隨著電子政務(wù)的加速推進(jìn)，數(shù)據(jù)歸宿和信息資源的開(kāi)發(fā)利用問(wèn)題日益突出。如何管理和保存電子政務(wù)中產(chǎn)生的電子文件和電子檔案如何應(yīng)用電子化的信息為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)服務(wù)，如何滿足公眾需要為政務(wù)信息公開(kāi)發(fā)掘資源，已成為檔案館和所有參加電子政務(wù)建設(shè)單位共同面臨的問(wèn)題。借鑒參考國(guó)內(nèi)外經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為建立電子文件中心，通過(guò)履行"規(guī)范和指導(dǎo)電子公文的形成和歸檔，并且按照檔案接收范圍和要求，對(duì)電子政務(wù)中形成的電子檔案適時(shí)進(jìn)行集中保管和提供利用”的職能，是當(dāng)前管理電子文件的最佳選擇。
一、電子文件管理的現(xiàn)狀和趨勢(shì)
據(jù)調(diào)查，目前電子文件的管理普遍存在著信息割據(jù)、管理失范、流向不明、缺乏保障等諸多問(wèn)題：一是25％的單位沒(méi)有保存電子公文，其收、發(fā)的電子公文都隨時(shí)刪除了；二是大部分單位電子公文的存儲(chǔ)載體為計(jì)算機(jī)硬盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)，可以隨意進(jìn)行增、刪、改等操作，難以保證文檔原始性、真實(shí)性和完整性；三是電子公文處于文秘部門(mén)自行管理的狀態(tài)，極易造成硬件環(huán)境、軟件環(huán)境、文件格式等背景信息不全甚至無(wú)法利用的問(wèn)題；四是電子公文由形成部門(mén)保存，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)集中脫機(jī)保管和異地備份，一旦其計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，極易造成電子公文丟失；五是電子公文大多以word, wps或pdf格式保存，沒(méi)有履行歸檔程序，將來(lái)可能出現(xiàn)沒(méi)有紙質(zhì)檔案、電子公文也不可用或不能作為憑證和依據(jù)使用的可怕現(xiàn)象，造成無(wú)法挽回的嚴(yán)重后果；六是國(guó)家對(duì)電子文檔的移交進(jìn)館還沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，只是參照國(guó)家有關(guān)紙質(zhì)文檔移交進(jìn)館的相關(guān)規(guī)定。按照國(guó)家對(duì)政府機(jī)關(guān)檔案移交進(jìn)館的有關(guān)規(guī)定，省級(jí)機(jī)關(guān)的檔案要在形成后二十年后才向省檔案館移交。這顯然不符合電子文檔的實(shí)際；七是國(guó)家層面管理的原動(dòng)力不足，導(dǎo)致對(duì)第一手電子文件不信任。
二、建設(shè)電子文件中心的必要性
隨著信息技術(shù)的發(fā)展和電子文檔法律地位的逐步確立，以及為滿足向國(guó)際化接軌的需求，電子公文和無(wú)紙化辦公已成為一大趨勢(shì)。辦公過(guò)程的文字載體發(fā)生了由紙介質(zhì)向磁介質(zhì)（電子化）的質(zhì)的轉(zhuǎn)換，檔案部門(mén)將面臨著接收、整理、保管和利用電子文檔的新課題，而且是一個(gè)無(wú)法回避只能積極應(yīng)對(duì)的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。
電子文檔相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，有以下五個(gè)方面的突出優(yōu)勢(shì)：一是簡(jiǎn)化了管理。如傳統(tǒng)手段中的專業(yè)化人工分類、整理以及保管中的十防工作；二是提高了效率。如通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，可依據(jù)不同授權(quán)實(shí)現(xiàn)便捷查尋、檢索調(diào)閱、分析利用、打印復(fù)制，從而更好地服務(wù)于公眾、服務(wù)于機(jī)關(guān)、服務(wù)于社會(huì)；三是大大地節(jié)約了存儲(chǔ)空間與場(chǎng)地；四是改善了檔案管理人員的工作環(huán)境；五是現(xiàn)代化產(chǎn)品與技術(shù)的發(fā)展速度可不斷滿足文檔處理手段升級(jí)的新需求。
