隨著人類進(jìn)入信息社會(huì)及現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，電子文件作為一種數(shù)字化信息，從其產(chǎn)生、處理、傳遞甚至整理、保管、利用等各個(gè)方面都向檔案界提出了一系列新的課題。在人類發(fā)展長河中，從最初的“結(jié)繩記事”到電子文件出現(xiàn)之前的各類型載體的檔案，沒有什么能像電子文件那樣給檔案管理帶來深刻的震憾與變革。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理理論和管理方法已經(jīng)不能完全適用于電子文件的管理，面對(duì)這一新生事物的蓬勃發(fā)展，檔案工作者只充分認(rèn)識(shí)電子文件的特點(diǎn)及形成過程，制定出一套合理、可行的電子文件管理方法，才能發(fā)揮電子文件的優(yōu)越性。
   電子文件是經(jīng)過電子技術(shù)處理而存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等介質(zhì)上的數(shù)字信息的集合體。目前我國在電子文件管理和應(yīng)用的實(shí)踐中存在著種種認(rèn)識(shí)和理解誤區(qū)，導(dǎo)致管理無效無規(guī)則或漏洞百出，達(dá)不到社會(huì)發(fā)展對(duì)電子文件管理的要求，追根溯源是由于對(duì)電子文件的屬性認(rèn)識(shí)不夠或管理意識(shí)欠缺。一般來說，檔案的原始性包含兩層含義：檔案本身是原件；檔案所包含的信息是真實(shí)的。但對(duì)于電子文件而言，原件這個(gè) 概念似乎不太適用了。電子文件所包含的技術(shù)因素使得它始終處于動(dòng)態(tài)的過程之中，一方面，電子文件中的信息不再對(duì)原始記錄載體“從一而終”，不再具有物理意義上的固定實(shí)體狀態(tài)，也不再具固定的物理位置，載體與信息處于相對(duì)獨(dú)立的狀態(tài)；同時(shí)，電子信息不能被人眼直接識(shí)讀，而且易于改變。不論是在客觀的遷移過程中，還是在人為的生成和利用中，電子文件信息都極易發(fā)生變化，因此很難說某一文件就是“原件”，至少不是傳統(tǒng)意義上的有形“原件”。因此，確定電子文件原始性的關(guān)鍵在于確定電子文件的真實(shí)性和可靠性，其真實(shí)性是指，文件由特定機(jī)構(gòu)使用安全可靠的系統(tǒng)軟件生成，并沒有被篡改或破壞；可靠性則指文件的內(nèi)容值得依賴。這兩個(gè)概念的區(qū)別在于：真實(shí)性是指文件的來源是可信的，而且自文件生成之時(shí)起沒有被改動(dòng)過，可靠性是指文件生成之時(shí)其內(nèi)容與客觀事實(shí)相符。然而電子文件在其生成，運(yùn)轉(zhuǎn)，歸檔過程中，文件內(nèi)容極易被修改，一旦電子文件遭到篡改或破壞，很難復(fù)原，即使發(fā)現(xiàn)留有拷貝，也很難判定拷貝的內(nèi)容是否也被篡改過，原有的文件也就面目全非了。正是由于夸大了電子文件的不確定性和不可靠性，使得人們對(duì)于電子文件的管理產(chǎn)生畏難心理。但大量的社會(huì)需求已不允許人們?cè)僖晃兜啬爻梢?guī)，固步自封了。當(dāng)電子文件取代手寫文件，CAD取代手工繪圖，e-mail取代信件，電子商務(wù)取代傳統(tǒng)貿(mào)易，電子合同取代紙質(zhì)合同，信用卡取代傳統(tǒng)存折、存單的時(shí)候，我們還有什么理由不接受電子文件，不讓電子文件開啟我們的新視野呢？在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)技術(shù)普遍使用的今天，電子文件已經(jīng)在很大程度上取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件成為社會(huì)活動(dòng)活動(dòng)最直接的記錄。尤其是在電子商務(wù)活動(dòng)中，幾乎所有的業(yè)務(wù)往來文件都是通過計(jì)算機(jī)生成并由網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)模谶@種情況下電子文件往往是唯一的記錄。因此，電子文件應(yīng)獲得與傳統(tǒng)檔案文件同等重要的地位。
    經(jīng)過不斷探索，人們對(duì)電子文件有了初步統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，并對(duì)電子文件管理有了一定的實(shí)踐。目前，許多企業(yè)都采取集中統(tǒng)一和二套制的管理原則。之所以將電子文件與紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔，是因?yàn)樵陔娮游募墓芾碇贫取⒐芾砑夹g(shù)與方法、管理設(shè)備、通訊設(shè)備等方面仍存在這樣那樣的問題，在這些問題沒有得到有效解決之前，這種紙質(zhì)文件和電子文件“同時(shí)服役”的狀況有其存在的合理性和必要性。但是以發(fā)展的眼光看，二套制絕非長久之計(jì)，因?yàn)樗环想娮游募男纬梢?guī)律。電子文件不再以物化形成出現(xiàn)，它是在計(jì)算機(jī)上生成的、在網(wǎng)絡(luò)中運(yùn)行的。而二套制是在電子文件的生命周期之外對(duì)其強(qiáng)行克隆物化，這必然造成文件使用與保管要求上的沖突。人們生成和使用電子文件僅有一個(gè)目---------便捷。如果向電子文件形成者推行二套制，無疑會(huì)受到抵制。如果二套制中的各項(xiàng)管理工作全部由檔案工作人員來完成，那么檔案工作永遠(yuǎn)都是在疲于奔命。隨著電子文件的迅猛增長，歸檔工作會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后，許多電子文件無法及時(shí)納入管理系統(tǒng)并提供利用。要解決這些問題就必須使檔案工作向前端延伸，參與到文件工作中去，記錄從電子文件“出生”到歸檔成為電子檔案的一切活動(dòng)過程和處理情況，即實(shí)現(xiàn)前端控制。從管理體制角度說，檔案工作人員一般不具備從事前端控制的職能。另外更重要的一點(diǎn)是檔案工作與各工作部門只是服務(wù)與服務(wù)對(duì)象的關(guān)系，檔案人員的過多介入會(huì)引起一線工作人員的反感，如果影響到他們的本職工作，那是任何部門都不允許的。因此要真正實(shí)行前端控制，在技術(shù)上必須實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化輔助管理，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)電子文件的整個(gè)生命周期進(jìn)行全過程控制與管理，而這種管理過程要做到高效、實(shí)用必須依靠網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)。所以電子文件管理的最終解決之道在于網(wǎng)絡(luò)化的電子文件管理系統(tǒng)。
