內容提要

　　管理是一種復雜的社會活動，管理的基本原理就是要研究如何正確而有效地處理各個管理要素及其相互關系以 達到管理的基本目標，即高效、低耗、可靠地輸出高功能。

　　著名管理學家斯蒂芬·P·羅賓斯博士給管理下的定義是:"管理是指同別人一起，或通過別人使活動完成得更有效的過程。”
　　管理電子文件這是檔案工作者在現代技術條件下面臨的新課題，面對新的課題就需要檔案工作者應用現代管理思想和現代管理技術實施管理。從電子文件存在的系統整體出發，按照系統特征的要求，對管理活動進行系統優化，從而實現最優化管理。

　　紙質文件、檔案管理由于信息與載體是一體的，對信息流的管理主要體現在對物質流的管理方面。信息利用是通過提供載體完成利用的，載體存放的物理位置在紙質檔案管理工作中十分重要。紙質文件、檔案（包括信息與載體為一體的各類文件、檔案）管理是通過對信息載體的管理來達到管理信息的目的，因而對物質流的管理在整個管理工作中顯得十分重要，且對物質流管理的要求較電子文件的特性決定了電子文件的管理工作與紙質文件的管理有著很大的不同。電子文件的信息記錄方式與傳統的信息記錄方式，信息與載體的關系發生了革命性的變化，這種變化將引發文件、檔案信息管理的革命。

　　信息流對載體流管理的約束條件隨信息檢索與管理的自動化程度的提高而降低，文獻的流動也隨之降低。隨著信息檢索與管理的自動化程度的提高，對信息流管理的約束條件提高。

　　電子文件管理的相關因素和可變因素增多，各因素之間的關聯度增高，管理工作的技術含量增加。因信息的游動性、復雜性、易變性等，使得信息的真實性、完整性、可讀性、安全性等問題較紙質文件、檔案復雜的多。電子文件信息流和物質流的管理工作中，對信息流的管理是管理活動中應注意遵循的原則。

　　電子文件管理

　　◆電子文件管理的基本原則

　　◆電子文件歸檔

　　◆電子文件保管

　　電子文件管理的 基本原則

　　電子文件是"數字信息”和"文件”兩個概念的交集，它是具有文件特征的數字信息，又是數字信息為特征的文件。管理電子文件則要遵循"數字信息”和"文件”的特性實施管理。 管理電子文件要以科學、合理的管理規范和技術措施相結合實施管理。

　　真實性原則

　　電子文件的真實性是指文件的內容、結構、元數據信息經過傳輸、遷移等處理后依然保持不變的。真實性是保證電子文件行政有效性和法律證據性的基礎，是電子文件反映歷史面貌，構成社會價值，得以作為社會記憶長久保存的前提。

　　影響電子文件真實性的因素主要是電子文件的易變性決定的，電子文件在形成、傳輸、存儲、使用過程中，都有可能不留痕跡地改動電子文件的原有信息。其次是電子文件在其軟、硬件環境變換過程中，因兼容性、操作、設備的可靠性等問題，可能會造成電子文件信息的丟失或變，而影響電子文件的真實性。

　　電子文件的真實性是一個復雜的非常而困難問題，涉及計算機軟件技術，硬件設備和人為因素等方面的問題，保證電子文件的真實性，需要以科學、嚴謹的態度分析研究，通過制定合理、嚴格的管理制度和操作規范，以及科學可行的技術措施來保證。

　　完整性原則

　　電子文件的完整性涉及：完整地收集、歸檔記錄社會活動真實面貌所產生的全部電子文件；完整地收集每一份電子文件內容全部信息及相關結構、元數據信息。完整性是電子文件價值的重要保障，是電子文件管理工作的重點之一，也是電子文件管理工作的難點之一。

　　保證電子文件的完整性必須了解電子文件的構成要素，內容信息、載體介質、信息物理形態（電子文件構成類型，編輯、排版格式等）、過程記錄信息（電子文件產生、修改、簽發等工作過程信息）、元數據信息等。