同時(shí)，電子文件與傳統(tǒng)檔案的有效融合是檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。檔案部門(mén)目前的管理尚存在滯后于當(dāng)前信息社會(huì)發(fā)展需要的地方，直接為群眾、為生產(chǎn)服務(wù)的手段還顯單一；在無(wú)紙化辦公大有普及之勢(shì)的今天，我們?nèi)舨桓蠒r(shí)代發(fā)展的步伐，很可能就會(huì)造成檔案資源的缺失。今天的電子文件就是明天的電子檔案，電子文件與電子檔案，是一脈相承的關(guān)系，若割裂開(kāi)來(lái)必然造成歷史與現(xiàn)實(shí)的脫節(jié)，若干年之后，檔案館會(huì)被逐漸邊緣化，就有變成歷史檔案館的危險(xiǎn)，其職能的發(fā)揮必然受到限制；為此檔案部門(mén)就應(yīng)該從源頭開(kāi)始有效控制電子文件的歸檔，在檔案館建立電子文件中心。
電子文件中心作為電子政務(wù)中搭建的統(tǒng)一平臺(tái)，其目的是形成資源共享，成為集中地向社會(huì)開(kāi)放政務(wù)信息的"窗口”。它是電子政務(wù)系統(tǒng)的有機(jī)組成部分，是電子政務(wù)信息實(shí)現(xiàn)共享和電子政務(wù)信息以原始記錄（真實(shí)的電子文件）的方式再現(xiàn)歷史的一個(gè)支點(diǎn)。電子文件中心超然于單位和部門(mén)利益，將分散在各部門(mén)、各機(jī)構(gòu)的政務(wù)信息集中起來(lái)，向社會(huì)提供"一站式”服務(wù)，彰顯政府余民、為民、便民。電子文件中心在電子政務(wù)環(huán)境中擔(dān)當(dāng)著"對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的角色，是歷史、現(xiàn)實(shí)、未來(lái)三者之間的結(jié)合點(diǎn)。
三、建設(shè)全市電子文件中心的構(gòu)想
近年來(lái)，隨著全市電子政務(wù)系統(tǒng)和現(xiàn)性文件中心建設(shè)步伐的加快以及電子公文交換平臺(tái)的建立，電子文件數(shù)量急劇增加，為了充分發(fā)揮信息資源，買現(xiàn)資源共享，解決信息"孤島”問(wèn)題，我們提出了全市電子文件中心與數(shù)字檔案館同步建設(shè)的構(gòu)思。
將全市電子文件中心與數(shù)字檔案館進(jìn)行一體化建設(shè)，數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)是一個(gè)可擴(kuò)展的、開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。其功能應(yīng)涵蓋從檔案信息的采集、傳統(tǒng)介質(zhì)館藏檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化、數(shù)字檔案信息的采集、處理、存儲(chǔ)，應(yīng)用程序的維護(hù)和對(duì)轉(zhuǎn)化后的所有數(shù)字檔案的歸檔、組織、發(fā)布、利用等全過(guò)程管理。本系統(tǒng)主要包括4個(gè)子系統(tǒng)："檔案數(shù)字化加工與數(shù)據(jù)采集”、"檔案信息管理”、"檔案信息的查詢利用”、"電子文件中心管理”。
擬建設(shè)的全市電子文件中心包括以下子系統(tǒng)：
電子文件前端控制系統(tǒng)：電子文件信息與元數(shù)據(jù)捕獲；實(shí)體文件信息采集管理。
電子文件元數(shù)據(jù)登記系統(tǒng)：對(duì)不同文件管理系統(tǒng)中元數(shù)據(jù)的定義信息、及其編碼、轉(zhuǎn)換、應(yīng)用等規(guī)范，進(jìn)行發(fā)布、登記。
電子文件數(shù)據(jù)交換平臺(tái)：利用開(kāi)放協(xié)議對(duì)不同文件管理系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)信息進(jìn)行搜尋，將各資源庫(kù)的元數(shù)據(jù)格式按電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式轉(zhuǎn)換。
電子文件元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)：利用SCHEMA（或DTD）建立元數(shù)據(jù)庫(kù)，具有編輯、索引、查詢、轉(zhuǎn)入及轉(zhuǎn)出XML記錄等功能。
電子文件集成管理平臺(tái)：對(duì)采集的各種載體的信息進(jìn)行鑒定、分類、編目、著錄標(biāo)引、統(tǒng)計(jì)、編研等處理。
電子文件管控中心：制定數(shù)字資源保護(hù)策略、系統(tǒng)軟硬件的配置管理、信息審查、信息更新、物理存取控制、提供系統(tǒng)監(jiān)督功能。