電子文件的出現(xiàn)是人類記錄史上的一次革命，不僅要求人們?cè)谛睦砩贤耆蛹{它，而且要求在管理技術(shù)、方法、體制、原則、理念等方面與之相匹配，它們必須相輔相成，相互影響，其中任何一個(gè)方面的滯后都可能對(duì)電子文件管理和利用帶來不良的影響。因此，檔案工作者只有充分認(rèn)識(shí)了電子文件的特殊性及形成規(guī)律，轉(zhuǎn)變觀念，在實(shí)際工作中不斷完善電子文件的管理體制，開發(fā)電子文件管理系統(tǒng)，才能科學(xué)地管理和利用電子文件，使檔案工作始終站在時(shí)代的前列。
    第一，轉(zhuǎn)變觀念，勇于創(chuàng)新。觀念的更新，包括感性觀念更新和理性觀念更新。人們對(duì)于電子文件總是抱有一種“恐懼”心理，也許是吃的苦頭太多了，突然死機(jī)、磁盤損壞造成的文件丟失，黑客等非法入侵者對(duì)文件的篡改和泄密，這些都使得電子文件管理面臨著比紙質(zhì)文件管理更多、更復(fù)雜、更棘手的問題。但這并不能成為全盤否定電子文件的借口。電子文件同樣是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，否定了它，就等于否定了歷史本身。因此，必須拋棄這種畏懼心理，勇于、善于接受新鮮事物，大膽去嘗試。
    第二，提高電子文件信息的安全意識(shí)，廣泛引進(jìn)和應(yīng)用信息安全技術(shù)。由于電子文件的特殊性，使得對(duì)電子文件的利用控制比紙質(zhì)檔案要困難得多，有時(shí)不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，因此必須具有明確的信息安全意識(shí)。對(duì)提供電子文件應(yīng)持謹(jǐn)慎態(tài)度，在無確定把握時(shí)可限制利用方式（如限檔案室內(nèi)閱覽、轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件提供等），以防出現(xiàn)泄密、信息失真、損失、病毒入侵等方面的問題。同時(shí)國內(nèi)外計(jì)算機(jī)界在信息安全技術(shù)上投入了大量的研究，并不斷推出新成果，檔案工作人員應(yīng)及時(shí)關(guān)注這方面的動(dòng)態(tài)，將有效可行的技術(shù)應(yīng)用于電子文件的信息安全，這樣不僅可以減少檔案部門對(duì)利用方式的限制，而且可以充分發(fā)揮電子文件利用的優(yōu)越性。
    第三，完善電子文件的利用審核制度。由于電子文件的易修改性和信息易失性，各種原因造成的信息失真不易發(fā)現(xiàn)，因此電子文件利用除了制定一般的利用制度外，還應(yīng)有專門的制度，包括利用資格審查、閱覽操作、復(fù)制等方面的內(nèi)容。在提供電子文件復(fù)制件時(shí)，應(yīng)對(duì)其內(nèi)容的準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，確定無誤后簽字或蓋章方能發(fā)出。
    第四，提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，努力開發(fā)網(wǎng)絡(luò)化的電子文件管理系統(tǒng)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的日新月異，電子文件的管理和利用具有廣闊的前景。但是每一種利用方式的應(yīng)用都要先靠人的設(shè)計(jì)和操作，因此，必須提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，增強(qiáng)危機(jī)感和緊迫感，樹立愛崗敬業(yè)的思想，熟練掌握業(yè)務(wù)知識(shí)，在鉆研檔案學(xué)理論的同時(shí)，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，學(xué)習(xí)外語、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等專業(yè)知識(shí)和技能，使自已成為一專多能的復(fù)合型人才。全面了解電子文件的形成和運(yùn)行特點(diǎn)，利用專業(yè)知識(shí)進(jìn)行科學(xué)管理，努力開發(fā)網(wǎng)絡(luò)化的電子文件管理系統(tǒng)，積極參與到電子文件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，與技術(shù)人員充分進(jìn)行溝通，把功能需求納入到系統(tǒng)的設(shè)計(jì)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)用戶和系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員的有效鏈接，從而保證電子文件的有效利用，為利用者提供更多、更方便的服務(wù)。在我國，電子文件是近十多年才出現(xiàn)和引起重視的新生事物。也許我們還在念念不忘檔案的紙質(zhì)傳統(tǒng)，由此質(zhì)疑電子文件的價(jià)值，但是，電子文件已經(jīng)義無反顧地向我們走來，大量實(shí)踐證明，社會(huì)已無法拒絕承認(rèn)電子文件。對(duì)于檔案工作者來說這是挑戰(zhàn)也是契機(jī)，電子文件的出色管理將會(huì)使檔案工作贏來一片嶄新的天空，為企業(yè)增強(qiáng)核心競爭力發(fā)揮電子文件的應(yīng)有作用。