　　電子文件的構成要素中有的是獨立存在的，分別管理，如內容信息與信息的物理形態是分離的，改變信息的物理形態可以不影響內容信息，變換信息的存儲介質也可不影響內容信息。

　　有的要素是不可視的，如電子文件編排的控制命令，有的要素可以是可視也可不是可視的，如過程記錄信息，通常電子文件的編輯修改信息不保留，電子文件被修改后可絲毫不留修改痕跡，使無法了解被修改的信息。若要保留過程記錄信息，可通過軟件實現自動記錄，并可比傳統的方法記錄更加詳細、直觀。

　　保證電子文件的完整性需要在了解電子文件的特性和電子文件的構成結構的基礎上，通過管理和技術方法實現，要根據電子文件產生的環境提出科學的管理方法，提出合理的技術要求。

　　可讀性原則

　　電子文件的依賴性決定了電子文件管理工作必須保證所保存的電子文件都可以人能夠識別、理解的方式輸出，并保持電子文件內容信息的真實性。若保存的電子文件無法還原輸出，無論電子文件的信息的價值有多大，則失去了其存在的意義。

　　影響電子文件可讀性的因素有：

　　硬件環境，如計算機硬件、信息存儲設備軟盤等，存儲在淘汰的設備上的信息是無法讀取的。

　　軟件環境，由于系統或應用軟件的升級或淘汰，可能因軟件的兼容性而無法讀出；人為因素，造成載體損傷，感染病毒，未保存相應的軟件等因素，都有可能造成存儲的信息無法讀取。

　　全程管理原則

　　傳統的檔案管理工作主要是對文件歸檔以后進行管理，文件管理和檔案管理分為兩個相對獨立的系統運行。

　　電子文件若也是待歸檔后才進行管理，則有可能有相當數量的電子文件尚未歸檔就已經丟失；有可能歸檔的電子文件因相關的數據未能一同歸檔，而無法利用；有可能歸檔的電子文件因其真實性、完整性未得到保證而使歸檔電子文件的利用價值大大降低。

　　電子文件的管理應從電子文件產生就開始收集電子文件的相關信息，對電子文件運行的產生、流轉、保管、利用每一個過程都進行監控，實施科學、有效的管理，這樣才能保證電子文件的真實性、完整性和可讀性。同時，要應用系統管理的思想，分析電子文件運行、管理的全過程，優化每一個管理過程，使電子文件管理的全過程達到整體最優，這樣才能做到高效、高質的管理。

　　現代文件、檔案管理理論以文件生命周期理論為基礎，提出電子文件管理前端控制的觀念。把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程。在這個過程中，文件形成是前端，文件的處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動是中端，永久保存或銷毀是末端。

　　通過對電子文件的前端控制，到達更好地確保電子文件的真實性、完整性和可讀性，并通過管理過程的科學整合，提高管理的效率。

　　前端控制是全程管理的主要組成部分。

　　全程管理是追求系統資源和信息資源的最大共享和最大效益，前端控制是在分析電子文件整個管理，從最有利于實施管理措施的環節入手，以最小的投入獲得最佳的管理效果，進而保證整個管理系統獲得最佳效果。

　　全程管理原則是現代管理思想的體現，在電子文件管理過程中，未開始運用電子文件信息管理系統也可以應用這一管理理念實施管理，建立全程運行管理規則，運用電子文件信息管理系統要把全程管理的理念體現到系統功能設計上。

　　本著更科學、更合理、更有效的原則對電子文件管理的全部業務流程進行分析，將每一個業務流程至于有利于控制管理、有利于實施的環節，構建符合新技術條件的業務流程，減少電子文件管理全過程中可能出現的重復環節。

　　電子文件管理一般方式

　　電子文件管理需要制定符合電子文件特性的管理規則、標準和方法，目前全國的檔案工作者都在積極研究、探索，國家檔案局制定的有關電子文件管理的技術標準即將公布。筆者試圖就電子文件管理較有可操作性的方法提出自己的看法。

