隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，計算機應(yīng)用日益普及，電子文件大量涌現(xiàn)，這一新生事物的出現(xiàn)，給傳統(tǒng)文件管理工作帶來了一種新的概念、形式和方法。如何探索出一套切實可行的電子文件管理方法，有效提高辦公效率，已成為當(dāng)前企業(yè)和政府部門辦公管理人員普遍關(guān)注和探索的課題。
　　一、電子文件的特性
　　電子文件是計算機技術(shù)和信息技術(shù)的產(chǎn)物，是以數(shù)字代碼的形式記錄于磁盤、光盤等載體，并依賴計算機系統(tǒng)進行存取，可通過網(wǎng)絡(luò)上進行傳輸?shù)奈募Ｅc傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，電子文件除了具有文件的通常特征外，還表現(xiàn)出與傳統(tǒng)檔案理論截然不同的特性，因此，正確理解和充分掌握電子文件的特性是科學(xué)管理電子文件的前提。
　　1、電子文件的非人工識讀性，即對計算機系統(tǒng)的完全依賴性。與紙質(zhì)文件不同，電子文件的制作、傳遞、處理、歸檔等都是在計算機軟硬件平臺支持下完成的，存儲于硬盤、軟盤、光盤等載體上的電子文件，離開了計算機系統(tǒng)支撐，是無法被用戶人工識讀的，其具有不直觀性和對計算機系統(tǒng)的完全依賴性。
　　2、信息內(nèi)容的獨立性和易變性。紙質(zhì)文件的信息內(nèi)容和紙張載體是不可分離的固定整體，而電子文件的信息內(nèi)容則具有相對的獨立性和易變性。一是電子文件的信息根據(jù)需要，可通過計算機方便地進行更改和調(diào)整，且不留痕跡；二是電子文件的信息內(nèi)容是可流動的，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸、磁盤拷貝等方式，用戶可以輕易快速地改變原有信息的載體和存儲空間。因此，電子文件的制作、更改、傳播和轉(zhuǎn)儲十分簡便，其運轉(zhuǎn)速率遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，但也造成電子文件具有很明顯的易變性，如因更改操作不當(dāng)造成原信息丟失，不留痕跡被篡改，難于察覺被拷貝導(dǎo)致泄密，軟盤損壞、光盤劃傷或網(wǎng)絡(luò)傳輸出錯導(dǎo)致文件信息改變甚至丟失等。
　　3、信息存儲的密集性和內(nèi)容的豐富性。電子文件的存儲密度大大高于以往各種人工可識讀的信息介質(zhì)，理論上可達(dá)到海量存儲，有關(guān)數(shù)據(jù)表明，一張光盤可輕易存儲下一個機關(guān)多年的文字材料。同時，紙質(zhì)文件主要承載文字和圖形等信息，而電子文件因其具有的數(shù)字化和大存儲量特性，可以將文字、圖形、影像、聲音等等各種多媒體信息加以有機組織，形成內(nèi)容豐富的多媒體文件。
　　二、電子文件管理中亟需解決的問題
　　電子文件因其具有的計算機和信息技術(shù)特性，使得其在產(chǎn)生、獲取、鑒定、保管和歸檔等工作過程中，反映出一系列與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同的新問題。
　　1、確認(rèn)電子文件的憑證地位。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件原件有著不容置疑的法律憑證地位，因為它的內(nèi)容、介質(zhì)、結(jié)構(gòu)和上下文關(guān)系是固定在載體上直接呈現(xiàn)于人們眼前的，如文件的內(nèi)容以及重要的簽署意見和印章都會集中反映在紙質(zhì)文件的實體上，人們一看即知，其原始性及證據(jù)性不證自明。而電子文件的出現(xiàn)，以其特殊的非直觀性、與載體的相對獨立性和易變性等技術(shù)特性，使得電子文件的原始性和憑證性的證明越來越困難和復(fù)雜。因此，對于電子文件憑證地位的確認(rèn)，必須改變傳統(tǒng)對紙質(zhì)文件想當(dāng)然的觀念，需要我們重新的認(rèn)識和研究。
