高校檔案工作踐行“兩個(gè)體系”檔案思想的探索

攀枝花學(xué)院 楊杰

主要內(nèi)容：本文主要以“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”，“建立兩個(gè)體系”檔案思想的內(nèi)涵為基礎(chǔ)，結(jié)合高校檔案工作實(shí)際，對(duì)其進(jìn)行深入，全面的剖析，并對(duì)貫徹實(shí)施該檔案思想的具體措施進(jìn)行了詳細(xì)的闡述。

關(guān)鍵詞：高校檔案 檔案思想 兩個(gè)轉(zhuǎn)變 兩個(gè)體系

２００７年９月，國(guó)家檔案局（館）長(zhǎng)楊冬權(quán)同志在紀(jì)念檔案法頒布２０周年座談會(huì)上講話時(shí)提出了建設(shè)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變，建立兩個(gè)體系”的檔案工作思想，即“轉(zhuǎn)變重事輕人，重物輕人，重典型輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識(shí)，重視所有涉及人的檔案的價(jià)值，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系；轉(zhuǎn)變檔案工作中重機(jī)關(guān)團(tuán)體利用，輕個(gè)人利用，重為機(jī)關(guān)團(tuán)體服務(wù)，輕為群眾服務(wù)的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識(shí)，象重視為機(jī)關(guān)團(tuán)體利用那樣重視人民群眾利用，建立方便人民群眾的檔案利用體系”這是針對(duì)全國(guó)檔案工作面臨的實(shí)際問(wèn)題提出來(lái)的，是新形勢(shì)下檔案工作全面科學(xué)發(fā)展的體現(xiàn)，是與時(shí)俱進(jìn)的體現(xiàn)，是檔案工作新時(shí)期的戰(zhàn)略思考，這個(gè)命題的提出，必將促使檔案工作思維方式上的再轉(zhuǎn)變，戰(zhàn)略思考上的再明確，科學(xué)發(fā)展上的再跨越。

一、結(jié)合高校實(shí)際對(duì)檔案工作的“兩個(gè)轉(zhuǎn)變，建立兩個(gè)體系”理解

高校檔案事業(yè)既是國(guó)家教育事業(yè)的組成部分，又是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分，高校檔案工作為了能夠在新的歷史時(shí)期獲得新的發(fā)展，只有堅(jiān)持在國(guó)家教育行政部門的主管下，檔案行政部門的監(jiān)督，檢查，指導(dǎo)下，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，全面地貫徹和落實(shí)以人為本的“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”，“建立兩個(gè)體系”的檔案工作戰(zhàn)略思想，立足實(shí)際，才能謀求新發(fā)展，實(shí)現(xiàn)新跨越。

（一）“轉(zhuǎn)變重事輕人，重物輕人，重典型輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識(shí)，重視所有涉及人的檔案的價(jià)值，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”。高校檔案所涉及到的“人“主要指學(xué)校的全體教職員工和學(xué)生。教職工包括從事教學(xué)的教師，從事管理的行政人員，教學(xué)輔助人員及工人等。該體系明確要求我們高校檔案工作轉(zhuǎn)變以前重視有價(jià)值的設(shè)備、設(shè)施、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)者、大師在校形成的各類檔案，而忽略涉及廣大教職員工、學(xué)生在工作、學(xué)習(xí)，生活中形成的檔案資料，現(xiàn)在和今后必須重視涉及學(xué)校全體教職員工和學(xué)生個(gè)人在工作，學(xué)習(xí)和生活過(guò)程中形成的相關(guān)檔案資料，建立覆蓋學(xué)校的教職工及學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活等密切相關(guān)的檔案資源體系（估且稱為高校民生檔案資源體系）。

（二）“轉(zhuǎn)變檔案工作中重機(jī)關(guān)團(tuán)體利用，輕個(gè)人利用，重為機(jī)關(guān)團(tuán)體服務(wù)，輕為群眾服務(wù)的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識(shí)，象重視為機(jī)關(guān)團(tuán)體利用那樣重視人民群眾利用，建立方便人民群眾的檔案利用體系”。高校的機(jī)關(guān)團(tuán)體主要指從事行政，黨務(wù)，教學(xué)和科研管理的各類團(tuán)體。高校檔案工作要轉(zhuǎn)變以前注重為從事行政、黨務(wù)、教學(xué)和科研管理的團(tuán)體利用，輕視或者忽視學(xué)校的教職工，學(xué)生個(gè)人的利用，建立便于學(xué)校教職員工和學(xué)生利用檔案資源的利用體系。