　　電子文件的日常管理

　　借助文件立卷歸檔管理的思路，在計算機的硬盤上建立合理文件夾結構分類存放電子文件，文件按類存儲在各自的文件夾中，便于日常工作中查找利用。

　　電子文件著錄信息的獲取

　　電子文件有關信息的著錄較紙質文件著錄信息寬泛，國際檔案理事會發布的《國際檔案著錄（通則）》[ISAD(G)]（第2版）對檔案著錄的解釋為："通過獲取、核對、分析、組織和記錄有助于確認、管理、查詢和解釋檔案材料、背景及其生成時的文件系統信息，以形成對所描述對象及其構成部分的準確表述的過程及成果”。

　　電子文件的著錄信息不僅包括電子文件本身內容信息特征外，還應包括確認、管理和解釋電子文件元數據信息和系統信息，包括生成、管理電子文件的過程信息。

　　中國人民大學檔案學院馮惠玲博士給出了電子文件著錄應該包括的項目：

　　1. 題名與責任說明項

　　1.1 正題名

　　1.2 并列題名

　　1.3 副題名及說明文字

　　1.4 責任者

　　1.5 鑒定者

　　1.6 歸檔者

　　2. 稿本與文種項

　　2.1 稿本

　　2.2 文種

　　2.3 版本及版本說明

　　3. 密級與保管期限項

　　3.1 密級

　　3.2 文件緩急程度

　　3.3 保管期限

　　5. 載體形態項

　　5.1 載體類型

　　5.2 數量

　　5.3 規格

　　5.4 盤帶號

　　5.5 遷移前載體類型

　　5.6 遷移前盤帶號

　　7. 軟硬件平臺項

　　7.1 機器名稱及型號

　　7.2 網絡硬件環境（產品名稱及型號）

　　7.3 網絡系統名稱及版本

　　7.4 操作系統名稱及版本

　　8. 排檢與編號項

　　8.1 分類號

　　8.2 檔案館代號

　　8.3 檔號

　　8.4 電子文件名

　　8.5 遷移前電子文件名

　　9. 檢索與利用項

　　9.1 檢索條件

　　9.2 版權、限制復制

　　共9項目51個著錄單元。

　　其中涉及文件內容信息的著錄單元有正題名、并列題名、副題名及說明文字、分類號、主題詞或關鍵詞等，涉及電子文件管理的著錄單元有載體類型、數量、規格、盤帶號、檔號、電子文件名、路徑名等，涉及電子文件背景、系統信息有軟硬件平臺項等。

　　電子文件著錄信息應以計算機自動著錄與人工著錄結合，并隨著自動化水平的提高，逐步發展為計算機自動著錄為主，人工監控、補充著錄為輔。

　　根據全程管理的原則，分析所有著錄單元信息獲取的途徑，那些是需要由人工著錄或輔助著錄控制的單元，那些是計算機可以自動獲取的著錄單元。分析在不同技術條件下，各著錄單元信息獲取的方法和時機。

　　文件題名、主題詞或關鍵詞、電子文件名、路徑等著錄信息，在電子文件生成的過程中就已經產生。

　　在辦公自動化系統中，設計有關著錄信息自動獲取的功能，電子文件在歸檔時有關著錄信息一并歸檔。

　　在人工歸檔的條件下，可以通過軟件技術手段獲取相關的信息，電子文件歸檔，著錄信息直接轉入數據庫。

　　建立科學、合理的管理規章制度和技術措施，實施前端控制，自動獲取電子文件著錄信息，即可提高工作效率，避免二次著錄的無效勞動，又可杜絕二次著錄過程中可能出現的差錯。

　　通過前端控制獲取電子文件著錄信息，具體操作應根據本單位計算機應用的實際情況，采取不同的管理方法。應以計算機應用的不同情況制訂相應的管理制度和技術措施。

　　電子文件處于人工管理的狀態。在這種情況下，要以管理制度為主實施電子文件的管理，首先要將電子文件的管理工作納入日常的工作計劃，明確檔案管理部門負有電子文件管理的職責，檔案管理部門也應積極主動參與電子文件的管理工作。其次是制定嚴格、細致的管理制度和保證實施措施。