　　2、保證電子文件的可讀性。由于電子文件對計算機的完全依賴性，使得電子文件的閱讀必須要借助計算機硬件設(shè)備和相關(guān)的應(yīng)用軟件，尤其對于用多媒體技術(shù)生成的電子文件，如圖片、powerpoint等，不運行生成文件時的軟件幾乎無法閱讀。因此，電子文件的這種系統(tǒng)依賴性使以下兩個矛盾日益尖銳起來，一是由于不同機構(gòu)甚至同一機構(gòu)不同部門往往安裝和使用不同的軟、硬件系統(tǒng)或不同版本，系統(tǒng)彼此的不兼容導(dǎo)致機構(gòu)協(xié)作、文件傳遞的難度加大，溝通繁瑣，工作效率降低；二是計算機軟、硬件系統(tǒng)迅速的更新和淘汰，與檔案（具有永久利用價值的文件）要求永久保存之間的矛盾。
　　3、實現(xiàn)電子文件的真實價值。文件管理者認(rèn)為，文件不是孤立的，只有將每份文件和具有有機聯(lián)系的其它文件集中保管在一起，才能確保和體現(xiàn)它的真實價值，因此，傳統(tǒng)文件實體管理遵循來源原則，以保證文件之間的有機聯(lián)系不被破壞。但是，電子文件的信息寫入磁盤時，計算機隨機地選擇和分配存儲空間，一份文件中有邏輯聯(lián)系的部分將會被分配到毫無聯(lián)系的存儲區(qū)域中；而且這種聯(lián)系本身是一次性的，同樣一份文件，反復(fù)存儲和讀取，每次物理空間的分配并不一樣，并且每次空間分配都是依據(jù)當(dāng)時存儲介質(zhì)上的特定情況而隨機實現(xiàn)，并不以應(yīng)用者的主觀意愿為轉(zhuǎn)移；由于單份文件的地址隨機分配，因此對具有某種內(nèi)容或形式聯(lián)系的多份文件的實體整理也就無法實現(xiàn)。實際上，對于傳統(tǒng)文件而言，每份文件的內(nèi)部有機聯(lián)系是由載體來加以固定和表現(xiàn)的，文件之間的有機聯(lián)系則通過實體整理的結(jié)果加以維持和體現(xiàn)，電子文件的技術(shù)特點使這兩種有機聯(lián)系都受到了破壞。
　　三、電子文件的“記錄系統(tǒng)”
　　電子文件除文件本身內(nèi)容之外，還必須同時保存更多的附加信息，比如辦公人員在生成了文件的主體后，通過E-MAIL獲得了領(lǐng)導(dǎo)的批示，文件的附件中又用到了機構(gòu)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)等等，這些附加信息統(tǒng)稱為電子文件的“記錄系統(tǒng)”，必須在文件產(chǎn)生的時候完整的保存下來。包括以下幾個方面：
　　1、電子文件中隱含的重要背景信息必須由更加詳盡的“記錄內(nèi)容”彌補。紙質(zhì)文件的實體整理結(jié)果本身就包含著一定的有關(guān)文件、職能活動、機構(gòu)等的基本信息，如果在電子文件“記錄”中記錄和保留這些相關(guān)信息，文件工作者就會從電子文件中獲取與紙質(zhì)文件實體整理相類似的信息，也就是說，電子文件的“記錄系統(tǒng)”要為數(shù)據(jù)文件提供文件產(chǎn)生機構(gòu)的職能活動的背景信息，以及文件系統(tǒng)中文件之間的關(guān)系。
