從認(rèn)識現(xiàn)狀審視文件生命周期理論內(nèi)涵結(jié)構(gòu)

攀枝花學(xué)院 鄒吉輝

市第四人民醫(yī)院 王平

摘要 全文論述分為“我國檔案學(xué)界對文件生命周期理論的認(rèn)識”和“文件生命周期理論內(nèi)涵及其結(jié)構(gòu)再認(rèn)識”兩部分，前一部分從版本、理論層次、理論特點三個方面分析文件生命周期理論的認(rèn)識現(xiàn)狀；后一部分從文件運動形式、文件管理模式、文件管理者職能與角色定位、文件價值變化規(guī)律四個方面審視構(gòu)成文件生命周期理論的表、里兩層要素及其結(jié)構(gòu)關(guān)系。

關(guān)鍵詞 文件生命周期理論 認(rèn)識現(xiàn)狀 內(nèi)涵要素 結(jié)構(gòu)關(guān)系 審視

文件生命周期理論傳入我國已20余年，雖在中國化過程得到了極大地豐富和發(fā)展，顯示出相當(dāng)?shù)某墒煨院拖到y(tǒng)性，但其理論內(nèi)涵與要素仍需繼續(xù)深入發(fā)掘，方能使之不斷趨于完整與完善，以增強其對文檔工作實踐的指導(dǎo)力。筆者現(xiàn)以一得之愚，求教方家。

一、我國檔案學(xué)界對文件生命周期理論的認(rèn)識

我國檔案學(xué)者對文件生命周期理論認(rèn)識比較復(fù)雜，筆者姑從版本、理論層次、理論特點三方面作一淺析。

（一）關(guān)于版本的認(rèn)識

我國檔案學(xué)者通常把文件生命周期理論分為西方版和中國版兩種（以下簡稱“西方版”、“中國版”），它們之間存在著三點不同：

1、兩種版本與文件（檔案）管理實踐的關(guān)系不同

西方版僅揭示了文件不同作用及其存放處所、管理方式差異的階段性變化過程，側(cè)重于文件管理規(guī)律，具有較濃郁的應(yīng)用理論色彩。中國版不僅揭示了文件作用、存放和管理過程的階段性，而且揭示了該過程的整體性（完整性）與內(nèi)在聯(lián)系性，側(cè)重于文件運動規(guī)律，具有很濃郁的基礎(chǔ)理論色彩。因此，從理論發(fā)生來看，西方版與文件（檔案）管理實踐之間的關(guān)系是直接的，中國版與文件（檔案）管理實踐之間的關(guān)系是間接的，從這個意義上來說，西方版可稱為應(yīng)用型版本，中國版可稱為基礎(chǔ)型版本。

2、兩種版本來源不同

西方版直接來源于文件（檔案）管理實踐，既是對當(dāng)時文件管理實踐新生事物——文件中心合理性的一種理論性解釋，也是對現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件、非現(xiàn)行文件及其相對應(yīng)的存放、管理方式呈階段性變化過程的一種理論性概括。中國版并非直接來源于我國文件與檔案管理實踐，它主要是在西方版基礎(chǔ)上，結(jié)合我國文件與檔案管理實踐的具體情況，經(jīng)過充實與改進而形成的。[1]因此，西方版可稱為原創(chuàng)型版本（即原版），中國版可稱為擴充型版本或改進型版本（即改革版）。

3、兩種版本內(nèi)容豐約不同

西方版作為初始的理論化表述，由于受到主觀認(rèn)識的局限和學(xué)科發(fā)展的制約，因此內(nèi)容單一簡明，缺乏理論深度，抽象度不高。雖然如此，仍不失為杰出的理論創(chuàng)新，因為半個多世紀(jì)以來，它不僅指導(dǎo)了檔案管理實踐發(fā)展和理論建設(shè)，而且對檔案學(xué)基礎(chǔ)理論建設(shè)也產(chǎn)生了重要影響，被譽為二十世紀(jì)檔案學(xué)理論豐碑。[2]中國版較全面地概括了文件運動過程的整體性（完整性）、階段性、連續(xù)性和內(nèi)在聯(lián)系性，賦予理論內(nèi)涵以新的深度和廣度，多層面全方位地揭示了文件生命周期運動的基本規(guī)律與特點，將文件生命周期理論豐富發(fā)展為一個系統(tǒng)性理論。由此看來，西方版是初級版本，中國版則是升級版本。