　　制定規章制度要具有較高的操作性，要從保證電子文件的 真實性、完整性、可讀性入手，從有利于高效、高質管理電子文件的原則出發，制定科學、合理地電子文件運行流程，從電子文件產生就開始控制，要把全程管理和系統優化的管理思想溶入規章制度、工作流程的制定和設計中。

　　電子文件處于自動管理的狀態。辦公自動化系統或其它實現自動管理電子文件的系統，由于在這一類的系統中，已經實現電子文件的自動管理，應在軟件系統功能設計時，檔案管理部門應主動積極參與并要求軟件系統設計電子文件前端控制功能，自動獲取電子文件著錄和標引信息，自動收集、歸檔電子文件，自動獲取電子文件軟、硬件環境，數據處理等元數據信息。

　　要把全程管理和系統優化的管理思想溶入自動化系統電子文件管理功能的設計中。不僅使電子文件的運行流程更加合理、高效，而且可以保證電子文件的真實性、完整性和可讀性。

　　電子文件背景、系統信息的獲取

　　電子文件背景、系統信息關系到電子文件的真實性、完整性、可讀性問題，貫串電子文件管理的整個過程。許多背景、系統信息是重復的、固定的，應盡量通過相應的應用軟件自動獲取。但在沒有可自動獲取電子文件背景、系統信息的情況下，還必須由人工著錄必要的電子文件背景、系統信息。

　　電子檔案員

　 "電子檔案員”是珠海泰坦計算機軟件公司，根據廣東省檔案局的要求開發的專門用于自動獲取文本類電子文件著錄信息軟件。"電子檔案員”軟件開發就是根據全程管理，前端控制的觀念，應用信息管理學的系統管理原理，開發設計的。使用"電子檔案員”軟件，可大大降低檔案工作者的勞動強度，提高電子文件著錄工作的質量。

　　電子文件歸檔

　　◆電子文件的鑒定工作

　　◆電子文件的歸檔范圍

　　◆電子文件的歸檔方式

　　◆電子文件的歸檔工作要求

　　在紙質文件歸檔的同時將電子文件也收集歸檔，是一項非常有意義的工作。

　　忽視電子文件的歸檔是一種資源的浪費。

　　把已經形成的電子文件、檔案妥善的保管起來，待進行檔案全文管理時利用，減少以后的二次無效勞動，無疑是一件事半功倍的工作。

　　電子文件歸檔是將確定具有保存價值的電子文件由生成單位向檔案管理部門移交的過程，標志著電子文件管理的責任由生成單位正式轉移到檔案管理部門。簡單地看電子文件歸檔與紙質文件歸檔的過程類似，實際上電子文件歸檔需要考慮影響的因素遠多于紙質文件，電子文件的歸檔工作比紙質文件的歸檔工作更為復雜。

　　電子文件歸檔需要考慮：

　　如何保證電子文件真實性問題，需要就真實性問題進行鑒定，確定并實施保證措施；

　　如何保證電子文件完整性問題，需要就完整性問題進行鑒定，確定并實施保證措施；

　　如何保證電子文件可讀性問題，需要就可讀性問題進行鑒定，確定并實施保證措施；

　　電子文件歸檔的范圍、歸檔的方式、歸檔的時間、電子文件鑒定與歸檔過程的監控等。

　　電子文件的鑒定

　　電子文件歸檔與紙質文件一樣經憑證價值和情報價值的鑒定后歸檔，同時電子文件須進行真實性、完整性、可讀性等技術鑒定。電子文件的特性決定了電子文件的鑒定工作應以管理規范和技術措施來進行鑒定，鑒定工作由嚴格的工作流程實施和保證。

　　真實性鑒定是保證電子文件情報價值和憑證價值的重要措施。因電子文件易變性、非直讀性等，人工進行電子文件真實性鑒定的可操作性較低，計算機自動鑒定和人工管理操作規范的工作程序來保證。電子文件的真實性應以保證電子文件內容信息的真實性為主，其次是保證電子文件信息形態的真實性。

