【摘要】 近幾年來，隨著公司信息化建設的發展，特別是OA協同辦公系統等的廣泛應用，使公司的管理方式發生了轉變。對于檔案工作而言，隨之而來的是檔案載體形式的轉變，大量的電子文件的產生，給我們的工作和生活帶來巨大的變化,它與紙質文件的歸檔和管理截然不同,給傳統的檔案管理工作帶來嚴峻的挑戰，電子文件歸檔工作已實實在在擺在我們面前,因此,必須積極探索電子文件歸檔管理。本文主要介紹了中核四O四有限公司在電子文件歸檔工作中的經驗教訓，以供借鑒。 

　　【關鍵詞】電子文件，歸檔，實踐

　　1  電子文件帶給檔案管理工作的影響

　　2011年以來，公司加快了信息化建設步伐，先后實現了OA協同辦公系統、財務管理系統、物資采購系統、人力資源管理系統、檔案管理系統、保密管理系統等信息化建設目標,大量生成的電子文件，使得檔案管理工作的重點放在電子文件的歸檔管理上，檔案管理工作逐漸變為一項電子化、網絡化的工作。
　　1.1  檔案管理方式、方法的改變。在大網絡環境下，大量電子文件的產生，從根本上改變了傳統檔案管理方式、方法。傳統的檔案管理以紙質檔案載體為主，紙質文件的歸檔、整理以及提供利用均是手工管理方式。而電子文件的歸檔、整理以及提供利用需利用計算機等先進的設備和管理軟件來實現。
　　1.2  檔案信息與載體的改變。傳統的紙質檔案其檔案信息與載體是一體的，也就是說信息與載體是不可分割的整體，是相互依存的。而電子文件其信息是以獨立的形態存在的，擺脫了載體的束縛，完全改變了信息與載體的一一對應關系，也正是這種質的改變，促使檔案管理工作逐漸向電子化、網絡化邁進。
　　1.3  檔案歸檔流程的改變。一是歸檔時間上的改變。傳統的紙質文件的歸檔一般是在文件形成后第二年上半年歸檔，而電子文件則可以在辦理完畢后隨時歸檔；二是歸檔流程上的改變。傳統的紙質文件歸檔工作流程比較繁瑣，重復性工作很多，費時費力，工作效率不高。而電子文件的歸檔工作流程相對而言簡化了，電子文件歸檔分為邏輯歸檔和物理歸檔，電子文件歸檔保存在計算機或服務器上，或脫機保存在光盤、磁盤等載體上。
　　1.4  檔案保管條件的改變。紙質檔案的保存條件相對來說比較簡單，只要庫房符合三無九防等就基本滿足保管要求了，而電子文件的保存除上述要求外，對其所依賴的載體的安全性、可靠性等方面也有要求，同時，對溫濕度和防磁性等方面要求很高。
　　1.5  檔案人員專業素質要求的改變。傳統檔案管理多是采用手工方法進行歸檔整理，而電子文件因其特殊性，必須借助現代化設備進行管理，因此，對檔案管理提出了新的要求，要求檔案人員既要具備較高的業務素質，還必須掌握運用計算機等現代管理方法。

　　2  公司電子文件管理狀況
　　公司對于電子文件的收集、整理、歸檔工作，也是近幾年隨著信息化建設的發展以及OA辦公系統的應用才開始提出并著手實施的， 2013年之前，對于電子文件的歸檔應該說是個空白，盡管計算機等先進的現代化辦公設備輔助辦公管理也有二三十年的歷史了，但由于諸多因素，致使電子文件歸檔工作滯后。
　　2.1  認識不到位，缺乏對電子文件歸檔的意識。過去由于傳統的紙質文件占據主導地位，歸檔工作也僅是對紙質文件材料的歸檔，對電子文件的重要性缺乏認識，沒有將電子文件歸檔工作納入檔案管理工作中，使大量有價值的電子文件流于個人手中或被銷毀處理。
　　2.2  缺乏電子文件歸檔管理機制。過去對于電子文件歸檔工作缺乏相應的管理機制，無論是管理手段還是管理方式方法上，都沒有明確的指導意見，再加上檔案管理部門本身對電子文件也缺乏清晰的認識，因而，電子文件的歸檔工作就被模糊化了。
　　2.3  電子文件有效性等方面的制約。過去所說的電子文件也只能算是電子過程文件，它與紙質紅頭文件還不能等同，或許其與紙質紅頭文件的內容完全一致，但由于其安全性、可靠性以及法律效力等方面的不確定性，導致其與紙質文件的管理脫節。
　　2.4  缺乏電子文件管理專業人員。目前，公司缺乏一支既懂檔案業務又懂計算機應用技術的復合性人才，對電子文件的管理也僅限于保管保存，缺乏有效的管理。