（二）關(guān)于理論層次定位的認(rèn)識

我國檔案學(xué)界不僅對西方版和中國版作了不同的理論定位，而且對中國版的理論定位也有不同的認(rèn)識。

1、西方版和中國版的不同理論層次定位

我國檔案學(xué)者多將西方版視為應(yīng)用理論，其依據(jù)主要是外國檔案學(xué)者的認(rèn)識，如何嘉蓀、史習(xí)人說“目前大多數(shù)西方學(xué)者承認(rèn)的主要是其方法論，也就是今日文件生命周期理論內(nèi)應(yīng)用理論部分的核心（即所謂的‘文件生命周期模式’）”[3]。認(rèn)為中國版的理論品格已經(jīng)提升，已不完全承襲西方版應(yīng)用理論的特性。靳穎在述評文件生命周期理論“中國化”問題時說：“從我國現(xiàn)有的研究成果來看，‘中國化’了的文件生命周期理論與西方的文件生命周期學(xué)說的最大差異就在于：西方學(xué)者只把文件生命周期的研究看作是文件管理的一種模式或?qū)W說，而我國卻通過進一步的充實與改進，已經(jīng)把它上升為檔案學(xué)的重要理論之一。因此，西方的學(xué)說一般只對文件管理有意義，而‘中國化’了的理論則被用來指導(dǎo)文件、檔案管理的全過程。”[4] 故有學(xué)者將西方版稱為“文件生命周期模式（或學(xué)說）”，把中國版稱為“文件生命周期理論”，主張西方版是文件管理模式，主要屬于檔案學(xué)應(yīng)用理論范疇，中國版是文件運動規(guī)律概括，主要屬于檔案學(xué)基礎(chǔ)理論范疇。[5]

2、中國版的不同理論層次定位

目前我國檔案學(xué)界關(guān)于中國版理論定位的認(rèn)識雖較復(fù)雜，但歸納起來，不外乎以下三種基本情況：

（1）“基礎(chǔ)理論”說

持此論者主張中國版屬于基礎(chǔ)理論范疇，如鄒吉輝、何永斌、楊

杰在《文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論研究現(xiàn)狀評析》、《文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論關(guān)系研究》、《文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論關(guān)系再研究》、《科學(xué)認(rèn)識文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論》、《論文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論的理論定位》等文中均反復(fù)申明了該觀點并作了論述。[6]

（2）“兼具兩種理論”說

持此論者認(rèn)為中國版兼具基礎(chǔ)理論與應(yīng)用理論，如何嘉蓀、史習(xí)人認(rèn)為，檔案學(xué)科屬于管理科學(xué)，偏重于應(yīng)用，某些以專門描述文件檔案領(lǐng)域特定現(xiàn)象和規(guī)律的理論，往往既具有基礎(chǔ)理論部分，又具有應(yīng)用理論部分，兩者之間往往很難切割清楚，相互之間存在著千絲萬縷的聯(lián)系，并明確指出“文件生命周期理論從總體而言也有基礎(chǔ)理論和應(yīng)用理論之分”。[7]何達多在《新文件生命周期理論與文件連續(xù)體模式同一性探討》一文中也表達了相同的看法。[8]對此，有學(xué)者將其形象化為“一手牽著基礎(chǔ)理論，一手牽著應(yīng)用理論”。[9]

（3）態(tài)度未明

持此態(tài)度者為數(shù)較多，無論其自覺或不自覺，都沒有給出一個明確的意見，具體情況有二，一種是態(tài)度不定，如章燕華在討論文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論關(guān)系的文章中，先是認(rèn)為文件生命周期理論屬于基礎(chǔ)理論，文件連續(xù)體理論屬于應(yīng)用理論，但最后卻渴望找到第三條發(fā)展道路，又回到了兩種理論定位相同的認(rèn)識上，至于定位何種理論則不明確，令人不解。[10]一種是態(tài)度不清，如安小米、黃霄羽、傅榮校等在論述文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論的關(guān)系時，都將它們視為同一層次理論，并且都沒有明確其理論定位，故筆者姑以態(tài)度不清論。[11]