　　保證電子文件真實性的主要措施包括：

　　在適當的流程環節獲取真實性相關信息。當完成起草或設計，電子文件經過審核、簽發時，即同時捕獲可證明電子文件真實性的信息（如，電子文件的最后修改時間、字節數等），修改電子文件的屬性為只讀，移交修改權限等。在電子文件歸檔時，檢驗捕獲的電子文件真實性信息，在電子文件管理數據庫里保存電子文件真實性證明信息。

　　在人工進行電子文件歸檔操作的條件下，當完成起草或設計，電子文件經過審核、簽發時，即進行電子文件歸檔，同時將電子文件制成紙質文件一并歸檔。可能的情況下，同步收集可證明電子文件真實性的信息。

　　完整性鑒定是保證電子文件的情報價值。

　　由于電子文件的構成結構的特點，完整性鑒定的重點應針對復合關聯型結構的電子文件，確保關聯文件、數據收集齊全。

　　完整性鑒定，同樣存在適當的流程環節實施、鑒定問題，需針對具體情況，制定適當的工作流程和管理制度。

　　完整性鑒定還要包括應歸檔的電子文件，須全部歸檔管理。

　　可讀性鑒定涉及歸檔的電子文件是否可正常還原讀出。可讀性鑒定包括：

　　電子文件存儲應盡可能按通用格式保存，當檢查到電子文件未按通用格式存儲時，應檢查是否保存相應的應用軟件。注意記錄電子文件的生成環境和格式，應做好詳細的記錄，以便以后可方便地讀出。檢查存儲載體是否有計算機病毒。檢查存儲介質是否受到物理損壞。

　　電子文件的歸檔

　　范圍

　　電子文件的收集范圍，按信息的價值應與紙質文件的收集范圍相同，按照國家檔案局《機關文件材料歸檔化不歸檔的范圍》大規定執行。并且電子文件應與紙質文件同時歸檔，形成雙套歸檔制，這是因為電子文件尚不具備法律憑證效力，雙套歸檔制可使電子文件與紙質文件優勢互補。

　　電子文件是歸檔范圍的主體，此外，還應該歸檔記錄電子文件相關信息：

　　★ 電子文件與著錄信息一同歸檔，并須保證著錄信息與電子文件一一對應；

　　★記錄電子文件真實性鑒定信息，如，電子文件的最后修改時間、字節數、文件內容記錄信息等；

　　★記錄電子文件完整性鑒定信息，如，電子文件結構信息，關聯文件的路徑信息等；

　　★記錄電子文件可讀性鑒定信息，如，電子文件的元數據信息，包括文件的格式，系統環境、應用軟件及版本，字符集等一并歸檔；

　　★ 當電子文件存儲格式為非通用格式時，還應將其生成的軟件一并歸檔，以保證電子文件信息可以被準確地還原。特別是應用領域較窄的軟件產生的特殊格式的電子文件，更應注意歸檔其軟件環境，確保可準確還原。

　　★ 記錄電子文件歸檔過程產生的各類信息。

　　由于電子文件存儲方便，高密集存儲使電子文件的存儲成本較低，電子文件的收集范圍可以適當放寬，如：對具有一定利用價值電子文件可作為資料保存，草稿性電子文件視文件內容的重要程度或文件修改過程信息有查考價值也可予以保存，只要做好必要的標記以示區分。

