淺談學(xué)校檔案室編研工作 

東區(qū)教育局第十六小學(xué)校 張 亮

學(xué)校的檔案工作是學(xué)校教育事業(yè)的重要組成部分，是研究、改進(jìn)、提高學(xué)校教育教學(xué)工作的寶貴史料。檔案編研工作作為檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中的一個(gè)重要組成部分，在檔案服務(wù)于社會(huì)的工作中發(fā)揮了積極的作用。特別是在社會(huì)信息量不斷增長的今天，人們對(duì)各類信息包括檔案信息的獲取要求越來越高，利用的速度要求越發(fā)快速、準(zhǔn)確，檔案工作從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，已成為一種必然的趨勢。

學(xué)校如何適應(yīng)新時(shí)期要求，大力開發(fā)檔案信息資源，利用檔案探尋教學(xué)教育規(guī)律，提高教學(xué)教育水平，為學(xué)校和社會(huì)利用服務(wù)；如何拓展檔案工作的思路，加大編研工作的力度等，已成為關(guān)系到檔案事業(yè)發(fā)展所必須解決的重要課題之一。本文試從三個(gè)方面來分析提高學(xué)校檔案室編研工作的途徑和辦法。

一、當(dāng)前檔案界開展編研工作的理論成果

檔案編研工作被看作是檔案館(室)研究、加工、輸出檔案信息，主動(dòng)和廣泛地向社會(huì)各方面的廣大利用者提供科學(xué)的、系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)的一項(xiàng)專門性研究工作。通過檔案信息的采集、分析、加工、整序、綜合制成的檔案信息半成品，向社會(huì)提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)深層、多層和綜合開發(fā)的編研工作形式，成為引導(dǎo)當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)重要的和主要的工作途徑。把檔案承載的信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)，更加充分地體現(xiàn)出檔案的價(jià)值、檔案服務(wù)的效應(yīng)和檔案工作的地位和作用。

（一） “小編研”與“大編研”概念。

楊冬荃在《檔案與史學(xué)》1994年第2期《大編研：檔案編研工作的新趨向和新出路》一文中首先提出了“小編研”與“大編研”的概念。

何麗云在《檔案與建設(shè)》2008年第5期《檔案編研工作的發(fā)展與思想變遷》一文中認(rèn)為，早在20世紀(jì)90年代初期，大編研思想初見端倪。

李國榮在2008年12月25日 《中國檔案報(bào)》發(fā)表了《檔案編研工作的新理念：從“小編研”走向“大編研”》一文。

所謂大編研，是相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案編研而言的，是對(duì)傳統(tǒng)檔案編研的擴(kuò)展和延伸。傳統(tǒng)的檔案編研，實(shí)際上主要是檔案館（室）以書刊為載體匯編檔案，在一定范圍內(nèi)加以公布。它的編纂者基本是檔案館、室，它的載體基本是書籍、刊物等印刷物，它的形式基本是文件匯編，它的材料基本是館藏檔案，它的發(fā)行范圍一般也比較小。我們可以把這稱之為“小編研”。而今天業(yè)已出現(xiàn)雛形并在今后將進(jìn)一步成熟，拓展的“大編研”，則是對(duì)以往那種“小編研”的全面擴(kuò)展和縱向延伸，它的編纂者除了檔案館、室自身，還有由檔案館、室廣泛地聯(lián)合社會(huì)上的各單位，包括其它檔案館、室、學(xué)術(shù)單位、科研單位、企事業(yè)單位、經(jīng)濟(jì)建設(shè)部門、其它專業(yè)主管部門、甚至有關(guān)專家、學(xué)者和個(gè)人；它的載體除了書刊等印刷物以外，還有錄音、錄像、光盤、縮徽膠卷等；它的形式除了文件匯編外，還有檔案資料目錄匯編、檔案資料內(nèi)容介紹或提要、檔案資料的考證或評(píng)介、對(duì)檔案資料經(jīng)過研究加工而編寫的有關(guān)資料或撰寫的研究論著以及各種文學(xué)藝術(shù)作品等；它的材料除了檔案，還有圖書、報(bào)紙、刊物、機(jī)關(guān)出版物、書畫、碑拓、印章等各種資料;它的材料來源，除了本單位收藏的，還有本單位以外收藏的；它的發(fā)行范圍一般也比以前大。