筆者以為，這些認(rèn)識差異反映了學(xué)者觀點的多元性和學(xué)界思想的開放性，有利于促進學(xué)術(shù)研究的發(fā)展和進步。

（三）關(guān)于理論特點定位的認(rèn)識

隨著我國檔案學(xué)界對文件生命周期理論研究的深入，在其理論特點定位上也有了新的不同認(rèn)識，集中反映在運動維向和反映對象上。

1、在運動維向上，認(rèn)為西方版只是文件常規(guī)運動形式的思維抽象，不是所有文件運動形式的理論概括。具體來說，西方版文件生命周期理論只反映了文件一維運動——縱向運動的常規(guī)形式的規(guī)律與特點；沒有反映文件多維運動——非縱向運動的特殊形式的規(guī)律與特點，如“文件運動跳躍與回流”、 “文件橫向運動”、 “文件螺旋式運動”等，具有一定的理論缺陷[12]。認(rèn)為中國版正在彌補文件生命周期理論之不足，努力使之趨于完整化和完善化。

2、在反映對象上，無論認(rèn)為西方版是“文件管理的一種模式或?qū)W說”，還是認(rèn)為西方版“主要是對文件線性運動規(guī)律而不是管理模式的科學(xué)描述”， [13]都在不同程度上肯定了西方版是一種在于建立文件管理模式的創(chuàng)造性理論，突出的是實踐應(yīng)用性。認(rèn)為中國版是一種在于揭示文件運動內(nèi)在邏輯聯(lián)系和不同文件運動形式之間辯證關(guān)系的系統(tǒng)性理論，側(cè)重理論抽象性。

以上各方面的各種認(rèn)識在客觀上為深化文件生命周期理論研究提供了不同的視角、維度和思路，是值得學(xué)界人士關(guān)注和重視的。

二、文件生命周期理論內(nèi)涵及其結(jié)構(gòu)再認(rèn)識

通過總結(jié)文件生命周期理論中國化的理論研究和實踐運用的歷史過程，結(jié)合我國檔案學(xué)界關(guān)于文件生命周期理論的認(rèn)識現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為，作為文件運動規(guī)律理論體系之一的文件生命周期理論，應(yīng)多層面全方位地系統(tǒng)地揭示文件運動的基本規(guī)律與特點，即其理論系統(tǒng)應(yīng)包括文件運動形式（常規(guī)形式與特殊形式）、文件管理模式、文件管理者職能與角色定位、文件價值變化規(guī)律等理論要素。只有這樣，文件生命周期理論才能成為一個相對完整的科學(xué)體系。

文件生命周期理論的這些要素，根據(jù)物質(zhì)運動的基本原理，可以分為表層與里層兩個方面，其中文件運動形式、文件管理模式當(dāng)屬文件生命周期理論表層要素，文件管理者職能與角色定位、文件價值變化規(guī)律應(yīng)為文件生命周期理論里層要素。

（一）文件生命周期理論表層要素

文件生命周期理論表層要素又可謂之外在要素，它們是文件生命周期理論初始研究的對象，即文件生命周期理論就是從研究文件運動形式和文件管理模式開始的。文件生命周期外在理論要素應(yīng)該且必須反映文件運動外部形態(tài)發(fā)展變化的規(guī)律與特點，包括文件何時運動、如何運動、向何處運動等，換言之，就是要對文件位移的走向、形式及其相應(yīng)的時間、空間、主體等變化的規(guī)律與特點作出合理的解釋、科學(xué)的回答和理性的概括，使之既能真實反映文件運動外部形態(tài)的實際情況，又能增強文件運動外部形態(tài)組織的合理性、科學(xué)性與主體的自覺性，有利于不斷提高和優(yōu)化文件運動外部構(gòu)件的質(zhì)量。