（三） “兩個(gè)轉(zhuǎn)變，建立兩個(gè)體系”檔案思想與近幾年來(lái)高校檔案工作發(fā)展和服務(wù)的關(guān)系。

實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”，建立“兩個(gè)體系”的檔案思想是對(duì)近年來(lái)高校檔案工作發(fā)展和服務(wù)思想的繼承、創(chuàng)新和發(fā)展。

1．它們的發(fā)展思路是一脈相承的，新的發(fā)展理念不是對(duì)過(guò)去檔案工作發(fā)展思路的簡(jiǎn)單否定。一方面現(xiàn)有檔案資源中涵蓋了涉及高校教職員工及學(xué)生的檔案內(nèi)容，在檔案服務(wù)教職員工及學(xué)生利用中發(fā)揮了一定的作用；另一方面由于長(zhǎng)期以來(lái)在檔案資源建設(shè)中存在的重物質(zhì)、設(shè)備、設(shè)施、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、大師、名師和重大事件的傳統(tǒng)觀念，使得高校現(xiàn)有的檔案工作不能夠滿足各級(jí)、各類高校教職員工及學(xué)生對(duì)其日益增長(zhǎng)的需要。

2．是對(duì)近年來(lái)高校檔案工作的創(chuàng)新和發(fā)展。這一戰(zhàn)略思想充分體現(xiàn)了我們高校檔案事業(yè)發(fā)展必須關(guān)注基層，服務(wù)基層，充分體現(xiàn)“以人為本”的檔案思想和服務(wù)和諧校園建設(shè)及和諧社會(huì)建設(shè)的時(shí)代要求，是近年來(lái)高校檔案工作發(fā)展思路與時(shí)俱進(jìn)的具體體現(xiàn)。

二、高校踐行“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”建立“兩個(gè)體系”所采取的措施

（一）重新認(rèn)識(shí)高校檔案及高校檔案工作。

1．高校檔案的含義。

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案管理辦法》和教育部27號(hào)令《高校檔案管理辦法》對(duì)檔案的定義，結(jié)合高校的實(shí)際，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以“以人為本”、與時(shí)俱進(jìn)和創(chuàng)新思想為基礎(chǔ)對(duì)其定義如下：

高校檔案指高校的教職工在工作、學(xué)習(xí)、生活及學(xué)生完成學(xué)業(yè)過(guò)程中形成的有查考利用價(jià)值的各種形式的文字、圖表、聲音、符號(hào)、數(shù)字代碼序列的原始記錄。

2．高校檔案工作

高校檔案工作即高校檔案事業(yè)，是高等教育事業(yè)的一部分。分狹義和廣義兩種，廣義的高校檔案工作指以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以促進(jìn)教育事業(yè)發(fā)展為核心，以“以人為本”為工作思路，圍繞檔案所進(jìn)行的理念、技術(shù)、方式，方法、手段的總和，包括檔案教育，檔案科研、檔案出版和高校檔案館（室）圍繞檔案所進(jìn)行的一系列工作。狹義高校檔案工作指高校檔案館（室）以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以“以人為本”為工作思路，圍繞檔案所進(jìn)行的一系列工作。包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)，本人所談的主要指狹義高校檔案工作。

（二）轉(zhuǎn)變觀念

1．在檔案價(jià)值上，我們要樹(shù)立“教職工和學(xué)生是根本，是創(chuàng)造高校歷史的主人”的新觀念，要重視所有涉及到學(xué)校教職工個(gè)人及學(xué)生個(gè)人形成檔案的價(jià)值。

2．在檔案服務(wù)觀念上，我們要樹(shù)立“教職工及學(xué)生至上”、“教職員工及學(xué)生最大“的新觀念。我們要改革，甚至創(chuàng)新現(xiàn)有的服務(wù)方式，方法，手段，創(chuàng)造一切條件，讓他們能夠快速，便捷，高效地利用到他們所需的檔案信息。