　　電子文件的歸檔方式

　《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》定義：

　　邏輯歸檔，指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現電子文件向檔案部門移交的過程。

　　邏輯歸檔只能在網絡環境上進行，邏輯歸檔實際上沒有改變電子文件存儲的位置，但電子文件的管理權限由電子文件的生成者移交到檔案管理部門，電子文件的屬性改變為只讀。

　　邏輯歸檔通常需經過檔案管理部門進行真實性、完整性、可讀性檢驗，輸入著錄信息后，將電子文件正式歸入電子文件數據庫。

　　常邏輯歸檔，電子文件從移交到入檔案庫，始終存儲在原來的存儲設備上，電子文件歸檔過程其存儲的物理位置沒有發生變換，只是文件的管理權限和屬性發生變化。

　　邏輯歸檔是許多辦公自動化系統采用的方式，有的辦公自動化系統專門設立了電子文件、檔案數據庫存儲服務器，電子文件和檔案數據始終存儲在這一個服務器上。邏輯歸檔方式對系統的安全性、可靠性要求較高。任何安全性、可靠性很高的系統，也不能保證萬無一失，因此定期做好檔案數據、電子文件的備份工作，防止信息丟失是邏輯歸檔必須完成的工作流程。

　　物理歸檔，指把計算機及其網絡中的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

　　物理歸檔對于計算機網絡系統可以在網上歸檔，對于沒有建立計算機網絡系統的單位，電子文件歸檔需要把電子文件存儲到存儲介質上，將存儲介質移交到檔案部門，以人工方式完成電子文件的歸檔。

　　物理歸檔可以實現電子文件集中管理，有利于保證電子文件的安全性。對于未建立辦公自動化系統的單位，物理歸檔是保證完整地收集歸檔電子文件的有力措施。

　　無論是物理歸檔還是邏輯歸檔，實現歸檔的途徑只有兩條，一是計算機自動歸檔，一是人工操作歸檔。

　　計算機自動歸檔,在自動化系統中完成電子文件歸檔，是通過軟件技術實現計算機自動歸檔的，電子文件的真實性、安全性、可讀性是以技術措施保證，因此電子文件歸檔工作流程、功能設計十分重要。檔案部門應提出嚴格的要求，使自動化系統具備電子文件管理的功能，并保證歸檔的電子文件符合管理的技術要求。

　　人工操作歸檔,重要的是要建立嚴格的管理制度和規范的操作規程予以保證，規定電子文件歸檔的環節，規定電子文件的時間，規定歸檔電子文件數據信息的采集的方法和技術要求。各項規定是從保證電子文件真實性、完整性、可讀性的目的出發，制定的各項規章制度、技術措施應是簡便可行操作性強。

　　電子文件歸檔

　　工作要求

　　近幾年來，隨著實現辦公自動化代單位越來越多，檔案部門在辦公自動化系統中的作用正在被認識、被加強。以往在一些自動化系統中，重公文流轉，輕歸檔管理，造成系統產生的電子文件不能很好的利用。

　　公文從產生、承辦、歸檔、利用形成公文運轉閉環，當歸檔環節做不好，形成公文流轉開環，必然影響到歸檔以后的利用。目前，這種現象正在逐步改變，做好電子文件歸檔管理成為自動化系統使用者和開放者的共識。

　　信息運功閉環

　　電子文件歸檔工作對于檔案工作者來說是一項全新的工作，也是只有檔案部門才關心的工作。如何做好電子文件的管理工作需要檔案工作者開動腦筋，以新的觀念、新的技術，從事電子文件的管理工作。不能把傳統的檔案管理工作方法移植到電子文件管理工作中。

　　電子文件管理工作與紙質文件管理工作相比，電子文件管理工作對信息流的管理要求提高了，而對物質流動管理要求降低了。對應的管理措施應加強信息流動管理，合理精簡物質流動管理要求。

　　分析電子文件產生到歸檔整個過程：

　　那個流程最有利于電子文件著錄信息的獲取，最有利于保證著錄信息的質量；

　　那個流程歸檔最有利于保證電子文件的真實性，采集電子文件真實性控制信息；

　　采集那些電子文件的元數據信息最有利于保證電子文件的可讀性，采集多少控制信息、元數據信息就可以滿足真實性、完整性、可讀性管理要求等。

　　充分認識和利用計算機的優勢，由計算機自動捕獲各類管理、控制信息。電子文件管理工作要從文件、檔案管理的大系統分析，追求系統最優，以最小的投入，獲得最佳的效果。

　　電子文件管理工作要注意借鑒、運用自然學科的成熟技術，和新技術、新方法，如；應用QC質量控制技術來控制檔案著錄信息的錄入質量，應用管理數學方法分析著錄、控制信息量的控制，即在滿足管理要求的條件下，輸入最少的電子文件著錄、控制信息。