1、文件運動形式

文件運動形式是文件生命周期理體系的重要內(nèi)容，也是西方版文件生命周期理形成的肇端之一。從文件運動的外表形態(tài)和文檔管理過程來看，文件運動形式呈現(xiàn)出縱向式常規(guī)運動和多向式非常規(guī)運動兩種狀況，文件運動無論以那一種形式表現(xiàn)出來，都具有一定的生命周期，因此，它們是文件生命周期理論必須完成的一項重要且主要的研究任務(wù)。其中，縱向式常規(guī)運動形式是文件運動主流形式，已為現(xiàn)有文件生命周期理論所概括，并為現(xiàn)有文件生命周期理論的核心；多向式非常規(guī)運動形式目前尚在學(xué)者研討之中，已形成三種主要觀點，即以何嘉蓀為代表的“文件運動跳躍與回流”說，以吳品才為代表的“文件橫向運動”說，以鄒吉輝為代表的“文件螺旋式運動”說。文件縱向式常規(guī)運動和多向式非常規(guī)運動，既是物質(zhì)運動普遍性與特殊性在文件運動中的具體反映，也是文件運動形式多樣性、豐富性的具體表現(xiàn)，兩者缺一不可，相輔相成，共同構(gòu)成了完整的文件運動形式體系。

2、文件管理模式

文件管理模式作為文件生命周期理體系的重要內(nèi)容，是西方版文件生命周期理形成的又一肇端。從文件管理實踐來看，一定的文件運動形態(tài)在一定的時間點和空間點上與一定的管理主體具有一定的對應(yīng)關(guān)系（即文件運動階段性與管理變化階段性具有相對的統(tǒng)一性），具體來說，第一階段——現(xiàn)行文件時，處于實施或辦理狀態(tài)的文件適宜由職能部門獨立存放和管理；第二階段——半現(xiàn)行文件時，處于備查狀態(tài)的文件適宜由檔案服務(wù)部門（機關(guān)檔案室、聯(lián)合檔案室或文件中心，下同）集中存放和管理；第三階段——非現(xiàn)行文件時，處于歷史狀態(tài)的文件適宜由社會專業(yè)機構(gòu)（檔案館，下同）統(tǒng)一存放和管理。

這種文件管理模式具有如下兩個特點：一是反映了文件信息利用規(guī)律，即現(xiàn)行文件由作為信息一線部門的職能部門管理，既能夠最大限度地方便其履行職責(zé)，充分發(fā)揮現(xiàn)行文件的作用，又能夠省時省力，提高辦事效率；半現(xiàn)行文件由作為信息后勤部門的服務(wù)部門集中管理，既能夠最有利于整合人、財、物資源，降低管理成本，又能夠?qū)n案所有者提供系統(tǒng)性、成套性的信息服務(wù)（無償或有償），提高檔案利用效能；非現(xiàn)行文件由作為信息職業(yè)部門的社會專業(yè)機構(gòu)統(tǒng)一管理，既便于整合檔案資源，建設(shè)國家檔案體系，確保檔案安全，又便于面向全社會開放利用，最大限度地實現(xiàn)檔案歷史文化價值。二是反映了文件信息系統(tǒng)形成規(guī)律，文件運動從職能部門（形成者）開始，經(jīng)過檔案服務(wù)部門（中轉(zhuǎn)站），最后到達社會專業(yè)機構(gòu)（歸宿），在這一過程中，文件信息在實現(xiàn)由現(xiàn)實性向歷史性轉(zhuǎn)變的同時，也實現(xiàn)了由點（單件） 線（類） 面（全宗） 體（全體）的集群化發(fā)展變化，最終形成了一定區(qū)域內(nèi)完整的檔案信息資源體系。

（二）文件生命周期理論里層要素

文件生命周期理論里層要素亦稱內(nèi)在要素，又可再分為淺、深兩個層次，淺層理論要素為文件管理者職能與角色定位（即不同機關(guān)應(yīng)對不同價值階段的文件承擔(dān)相應(yīng)職責(zé)的分工及其銜接），深層理論要素為文件價值理論（包括文件價值轉(zhuǎn)化過程及其內(nèi)在邏輯聯(lián)系等）。其中淺層理論要素在西方版文件生命周期理論中有所顯示，但缺乏清晰度和完整性；深層理論要素在西方版文件生命周期理論中雖然沒有明確反映出來，但其蘊意幾乎昭然若揭，為后來學(xué)者發(fā)展、豐富和完善文件生命周期理論提供了必要的的認(rèn)識基礎(chǔ)。