　　3  公司電子文件歸檔管理實踐
　　電子文件歸檔管理是近年來隨著信息技術、網絡技術發展而推行的一種全新的歸檔管理模式。為了使電子文件得到及時歸檔和有效利用，2012年，檔案信息化工作納入公司信息化建設體系，確立了由公司信息中心負責檔案信息化建設實施。檔案館配合信息中心完成了檔案管理軟硬件需求分析、工作流程梳理等工作，對幾家軟件公司進行了對比分析，為了與集團公司保持一致，最終與方正公司合作開展"檔案管理信息平臺建設項目”。2013年10月完成了檔案管理平臺的建設并成功嵌入公司協同辦公系統，同時完成了OA辦公系統與與檔案管理系統接口的改造，具備了試運行條件。至此，檔案管理信息平臺全面推廣應用，電子文件歸檔工作隨即展開。
　　3.1  精心組織，做好電子文件歸檔準備工作。
　　3.1.1  規范制度，確立標準。2013年年底著手實施電子文件的歸檔工作，結合實際制定了《電子文件歸檔管理辦法》，對電子文件歸檔范圍、歸檔方法、歸檔要求等做了具體規定，明確了相關單位職責，確立了電子文件歸檔標準，為電子文件歸檔工作提供了標準依據。
　　3.1.2  加強溝通，協作配合。開展電子文件歸檔工作，一是要加強與文書部門的溝通協作，統一思想，統一標準，做好電子文件的前端控制和初始鑒定工作，以確保電子文件歸檔的質量。二是要加強與信息部門的溝通協作，對于檔案和文書人員來說，開展電子文件歸檔本身就是學習實踐的過程，涉及到信息化設備、應用軟件等方面的知識和應用技術都較為薄弱，必須依托信息技術部門的計算機專業人員，形成與信息技術部門緊密合作、優勢互補、相互依托的銜接機制。
　　3.1.3  加強培訓，提升技能。由于傳統紙質檔案歸檔工作大多采用手工操作的方法，這與電子文件歸檔方法截然不同，需要掌握新的知識和新的技術手段，為此，在檔案管理平臺實際應用前，公司檔案館與信息中心聯合舉辦了"檔案管理平臺實操培訓班”，組織文書人員和檔案人員學習了檔案信息管理自動化的基本知識和技能，通過培訓使文書人員和檔案人員擔負起電子文件歸檔工作的重任。
　　3.2  電子文件歸檔實踐
　　3.2.1  文書人員采集電子文件信息。2014年3月開始，由文書人員從OA協同辦公系統中將2013年度的電子文件進行采集，進行初步歸檔，這樣，OA中的電子文件就通過OA與檔案管理系統之間的接口進入檔案管理系統的文件庫，進入文件庫中電子文件還需要文書人員進行二次歸檔，此時，電子文件進入檔案管理系統的預歸檔庫中的待整理，文書人員在待整理環節對需歸檔的電子文件進行整理，著錄"保管期限、密級、頁數、成文日期、件號”等相關信息后，提交審核，此時，電子文件進入預歸檔庫中的待審核，至此，文書部門的職責履行完畢。在實踐過程中，由于OA與檔案管理系統接口的問題，使得電子文件采集工作反復了好幾遍，存在很多問題，不是電子文件信息傳輸不到檔案管理系統，就是電子原文打不開，或者電子文件顯示亂碼等等，對此，文書部門及時反饋存在的問題，信息中心積極配合，查找問題原因，想方設法解決問題，雖然做了很多的重復工作，但也促進了工作的改進與完善。
　　3.2.2  檔案人員審核歸檔電子文件。檔案人員在待審核環節對電子文件進行審核，審核通過后提交歸檔，電子文件進入檔案管理庫。在審核過程中，存在電子文件打不開、亂碼或電子文件重復等問題，使審核工作同樣反反復復，為此，多次召開協調會商討解決問題的方法，甚至請軟件公司專業人員來針對問題解決問題，經過多次的實踐，歷時7個月，終于將2013年度的電子文件歸檔了。
　　目前，公司檔案管理系統經過兩年的電子文件歸檔實踐，已實現了2001至2014年文書檔案近3萬條文件級目錄的電子檢索，實現了2012至2014年電子文件的全文機檢，積累了一定的電子信息，也積累了電子檔案生成、整理、移交、歸檔、利用等實踐經驗，為進一步推進檔案信息化工作奠定了堅實的基礎。