（三）修改、制定相關(guān)的規(guī)章制度。

我們高校檔案工作必須以“以人為本“的思想為指導(dǎo)，重新審視過(guò)去已經(jīng)制定的有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度，修改以前重物輕人，重事輕人，重典型，輕普通人物的相關(guān)規(guī)章與制度，修改那些輕視、忽略、排斥普通人檔案和不利于普通人利用檔案的不合理?xiàng)l款，特別是修改各歸檔案單位或者各相關(guān)類別的文件歸檔范圍和保管期限表，確保把涉及教職工及學(xué)生個(gè)人，關(guān)系他們切身利益的文件材料，列入歸檔范圍，并延長(zhǎng)其保管期限。

（四）整合過(guò)去已經(jīng)形成檔案中涉及個(gè)人的檔案資源的開(kāi)發(fā)

在過(guò)去已經(jīng)形成并且收藏著的檔案中，有不少檔案含有大量的關(guān)于教職工及學(xué)生個(gè)人的相關(guān)信息，與維護(hù)他們利益息息相關(guān)。如教職工的任課表，科研論文，教案，聽(tīng)課記錄，職工的社保、醫(yī)保材料、各類登記表等；學(xué)生的考試記錄，成績(jī)記錄、違紀(jì)記錄，獲獎(jiǎng)記錄，體檢記錄及各類鑒定表等。在以前，我們對(duì)這些信息并沒(méi)有太多的重視，現(xiàn)在，我們要貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，體現(xiàn)以人為本的的檔案戰(zhàn)略思想，我們就應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)這些現(xiàn)有資源進(jìn)行整合，優(yōu)先對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化、信息化，編研等，優(yōu)先開(kāi)發(fā)利用這些檔案。

（五）要時(shí)刻關(guān)注并重視新形成的涉及教職工及學(xué)生個(gè)人形成的檔案

我們?cè)诮窈蟮墓ぷ髦幸芮嘘P(guān)注高校各歸檔單位在落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，體現(xiàn)以人為本的思想指導(dǎo)下形成的新政策，新舉措，開(kāi)辟的新領(lǐng)域，開(kāi)展的新工作，為這些“新”領(lǐng)域及“新”工作形成的資料進(jìn)行及時(shí)積累，收集，歸檔，納入檔案資源體系，確保所有涉及到高校教職工及學(xué)生個(gè)人信息的檔案資料得到歸檔收集，不再散失在檔案資源體系之外；同時(shí)督促相關(guān)單位（部門）保管好，利用好這些檔案資料，及時(shí)有效地為教職工及學(xué)生個(gè)人服務(wù)。

（六）創(chuàng)新工作手段，改進(jìn)服務(wù)形式。

1. 類別增設(shè)：我們以往的檔案類別中，不能完全地包容所有涉及高校教職工和學(xué)生個(gè)人檔案信息的類別，既使有相關(guān)類別，也不便于利用，因此，為了突出這些相關(guān)信息和便于以后的利用，我們可以在高校檔案類別中設(shè)置一個(gè)大類，民生類，民生類下設(shè)置一些與教職工和學(xué)生個(gè)人形成信息相關(guān)的二級(jí)類別或者三級(jí)類別，二級(jí)或者三級(jí)類別的數(shù)量由相關(guān)信息的多少確定，盡可能地把高校教職工和學(xué)生在工作、學(xué)習(xí)、生活過(guò)程中形成的相關(guān)信息包容完全與完整。

2. 靈活歸檔：針對(duì)民生類檔案形成的特點(diǎn)，我們高校可以根據(jù)各自的實(shí)際采取定人進(jìn)行定期和不定期的形式到各相關(guān)單位進(jìn)行檔案資料收集，也可以采取征集的方式收集，甚至在某些時(shí)候可以采取檔案館藏雙方交流、寄存、復(fù)印的方式收集相關(guān)內(nèi)容信息的檔案，目的就是盡可能地豐富和完善民生檔案，充實(shí)民生檔案資源，為提供高質(zhì)量的民生檔案信息服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