　　2、“記錄系統(tǒng)”應(yīng)為電子文件的用戶提供有關(guān)使用說明。在紙質(zhì)文件的查找和利用過程中，人們只需要知道文件的名字和空間位置，便能查找到并處理其上的信息。而電子文件用戶則不僅要知道文件的名字，而且要了解和掌握支持文件的硬件及軟件，對于一個不熟悉該硬件、軟件系統(tǒng)的用戶來說，還需要一系列計算機軟硬件的相關(guān)介紹和說明，這部分應(yīng)由記錄系統(tǒng)來提供。
　　3、其他內(nèi)容。“記錄系統(tǒng)”應(yīng)提供有關(guān)電子文件在產(chǎn)生、管理和提供利用過程中所經(jīng)歷的種種的技術(shù)處理和轉(zhuǎn)換的細(xì)節(jié)信息，以及有關(guān)電子文件與相關(guān)紙質(zhì)文件和其它介質(zhì)文件聯(lián)系參照的內(nèi)容。
　　四、電子文件可用性的鑒定
　　在紙質(zhì)文件的鑒定中，有關(guān)可用性的研究主要集中于文件對本機構(gòu)、對社會、對歷史研究是否有用等內(nèi)容價值上，以及文件的存儲空間和存儲費用上，由于紙質(zhì)文件載體材料的穩(wěn)定以及信息與載體的緊密結(jié)合而使文件物理狀態(tài)的可用與否一目了然，人們對文件的物理狀態(tài)幾乎不予考慮。而電子文件不同，單純的內(nèi)容上的利用價值還不足以構(gòu)成其保存價值，還必須從技術(shù)上保證利用價值處于可利用狀態(tài)，良好的技術(shù)狀態(tài)是電子文件真實、可靠、完整、可讀的基礎(chǔ)和保障。因此，電子文件可用性的鑒定集中表現(xiàn)在技術(shù)狀況的分析之上。
　　1、對電子文件物質(zhì)載體狀況的鑒定。包括兩個方面，一是指對介質(zhì)物理性能的鑒定。如歸檔磁盤、光盤是否清潔，盤面是否光滑、無劃傷、無磨損，盤上信息存儲狀態(tài)是否正常。一旦磁盤受損的嚴(yán)重，就應(yīng)該考慮系統(tǒng)進行后備或進行恢復(fù)操作等等，這些內(nèi)容都應(yīng)該加以重視和鑒定。在對磁盤信息存儲狀況進行檢查的時候，必須要借助于一定的硬件及軟件技術(shù)，如通過計算機進行磁盤檢測和信息讀取。二是對介質(zhì)媒體形式和存儲格式的鑒定。數(shù)字載體技術(shù)發(fā)展迅速，而且不兼容的產(chǎn)品和技術(shù)規(guī)范比比皆是，因此要將過時的存儲介質(zhì)最好不予歸檔或及時進行轉(zhuǎn)換。比如美國在1990年以前就認(rèn)識到電子類文件對硬件和軟件具有依賴性，文件從一個系統(tǒng)移植到另一個系統(tǒng)時缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)保證，從而規(guī)定不能接收儲存在光盤上的永久文件。
　　2、對電子文件的可讀性的鑒定。由于電子文件具有系統(tǒng)依賴性，所以在鑒定一份電子文件的價值的時候，必須要考慮是否需要檔案室因此而購置相應(yīng)的軟件和硬件，這種軟件現(xiàn)在市場上是否還存在，軟件的價格，軟件的著作權(quán)保護期限有多長，軟件是否易于使用，關(guān)于軟件的相關(guān)的材料，如用戶手冊等是否齊全等問題。
　　3、對電子文件的有無病毒的鑒定。在接收磁盤等存儲介質(zhì)之前，進行防病毒檢查是十分明智的做法。
4、要在以上多方面鑒定和文件信息價值鑒定的基礎(chǔ)之上，進行保管費用和價值的權(quán)衡。現(xiàn)在人們已經(jīng)普遍地接受了“一種嚴(yán)格而實在的費用核算是所有例行鑒定工作的必備條件”的觀點。
　　電子文件是在社會信息化和計算機技術(shù)發(fā)展中產(chǎn)生的新事物，其管理和應(yīng)用具有廣闊的發(fā)展前景和研究價值，本文僅對其中某些問題進行初步探索，以期“拋磚引玉”，引起信息技術(shù)界和辦公自動化領(lǐng)域的同行的重視，共同努力使電子文件的管理得到不斷的完善和發(fā)展。