筆者以為，從理論建設(shè)目的與理論應(yīng)有功能來看，文件生命周期內(nèi)在理論要素應(yīng)該且必須反映文件運動發(fā)展變化的動力及其規(guī)律與特點，包括文件為什么會運動、通過什么運動、怎樣實現(xiàn)運動、能否及怎樣控制其運動等，換言之，就是要對文件位移的作用力、作用方向及其相應(yīng)的主、客觀條件等規(guī)律與特點作出合理的解釋、科學(xué)的回答和理性的概括，使之既能真實反映文件運動內(nèi)部規(guī)律和特點，又能增強文件運動內(nèi)在動力配合的主動性、協(xié)調(diào)性與主體的能動性，不斷提高和優(yōu)化文件運動內(nèi)部要素組合的質(zhì)量。此前學(xué)者們雖然沒有做這樣多層面的系統(tǒng)研究與剖析，但給予了我們進行這種認(rèn)識的目標(biāo)指向，提供了許多可貴的教益和啟迪。筆者沿著這一路徑深入分析論述如下：

1、文件管理者職能與角色定位

文件運動的動力之一就是社會需要（即有一定的利用主體）變化，不同的社會需求為文件不同的社會功能（即利用價值）的形成、實現(xiàn)及其轉(zhuǎn)化提供了客觀上的可能性和可行性，換言之，沒有不同的社會需求，文件的不同社會功能要么不可能產(chǎn)生，要么不可能實現(xiàn)和轉(zhuǎn)化，可見社會需要及其變化是文件價值產(chǎn)生、發(fā)展不可或缺的決定性因素，因此，社會需要及其變化就是文件運動強大而不竭的客觀動力。在文件不同社會功能產(chǎn)生、發(fā)展、實現(xiàn)和轉(zhuǎn)化及其相應(yīng)的時、空移動變換的全部過程中，不同社會需要是通過不同的文件管理者來實現(xiàn)的，因此，不同的文件管理者在文件不同社會功能實現(xiàn)和轉(zhuǎn)化及其相應(yīng)時、空中負(fù)有特定的職能分工，承擔(dān)一定的角色責(zé)任，并且在其履行不同分工的職責(zé)，努力實現(xiàn)當(dāng)期文件社會功能的同時，還須相互聯(lián)系、密切配合、緊密銜接，共同為文件社會功能的有序轉(zhuǎn)化和全面實現(xiàn)創(chuàng)造條件、提供服務(wù)。具體而言，文件處于現(xiàn)行作用階段時，文件執(zhí)行或辦理的職能部門不僅要負(fù)責(zé)現(xiàn)行文件社會功能的實現(xiàn)，而且還要負(fù)責(zé)現(xiàn)行文件的收集、存放和管理，并在檔案服務(wù)部門指導(dǎo)下按照歸檔制度要求適時做好整理和歸檔工作，因此，現(xiàn)行文件管理應(yīng)定位于形成者（包括文件制發(fā)者和執(zhí)行者，下同）職能工作，即只能由文件形成者（職能部門）負(fù)責(zé)管理。文件處于備查作用階段時，檔案服務(wù)部門則在同級檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)下按照國家檔案法規(guī)要求認(rèn)真完成三大任務(wù)，一是歸檔驗收并集中存放、統(tǒng)一管理立檔單位全部歸檔文件；二是對歸檔文件實施安全保管、提供利用、統(tǒng)計上報等；三是向同級國家檔案館移交需長久保存的檔案，因此，半現(xiàn)行文件管理可定位于機關(guān)非職能工作，即可由文件形成者（本機關(guān)檔案室）負(fù)責(zé)管理，也可委托非形成者（聯(lián)合檔案室或文件中心）負(fù)責(zé)管理。文件處于歷史文化作用階段時，社會專業(yè)機構(gòu)則在同級檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)下按照國家檔案法規(guī)要求切實履行五個方面職責(zé)，一是負(fù)責(zé)接收、征集檔案，不斷豐富檔案信息資源，著力建設(shè)結(jié)構(gòu)合理的檔案信息資源體系；二是科學(xué)管理館藏檔案，負(fù)責(zé)檔案的完整與安全；三是負(fù)責(zé)檔案信息資源的社會開發(fā)利用，不斷提高檔案對經(jīng)濟社會建設(shè)的貢獻率；四是負(fù)責(zé)對期滿檔案的鑒定與銷毀，優(yōu)化館藏檔案資源結(jié)構(gòu)；五是開展檔案科學(xué)技術(shù)研究，不斷探索檔案工作規(guī)律與特點，促進檔案工作的科學(xué)發(fā)展，因此，非現(xiàn)行文件管理應(yīng)定位于社會職能工作，即只能由社會專業(yè)機構(gòu)或被授權(quán)機構(gòu)負(fù)責(zé)管理。文件管理者職能與角色定位是促進文件作用朝外化（社會化）方向有序轉(zhuǎn)化、實現(xiàn)前后社會功能無縫鏈接的有效控制手段與保障。

