如何整理會計檔案

殷煜

攀鋼機制分公司

內容摘要：本論文主要針對企業會計檔案歸檔以及管理過程中經常會遇到的調閱查詢會計檔案速度慢，整理會計檔案費時、費力，效率低的問題，所采取的解決措施進行論述。強調應重視做好會計檔案歸檔前的各項準備工作，優化其歸檔過程，編制簡單實用的檢索工具等，才是達到會計檔案歸檔快速高效，保證歸檔質量，提升會計檔案管理水平的關鍵。

在《檔案管理標準》《檔案歸檔標準》中對會計檔案的歸檔和管理要求經很完善，但在實際會計檔案歸檔以及管理過程中卻又經常會遇到調閱查詢會計檔案速度慢，整理會計檔案費時、費力，效率低的問題，尤其是接手檔案工作時間不長的檔案管理人員就顯得尤為突出，如何使新會計檔案管理人員在工作上少走彎路、少做無用功，并且在最短的時間內適應會計檔案管理，做好會計檔案歸檔工作，我通過將這些問題結合到工作實踐并且在一定程度上進行了探索創新得以解決，收到了事半功倍的效果。在這里我將其中一些不成熟的看法和做法談幾點，以期與同行商榷。

一是我認為要想使會計檔案歸檔快速高效，應該特別注重統籌規劃會計檔案歸檔前的各項準備工作。俗話說凡事預則立，不預則廢；磨刀不廢砍柴功；兵馬未動糧草先行等諺語揭示的就是強調準備工作對完成、做好一件事是至關重要的。提前做好會計檔案歸檔前的各項準備工作也是一樣，會計檔案管理人員應根據會計檔案整理具有周期性的特點，在沒有檔案整理時加強對檔案業務技能、知識的學習，做好歸檔時所需要工具、用具的準備，收集相關的信息，建立會計檔案預編輯電子目錄等，這些基礎性工作都應該統籌規劃走在正式歸檔的前面。很多時候檔案管理工作不到位，歸檔質量不高理，調閱檔案速度慢均源于這些基礎性的工作沒做到位，從影響到了歸檔程序的有序操作，影響到了歸檔質量，影響到了快速調閱卷，只有對各項工作進行統籌規劃，并做好了歸檔前的各項基礎性準備工作，才能使歸檔快速高效，才能使歸檔質量有保證，才可以起到事半功倍的效果。

二是我認為在會計檔案整理過程中要不斷創新，優化其歸檔過程。只有在會計檔案歸檔整理過程中通過不斷的理論結合實際，注重優化各工序間的銜接有序，實現歸檔過程的標準化的操作，才能夠達到會計檔案歸檔整理既快速高效又減輕勞動強度，才是保證歸檔質量，提升會計檔案管理水平的關鍵。

三是我認為我編制簡單實用的檢索工具是實現會計檔案快速查詢的必備條件，惟有簡單才能夠提高工作效率，為此我創新設計了將“會計科目編制一個流水號”“檔案定置組柜分布圖”“會計檔案案卷情況說明”等來達到簡單實用的目的。現將我采取的具體方法介紹如下：

首先，掌握信息建預編表。我采取在會計檔案未歸檔前就到會計部門咨詢了解掌握當年需要移交的，會計檔案中會計憑證冊數、賬冊、報表、其他類等會計檔案的詳細信息后，便開始著手建立“會計檔案案卷目錄預編目錄”，將其中的案卷號、保管號（保管號的起始號因為上一年度的結尾號可事先得知）、保管期限、移交人、接收人等有規律可循，可預先獲知的信息先編制出來，會計憑證號碼這一項預留，等待會計憑證正式歸檔整理時在填入。例如我以2009年需接收歸檔的2007年會計檔案案卷預編目錄進行效果展示詳見附錄1；附錄2

其次，會計裝具打號及封面填寫。根據預先編制的“會計檔案案卷預編目錄”中會計憑證的保管號，提前用打碼機在會計憑證案卷裝具上打印上保管號并嚴格按保管號依次序排列，其中要特別注意在會計憑證案卷裝具上所打的保管號應略少于實際獲知的會計憑證冊數10冊左右，“寧缺勿多”目的是預防會計部門提供的統計數據有出入時可預防實際歸檔的會計憑證冊數少于已經打了號的會計憑證案卷裝具數量造成會計憑證案卷裝具的浪費，實際歸檔的會計憑證冊數多于已經打了號的會計憑證案卷裝具數只需加打缺額的會計憑證案卷裝具便可。打完會計憑證的保管號后在將會計憑證案卷裝具上的年度、憑證名稱、保管期限、卷號、財務主管、經辦會計、全宗等已知固定項提前填寫完畢后排序整理待用。