　　電子文件保管

　　電子文件的保管工作與紙質文件的保管工作大不相 同，電子文件的保管工作包括電子文件信息的管理和電子文件信息存儲載體的保管。

　　電子文件信息保管

　　紙質檔案信息依附在紙張上，保管紙質檔案信息只要控制好溫濕度，一般不必擔心依附在紙張上的檔案信息丟失。

　　電子文件信息存儲在載體上不像紙質檔案那樣穩定，它受信息形態和信息存在環境及載體形態等諸多因素的影響，管理不好會造成電子文件信息的丟失。

　　當非通用格式電子文件的應用軟件或支持軟件運行的系統環境以及存儲設備被淘汰后，電子文件因不可讀而造成信息可能會丟失。如：上個世紀80年代，開始使用的漢字文字處理軟件是運行在DOS操作系統的漢化國外的文字處理軟件"WordStar”，后又使用過國產軟件XE、6403、WPS等文字處理軟件，且編輯的文件都存儲在5吋軟盤上。

　　現在要讀取這些信息，存在地問題有：

　　1. 可以編輯處理電子文件的文字處理軟件已經沒有了，無法打開還原電子文件信息，或不能完全、準確地還原電子文件信息。

　　2. 支持文字處理軟件的操作系統，已經過多次更新換代，從DOS系統換為WINDOWS操作系統，新的操作系統已經不再支持老的文字處理軟件了。

　　3. 存儲在5吋軟盤上的電子文件，已經很難找到可以讀取5吋軟盤信息的軟盤驅動器。

　　計算機技術發展速度非常之快，大約18個月就有新的技術推出更新換代，一些已經將被淘汰的軟件生成的電子文件及電子文件格式，存儲將要淘汰的存儲設備上的電子文件，若不及時將保管的電子文件信息轉換，就有可能造成電子文件信息丟失。電子文件信息的保管工作需要及時地把舊電子文件格式轉換為新的格式，或轉存到新的存儲設備上。

　　在電子文件管理中，把電子文件從舊格式轉換到新格式的工作稱為電子文件的遷移。

　　電子文件的遷移工作是一項長期的工作，是電子文件信息保管工作中重要的一環。需要檔案工作者及時了解計算機相關技術的發展，掌握存儲的電子文件的格式、應用軟件、存儲設備等是否已經處在將被淘汰的邊緣，是則需及時進行電子文件信息遷移工作，保證電子文件信息可長期正確還原輸出。

　　電子文件載體保管

　　電子文件保存的特點是信息存儲的高密度性，如：一張一次寫光盤的存儲空間為650～700MB，可以存儲電子文件幾百到上萬份，因電子文件的類型不同而不同。通常一張一次寫光盤可存儲一個單位一年產生的文本型的電子文件。

　　電子文件存儲的高密度性決定電子文件存儲載體保管應十分慎重，并須做好備份。

　　國家檔案局在《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》中推薦電子文件的存儲載體優先順序是：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、硬磁盤、可擦寫光盤，禁止用軟盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

　　光盤具有存儲信息量大，易保存，成本低等優點。一次寫光盤是允許用戶一次性將數據刻錄到光盤上，刻錄到光盤上的數據是不能再修改，用一次寫光盤存儲電子文件符合檔案信息不允許修改的特點。

　　目前一次寫光盤的銷售價格很低，光盤刻錄機的價格也大大降低，刻錄技術也較簡單，應用一次寫光盤作為電子文件存儲載體是可行的，且存儲成本十分低廉。

　　光盤的種類：

　　目前，CD－R光盤從容量上劃分基本上有4種，最常見的CD-R?74格式的光盤，容量為650MB，記錄時間為74分鐘；新近上市的CD-R?80格式的光盤，容量最大可以儲存700MB，記錄時間可達到80分鐘；這兩種光盤的格式都可以利用刻錄機來處理。

