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重新解讀網絡環境下的文件生命周期理論

放大字體  縮小字體 發布日期:2018-11-15 11:36:12    來源:網絡    瀏覽次數:181    評論:0
導讀

摘 要 文件連續體理論與文件生命周期理論之爭,其主因是檔案學界對兩種理論定位和電子文件生命周期的認識不一。本文對此從一切文件皆有生命周期、電子文件生命周期表現形式與紙質文件生命周期表現形式比較、科學認識網絡環境下的文件生命周期理論三方面,運

摘  要  文件連續體理論與文件生命周期理論之爭,其主因是檔案學界對兩種理論定位和電子文件生命周期的認識不一。本文對此從一切文件皆有生命周期、電子文件生命周期表現形式與紙質文件生命周期表現形式比較、科學認識網絡環境下的文件生命周期理論三方面,運用辯證唯物史觀重新解讀網絡環境下的文件生命周期理論。
關鍵詞  網絡環境  文件生命周期理論  解讀

   一、問題的提出
  有人認為,文件連續體理論的提出動搖了文件生命周期理論在檔案學中的基礎地位,并由此出現了取代論、補充論、兼容論、互補論、并行論等觀點。雖然這些觀點的立足點和角度不同,對文件生命周期理論在電子文件時代的指導作用的認識各有差異,但都不同程度地認為文件生命周期理論已經過時,或主張用文件連續體理論取代文件生命周期理論在檔案學中的基礎理論地位;或主張利用文件連續體理論來改造、補充和完善文件生命周期理論;或主張給文件生命周期理論和文件連續體理論找到一條妥協的發展道路;其共同點都是基于文件生命周期理論和文件連續體理論同屬于檔案學基礎理論的認識。筆者以為,這些觀點之所以值得商榷,其原因有三:一是把不屬于同一理論層面的兩種理論置于同一理論層面進行比較并強分優劣;二是沒有把文件連續體理論對文件生命周期理論的批判、繼承和發展定位于應用理論層面;三是沒有對網絡環境下的電子文件生命周期做出科學合理的解釋。最根本的是第三點,即網絡環境下的電子文件是否具有生命周期,如果回答是肯定的,那么其表現形式如何,它與紙質文件生命周期有何異同,對文件生命周期理論有何影響等。據此,筆者提出重新解讀網絡環境下的文件生命周期理論的問題,以商檔案學界同仁。
  二、一切文件皆有生命周期
  文件生命周期雖然是在文件中心的實踐基礎上抽象出來,并用以指導以紙質文件為主的處理工作的,但是,它經中國檔案學者改造、豐富和發展,建立以文件價值運動規律為核心的中國版的文件生命周期理論以來,已成為揭示和解釋文件價值運動客觀規律、指導文件按其價值運動規律協調發展的科學思想。這里所說的“文件價值運動”,不是專指某一種載體的文件價值運動,而是泛指各種載體的文件價值運動,包括傳統載體和新型載體,概言之,自從文件出現以來,凡是文件都有其特定的生命周期(無論其生命周期的表現形式如何)。對此,可從實踐和理論兩個層面來探究。
  (一)實踐層面
  現從檔案工作歷史和現實的不同階段來具體考察:
  1、在古代檔案工作史上,雖然檔案工作沒有成為一項獨立的社會事業,但統治者卻已看出文書和檔案具有不同的作用(不管何種載體),因此,在其行政組織系統中,文書工作和檔案工作的機構、職能、管理方式已經有了比較明確的界限,盡管古代統治者沒有也不可能認識到文件具有現行作用      半現行作用      非現行作用的運動規律,并按各階段作用設置相應的管理機構,可是,文檔分工的事實說明,文件生命周期(或文件價值轉化規律)早已客觀地存在于文件各種作用發揮的整個過程之中。如孔子編《春秋》、司馬遷寫《史記》、班固作《漢書》等,無不利用了檔案史料。
  2、在現代檔案事業史上,隨著檔案館和文件中心的建立,檔案工作成為一項獨立的社會事業,文件各階段的作用也清楚地凸顯出來,經美、英等國檔案學者的發現和總結,特別是中國檔案學者的豐富和發展,形成了較為成熟的文件生命周期理論,并成為現代檔案學最重要的理論基石。就檔案學史而言,文件生命周期理論的產生,標志著檔案學已經脫離了其經驗自發性的初級階段,進入了理論自覺性的成熟時期,實現了檔案學從古典到現代、從附庸到獨立的偉大的歷史性轉變,從此奠定了檔案學在現代科學之林的地位。
  3、在當代檔案工作實踐中,雖然文書、檔案的形成、管理、服務的工作方式和手段及文檔載體都發生了從傳統型向現代化的革命性巨變,即文檔的記錄和傳輸已由手工分段式操作向以計算機技術和網絡技術為平臺的連續式操作轉變,文檔的存儲已逐步由紙質微量型向磁質巨量型轉變,其保管逐漸由實體型集中式向虛擬型分布式或分布與集中結合式轉變,但是,文件固有的現行作用、半現行作用和非現行作用并沒有因此發生實質性的變化。質言之,電子文件仍然是文件,其第一價值和第二價值仍然繼續存在,并沒有因生產方式、管理方式、操作方式和載體形態的變化而成為“非文件”,只不過較之紙質文件及其手工操作方式,電子文件的形成、管理和利用更為便捷、高效和低耗(即更加節省時間、空間、成本和精力)罷了。因此,在網絡環境下,電子文件并沒有改變其“文件”屬性,其價值轉化規律(即生命周期)仍然客觀地存在于其整個運動過程之中。如果看不到這一點,無視電子文件價值轉化規律而輕言電子文件已無生命周期,就有可能給檔案工作實踐帶來一定的負面影響。