第三，會計檔案整理。在正式接收到實物會計憑證、賬冊、報表等會計檔案后，根據會計部門在會計憑證上編制的憑證順序號、憑證附件號及憑證的流水號等信息對其進行統一排序整理，檢查排序無誤后按其先后順序“一冊一填寫一裝入”的流程進行歸檔。對于會計憑證的歸檔應先根據其會計憑證上所反映的信息，在事先打印出來的“會計檔案案卷預編目錄”憑證號碼預留欄內填寫記錄該會計憑證的順序號，在同時填寫補充案卷裝具的封皮。包括封面、封脊中的起止年月日、該月總冊數、第幾冊、憑證張數、憑證順序號等內容，待該冊會計憑證案卷封皮全部需要補充填寫的內容全部填寫完，檢查無誤后方可將該冊會計憑證裝入會計憑證案卷裝具內，累計裝好6-10冊會計憑證就及時入庫，之所以填寫完6-10冊就入庫有兩個目的，一是在入庫走動的過程中就當作休息調解一下久坐的身體。二是6-10冊會計憑證的重量對于管理會計檔案的女同志很容易就將其放入檔案柜內。對于檔案庫內會計檔案的分布，排架、擺放我結合工作實際統一規定按“順時針方向由下至上依次分布補充檔案，檔案柜的標引由上至下以組柜流水號+組柜縱向1至5的方式標注，會計檔案內容的標識由下至上進行標注，檔案柜內會計憑證由左至右先下后上擺放”的原則，來規范會計檔案的分布，排架、擺放。對于賬冊、報表等每年項目、冊數均相對穩定的會計檔案歸檔，我采取卷內對賬冊、報表的具體會計科目編制一個流水號的方法將其固定排列，使之條理分明，井然有序。例如：賬冊類1、為現金日記帳； 2、為銀行存款日記帳；3、為內部存款日記帳等；報表類如：1、為2007年一、二季度會計報表（1—6月）；2、為2007年三、四季度會計報表（7—11月）；3、為2007年12月會計報表（年報），完成會計科目固定后在對其卷內文件編張號、打印卷內目錄和備考表。會計科目固定排列效果展示詳見附錄2；組柜標引、標識效果展示詳見附錄5

第四，庫內統計記錄。待會計檔案入庫工作全部完成后對新入庫檔案及檔案柜內的檔案情況做全面的統計記錄，為下一步計算機錄入建立“會計檔案定置組柜分布圖”、制作標引、標識等工作做好準備。主要內容包括對案柜內檔案的冊數、分布情況、所在組柜編碼等信息進行詳細統計記錄。

第五，編制會計檔案目錄及檢索工具。將整理過程中記錄的會計憑證號碼等信息錄入計算機，編制當年正式的“會計檔案案卷目錄”“檔案定置組柜分布圖”“會計檔案案卷情況說明”等。其中“檔案定置組柜分布圖”與常規的“定置分布圖”有所不同之處在于“定置分布圖”只是標引檔案的大區間，“檔案定置組柜分布圖”已經細化標識到將每份會計檔案所在的定置分布展示出來，圖目錄與實物檔案的保管位置完全一樣，通過看圖目錄、看柜號即可馬上知道所需會計檔案的位置，能夠方便快捷而準確的提取相關會計檔案，解決了會計檔案調閱查詢慢的問題。而“會計檔案案卷情況說明”則對上一年度做了說明、本年度做了總結、下一年度做了安排，起到了承上啟下提前準備、統籌兼顧的作用。正式的2007年會計檔案案卷目錄詳見效果展示附錄3、附錄4；檔案定置組柜分布圖效果展示詳見附錄5；會計檔案案卷情況說明效果展示詳見附錄6

第六、全面回顧、檢查案卷整理、計算機錄入等相關工作無遺漏后，在打印正式的會計檔案案卷目錄等材料。

我通過提前做好準備工作，編制簡單實用的檢索工具，按上述流程整理歸檔會計檔案，實際所用時間比按常規歸檔方式至少快3倍以上，達到了以提高會計檔案的歸檔質量、減輕勞動強度、減少調檔時間，提升會計檔案管理水平的目的，從而為充分發揮檔案服務生產，實現效益最大化做出了貢獻。

參考文獻：本論文均系工作遇到的相關問題，并在工作中加以實踐總結而成未參考其他的文獻資料。