電子文件存儲(chǔ)管理系統(tǒng)：為文件信息包安全存儲(chǔ)、維護(hù)和檢索提供服務(wù)。
政務(wù)網(wǎng)檔案信息服務(wù)平臺(tái)：市屬單位工作人員在政務(wù)網(wǎng)檔案信息服務(wù)平臺(tái)的登錄窗口。經(jīng)統(tǒng)一身份認(rèn)證后，可以檢索到其需要的本單位或其他單位公開(kāi)的電子文件，并支持多媒體數(shù)據(jù)的播放和展現(xiàn)。
檔案信息社會(huì)化服務(wù)平臺(tái)：為社會(huì)公眾提供公開(kāi)文件的檢索和查詢服務(wù)。
全市電子文件中心應(yīng)具有以下特點(diǎn)：
業(yè)務(wù)規(guī)范化；與國(guó)際檔案管理模式接軌，在國(guó)內(nèi)率先提出現(xiàn)行檔案管理模式，統(tǒng)一檔案管理模式，提升辦公效能。
上傳實(shí)時(shí)化：采用單位實(shí)時(shí)檔案上傳，提升檔案利用的實(shí)效性，且在用戶網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定及離線狀態(tài)可進(jìn)行信息收集和轉(zhuǎn)換導(dǎo)入，提高工作效率，確保信息安全、穩(wěn)定系統(tǒng)集成化：與OA系統(tǒng)的無(wú)縫整合，采用統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)。無(wú)論用戶有無(wú)OA系統(tǒng)，均可與本方案完美結(jié)合。
檔案統(tǒng)一化：統(tǒng)一檔案格式，提升檔案應(yīng)用價(jià)值。
數(shù)據(jù)共享化：各單位檔案提供統(tǒng)一的對(duì)外利用，更好的為公眾服務(wù)，多利用安全化，依托于區(qū)域政務(wù)網(wǎng)，并嚴(yán)格身份驗(yàn)證及授權(quán)訪問(wèn)，保障檔案利用安全性、等級(jí)性。
四、建設(shè)電子文件中心應(yīng)解決的問(wèn)題
在電子文件中心建設(shè)過(guò)程中，不但要得到黨委、政府和上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的大力支持外，還應(yīng)從行政和技術(shù)這兩個(gè)方面入手加以解決。
（一）行政立法。國(guó)家檔案、標(biāo)準(zhǔn)化管理部門(mén)要盡早聯(lián)手制定電子公文一體化業(yè)務(wù)流程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系和規(guī)則，通過(guò)總體控制、規(guī)范和引導(dǎo)。構(gòu)建國(guó)家電子文件管理體系，有效地避免"孤島現(xiàn)象”的蔓延，實(shí)現(xiàn)總體規(guī)劃下的資源共建共享，滿足各級(jí)政府部門(mén)綜合性、歷時(shí)性、跨地區(qū)、跨部門(mén)的利用需求。為便利電子文檔一體化提出電子文檔格式、版式的法定要求，以保證電子公文向檔案管理系統(tǒng)的平滑移交，實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息、文件原文和元數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理。
（二）自動(dòng)轉(zhuǎn)換。即通過(guò)軟件技術(shù)實(shí)現(xiàn)不同標(biāo)準(zhǔn)間的自動(dòng)生成功能。充分利用現(xiàn)有國(guó)際、國(guó)內(nèi)公認(rèn)的成熟的協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)，以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)或國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)為基準(zhǔn)，通過(guò)產(chǎn)品化的軟件化繁為簡(jiǎn)，將不同處理手段形成的數(shù)據(jù)、版式，通過(guò)軟件自動(dòng)轉(zhuǎn)化封國(guó)際、國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)上來(lái)。如國(guó)際上現(xiàn)用的XML技術(shù)或國(guó)內(nèi)的CEB格式，實(shí)現(xiàn)對(duì)XML, S2, PS,POF, TIFF, DOC, WPS格式的自動(dòng)轉(zhuǎn)換。使電子文件在不同的環(huán)境下保持顯示不發(fā)生變化；文件生成后不可修改；支持電子簽名、數(shù)據(jù)加密等安全機(jī)制。
陜西省漢中市檔案局張洪濤
