加強電子計算機在檔案工作中的應用
攀煤集團公司辦公室 張 娟
21世紀是信息需求飛速增長的時代，信息已成為重要資源和財富。信息技術的迅猛發展掀起了以數字革命為特征的信息化浪潮，不僅改變了人們的時空觀念、思維方式，而且快速地將全球推向一條高速、互動、共享知識的網絡公路，推動著全球經濟“一體化”的進程。檔案作為信息資源的重要組成部分，作為一種最直接、最真實、最具有說服力的信息，應適應新形勢發展的需要，搞好開發利用，從而推動國民經濟發展和社會進步。
利用電子計算機管理檔案，是實現檔案管理現代化的重要手段之一，也是我國檔案工作改革的一項重要內容。電子計算機以其高速的運算能力和極強的邏輯判斷功能在檔案工作中得到日益廣泛的應用。
主要的應用領域有：
一、對機讀檔案目錄的管理
機讀檔案是指存放在計算機中的可由計算機讀取處理的檔案信息。如果將檔案目錄（二次檔案信息）存貯到計算機中，就成為機讀檔案目錄。由于辦公自動化技術的應用，有的部門向檔案部門移交檔案是以磁盤為存貯載體，或者通過計算機網絡傳輸，這些以機讀形式存在的文件，直接歸檔而形成機讀檔案目錄。
計算機對機讀檔案目錄的管理包括：自動檢索、自動編目、自動統計、自動立卷。
1、自動檢索與自動編目
以計算機為主要技術手段，根據利用和管理的需要，通過機讀檔案目錄檢查出所需要的檔案信息，就是自動檢索。計算機系統能夠從檔號、題名、責任者、日期、分類號、主題詞等途徑進行機讀檔案目錄的檢索，既可以按單一條件檢索，也可以對幾個條件按一定邏輯關系組配進行綜合檢索或者模糊檢索。一個大型檔案館館藏的范圍、內容都較為廣泛，如果按原始的方式去查找檔案，既耗費人力，又浪費時間。
隨著科學技術的發展，計算機已滲透到各行各業中。我國檔案界從20世紀80年代初開始了電子計算機輔助檔案管理的試驗工作，經過十幾年的研究、探索，應用計算機的工作有了很大的發展，各級各類檔案部門研制出一批各具特色的計算機管理檔案成果。實踐證明，電子計算機在檔案工作中的應用，對于提高檔案工作的效率和工作質量，對于實現檔案工作的科學性和規范化、標準化都有重要意義。例如，攀枝花市檔案館通過計算機網絡研制出自己的一套管理模式──三網合一，并由專人負責。
自動編目，是指利用計算機來編制各種檔案檢索工具，計算機能夠對機讀檔案目錄進行重新組織整理，進而編制成各類檔案檢索工具，計算機編目速度快，項目全，深度和廣度都比手工編目有所提高。計算機編制的檢索工具，可以按卡片式或書本式等多種形式打印輸出，并且可以多次重復輸出，字體與格式都可由用戶自己選擇，計算機編的目錄更加規范化、標準化。
2、自動統計與自動立卷
檔案的計算機自動統計包括兩方面：一是對機讀檔案內容的統計，如按發文單位，按日期等項進行登記和統計；二是對檔案利用情況的統計，計算機可以對某日、某月、某年機讀檔案利用人次進行統計，并隨時打印出日報，月報及年報表來，從而反映檔案的利用頻率利用構成情況預測檔案未來需求規律，自動統計速度快，提供信息及時、準確、輸出的報表靈活多樣，可以滿足各種不同需求。
計算機以機讀檔案目錄中每份文件的有關存錄為依據，將具有某方面共同點和聯系密切的文件綜合在一起組成案卷。并自動對同一卷內文件進行排列和編號，打印出卷內文件目錄和備考表，同時以統一的式樣打印出案卷封面，這項工作稱為計算機自動立卷。不過，計算機對文件分組立卷的結果還需由于手工進行裝封或裝訂成冊，組成案卷實體。
二、檔案庫房的自動管理
計算機對檔案庫房的管理包括兩方面的內容：其一，由電子計算機隨時反映庫房情況，如庫房空間利用情況，庫存檔案材料的類型，檔案整理編目的狀況，利用狀況等，建立這個庫房管理系統的前提是首先要將入為檔案和庫房設備的有關數據輸入計算機，進而利用計算機進行分析和打印輸出，其二，庫房人造“小氣候”的自動控制。目前已經有部分檔案館試驗利用單片計算機或單板計算機自動調節庫房的溫濕度，取得了較好效果。此外計算機對庫房的自動控制及檔案保護方面的工作還包括：庫房供暖、照明自動控制、自動防火、報警系統等。如攀枝花檔案館、攀鋼檔案館的庫房都通過計算機安裝有自動防火、報警系統。
此外，也有檔案計算機管理系統設置了檔案業務管理功能，包括檔案收集管理、銷毀移出管理、資料管理人員、人事管理、縮微膠片管理、工資管理等。今后還會有更多的應用領域實現，檔案自動化工作也正在積極、慎重、有計劃、有步驟地發展。
總之，電子計算機在檔案工作中有著廣闊的應用前景，隨著檔案事業的發展和計算機技術的不斷進步，各企事業單位也將加快前進的步伐，并入時代的行列，逐步完善各自的檔案管理。