  (二)理論層面
  可從哲學層面和檔案學層面來認識:
  1、由哲學層面觀之,文件作為一種客觀事物同所有客觀事物一樣,有著自己特有的生命過程,即紙質文件和電子文件都有其生命周期。從這個意義上說,不管何種載體的文件,只要其文件的身份(性質)不變,都應該受到文件價值規律的支配,即離不開文件生命周期理論的指導,紙質文件和電子文件概無例外,這是文件運動變化的普遍性。只不過不同技術環境下產生的不同載體的文件,因其生成和管理的技術手段與具體方式的不同,其生命周期的表現形式有所不同罷了,這是文件運動變化的特殊性。因此,當研究文件生命周期理論時,如果只看到不同載體文件運動的特殊性,而無視各種載體文件運動的普遍性,那么,其認識就會偏離文件運動的基本規律,所得結論必然不符合客觀實際。反之,如果只看到各種載體文件運動的普遍性,而無視不同載體文件運動的特殊性,其認識也會偏離文件工作實踐的發展規律,所得結論同樣不符合客觀實際。從這個意義上來說,在研究文件生命周期理論之時,既要看到各種載體文件運動的普遍性,又要重視不同載體文件運動的特殊性,在不違反文件運動基本規律的同時,注意一定載體文件運動的自身特點,最大限度的將文件運動的基本規律與具體實踐有機結合起來,才能形成符合客觀實際的科學認識。
  2、由檔案學層面觀之,從文件到檔案,無論是通過傳統的物理方式,還是通過網絡時代的邏輯方式,都必然經歷一個從形式到價值的全方位轉化過程,這一點應該是沒有歧義的。由此看來,紙質文件和電子文件轉化為檔案的過程,其表現形式可以有所不同,但其內在規律(價值轉化)并沒有什么本質上的區別。因此,在研究文件生命周期理論時,如果只看到文件轉化為檔案的不同表現形式,而無視文件轉化為檔案的同一內在規律,其認識就只能停留在形而上學的層面,所得結論必然是片面的。反之,如果只看到文件轉化為檔案的同一內在規律,而無視文件轉化為檔案的不同表現形式,其認識就只能停留在機械唯物主義的層面,所得結論也必然是片面的。從這個意義上來說,在研究文件生命周期理論之時,既要看到文件轉化為檔案的不同表現形式,又要把握文件轉化為檔案的同一內在規律,在不違反文件轉化為檔案的同一內在規律的同時,注意文件轉化為檔案的不同表現形式,最大限度的將文件轉化為檔案的同一內在規律與具體形式有機結合起來,所得結論才是符合客觀實際和科學的。以上分析可知,網絡時代的電子文件同樣具有生命周期,只是其表現形式與紙質文件不盡相同而已。
  三、電子文件生命周期表現形式與紙質文件生命周期表現形式比較
  所謂文件生命周期表現形式,是指文件運動階段反映于管理活動過程中的具體形態,它是文件價值作用于一定具體對象的直接反映,換言之,就是根據文件價值轉化過程中呈現出來的不同形態的特征將文件劃分為一定的運動階段,即檔案學者通常所說的劃分文件運動階段。文件生命周期(文件運動階段)是客觀存在的一種社會現象,因此,描述(或反映)其表現形式,應堅持兩條原則:一要目的明確,二要實事求是(“實事”指符合文件價值轉化過程的客觀實際,“求是”指能夠透視文件價值轉化的本質規律)。我國檔案學界對紙質文件運動階段的劃分早已形成共識(三段式或四段式),而對電子文件運動階段的劃分卻尚未形成一致的意見,馮惠玲教授認為劃分電子文件運動階段具有文件價值學的意義,沒有文件管理學的意義,她說“電子文件在每一階段因其特定功能和價值形態而具有不同的服務對象和服務方式”,“電子文件的階段性與其物理位置、保存場所沒有對應關系”。何家蓀教授則認為劃分電子文件運動階段兼具文件價值學和文件管理學的意義,他在肯定劃分電子文件運動階段的價值學意義并分析電子文件第一價值和第二價值的維護管理責任之后,得出如下結論:“歸根結底,電子文件的運動階段仍然與管理、維護它的社會主體之間存在對應關系,這是文件運動客觀規律決定的。”他還“認為為電子文件劃分運動階段的目的是正確描述文件運動規律,并非要求采用區別文件與檔案階段分別管理電子文件的模式”。筆者以為,何家蓀教授的觀點更有助于認識網絡時代文件生命周期理論的科學內涵。
  (一)電子文件生命周期表現形式
  電子文件雖然可以存放在任何物理位置、保存在任何場所并且可以利用網絡技術實現超時空的價值轉化和利用,但是,網絡技術和電子載體無論多么先進和發達,說到底,它畢竟只是文件價值生成、轉化、利用、存儲和管理的一種工具(或一種工作環境),而不是文件和文件管理者本身。因此,首先,它們不能代替文件完成其價值的生成和轉化(因為文件價值的生成和轉化是文件主體、文件本體和文件客體三者的有機統一,與網絡技術和電子載體毫不相干);其次,它們不能代替文件完成其價值的實現(因為文件價值的實現是文件主體或社會主體與文件本體兩者的有機統一,也與網絡技術和電子載體毫不相干);再次,它們不能代替管理者決定文件存放的空間和方式。可見,網絡環境下的電子文件仍需解決價值轉化、價值實現與合理存放的問題,這就是筆者劃分電子文件運動階段的出發點。據此,將電子文件生命周期表現形式圖解如下:
 