3.改進(jìn)服務(wù)形式，創(chuàng)新服務(wù)方式。

改變以前單一的檔案部門閱文室利用服務(wù)的形式，我們可以把涉及教職員工及學(xué)生個(gè)人信息檔案（在充分保證合法的條件下）進(jìn)行轉(zhuǎn)化，充分地利用電話、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、電視、舉辦展覽、報(bào)刊等形式的服務(wù)平臺(tái)，把這些信息及時(shí)地，全面地傳達(dá)給需要這些相關(guān)信息的用戶，做到信息暢通到戶，自由選擇，建立真正意義上的民生信息家庭自選超市。

三、高校貫徹、落實(shí)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變，建立兩個(gè)體系”應(yīng)該注意的問(wèn)題

（一）及時(shí)性。

“以人為本”是我們國(guó)家目前建設(shè)和諧社會(huì)的主旋律，我們高校檔案工作應(yīng)該積極主動(dòng)地投入到當(dāng)前建設(shè)與發(fā)展的大潮中，為和諧社會(huì)的建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量，這樣也才能在以后的建設(shè)與發(fā)展中獲得一席之地，真正地體現(xiàn)“有為才有位”工作思想。如果我們高校檔案工作猶豫再三、躊躇不前，患得患失，我們遲早會(huì)被時(shí)代淘汰，會(huì)遭到歷史的主人唾罵，成為歷史的罪人。當(dāng)前時(shí)代要求我們，檔案工作也要求我們行動(dòng)起來(lái)，貫徹落實(shí)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變，建立兩個(gè)體系”刻不容緩。

（二） 處理好“建立兩個(gè)體系”與保密之間的關(guān)系

1.對(duì)立關(guān)系。

由于該利用體系的核心是涉及到高校教職工及學(xué)生個(gè)人在工作、學(xué)習(xí)、生活過(guò)程中形成的相關(guān)材料，這些材料有很多涉及到個(gè)人的一些隱私，按照《民法》的相關(guān)規(guī)定，個(gè)人隱私是受到國(guó)家保護(hù)的，在一定范圍內(nèi)屬于保密范疇，然而我們建立這兩個(gè)體系的目的是盡可能多地包容和盡最大限度地開(kāi)放這些信息，讓更多的人能夠利用這些信息，故它們?cè)诒砻嫔洗嬖谝欢ǖ膶?duì)立性。

2.統(tǒng)一性。

保密是“兩個(gè)體系”建立的保障，只有在充分確保這些涉及教職員工及學(xué)生個(gè)人檔案信息安全的情況下，才能夠建立起完整，系統(tǒng)的“兩個(gè)體系”，否則無(wú)法收集到他們的相關(guān)信息，“兩個(gè)體系的建立”也就失去了源泉。 “建立兩個(gè)體系”是保密的內(nèi)容，只有真正地建立了“兩個(gè)體系”，我們高校檔案工作的保密才有充實(shí)而又完整的內(nèi)容。否則保密就是一句空話。因此這兩者之間具有相互依賴，密不可分的統(tǒng)一性。

“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”，“建立兩個(gè)體系”是社會(huì)和國(guó)家對(duì)我們高校檔案工作時(shí)代使命召喚，我們高校檔案工作要具有時(shí)代緊迫感，要義不容辭地接受它，珍惜它，把它當(dāng)作既是使命，又是機(jī)遇，使自己能夠在新的歷史時(shí)期獲得新的發(fā)展，再創(chuàng)佳績(jī)與高峰。

參考資料：

1.《“實(shí)現(xiàn)兩個(gè)轉(zhuǎn)變”、“建立兩個(gè)體系”的理論價(jià)值和實(shí)踐意義》載于《中國(guó)檔案報(bào)》2008年9月11日 第三版

2.《“建立兩個(gè)體系”、“實(shí)現(xiàn)兩個(gè)轉(zhuǎn)變”》載于《中國(guó)檔案報(bào)》2008年5月1日 第三版

3.《檔案部門怎樣進(jìn)步貫徹以人為本建立“兩個(gè)體系“》載于《中國(guó)檔案報(bào)》2008年7月17日 第三版

4.梁永芳，高惠琴《以建立“兩個(gè)體系“為目標(biāo) 加強(qiáng)民生檔案資源建設(shè)》載于《中國(guó)檔案報(bào)》2008年11月24日第三版，