（二） 數(shù)字化時(shí)代檔案編研要發(fā)生本質(zhì)性的變化。

隨著知識(shí)管理技術(shù)的不斷完善，數(shù)據(jù)倉庫和智能技術(shù)的應(yīng)用，傳統(tǒng)編研工作只對(duì)靜態(tài)、顯性的知識(shí)挖掘，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足要求。同時(shí)編研的課題和成果往往受限于編研者的思想，影響了成果的實(shí)效性和質(zhì)量。有了知識(shí)管理技術(shù)作支撐，檔案工作要與信息工作緊密融合，將檔案工作向前延伸和融合到具體業(yè)務(wù)過程，采編是動(dòng)態(tài)進(jìn)行，檔案工作者可以定制知識(shí)發(fā)現(xiàn)規(guī)則，檔案知識(shí)在業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的同時(shí)就按規(guī)則自動(dòng)沉淀成果。最終用戶既可以直接利用成果，也可以自定制規(guī)則重新切片數(shù)據(jù)。

二、開拓檔案編研工作思路，加大編研工作的力度

以目前學(xué)校檔案室編研工作的狀況看,很多學(xué)校并沒有把編研工作納入規(guī)劃，就是有心想開展編研工作的學(xué)校，也面臨著單一的館藏資源、陳舊的編研題材、過長的編研周期、單薄的編研力量等諸多困難。

立足于較新的檔案編研工作理論成果，學(xué)校檔案室需要在上級(jí)部門的指導(dǎo)下開拓編研工作思路，加大編研工作力度。

　　首先，編研工作應(yīng)該堅(jiān)持以學(xué)校特色為主，服從服務(wù)于學(xué)校工作的大局。要通過廣泛的、經(jīng)常性的調(diào)研活動(dòng)來拓展編研工作思路，制定具有學(xué)校特色的編研工作總體規(guī)劃。就本校而言，學(xué)校先后隸屬于企業(yè)辦學(xué)系統(tǒng)和政府辦學(xué)系統(tǒng)，經(jīng)歷了四所學(xué)校的合并，學(xué)校歷史折射了歷史變遷，具有較為珍貴的歷史財(cái)富。

其次，編研工作的主體應(yīng)該是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)。盡管編研工作需要具備一定的業(yè)務(wù)知識(shí)，但客觀現(xiàn)實(shí)卻需要造就一大批編研人員，以此來適應(yīng)編研工作的發(fā)展要求。學(xué)校僅靠一兩名編研工作者是不能打開工作局面、促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)的。

所謂編研工作網(wǎng)絡(luò)，就是分為校內(nèi)和校外兩個(gè)部分，其中校外部分指相關(guān)專家和社會(huì)上的熱心人士，而校內(nèi)部分不單指學(xué)校承擔(dān)編研工作任務(wù)的人員，也包括非檔案部門的各種知識(shí)層面的編研人員。

　　三、科學(xué)規(guī)劃檔案編研工作

學(xué)校檔案是學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的真實(shí)反映，是莘莘學(xué)子求學(xué)成長的歷史見證。管好用好學(xué)校檔案是一項(xiàng)重要工作，我們不但要利用學(xué)校檔案寫校史、辦展覽，還要利用檔案維護(hù)學(xué)校自身合法權(quán)益，促進(jìn)社會(huì)和諧。在研究編研工作發(fā)展的同時(shí)，務(wù)必對(duì)編研工作做出統(tǒng)籌規(guī)劃。學(xué)校檔案室編研工作的選題內(nèi)容要可分成三大類：

一是開發(fā)文件類，即運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，通過計(jì)算機(jī)管理檔案信息，形成信息加工的機(jī)讀編研材料。通過對(duì)大量近期文件材料的管理，編制出時(shí)效性強(qiáng)、內(nèi)容新的編研材料。

二是基礎(chǔ)信息類，重點(diǎn)是基礎(chǔ)情況匯編，強(qiáng)調(diào)做好相關(guān)信息的及時(shí)搶救和收集。

三是新編不同專題類。主要是對(duì)骨干教師事跡介紹、教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)匯編和大事要事介紹等。從充分體現(xiàn)本校特色和編研材料利用效果出發(fā)，注意挖掘各類檔案信息資源，逐步形成反映校情的系列編研材料。

另外，在加工手法上，特別要運(yùn)用檔案原文匯編、檔案信息壓縮和信息要素提煉等，盡快輸出檔案信息產(chǎn)品。并及時(shí)與區(qū)內(nèi)兄弟學(xué)?；ネㄐ畔ⅲ皶r(shí)與上級(jí)部門匯報(bào)工作進(jìn)展，以期站在整個(gè)東區(qū)教育局乃至整個(gè)東區(qū)的工作高度審視編研材料，服務(wù)于更多的受眾。

綜上所述，加強(qiáng)檔案編研工作，是將檔案工作推向了一個(gè)新高度的需要，是學(xué)校發(fā)展、社會(huì)發(fā)展的需要。只有不斷提高對(duì)檔案編研工作意義的認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新思維，健全制度，強(qiáng)化編研工作，提升編研水平，學(xué)校檔案室編研工作必將展示出廣闊的新天地和發(fā)展前景。

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