文件運動階段              價值形態                 存放處所與管理者
文件制作期         孕育文件第一及第二價值           文件形成機關

現行文件執行期             第一價值             形成機關(制定者或接收者)

轉型期           第一價值衰減、第二價值增長       形成機關或文件中心
                             
       銷毀
歷史文件利用期            第二價值                  形成機關或檔案館

 
  (二)紙質文件生命周期表現形式
  我國檔案學者劃分紙質文件運動階段現有兩種方法,一種是按照文件的現行期、半現行期(過渡期)、非現行期及其相對應的存放處所將文件運動分為三個階段(簡稱“三段式”);一種是按照文件的價值孕育、現行作用、半現行作用、非現行作用將文件運動分為四個階段(簡稱“四段式”)。其觀點不同,“三段式”沿襲美英傳統觀點,著眼于文件存放處所的空間位置移動過程,即文件形成機關     文件中心   檔案館;“四段式”為我國檔案學者陳兆祦先生首倡,著眼于文件價值生成和轉化的運動過程,即文件價值孕育    現行作用     半現行作用    非現行作用。筆者贊同陳先生的觀點,因為“四段式”揭示了文件運動的內在動力——文件價值轉化規律,富于科學思維的哲理性和思辨性,具有基礎理論的抽象性和概括性。現將陳先生的表達式圖解如下:
 

文件運動階段              價值形態                存放處所與管理者
文件制作期             孕育文件價值                 文件形成機關


文件現行期               現行作用             形成機關(制定者或接收者)