　　另外，還有比較罕見的CD-R?90和CD-R?99格式的大容量光盤。

　　光盤的顏色，光盤還根據其感光材料的不同的性能的盤片：

　　綠盤，綠盤是最早開發生產出的CD-R光盤，綠盤采用了日本太陽郵電公司發明的花菁染料，花菁染料記錄靈敏度很高，但是綠盤對強光過于敏感，強光下綠盤中的花菁染料會發生物理化學變化而使光盤報廢。綠盤對各種品牌和型號的CD-R或CD-RW刻錄機的兼容性較強。在市場上綠盤非常普遍，價格也很便宜。

　　金盤，金盤是基于Phthalocyanine的酞菁染料開發出來的產品。酞菁染料具有較高的穩定性，對室內和室外強光均不敏感，它的數據清晰度是幾種CD-R盤片中最高的，比較適合用來作VCD和Audio／CD。但是金盤的成本比較高，為了降低生產成本，目前許多CD-R盤生產廠使用銀反射層，使酞菁染料的淡黃色與反射層的銀色混合后，使記錄面呈白金色，因此這種CD-R盤被稱為白金盤。

　　藍盤，為了降低CD-R綠盤和金盤的成本，開發生產出了一種金屬化的AZO有機染料，并使用成本較低的銀作反射層材料。由于AZO本身為深藍色，因此使用AZO染料的CD-R光盤就被稱為藍盤。CD-R藍盤除了價格便宜之外，也具有可長期保存數據的優點。并且藍盤的表面都有防刮傷涂層，有很好的抗紫外線能力，Verbatim公司的實驗結果表明，藍盤也具 有100年以上的使用壽命。

　　其它顏色的光盤 　　黃色、綠色、粉紅色、黑色、彩色等多種產品，看起來非常時髦。

　　光盤還有尺寸大小之分，有普通光盤，其直徑是120?毫米，厚度為1.2毫米左右。有小光盤，直徑為?77?毫米。它們使用特殊的數據格式，因為它們的容量≤?200Mb，小光盤的價格一般比較貴，但攜帶很方便。名片光盤，名片光盤屬于"稀有品種”，只有名片大小，因只在中間的圓形區域存儲數據，只有50Mb的容量。

　　國外品牌的光盤

　　市場上比較知名的國外光盤廠商有惠普、柯達、LG、飛利浦、理光、索尼、TDK和/雅馬哈等。這類光盤的質量一般都比較高，價格較貴，適合于高質量的數據存儲。

　　國產品牌的光盤

　　目前比較知名的有清華同方、阿帕奇、大恒等。這類光盤大多質量穩定，價格適中，適合于普通消費者的使用。尤其值得一提的是新?近上市的阿帕奇16X白金盤，無論是性能、價格和售后服務都受到了市場的一致好評。

　　硬盤，是計算機系統中基本的存儲設備。近幾年來，硬盤的存儲容量飛速增大，價格卻大大下降，使硬盤的單位存儲成本大大降低。硬盤具有存儲容量大，存取速度快，可靠性高的優點，活動硬盤可以脫機存儲信息，使用活動硬盤作為存儲電子文件存儲載體也是一個很好的選擇。

　　歸檔的電子文件一般要復制3套保存，2套異地保存，1套用于提供利用。

　　電子文件載體保管除應具備紙質檔案保管的一般要求外，還應符合：歸檔的載體做禁寫處理，不得用手擦、劃、觸摸載體的信息存儲部分，環境溫度選定在17℃～20℃，相對濕度選定范圍為35%～45%，存放時應注意遠離強磁場，與有害氣體隔離。

　　存儲在不同載體上的電子文件須定期進行可讀性檢查，國家檔案局規定，對磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發現問題須及時采取措施恢復。磁性載體上的電子文件每4年轉存1次，原載體同時保留4年以上。

　　結束語：請提出問題和意見，共同討論。希望今天發言的內容可以成為佐餐的小菜的原料。