如何加強學校檔案工作

東區教育局第十六中學 溫澤茜

文章摘要：學校檔案工作是記載學校的辦學歷史，是學校教育教學活動的真實記錄

關鍵詞：加強 學校檔案工作 管理

學校檔案是廣大教職工在長期教育教學工作、學校管理和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案不僅記載著學校的辦學歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績。這對于我們全面貫徹黨的教育方針，深化學校內部體制改革，優化教師隊伍，提高辦學水平都具有重要的參考價值。學校檔案還是學校教育教學活動的真實記錄，它全面反映了學校最基本的職能活動，是評價學校綜合辦學水平的“窗口”，是從事教育教學活動、學校管理、教學科研和教育督導評估必不可少的資料。因此，檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分。一個學校的管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色等等,常常可以從檔案中反映出來。下面就如何加強學校檔案的管理工作談談自己粗淺的認識：
一、提高認識，完善機構
檔案工作首先要得到學校領導的高度重視，要把檔案工作列入學校工作的議事日程，學校領導要帶頭組織有關人員學習《檔案法》及上級、學校檔案管理中的各種制度，了解和熟悉檔案資料收集與整理的基本知識。通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。建立健全檔案工作的管理機構和管理網絡，成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，配備一名專職檔案員，各（處）室都應有兼職檔案員負責本（處）室的資料收集，形成由綜合檔案室統一歸類整理的管理模式，從組織上確保檔案工作的順利開展。
二、健全制度、規范管理
　　建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。各（處）室做到職責明確，使歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，這就在細節上保證了檔案管理的順利開展。《綜合檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各（處）室人員都重視檔案工作，認真落實本部門資料的收集，整理工作，使學校檔案工作保質保量限期完成。
　三、加強業務學習，提高管理水平
　　檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。在加強政治思想教育和職業道德教育的同時，還必須要求檔案人員，真正做到“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”的理念。由于長期以來很多學校的檔案工作人員工作不固定，流動性較大，沒有專業的檔案人員，一般都是兼職的檔案人員，對業務不熟悉，甚至沒有參加過任何培訓，所以學校的檔案工作一直是我們需要探討的問題。我曾經到東區教育局三所檔案管理較好的學校學習經驗，感覺最深的是學校檔案工作的管理沒有一個統一的標準，每一所學校都是以檔案人員對檔案工作的認識和理解來開展工作，其產生的效果大不一樣，管理的水平參差不齊。東區教育局下屬三十幾所學校，大部分都是從攀鋼，十九冶企業移交過來的學校，檔案工作的管理更是五花八門，甚至有的學校檔案室成了學校資料的庫房。近幾年，雖然經過東區檔案局的短期培訓和指導，各學校都在申請達標升級，完成《四川省檔案工作規范性管理》標準，學校檔案工作管理有了一定的提高，但離完成全市檔案工作在全省爭當排頭兵的目標還存在一定的距離。我認為東區教育局各學校檔案工作的管理應該請檔案專業部門根據學校的特點制定統一的標準，包括學校資料的歸檔范圍等等，達到規范、統一的管理，有一個統一的模式再加上各學校辦學特點形成的資料，學校的檔案工作就會更加完善。同時檔案人員要加強自身業務學習，積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，教育局每學期組織1-2次檔案人員工作會，隨時傳遞檔案管理的新知識，交流經驗，解決工作中遇到的問題，使學校的檔案工作跟上辦學改革的新步伐，為學校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業務能力培養，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。
四、穩定管理隊伍，改善工作條件
要采取切實措施，建立一支有較好的政治、業務素質的檔案管理隊伍，并保持相對穩定。專職檔案干部屬專業人員，與教學、科研、圖書管理人員同等對待，按有關規定，認真做好專業技術職務聘任(或任命)工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調動。檔案部門的經費，應列入學校預算，統籌解決。學校對各職能部門關系密切的歸檔材料、設備應從經費上給予支持。要為檔案部門添置必備的設備，以便于開展工作。檔案室的庫房建設，應列入學校基本建設規劃，逐步改善檔案室環境、設施及工作條件，維護檔案的完整與安全。
五、注重收集，加強管理
　　學校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學校文件材料收集能否齊全完整，一方面，要根據事業單位檔案管理的要求，抓好上級單位發給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強化文書管理，抓好學校活動所形成的文件材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發揮。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯系的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔，充分利用復印的機會收集材料。檔案人員在復印文件材料時，對有價值，需要歸檔的文件材料當即留下原件，以備日后歸檔。
　　 六、提供服務，開發利用
對于學校檔案信息資源的開發與利用，我們要堅持按規章制度辦事，注重改善服務態度，提高服務質量，做到熱情、主動、準確、迅速，做好后勤服務工作。強化學校檔案室的服務功能，努力開發其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉化為以開發利用為主。健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學校特色的有較高利用價值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學化、管理機構高效化、檔案工作標準化，不斷增強檔案室的綜合服務功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學服務。 轉貼于 中

總之，學校檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又做到主動提供服務。使檔案的價值得以充分體現。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集質量，提高檔案的利用率，還要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學的態度，把學校檔案工作做得更好，使之發揮出更大的作用。