2、文件價值運動規(guī)律

文件運動是由文件的管理主體、信息客體、利用受體在一定時、空有機結(jié)合并按照一定規(guī)律有序轉(zhuǎn)換的一個完整的變化過程（無論是有限或永恒），其內(nèi)在動力就是文件固有價值轉(zhuǎn)化。不同的社會需求是文件不同社會功能形成、實現(xiàn)及其轉(zhuǎn)化必需的客觀條件（外因），而不同的文件固有價值是文件不同社會功能形成、實現(xiàn)及其轉(zhuǎn)化必然的主觀條件（內(nèi)因），其關(guān)系正如毛澤東在《矛盾論》中所說“外因是變化的條件，內(nèi)因是變化的根據(jù)，外因通過內(nèi)因而起作用”。 文件固有價值是指文件與生俱來的價值，具體表現(xiàn)為三種價值形態(tài)，即現(xiàn)行文件價值、半現(xiàn)行文件價值和非現(xiàn)行文件價值。其中，現(xiàn)行文件價值是指文件所具有的現(xiàn)實活動（包括公私事務(wù)）的組織、指揮等導(dǎo)向作用，可稱之為工具性價值；半現(xiàn)行文件價值是指暫存期文件對形成者所具有的備查作用，通常稱之為憑證性價值；非現(xiàn)行文件價值是指永存期文件對非形成者（社會利用者）所具有的科學(xué)文化研究作用，通常稱之為情報性價值。在我國檔案學(xué)語境中，一般把文件的工具性價值直接叫作“文件價值”，把文件的憑證性價值和情報性價值直接統(tǒng)稱“檔案價值”。從文件生命周期實踐來看，文件的三種價值形態(tài)既具有一定（相對）的獨立性，又具有相互的聯(lián)系性和可轉(zhuǎn)化性，即這些價值既可以靜態(tài)形式獨立存在為價值單體，又能以動態(tài)形式構(gòu)成具有內(nèi)在聯(lián)系并可轉(zhuǎn)化（順向和多向）的價值體系，因此，有的文件在工具性價值實現(xiàn)后就失去了保存價值，即可銷毀，不再轉(zhuǎn)化為檔案；有的文件雖轉(zhuǎn)化為檔案，但只具有定期的憑證性價值，一定期滿后就失去了繼續(xù)保存價值，即可銷毀，不再轉(zhuǎn)化為永存檔案；只有極少數(shù)文件完全具有三種價值，得到永久保存。