半現行期          現行作用衰減、非現行作用增長    機關檔案室或文件中心
                                
銷毀

非現行期                 非現行作用                    檔案館

 
  (三)兩種表現形式比較
  經比較,其相同之處有:
  1、紙質文件和電子文件的價值運動階段相同;
  2、紙質文件和電子文件各階段的價值形態相同;
  3、當電子文件實行集中式管理時,其存放處所與紙質基本文件相同。
  不同之處有:
  1、紙質文件實行集中式管理,不同價值的文件必須集中存放在不同的處所;
  2、電子文件可實行分布式、集中式或分布與集中結合式三種管理。實行分布式管理時,電子文件均存放在其形成機關;實行分布與集中結合式管理時,價值孕育期、第一價值期和價值轉型期的電子文件均存放在其形成機關,第二價值期的電子文件則存放在檔案館。
  可見,電子文件與紙質(傳統)文件除在管理(包括利用)方式上有所差異外,其價值形態及其轉化是完全相同的,因此,網絡環境下的電子文件不僅具有生命周期,而且因其價值轉化、管理和利用的超時空性特點,為豐富和發展新時期文件生命周期理論提供了新的實踐基礎和理論思考。
  四、科學認識網絡環境下的文件生命周期理論
  要想科學地認識文件生命周期理論與文件連續體理論之間的正確關系,就得深入研究網絡環境下的文件生命周期理論。眾所周知,文件生命周期理論是對文件價值運動本質規律的理論概括。因此,網絡環境下文件生命周期理論是否過時,根本在于網絡環境下的電子文件價值運動是否存在,只要電子文件價值運動存在,文件生命周期理論就不會過時。某些檔案學者對此是怎樣認識的?迄今為止,他們對文件生命周期理論的解讀大多定格在傳統認識上,即文件生命周期是對文件中心和紙質文件階段式管理過程所作的合理性解釋(如果僅從文件生命周期理論產生的歷史背景來看,這一認識是唯一正確的)。因此,當網絡時代電子文件的虛擬式管理可以取代實體階段式管理以后,文件生命周期理論也就黯然了,它要么退出歷史舞臺,要么通過修補或整合來適應電子文件管理需要,要么與文件連續體理論一爭長短。以上推理,正是文件連續體理論提出以來,某些檔案學者的思維邏輯。
  通過前邊的分析,筆者以為,網絡環境下的文件生命周期理論應有狹義和廣義兩種理解,狹義文件生命周期理論僅指傳統意義上的文件生命周期理論,即以紙質載體為主體的文件生命周期。廣義文件生命周期理論則泛指一切文件皆有其生命周期,只是其表現形式因生產方式、工作環境和技術手段的變化而不盡相同。從社會發展和時代進步來看,任何理論都必須接受實踐的檢驗和洗禮,并沿著各自的運動規律發展變化,文件生命周期理論也不例外。由此出發,筆者以為,狹義文件生命周期理論將隨著紙質文件實踐環境的變遷而變遷,其出路有二,一是隨著紙質文件實踐環境的消亡而成為歷史;一是融入廣義文件生命周期理論,與時俱進。廣義文件生命周期理論則不然,它作為文件價值運動本質規律的理論概括,不僅在網絡時代沒有過時,對電子文件管理實踐仍然具有指導作用,而且必將隨著新的文件實踐的不斷發展和檔案學理論的不斷成熟而日益完善。基于這一認識,筆者主張,在網絡環境下,應以科學發展觀為指導,深刻檢討檔案學理論建設歷史并認真總結其經驗教訓,建立科學(廣義)的文件生命周期理論概念,以之認識和指導新的文檔工作實踐,正確處理與文件連續體理論的相互關系,促進檔案學基礎理論、應用理論和技術理論協調發展、全面進步。


參考文獻
①鄒吉輝、楊杰:《文件生命周期理論與文件連續體理論關系研究》,《檔案學研究》2006.1。
②鄒吉輝:《文件運動規律新論》,《檔案學研究》2003.3。
③何嘉蓀、葉 鷹:《文件連續體理論與文件生命周期理論——文件運動理論研究之一》,《檔案學通訊》2003.5。
④何嘉蓀、傅榮校:《文件運動規律研究——從新角度審視檔案學基礎理論》,中國檔案出版社,1999。
⑤馮惠玲:《電子文件管理教程》,中國人民大學出版社,2001。

 
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