去了歸檔的必要性。
(二)需歸檔。
1.日后查找利用方便。上級文件作為下級單位從事行政事務(wù)的依據(jù),也是日后查考行政事務(wù)原由的依據(jù),為了利用的方便,所以把上級文件列入了歸檔范圍。
2.成套性需要。檔案收集工作要求之一就是要求歸檔檔案材料的齊全、完整與系統(tǒng)。上級文件作為下級單位從事某一事項的依據(jù),并由此產(chǎn)生了大量的文件材料,從系統(tǒng)性與完整性來考慮,它可以并且應(yīng)該歸檔。
3.時空限制。由于上級單位與下級單位通常不會在一個城市,一個地方,甚至不在一個國家。當需要上級文件來作為依據(jù)時,不得不到發(fā)文的上級機關(guān)查找,這樣給下級單位的行政管理事務(wù)增加了很大的管理成本。下級單位為了減少或者降低管理成本,只好把上級文件劃入歸檔范圍。
筆者認為:在計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日趨成熟的今天,上級文件不應(yīng)該歸檔。原因如下:
第一,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》對檔案的定義:“指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu),社會組織以及個人在從事政治,軍事,經(jīng)濟、科學、文件、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”可以看出,檔案的形成主體是國家機關(guān),社會組織或者特殊的個人。有用的對象是國家和社會,然而上級文件的形成主體是上級機關(guān),下級單位不是形成主體,同時,上級文件下發(fā)到下級單位以后,它的有用對象僅是下級一個單位而已,所以上級文件對下級單位而言,它可以成為一種文件參考資料,但可以不被認為是檔案,當然也就不能歸檔。
第二,上級文件是一種普發(fā)性文件,上級單位級別越高,其普發(fā)文件的范圍越廣,數(shù)量越多,只要是下屬相關(guān)單位都會收到相同的文件。如果同時歸檔的話,它既破壞了檔案的唯一性,同時會造成大量的資源浪費。
第三,上級文件利用的短期性。一般說來,下屬單位對上級文件的利用是在一定的時期內(nèi),超過這個時期后,其利用相對較少,甚至沒有。
第四,如果各下級單位都把上級文件作為歸檔范圍并且歸檔,當其向地方所在檔案館移交歸檔時,同級檔案館就會收到很多重份檔案,為了避免重份檔案進館,地方檔案館不得不責成相關(guān)歸檔單位重新鑒定和整理,為了減少重復勞動,提高工作效率,把上級文件直接鑒定為不歸檔文件是最好也是最有效的方法之一。
第五,計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,時空距離壓縮。雖然上級文件是下級單位從事行政事務(wù)管理的依據(jù),同時由于上級單位與各層下級單位之間的空間距離不等,為了降低行政事務(wù)成本,不得不把上級文件納入歸檔范圍并歸檔保存,這在計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不發(fā)達的古代或許可以,但在計算機技術(shù),網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相當發(fā)達的今天,利用工作的時空限制已經(jīng)完全不存在了,下級單位也就完全再沒有必要為了利用方便而進行重夏歸檔。
第六,隨著計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,上級文件的下發(fā)往往都是通過網(wǎng)絡(luò)的方式下發(fā)到各相關(guān)下屬單位,各下屬單位通過打印下載的方式對其進行辦理。由于打印設(shè)備的種種限制,打印下載的文件形式基本上是復印件的形式,按照“復印件一般不歸檔”的歸檔材料范圍的要求,該種形式的上級文件不應(yīng)該列入歸檔范圍。
總之,以前由于計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不成熟,我們?yōu)榱斯?jié)約行政工作成本,為了查考利用的方便,我們不得不進行大量的、重復式、浪費式歸檔,但隨著計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日趨成熟,我們再把上級文件作為歸檔的話,我們反而又成為一種落后與浪費。現(xiàn)在,我們提倡建設(shè)資源節(jié)約型社會,我們檔案人應(yīng)該以身作則,從本職工作做起,把上級文件作為一種不歸檔文件進行處理,我想這就是我們檔案工作踐行和諧、節(jié)約型社會建設(shè)的本職體現(xiàn)之一。
參考文獻:
1,《檔案管理學基礎(chǔ)》第三版,陳兆祦,和寶榮,王英瑋主編,中國人民大學出版社,2005,3。