上述分析和事實說明，沒有不同的文件固有價值及其可轉(zhuǎn)化運動，文件的不同社會功能要么無從產(chǎn)生，要么無從實現(xiàn)和轉(zhuǎn)化，可見文件固有價值及其變化是文件不同價值產(chǎn)生、發(fā)展的根本性因素，因此，文件固有價值及其變化就是文件運動本源的內(nèi)在動力。這就是文件價值理論得以構(gòu)建的認(rèn)識基礎(chǔ)、所要揭示的運動規(guī)律和必須解答的實踐問題，也是文件功能能夠由內(nèi)向外轉(zhuǎn)化、不斷擴展輻射時空范圍的內(nèi)在依據(jù)，從而為文件功能的社會化（具體表現(xiàn)為信息管理主體與利用主體定位逐步外移）由可能性變?yōu)楝F(xiàn)實性提供了根本條件和原動力。

（三）文件生命周期理論表、里層要素的結(jié)構(gòu)關(guān)系

就文件生命周期理論體系而言，上述文件的運動形式、管理模式、管理者職能與角色定位、價值變化規(guī)律，僅為現(xiàn)已認(rèn)識到的要素，并非全部要素。因此，現(xiàn)在分析該體系理論要素結(jié)構(gòu)關(guān)系，雖有為時尚早之嫌，但作為學(xué)科理論基本建設(shè)的一種基礎(chǔ)性探索，又是完全必要的。故筆者不揣冒昧，試作粗淺分析，以便拋磚引玉。

文件生命周期理論內(nèi)涵諸要素具有對立統(tǒng)一的辯證關(guān)系，里層要素作為根本性要素，既決定了表層要素的存在又受到表層要素的一定制約；表層要素作為不可或缺的重要成分，亦受制并反作用于一定里層要素；其中“價值變化規(guī)律”作為核心要素，又是其他所有要素得以存在的根本條件。在社會發(fā)展過程中，它們之間對立是絕對的，統(tǒng)一是相對的。君不見，自20世紀(jì)40年代初以來，“現(xiàn)行文件→半現(xiàn)行文件→非現(xiàn)行文件”的文件運動形式、“文件形成機關(guān)→檔案室（文件中心）→檔案館”的文件管理模式、“現(xiàn)行文件執(zhí)行者→半現(xiàn)行文件內(nèi)向型服務(wù)者→非現(xiàn)行文件外向型服務(wù)者”的管理者職能與角色定位，在手工運作條件下，無不沿著“工具價值→憑證價值→情報價值”的文件價值變化規(guī)律按階段逐步展開。當(dāng)計算機和網(wǎng)絡(luò)改變了文件運動形式和文件管理模式的技術(shù)環(huán)境和運行機制以后，管理者職能與角色定位受到了沖擊，傳統(tǒng)理論的平衡性遭到了“顛覆”。為了應(yīng)對新技術(shù)環(huán)境和適應(yīng)新運行機制，不得不對手工運作過程進行改造，打破了時空限制，簡化了流通環(huán)節(jié)，優(yōu)化了整體結(jié)構(gòu)，實行了一體化操控，調(diào)整了管理者職能與角色定位，節(jié)省了人、財、物力，提高了工作效益，并由此開啟了檔案學(xué)理論的新思維。這些變化表面上似乎超越了文件價值變化規(guī)律，其實并沒有脫離文件價值變化規(guī)律的軌道，只不過是以一種新的形式反映文件價值變化規(guī)律罷了，換言之，這些變化已成為新形勢下文件生命周期理論內(nèi)涵諸要素由對立到統(tǒng)一轉(zhuǎn)化的助推器，在促進理論與實踐協(xié)調(diào)發(fā)展的過程中幫助文件生命周期理論要素實現(xiàn)新的平衡。文件生命周期理論內(nèi)涵要素就是在“破”和“立”交替的歷史過程中不斷豐富發(fā)展，逐步形成科學(xué)化完整性體系的。現(xiàn)將其結(jié)構(gòu)關(guān)系圖解如下：

文件生命周期理論內(nèi)涵要素結(jié)構(gòu)關(guān)系示意圖

表層要素 里層要素

文︵ 文 其 管 其 價

件常 件 他 理 他 值

運規(guī) 管 ︵ 職 ︵ 變

動與 理 待 能 待 化

形特 模 發(fā) 與 發(fā) 規(guī)

式殊 式 掘 定 掘 律

︶ ︶ 位 ︶

參考文獻

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